公司综合事务部管理规定

1、公司综合部管理规定第一条为使公司综合办公事务管理水平提升到更高层次，特制定如下规定。第二条办公仪表规定：头发梳理整齐，熨烫平整，领带笔挺，皮鞋亮净。第三条办公区规定：1、办公桌：桌面除电脑、水杯、电话、文具外，不允许放其他物品；2、辅桌：放文件盒、少量工具书；3、坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时将椅子放于桌下，电脑主机上方有显示器，电脑置写字台左前角；4、垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角。5、综合事务部每周至少进行两次检查，对一次违反规定者，下达警告通知书，当月累计违反两次的，罚款10元，累计三次的，罚款50元，四次以上予以辞退。违纪者所在部门经理负连带责任，本部门任一员工一周内

2、累计违纪三次的，对部门经理处以50元罚款，多人违纪或一人累计违纪5次以上的部门经理降级使用。第四条办公室规定：1、办公桌：桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品；2、辅桌：桌面除放置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品；3、电脑：桌前呈45度，角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下；4、拖柜：置办公桌下左角或辅桌后部，面朝办公椅；5、饮水机：放指定地点，不得随意移动；6、报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内；7、综合部每周至少进行两次检查，对一次违反规定者，下达警告通知书，当月累计违反两次的，罚款10元，累计三次的，罚款50元，四次以上予以辞退。违纪者所在部门经理负连带责任，本部

3、门任一员工一周内累计违纪三次的，对部门经理处以50元罚款，多人违纪或一人累计违纪5次以上的部门经理降级使用。第五条办公语言规定：1、交往语言：您好，早晨好，您早，再见，请问，请您，劳驾您，谢谢；2、电话语言：您好，请问，谢谢，再见；3、接待语言：您好，请稍候，我请示一下，请坐，对不起，请登记，我马上去联系，打扰您一下，好的，行。4、办公时间内，不准大声喧哗，使用不文明、粗鲁语言。5、综合事务部每周至少进行两次检查，对一次违反规定者，下达警告通知书，当月累计违反两次的，罚款10元，累计三次的，罚款50元，四次以上予以辞退。违纪者所在部门经理负连带责任，本部门任一员工一周内累计违纪三次的，对部门经

4、理处以50元罚款，多人违纪或一人累计违纪5次以上的部门经理降级使用。第六条员工工牌管理1、佩戴工牌，应将工牌佩戴在上衣左侧胸口处。2、上班时间，员工应于办公场所配挂工牌；员工外出进行工作，应配挂工牌以示身份。3、工牌如有遗失或损坏，应及时报综合部备案；综合部重新定制补发，每枚扣缴工本费10元；因公损坏时应报请部门经理签证后，交综合部办理补发手续。4、有下列情形之一者，视情节轻重予以适当处分、解雇、或移交法办：(1)戴工牌在外做不正当事情者。(2)将工牌借给非公司人员，而在外破坏本公司名誉或肇事者。(3)各部门经理应督促部门所属员工配挂工牌，并由综合部负责追踪考核工作。对未佩带者或不规范佩带者予

5、以警告、处罚。违纪者所在部门经理负连带责任，本部门任一员工一周内累计违纪三次的，对部门经理处以50元罚款，多人违纪或一人累计违纪5次以上的部门经理降级使用。第七条：办公行为规定：1、坚守工作岗位，不要串岗；不要随意谈论别人，特别是本职工作以外的事，如有违反，一旦发现立即开除；2、上班时间不得玩游戏或做与工作无关的事情；3、办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静；4、上班时间，不得在办公室化浓妆；5、接待来访和业务洽谈，请在本办公室进行，私客不得在办公区停留；6、不要随意使用其他部门的电脑；同时，私客未经总经理批准，不准使用公司电脑：7、所有电子邮件的发出，须经部门经理批准，以公司名义发出的邮件须

6、经副总经理以上批准；8、未经总经理批准和部门经理授意，不得索取、打印、复印其他部门的资料；9、严格遵守考勤制度。10、不论任何原因，不得随意调试科密机，一旦违反给予20元罚款；11、请病假如无假条，一律视同为旷工，其他遵循相关规定；12、因故临时外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须经办公室、总经理审批；13、各部门经理应督促部门所属员工配挂工牌，并由综合部负责追踪考核工作。对未佩带者或不规范佩带者予以警告、处罚。违纪者所在部门经理负连带责任，本部门任一员工一周内累计违纪三次的，对部门经理处以50元罚款，多人违纪或一人累计违纪5次以上的部门经理降级使用。第八条办公用品使用1、采购：(1)

7、综合部负责公司职能部门办公用品的购置。(2)每月月底前各部门向综合部申报办公用品购置计划，经综合部审核、公司主管领导批准后统一购置。(3)办公用品的购置应货比三家，选择质优价廉者购买。(4)购买办公用品要经审验后登记入帐。2、使用：(1)日常办公用品，均由各部门统一到综合事务部领取。(2)对领用日常办公用品要妥善保管，如有丢失自行赔偿。(3)办公用品使用时本着节约的原则，爱惜使用。第九条办公电话使用1、各部门电话只开通市话，国内长话及国际长话一般不予开通。如部门确因工作需要，报总经理批准后，由申请部门与综合部联系办理。2、公司各部门因工作需要配置的传真机每天24小时保持自动接收状态，各部门文员

8、负责收发传真并做好登记工作，禁止其他人占用传真机线路打电话。3、各部门配备的各种通讯器材主要用于公务，员工应少打、少接与公务无关的电话4、公司的通讯设备的维护由综合部统一协调，各部门及使用人发现问题必须及时通知综合部，不得随意拆卸。5、公司一般不允许占用公司电话打私人电话，确有急事使用者，通话时间应简短，对于占用公司电话长时间拨打私人电话者，部门主管应予以警告制止，两次以上者视通话时间长短给予话费双倍的罚款。企业印章使用管理规定一、印章是企业职权方面的合法代表，一旦被滥用或盗用，都会给企业带来严重的损失。为了实现规范管理，正确使用印章，特制定本规定。二、企业各类印章由指定部门专人保管。三、企业

9、公章、合同章由综合部负责管理，财务用章由财务部管理。四、企业各类印章使用前，必须严格按照审批流程签字认可，最后到指定部门保管人员处加盖。五、使用企业印章要严格登记制度，包括印章类别、使用日期、事由、文件数量、经办人。六、领导签署上报或下发的公文，需盖企业公章。七、与外单位联系公事的信函，由总经理批准或授权综合部办理的，由综合部办理。八、代表企业与外单位的协作、合同等，需总经理批准，方可盖章。九、不得在空白纸上或空白介绍信上加盖企业印章。十、各类印章一般不得带出公司，因特殊情况需要外出用印，必须经总经理批准，并详细登记后方可使用。十一、各部门要严格按照批准手续用印，凡不按规定办理用印手续的，一律

10、不得用印。十二、因印章管理不严，或使用不当，或遗失，要追究印章管理人和部门负责人的责任。给企业造成损失的，要依法追究其责任。档案（合同）管理规定为确保各类档案的完整、齐全、系统，参照国家档案局发布的科学技术研究档案管理暂行规定及中央办公厅和国务院办公厅发布的机关档案工作条例，结合公司的生产经营特点，特制定本办法。一、文书档案（一）职责综合办公室负责文档案的收集、整编、保管、提供利用、统计、鉴定等工作。（二）归档范围1、上级单位来文及公司领导出席公务活动的文件。2、董事会及股东大会会议纪要、决议、文件、股东单位的来文、来函等。3、公司因工商变更所形成的各种文件。4、公司年度工作计划、总结报告及各

11、种规章管理制度。5、公司大事记、公司机构变动及印章启用情况、分公司成立备案情况。6、公司内部动作所产生的文件、通知。（三）归档要求1、及时将各类文档信息输入或扫描至计算机。2、按归档范围分类整理。年终，每种类型的归档文件按时间先后顺序统一编号、列出目录清单并装订成册。（四）归档数量原件一份，若无原件，可归档复印件一份，但应附注原因。二、合同（一）归档要求1、归档数量：正本1份。2、当年合同在第二年的3月底之前进行整理、组卷、编页码、装订成册，然后移交行政部归档，并填写合同归档清单。（二）归档职责由综合办公室负责公司各类合同的格式审查、盖章、存档等管理工作；及时将信息录入或扫描至计算机。年终、按

12、合同编号的先后顺序列出目录清单并装订成册。三、声像材料（一）归档范围1、公司重大活动、代表性会议、重要领导莅临及反映公司环境面貌的声像材料。2、为了公司的形象宣传，策划经营部每月报有关商场内部管理形象的声像材料。（二）归档要求综合办公室负责其他声像档案材料的归档，要求对归档声像材料标时间、地点、及简短说明。（三）职责1、综合办公室负责归档后声像材料的整理、计算机扫描、保管及提供再利用。2、照片的再利用，均用底片加洗或由计算机输出。四、对外交流文件管理公司所有对外交流的文件、报告均由综合办公室统一负责制留底、保管、封面风格保持一致，保留电子文档，方便计算机联接查询。公司员工档案保管、利用规定一、

13、档案资料的归档档案管理人员应该对新形成的档案材料及时归档，归档的大体程序：1、对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；2、按照材料的属性、内容确定其归档的具体位置；3、在目录上补登材料名称及其相关内容；4、将新材料存入档案。二、档案的保密制订档案保密制度的具体要求如下：1、设立专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备；2、应备有必要的防火、防潮器材；3、档案柜保持清洁，不存放无关物品；4、任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合；三、档案的转递档案的转递一般是由于工作变化等原因引起的，转递的大致程序如下：1、取出应转走的档案；2、在档案底账上注销；3、填写转递人事档案材料的通知单；4、按发文要

14、求包装、密封。档案在转递中必须遵循保密原则，一般通过机要通道转递，不能交由本人自带另外，收档部门在收到档案核对无误后，必须在回执上签字盖章，且及时退回。四、档案的统计企业人事档案的有关情况应进行统计。人事档案统计的内容主要有以下几项:1、人事档案的数量；2、人事档案材料收集补充情况；3、档案整理情况；4、档案保管情况；5、利用情况；五、档案的检查核对企业应该对人事资料档案进行定期或不定期检查与核对。检查人力资源档案的内容时，既要对人事档案材料本身进行检查，如查看其是否有霉烂，虫蛀等；也要对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。在下列情形发生后，应对人事档案进行

15、彻底检查与核对。1 、突发事件，如遗失、被盗或水灾之后；2 、对有些档案发生疑问后，如不能确定某份材料是否丢失；3 、发现某些损害之后，如发现材料发霉，发现虫蛀等。六、档案利用操作规程档案利用中各种万式的操作规程如下：1 、查阅手续(1) 首先，由申请查阅者出示书面查档报告，在报告中写明查阅的对象、理由、目的、查阅人的概况等情况；(2)其次，查阅部门盖章，负责人签字；(3)最后，由人事档案部门审核、批准。人事档案部门对申请报告进行审核，如果理由充分，手续齐全，则给予批准。2、外借手续(1)首先，由借档部门写出借档报告，其内容与查档报告相似：(2)其次，由借档部门盖章，负责人签字；(3)再次，人

16、事档案部门对借档人员进行审核、批准；(4)然后，进行借档登记，把借档的时间、材料名称、理由、份数等写清楚，并由借档人员签字；(5)最后，归还档案时，及时在外借登记上注销。3、出具证明材料的手续单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：(1)由有关部门开具介绍信，说明要求出具证明材料的理。由，并加盖公章；(2)人事档案部门按照有关规定，并结合使用者的要求，提供证明材料：(3)证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。关于工作期间酗酒管理规定为加强廉政建设，严厉劳动纪律，提高工作效率，确保员工健康与安全，树立良好的企业形象。经公司领导研究决定，现就工作期

17、间禁止饮酒等有关问题规定如下：一、公司所有在岗员工工作期间（包括中午和晚间、节假日值班时间）一律禁止饮酒。二、公司内部领导到基层检查指导工作时，严格按规定在单位食堂就餐，禁止饮酒。三、公司管理人员、员工严禁接受与自己工作有业务往来的客户的宴请。四、严禁酒后进入公司。五、严禁参加各种可能影响公司、员工利益的宴请。六、禁止着标志服在公共场合饮酒。七、严禁任何时间、任何场合下酗酒和酒后驾车。违反上述规定者，每发现一次处罚100元，由于工作原因，确需工作日中午办理接待业务时，需向分管领导和办公室请假说明，必须经办公室同意，否则针对酒后上班迟到、早退、睡觉等影响工作的，员工罚款100元，分管领导罚款20

18、0元，非因工外出，酒后闹事者发工作所在地最低生活标准（760元），造成严重影响的停止检查一个月，态度不好或认识不足者解除劳动合同。同时，欢迎广大员工监督和社会举报，凡举报内容属实将奖励举报人100元。提前填报工作期间接待业务客户审批表，待相关领导审批后生效，没有得到审批的招待费不予报销。各部门领导要廉洁自律，带头执行本规定，如发现有违反规定的人员，将依据有关规定，严厉处理。举报电话：87266555考勤制度为规范凯扬公司各项规章制度，真实地反映员工的工作态度，结合公司目前实际情况，特制定本制度。一、事假规定1、员工请事假必须事前按程序办理，批准后方予准假。2、遇有紧急情况不能事先请假的，必须第

19、一时间报部门经理同时报办公室主任批准后方予准假。假满及时补办请假手续3、员工请假半天由部门经理批准。一天以上由部门经理批准并上报总经理批准后方可准假。4、部门经理以上人员请假报行政办公室批准后报总经理批准方可准假。二、病假规定1、因病或因非公受伤不能上班，凭医院休假证明经领导批准后方可准假。2、员工需到医院看病，一个月给予半天病假，工资照发。超过半天以上的时间累计按日扣发工资。三、事假、病假扣款规定1、事、病假每月给予半天，工资照发，超过半天按日扣发工资。2、事、病假每季度事假累计超过半个月，按自动下岗待岗处理。四、加班、调休、迟到、早退、旷工规定1、因工作情况确需加班需经有关领导批准。2、因

20、公加班需调休的员工必须经部门经理批准报行政事务部备案同意并在当月调休，过期作废。3、上、下班未按时打卡（经批准除外）视为迟到早退。4、早晨直接外出不到公司，且没有批准手续视为迟到。5、用不正当手段骗取、涂改、伪造休假证明视为旷工。6、未请假或请假未批准不来上班的员工视为旷工。7、不服从领导分配，不服从工作调动，经教育仍不到岗上班视为旷工。8、打架斗殴、被公安部门拘留、违纪致伤造成不能上班视为旷工。9、无论是病假或事假在没得到领导的批准擅自早10:00前不来上班的员工一律按旷工处理。五、扣款规定1、迟到、早退当月迟到或早退一次罚款20元，第二次罚款50元，当月三次（含）以上迟到或当月迟到累计2小

21、时按旷工一天处理，当月累计迟到4小时按自动辞职处理，扣发当月工资的50%2、旷工每月旷工1天，扣发当事人当月工资的20%,每月旷工2天，扣发当事人当月工资的30%,每月超过3天（含），按自动离职处理，扣发当月全部工资，并按其他相关规定处理。六、纪律、考勤管理要求1、员工必须在考勤机上打卡，以此做考勤依据。2、员工上班严禁串岗、聊天、办私事等与工作无关的活动，违者一次罚款50元；3、考勤汇总人员有权对虚假、伪造派出单、事假单、病假单进行审核、处罚，有权对着装按规定进行罚款。七、加班1、法定节假日（元旦、春节、三八、五一、十一）安排的加班，支付加班费或计倒休；休息日、平常延长工作时间的加班计倒休。

22、2、培训不计为加班。3、员工发生病事假，经部门经理确认后，应先冲减倒休。4、倒休当月有效。着装规定一、为树立和保持凯扬商贸有限公司良好的社会形象，进一步加强规范化管理，本公司员工应按本规定的要求统一着装。二、员工在上班时间内（星期一至星期六节假日值班除外），要注意仪容仪表,总体要求是：得体、大方、整洁。三、着装分为夏装和冬装两种。其穿用时间分别为：夏装，5月1日至10月15日；冬装，10月16日至4月30日。（可视季节，在时间上进行调整）四、着装要求：1、男职员参加公司的活动和正常上班时，穿配备衬衣、西服、系领带；着衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣，男员工应穿深色袜子，黑色皮鞋。2、女职员参加公

23、司的活动和正常上班时，穿配备衬衣、西服、裙子、裤子，不得穿其他服装，应穿颜色与肤色相近的袜子，不准穿鞋拖和拖鞋。五、男、女职员上班和参加公司组织的重大活动时必须佩戴公司的工牌，公司工牌应佩戴在胸前适当位置上，除此之外，不得佩戴公司工牌外出。六、部门副经理以上的员工，办公室内须备有西服、领带，以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。七、员工上班应注意将头发梳理整齐。男职员发不过耳，并不准留胡子；女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当，上班期间女士不准化妆，照镜子和涂、剪指甲等化妆行为。八、员工违反本规定的，除通报批评外，每次罚款50元；一个月连续违反三次以上的，扣发当月工资200元。九、各部室及其负责人应认真配合，督促属下员工遵守本规定。一月累计违反本规定人次超过三人次或该部室员工总数20%的，对其责任人一次进行罚款50元,对该部门负责人亦应罚款100元。十、授权保卫人员对本公司人员不按本规定着装的，无特殊理由一律拒绝进入办公区域。关于人员聘用及工资核定、晋升的管理规定为了凯扬商贸有限公司更好地造就、选拔人才，激发员工工作热情，结合我公司聘用人员越来越多的实际情况，特制定本规定如下：一、人员聘用的规定要严格按照员工招聘方案，严格聘用条件，规范考察审批程序，坚持“专业对口，优中选优”的原则，