秘书学自学课件

1、秘书理论与实务2011.9.1.第一章 绪 论第一节 秘书的涵义和职业特征一、秘书的涵义1、国外的界定2、中国的界定 （陆瑜芳教材P1-3，四种观点介绍） 宫中秘藏之书 行政职位 辅臣 社会职业3、定义秘书是一种职务名称，指处于枢纽地位，主要以办文、办公、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。二、秘书的类别和层次1、分类第一、以服务对象来划分公务秘书与私人秘书第二、以工作职责来划分机要秘书、行政秘书、文字秘书、信访秘书、事务秘书、外事秘书、教学秘书、科研秘书等第三、以能力类型来划分参谋型秘书、秀才型秘书、公关型秘书、事务型秘书第四、以服务的单位性质或行业特征来划分企业秘书、涉外

2、秘书、私人秘书、机关秘书、商业秘书等。（另见陆瑜芳教材P3“美国的秘书分类”） 2、层次 中国一是从组织级别的角度进行划分，分为中央国家机关秘书、地方领导机关秘书、基层单位秘书；二是从职务高低的角度进行划分，分为高级秘书、中级秘书、初级秘书；三是从辅助功能的角度进行划分，分为辅助决策层秘书、行政执行层秘书、技术操作层秘书。（陆瑜芳教材P4-2中有部分叙述） 英国（陆瑜芳教材P5） 美国行政管理协会（The Administrative Management Society）A级秘书、B级秘书、行政秘书或行政助理和法律秘书四个等级 日本高级秘书、中级秘书、低级秘书三个等级三、秘书的职业特征（陆瑜

3、芳教材P5-7）1、服务的直接性2、服务的稳定性3、知识化4、年轻化5、女性化第二节 秘书工作的内容、特点和作用（陆瑜芳教材P7-13）一、秘书工作的内容（陆瑜芳教材P7-8） 美国（陆瑜芳教材P7） 中国 有人认为有“政务性工作”“业务性工作”“事务性工作”三大类，22项；教材P7-8认为有15项。不论怎样，最典型的秘书工作还是那些自古以来就被人们公认的、将来也不会有任何异议的工作，包括公文起草、文书档案管理、会务工作、信访工作、接待工作等。二、秘书工作的要求1、中国（陆瑜芳教材P8-9）2、全美秘书协会章程中提出了对秘书的九条基本要求： 像心理学家那样善于观察和理解他人 像政治学家那样有灵

4、敏的头脑 像外交官那样有潇洒的风度 有调查各种棘手问题的丰富经验 有良好的速记能力和文字功底 熟悉各种商业往来中的法律关系 能熟练使用各种办公自动化机器 具备相当的金融和税务方面的知识 谙熟各种文件资料的整理归档三、秘书工作的性质与特点（陆瑜芳教材P9-10）1、辅助性2、综合性3、机密性4、服务性四、秘书工作的作用1、教材的观点：（陆瑜芳教材P10-12） 助手作用 信息枢纽作用 参谋作用 公共关系作用 协调作用2、补充观点： 广泛、周密、经常地收集情况和资料(信息)，起领导的耳目作用； 协助领导制定工作规划、计划以及各种政策、法令，起领导的参谋作用； 协助领导宣传贯彻领导机关的各项决策，督

5、促检查决策的执行情况，起领导的喉舌作用和信息反馈作用； 协助领导与各方面取得工作联系，起桥梁作用； 协助领导处理各种事务性工作，起领导的助手作用。 第三节 秘书学的涵义、研究对象和研究方法一、秘书学的涵义和研究对象1、秘书学的涵义（陆瑜芳教材P13-14-1）2、秘书学研究的对象 秘书工作说 秘书现象说 对象多元说 秘书行为说 辅助管理说 教材的观点（陆瑜芳教材P14）秘书工作是一种特殊的社会活动，它正是秘书学所要研究、而又使秘书学能够同其他学科区别开来的独特的对象。 3、秘书学的研究内容 有人认为：第一、研究秘书工作的性质、作用、程序和方法； 第二、研究秘书工作的机构、体制、职责范围和规章制

6、度等；第三、研究秘书在辅助决策过程中的特点与规律；第四、研究中外秘书史；第五、研究秘书队伍建设的特点与规律；第六、研究秘书学与相邻学科的关系。 教材的观点（陆瑜芳教材P14-2）二、秘书学与其它相邻学科的关系管理学、领导科学、行为科学、写作学、文书学、秘书学还与档案学、社会学、心理学、伦理学、政治学、决策学、语言学、公共关系学等有较为密切的关系。三、秘书学研究的兴起和发展方向1、兴起 20世纪40年代在美国诞生。我国诞生于20 世纪80年代初期，其标志是:第一、学科专业论著的出现；第二、秘书院校的诞生；第三、秘书学会与秘书学术活动的开始；第四、秘书杂志的出现；第五、研究秘书工作理论的理论工作者

7、、教学工作者的出现与结合。2、方向（陆瑜芳教材P16-17）四、秘书学研究的方法1、历史唯物主义的方法论 4、理论联系实际的方法2、系统分析的方法 5、教材中的方法（陆瑜芳教材P17-18）3、比较的方法五、中西秘书学特点比较1、土壤不同西方秘书学植根市场经济，中国秘书学植根计划经济2、重点不同西方重点在企业秘书学，中国重点在政务秘书学3、写法不同西方秘书学重在务实，中国秘书学重在务虚六、学习和研究秘书学的意义1、推动了我国上层建筑的建设,包括对领导正确决策的帮助；2、推动了新时期秘书工作的飞跃,主要指参谋作用的发挥与信息工作的强化；3、推动了秘书人才的培养。第二章 秘书工作的起源和发展斯大林

8、在 马克思主义与语言学问题 中指出：“生产向前发展，出现了阶级，出现了文字，出现了国家的萌芽，国家进行管理需要较有条理的文书，商业发展了，更需要有条理的往来书信。”斯大林的研究说明了两个问题：一是秘书工作产生于国家形成之后；二是秘书工作产生于文字出现之后。第一节 我国秘书工作的起源和发展我国在国家产生以前，在殷商甲骨文出现之前，在原始社会的后期氏族部落联盟时期，就已出现了管理之需的公务文件（从仰韶文化遗址、河姆渡遗址、良诸文化遗址、龙山、龙山文化遗址等处的出土陶文可以印证，原始陶文可视为中国文字之源头 ）秘书文化已开始萌芽。一、古代社会上古时期的秘书工作起源于黄帝至舜的时期。最早的秘书人员称为

9、“史”。说文曰：“史记事者也，从又持中。中，正也。”传说黄帝之始，已有主管秘书工作的“史”辅助政务，史官仓颉，为黄帝记载国事。虞舜时的史官称为“纳言”。尧与舜已注重“信访”。尧执政时，曾在庭前置“进善旌”与“诽谤之木”；舜继位后，在庭前设“敢谏之鼓”。“古代之治天下，朝有进善之旌，诽谤之木，所以通治道而来谏者也。”（汉书文帝记）补充整理（陆瑜芳教材P29）1、夏商周三朝我国秘书工作的萌芽时期 殷商时期的“祝”“卜”“巫”，假借神的名义，成了沟通人神之间的一种职位，故常以“祝史”“卜史”“巫史连称，主要任务是对大事记载，对未来预卜，对经验总结。我国历史上第一个中央档案管理机构天府，建立于西周。

10、春秋战国时期各国都设有史官。史官的记载有记事和记言之别。记事的称之为“春秋”，记言的称之为“语”，还有记宗谱的，称作“世”或“世系”。“左史记言，右史记事，事为春秋，言为尚书。”（后汉书艺文志）以简牍文书为主要形式2、秦汉时期我国秘书工作的确立时期 秦立国之初，设立了丞相府、太尉府和御史大夫寺（府）这三大中枢机构。丞相府实际上是皇帝处理政务的办公厅，丞相相当于办公厅主任;御史大夫寺（府）主要是一个秘书机构， “受公卿章奏，掌天下文书”，汉书百官公卿表“御史大夫 受公卿奏事，举劾按章”，通典职官“秦以御史监理诸郡，谓之监御史”。建立了一个沟通渠道皇宫秘书人员尚书、符玺令、博士等。 行文规定：凡请

11、示，须亲自书面上报，不得口头或委托他人书写格式规定、避讳制度、校勘制度、用印制度、传递制度（驿传制五里一邮，十里一亭，三十里一驿）等。文体上，秦代对不同文书的含义和用途进行了严格的规定：“制”（只为皇帝颁布重大制度时所用）、“诏”（皇帝颁布一般性命令的文告）、“奏”（臣下进言陈事弹幼官员的报告）等。汉武帝执政时，设立尚书署，掌管中枢决策大权。成帝登位后（公元32年），将尚书署改为尚书台，并扩编机构，成为名副其实的中枢决策机构及独立的官衙，这标志着新的中央秘书机构的初步形成。公文文体比秦代大为增加，如“策书”（皇帝专用于册封和罢免诸侯王）、“章”（官员受封赠后向皇帝谢恩的文书）等。利用档案来修史

12、，最杰出的成果是司马迁的史记。秦汉时期的秘书文化有以下几个特点：第一、秘书官员的选拔由秦时的世袭至汉代变革为察举、征辟； 第二、地方官府衙门中已配备专职秘书官员，在郡太守、县令属下设主簿、令史等。“古者官府皆有主薄一官，上至三公及御史府，下至九寺五监，以至郡县多置之，所职者簿书，盖曹掾（yuan_属员）之流耳”（文献通考）；第三、私人秘书队伍日益庞大。第四、秦所建立的一系列制度，被历代王朝所承袭。3、魏晋南北朝时期我国秘书工作的发展时期 中央秘书机构初步形成中书、门下、尚书三省，秘书作用突出，公文写作成为一项专门的职能。曹魏时，尚书台综理政务，权倾朝野：曹操创设秘书令，在职能上取代尚书台，秘书

13、令下隶秘书左丞和秘书右丞，既掌文书，又参与机要政务，成为新的秘书机构；曹丕继位后，改“秘书令”为“中书令”相当于皇帝的机要秘书和朝廷的秘书长。两晋王朝时，中央又诞生了一个重要的秘书机构门下省，主要负责审核诏令，驳正缺失。中央秘书机构形成了中书、门下、尚书三者并存且互相牵制的体制，成为一个比较完整的秘书系统。文书制作方面，出台了一系列新的制度：公文用纸制度（规定公文一律以纸代替简犊缣帛（Jian bo），不同类别的公文用不同色泽的纸张）、卷轴制度（将写在若干张纸上的一篇公文粘连起来并在一端粘上一细木棍，将之卷起）、用印制度（在纸质公文上使用朱色水印）等。公文文体方面，增加了“令（用于上级官府给下

14、级官府命令）、笺（Jian）”（百官呈给皇后、太子、诸王的公文）等文种。涌现了一批文书理论家和文书著作：曹丕的典论论文、陆机的文赋、刘勰（xie）的文心雕龙 “文”指文章、诗赋，写作讲求情辞声韵；“笔”即公文，不讲文采韵脚，只求直述。产生了一批专门撰写公文的人，如陈琳、王粲等。魏晋南北朝时期秘书文化的特点：第一、“秀才型”秘书群的涌现，陈琳为袁绍檄豫州、阮瑀为曹公作书与孙权；第二、大事记与会议记录发轫；第三、公文写作理论问世；4、随唐五代时期我国秘书工作逐步趋于成熟时期 随，秘书工作机构有尚书省（掌政令）、中书省（掌拟诏令、书敕(chi_皇帝的诏书)及部门与地方的奏章）、门下省（掌出纳诏令及审

15、核封驳中书省制订的公文）。隋文帝为避父讳（忠），把中书省改称为内史省。唐代的秘书工作职能袭隋制，继承并发展了三省六部制：中书省（掌决策、制订公文）、门下省（掌封驳、审查公文）、尚书省（掌执行、收发、处理公文）。三省各司其职，互为牵制，“中书出令、门下审议、尚书执行”。唐玄宗（李隆基，公元712-756在位，又称唐明皇）又设置“学士院”，（亦称“翰林院”) ，拔尖者担任“翰林学士”，是皇帝最宠信的顾问和秘书官，当时号称“内相”，实际上就是皇帝的机要秘书。“翰林学士”也是“学士型”秘书。唐朝在施政过程中，形成了一套以技术为主的文书工作制度。“四禁”制度：“一曰漏泄，二曰稽（拖延）缓，三曰违失，四曰

16、忘误”（旧唐官职官志）；一文一事制度；贴黄制度（拟制敕书时，在有错误的地方贴上黄纸，再在黄纸上改正）等。作为唐代秘书工作成熟的又一个重要标志，是文书工作和档案工作开始分离。唐有了专门的档案库甲库，档案工作制度也趋于完整。唐时还诞生了我国最早的中央信访机构匦（gui）使院。隋唐五代秘书文化有如下几个特点：第一、公文拟写中，普遍采用“一文一事”制，并已建立公文移交制度；第二、信访工作由检察御史专管；第三、秘书官员的选拔、任用，主要通过科举考试；第四、秘书学专著问世 唐德宗（李适，公元779-805年在位）时的陆贽曾任翰林学士、宰相，撰写陆宣公奏议22 卷。5、宋代我国秘书工作出现不稳定的时期 宋太

17、祖为加强中央集权，把兵权、行政权、财政权等收归中央。中央行政系统的秘书工作仍属中书、门下两省，但只有中书省能直接取旨，参与机密。后来又设立了枢密院，负责军国机务，出纳密令。省院之下还设置有更细的秘书部门，如“通进司”“进奏院”“开拆房”“主事房”等。此外，还沿袭唐制，设翰林学士院，执掌王命文书，并侍从皇帝出巡，充当顾问，实为皇帝的机要秘书处。秘书工作分工更趋细密，有通进司、进奏院、开拆房、主事房、催驱房等部门。朝廷开设宏词科，通过考试选拔秘书人才，宏词科考试起点甚高，应试者须具进士资格，考试内容为撰制6种公文。北宋时在中书、门下两省设有谏议大夫等职，南宋时将其扩展为一个独立机构谏院； 信访工作

18、的范围和作用在宋代被扩大和增强了。仿唐匦使院，宋设立鼓院，后又设检院。宋代的文书工作在唐的基础上作进一步的充实和发展，使之更臻成熟。如对唐时的“一文一事”制度、贴黄制度、公文用纸制度等作进一步的细化或说明，使之得到巩固和强化。还制定了一些新的规则，如“引黄制度” “录黄”“画黄”制度、批答制度、内批制度、“录白”制度等。新增了一些文体：用于皇帝授予、迁改官职、封赠命妇的文书“诰命”，以及用于赐宴、戒励百官、晓谕军民的文体“敕牓（同榜）”，其它还有如奏状（上行文）、札子、榜子等。宋代秘书文化有如下特点：第一、“一文一事”的行文规则已制度化；第二、文书处理已规范化；第三、档案工作已程序化；第四、信

19、访制度更趋完备；第五、由宋敏求（1019-1079，北宋文学家、史地学家）编撰的唐大诏令130卷问世。6、元代我国秘书工作趋于完备的时期 元代政府认为，三省制不便于政务的迅速处理，取消门下省与尚书省，中书省独揽行政大权，成为中央行政中枢，下按尚书省编制，设六部。同时，设立枢密院负责军务和机密事宜，设御史台负责监察。中书省内设有参议府，负责处理日常事务，实际上相当于办公厅；还有“检校所”“承发司”等专职的秘书部门，分管各方面的秘书工作。其它秘书机构还有两个翰林院：翰林兼国史院；蒙古翰林院（皇帝的机要秘书处）文书工作制度，多是根据其自身施政特点创设，有些在今天看来仍有着一定的参考价值：照刷、磨勘制

20、度，“照刷”主要是定期检查公文是否有稽（查考）迟、违误、遗漏等现象；“磨勘”是检查“照刷”错误是否得以纠正，这对发现和纠正公文处理中产生的弊端起了积极的作用；公文署押制度，规定凡公文，主管官检查后，都必须自上而下圆书圆押（签名）；还有诸如朱销文簿制度、翻译缮写制度、当面交卷制度等。元代公文传递制度中的急递铺规定（也被称为驿传制），是我国古代历代最为发达的公文传递制度。元代的文书，除了沿用前代的诏书等外，还新设了“宣命”“敕牒”（均为皇帝封赠百官的文书）、“懿旨”（皇后颁下的文书）、“令旨”（皇太子及诸王颁下的文书）、“青册”（登记百姓家口人丁的册籍，因封面为青色而得名）、“鱼鳞册”（由官府编造

21、的土地图册）等。元代秘书文化有如下几个特点：第一、元代注重秘书工作在机关中的“中枢”职位，正职须由蒙古人（色目人）担任，汉人与南人只能任副职；第二、文书档案工作已采用“一案一卷”制；第三、紧急公文的传递已有相应的“急传铺”作为保证；第四、白话进入公文。7、明代我国秘书工作的完备时期 明朝主要的中央秘书机构主要有内阁、六科、通政司、司礼监、文书房：设殿阁大学士，后来逐渐形成了“内阁”，类似于皇帝的办公厅；“六科”，即吏、户、兵、礼、刑、工；通政司为朝廷的总收文机关和总接待机构，全名为“通政使司”；司礼监是内廷由宦官组成的内侍机构，主要执掌机密、印符、录传帝命，实际上是皇帝的私人秘书机构；文书房是

22、与司礼监密切相关的皇宫秘书部门，主要为皇帝草拟文书。此外，在明代，属中央秘书机构的还有行人司（掌奉使外出，传宣诏命）和尚宝司（执掌皇帝的印玺）。明代的上行文的处理程序是：通政司收受交内阁转呈或直呈皇帝皇帝或司礼监批答文书房内阁拟旨、誊录六科抄发；下行文的处理程序是：皇帝授意司礼监笔录内阁学士拟诏，中书舍人（内阁内专职秘书人员）缮写、誊清交文书房尚宝司用印交六科抄发。同时推行相关的文书制度，使文书工作规范化：票拟（也称条旨）制度（指内阁大学士初阅奏章后，用一纸拟出初步处理意见并贴于原奏章上，再进呈皇帝），贴黄制度（命令进呈章疏的官员将文书的内容用一百以下字数概括出来，贴附于文尾）。此外，还有禁繁

23、文制度、公文制度、行移勘合制度等。公文有一些新的文体出现：揭贴（内阁直达皇帝的机密文书）、黄册（因封面黄色而得名，有赋役黄册一总计一地土地丁口的文书）和鱼鳞图册（登记土地所有权的文书）等。明代秘书文化有如下几个特点：第一、禁冗文，减案犊（公事文书）；第二、选拔秘书人员的科举考试已趋于成熟；第三、可供秘书史研究资料之丰硕。8、清代崇德三年（1638年）中央秘书机构设内三院：内国史院、内秘书院、内弘文院。后改“内三院”为内阁，内阁设有“十二房”办事，其中承担秘书工作的有十一房。康熙时，内廷设“南书房”皇帝的机要秘书机构；雍正七年（1729年）内廷设“办理军机事务处”，人员从内阁及六部司员中遴选，精

24、选时已注重入选者之形象、气质、体质、书法及工作效率等。嘉庆（清仁宗年号1796-1820年）时定编，仅32人（满汉各16人）。秘书机构还有通政司（外收发）、奏事处（内收发）。密奏的处理程序，有严格的规定，大体上包括下面几个环节：书写用纸封套递送批阅发还缴回。中央对题本的处理程序，规定包括的环节有：递呈和初阅皇帝批阅录副发抄议复传宣一一存记归档催办、稽查保密。文体方面：清代规定臣子上奏文书用“题本”和“奏本”，清末改为“奏折”，并且在全国统一了题奏本格式。新增加的文体有皇帝颁发文书用的“敕”“谕”（皇帝主动颁布命令时用）、“旨”等。知识链接：幕客，俗称“师爷”，师爷多出于浙江绍兴，故现今把善于替

25、主子出谋划策者仍戏称为“绍兴师爷”。绍兴一带为培养秘书人才的幕馆应时而生，为谋职而求学者趋之若鹜。师爷属私人秘书性质。清代秘书文化有如下几个特点：第一、秘书史之研究资料可靠、完整；第二、民间以培养秘书人才为宗旨的“幕馆”应运而生；第三、政府注重秘书部门的办事效率。 二、近代1、晚清时期秘书机构的设置、秘书工作制度等开始参照外国：1860年，清朝中央政府设立了“总理各国事务衙门”，下设“司务厅”掌管办理外事文书往来与一应秘书工作。1901年，总理各国事务衙门改名为“外务部”，除司务厅外，又增设了“文报局、翻译处、电报处、机要股、清档房”等秘书部门；1907年，各省设“咨议局”，专事收受处理民众建

26、议陈请文书及事宜，以供朝廷资政院咨询参考；1911年，清朝中央政府仿照欧洲各国制度，设置“内阁官报”，作为公布法令的机关；1911年5月，又仿照日本，颁布了内阁属官官制，该制取消了六部分工之方式，采取了分科理事的办法，导致了近代形式的秘书机构（承宣厅、制咨（诰）局、司务厅、庶务厅、秘书厅）的产生。秘书科的职责是： 掌管机密事宜； 掌收发奏咨函电及编纂、翻译事宜； 掌监守部印； 掌保管图书资料事宜。 2、民国建立时期辛亥革命期间，“能秘会书”成了革命党人委任秘书之标准。章程中强调：秘书“掌管社中往来之文件，均应亲行缮写，决不委之他人，致有漏泄之事”。南京临时政府对秘书机构、公文拟写、文书处理等作

27、了以下改革：第一、总统府下设秘书处，政府各部下置承政厅；第二、废除“制”“诏”“题”“奏”等封建的文书程式，由“令、咨、呈、示、状”替代；第三、文书处理规范化。三、现代1、建国前南京中央政府设秘书处，分设“总务、机要、撰拟”三科；据国民政府秘书及科员任用规则规定：凡秘书，须为“国民党员”，具“国内外大学或专门学校以上毕业的学历”，有“任文职三至四年的资历”及“特殊的学识经验”。一批秘书学专著问世： 1928年上海世界书局版国民政府公文程式大观；1931年上海法学会社版标准公文程式大全 公文程式评论；1933年上海政法公犊研究社版现代公文程式大全；1934年学生书局版时代公文程式大全；1936年

28、教育书店版公文用语大辞典；1948年上海春明书店版公文用语辞典。 2、建国后 中国共产党中央的第一位秘书是中华人民共和国的缔造者毛泽东。1923年6月在广州召开的党的第三次代表大会上决定，建立秘书制，通过的中国共产党中央执行委员会组织法规定：“秘书负本党内外文书及通信及开会记录之责任，并管理本党文件，本党的一切函件须由委员长及秘书签字”，“执行委员会的一切会议，须由委员长与秘书召集之”。林伯渠任中央人民政府首任秘书长；李维汉任政务院首任秘书长。1949年12月，关于文电处理工作的几项规定；1951年2月，关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示；之后逐步颁布了政务院关于各级政府机关秘书长

29、和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定公文处理暂行办法保守国家机密暂行条例关于加强文书处理工作和档案工作的决定关于处理人民来信和接见人民工作的决定政务院所属各部门、各级政府行文关系的暂行规定；1955年l月，中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例； 1956年11月，关于机要秘书工作暂行条例的规定中国共产党县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法；1964年，关于秘密文件管理工作的暂行规定关于机要秘书工作的暂行规定关于秘书工作部门对公文文稿进行把关的几点意见。1981年国务院召开了全国秘书长会议，颁布了国家行政机关公文处理暂行办法；1985年中办召开全国秘书

30、长、办公厅主任座谈会，强调秘书工作须实现四个转变；1986年中办召开部分省、市、自治区及中央各部门的秘书长、办公厅主任会议，研讨信息工作；1987年国办发布国家行政机关公文处理办法。（陆瑜芳教材P8-9、P40-“五”有相关内容）第二节 国外秘书工作的起源和发展马克思的摩尔根古代社会一书摘要中记述：北美易洛魁氏族部落联盟除酋长以外，还有一名经氏族成员选举产生的“助理酋长”。这名助理担任酋长的使者联络其他部落，执行酋长的指令，协助酋长处理各种部落事务。在举行各种典礼时，他侍立在酋长身后。酋长死去之后，他有被推举继任的可能。这样的助理，可以看作欧美古代社会的秘书或秘书长。（陆瑜芳教材P42）一、起

31、源 1、词义解说 中世纪的欧洲各国君主都有文职辅臣，如专管国王印信的“掌玺大臣”，管理宫廷事务和机密文件的“宫廷大臣”“内务大臣”等；英文“Secretary”：秘书、书记、干事、文书、大臣、部长、写字桌俄语cekpeap：秘书、书记、记录人、“国家的秘书”（陆瑜芳教材P33）1789年，法国资产阶级革命爆发。罗伯斯比尔率先聘用私人秘书，此后“私人秘书”逐渐成为风靡环球的走俏职业。 2、队伍庞大美国，职业分类为41大类，438小类。秘书在人数最多的前10类中占第三位。在美国及其跨国公司从事秘书职业的人员，20世纪60年代为200多万人，70年代为三百多万人，80年代为四百多万人，90年代中期达

32、五百多万人，每10年净增人数为100多万。日本，政府机关中副局以上官员，企业中部长以上的管理人员可配备专职秘书，以作为外脑。联合国，拥有庞大的秘书队伍，仅总部秘书处就有7000余人。二、发展 1、专业化和智能化 智能化：是指随着办公自动化，秘书的事务工作由手工操作转向电脑处理；智能化同时也指秘书之职责由抄抄写写、收收发发、电话打打、浆糊贴贴转向综合管理、辅助决策。专业化：是指秘书工作分工日趋细密，并逐步走向职业化。美国的网上自由职业者“网上秘书” 在美国，越来越多的“在家一族”正加入到网上秘书的行列中。这里的“在家一族”，指的是那些在家中提供商业服务的自由职业者。预约、整理档案、制订商业计划以

33、及联系客户，任何行政助理能在办公室里帮你完成的工作，网上秘书都能远程帮你实现。 1997年，斯泰西布里塞在远程为客户服务多年之后成立了一家提供网上秘书训练以及证明的在线公司。 现在，在网上向申请者提供网上秘书训练并向那些完成训练课程的人颁发证书，此外，还帮助自己的“毕业生”找客户。 工具：电子邮件、传真、网络即时信息、手提电话及旧式的陆上交通工具。 身份：网上秘书一再向人们强调他们不是雇员，而是合作者，他们与客户一起寻找更佳的做事方式。 工作方式：大多数网上秘书都为其客户一天24小时待命。网上秘书的工作是各式各样的，从批评客户的商业计划到投递加急邮件，所有的事都干。 成员来源：网上秘书通常是一

34、些有多年商务经验的职业女性，一些人甚至在大公司里从事市场营销或行政助理的工作。 薪酬：根据网上秘书自身的能力、工作的性质以及市场的行情而定，通常每小时收入25美元到50美元不等。 组织：国际虚拟助理协会成立于2000年，提供虚拟助理证书并帮着找客户。2、组织学会（协会） 美国和加拿大在20世纪50年代联合组织了“国家秘书协会”；1981年4月改名为“国际职业秘书协会”，简称PSI，举办“特许职业秘书”考试，被公认为是国际通行的高级秘书资格证；总部设在伦敦的“国际秘书与行政人员协会”为许多国家和地区培养秘书。3、“秘书节” 始于1981年4月，庆祝活动由两部分组成：一是国际秘书周，一是国际秘书节

35、； 国际秘书周的时间定在每年4月的最后一周；这一周的星期三，定为秘书节。第三章 秘书工作机构的职能与工作要求第一节 秘书工作机构的设置一、秘书工作机构的含义广义的秘书工作机构是指处于社会组织内的综合枢纽地位、直接隶书于组织领导、全面辅助领导机构的办公部门；狭义的秘书工作机构是指各级办公厅、办公室中专门辅助社会组织及其负责人办理秘书业务的部门，主要负责文书、会务、联络、接待等工作。二、秘书工作机构的设置原则1、教材的观点：精简原则、纵向层次尽量少、横向幅度适当加大三个原则（陆瑜芳教材P50-51）2、有人认为，秘书工作机构的设置必须遵循适应、精简、高效的原则 三、秘书工作机构的名称与组织形式1、

36、名称（陆瑜芳教材P51）2、组织形式 秘书工作机构的组织形式，一般来讲有两种（陆瑜芳教材P51-52）知识链接日本政府的秘书机构：内阁官房，主要任务为负责安排内阁会议议程，负责内阁的日常事务，收集重要情报进行调查研究，向内阁提出制定重要政策的根据。 总理府大臣官房，负责秘书处工作，保管官印和机密文件。 官内厅，是皇室的一个重要办事机构，主要掌握皇室事务并保管国玺，掌管天皇有关国事行为的事务，直属于内阁总理大臣管辖的总理府。第二节 秘书工作机构的地位与性质一、秘书工作机构的地位 1、枢纽和中介2、神经系统和血脉（陆瑜芳教材P53）二、秘书工作机构的性质1、四种特性（陆瑜芳教材P53-54）2、三

37、种特性第三节 秘书工作机构的职能与工作要求一、秘书工作机构的职能（陆瑜芳教材P54-56-六个方面）二、秘书工作机构的工作原则和要求（陆瑜芳教材P56-58-八个方面） 知识链接俄罗斯总统办公厅主任：据1991年7月19日颁布的俄罗斯联邦总统办公厅法，总统办公厅负责安排俄总统的一切活动，为总统行使宪法所赋予的权力创造条件。该机构负责总统令及其他文件的起草和分发，协调总统与政府各部门、联邦各主体、议会各党派及各社会团体的关系，还负责协调总统与各国家元首和国际组织的联系。该机构还负责分析俄国内社会经济形势和国际局势，对总统的书信往来进行处理。俄罗斯总统普京1996年，普京进入总统办公厅工作，199

38、6年8月，普京开始担任俄联邦总统事务管理局副局长，1997年任总统办公厅副主任兼总统办公厅监察总局局长，1998年5月任总统办公厅第一副主任。1998年7月，普京出任俄联邦安全局局长。自1998年起担任叶利钦办公厅主任尤马舍夫的第一助理。1998年7月被任命为俄联邦安全委员会秘书。1999年8月9日被任命为俄联邦总理。1999年12月31日，普京出任俄联邦代总统。2000年3月26日，普京当选为俄联邦总统，并于5月7日正式宣誓就职。三、秘书工作机构成员（陆瑜芳教材P49-50-两个方面）1、秘书班子成员的不同层次要求2、秘书班子的群体优化知识链接白宫班子：美国总统的幕僚班子，建国之初，总统幕僚

39、只是白宫里的办事员和勤杂人员。20世纪30年代，罗斯福新政，经1939年行政改组法授权，罗斯福总统正式建立总统助理和幕僚班子。此后，历届总统都利用行政命令和立法创议等方式，不断扩大幕僚班子的规模和权限范围。白宫幕僚班子主要由白宫办公厅、国家安全委员会、行政管理和预算局、经济顾问委员会、政策发展办公室等部门组成，其主要成员包括白宫办公厅主任、白宫新闻发言人、国家安全事务助理、国内事务助理、总统经济顾问以及其他各种冠以总统助理、特别助理、高级顾问、特别顾问之类头衔的总统私人助手。这些机构和人员皆由总统自行任命，受总统直接领导，无需参议院同意和批准。第四节 秘书部门和人员的管理一、秘书部门和秘书人员

40、管理的内容和要求1、1951年月关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定作规定的七项“工作任务”： 协助首长综合情况，研究政策，推行工作； 协助首长密切各方面的工作联系； 协助首长掌管机关内部统一战线工作； 协助首长掌管保密工作； 掌管机要工作； 主持日常行政事务； 掌管机关事务工作。2、1985年1月中央会议（陆瑜芳教材P60-62-五个方面）二、秘书人员的自我管理（陆瑜芳教材P62-64-四个方面）知识链接按美国职称辞典解释，秘书这一词语的正确含义，是指工作水平高超、贯彻执行下列活动的人：全面处理机关的或公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责人的较次要

41、的行政事务及办公室工作；能用速记记录口述；能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字；处理首长邀会及提醒其邀会；接见办公室来访人；接电话和打电话；处理首长私人重要邮件，主动书写日常函件；对办公室其他工作人员进行工作监督；整理人事档案。在美国，认为一位好秘书应是公共关系中的能手，机关领导的参谋、助手和记忆人，他负责机关的大量繁琐工作。日本秘书应具备的必要技能，除打字、速记、办公机器使用、计算机操作等外，语言、文字、书法等当然也颇重要。与此同时，秘书是“上通天，下达地”的人员，还应具备良好的品德修养、勤恳的工作作风、良好的人际关系以及渊博的知识等。第四章 秘书的素养第一节 秘书的知识和能力一、秘书

42、的知识结构知识结构是指一个人所学的知识在其头脑中的构成情况和组合方式。它包括各种知识的相互比例、相互协调与相互作用，以及由此而形成的知识的整体功能。1、基础知识是秘书知识结构中的根基，是指在秘书知识结构中起基础性作用的那部分知识，是构建秘书知识结构的前提条件。 科学文化基础知识 政治经济理论基础知识 法律法规基础知识 2、专业知识秘书的专业知识是指从事秘书工作所必须具备的专门知识，是秘书在工作范围内、工作职责和工作内容内应该掌握的知识。 秘书专业知识 秘书所在部门的业务知识 3、相关知识 是指与秘书职业、岗位要求有一定关联的知识。这些知识虽非秘书知识结构的重心，但对秘书开展工作可以起到重要的辅

43、助性作用，因而掌握这些知识对秘书人员来说也是必要的。 管理学知识 心理学知识 公共关系学知识 经济学知识 其它相关知识 （参见陆瑜芳教材P65-67-四个方面）二、秘书的能力要求 秘书能力指秘书人员在实践中高效率、高质量完成秘书活动的本领。秘书的能力结构就是指秘书人员能够顺利完成本职工工作应具备的各种能力的组合方式。1、基础能力基础能力，是指从事秘书工作应具备的最起码的能力，是从事秘书工作的基本条件。 观察能力观察是人们认识世界的主要途径 注意能力是按照预定目的在指定时间内把心理活动集中指向一定对象的能力 记忆能力是人类智力活动的一个重要组成部分 思维能力是智力活动的核心 想象能力想象是对已有

44、表象进行加工改造而创造出新形象的心理过程 2、专业能力专业能力是指秘书人员从事秘书工作所应具备的职业能力，是秘书能力结构的核心部分。 表达能力：是指通过语言、文字和体态等形式沟通信息、相互交往、合作共事的本领。第一、口头表达能力 口头表达能力指运用口语交流思想、传达信息的能力，也就是说话的本领。第二、书面表达能力 书面表达能力，就是运用书面文字表达思想、交流信息的能力，即写作能力。第三、体态语言表达能力 体态语言表达，又叫身体语言或肢体语言，简称体态语言，英语写作“body language”，就是运用表情、动作、姿势、服饰和距离等非语言手段来表达思想和情感；体态语言的表达能力就是运用上述非语

45、言手段表情达意的本领。2008奥运礼仪小姐（奥运会颁奖礼仪志愿者）培训：培训中练习站姿、行走、步速、转身、微笑。每个动作要分解练习成百上千次。练站姿，必须穿5厘米高的高跟鞋，头上顶一本书，两腿膝盖间夹着一张普通的白纸，一站就是一小时，不论是书还是纸都不可以掉下来，否则就得重做；练习笑容，嘴张大了或小了都不行，因此，在练习笑容时，要求嘴里咬着一根筷子找感觉，面对镜子微笑15分钟，保证露出6至8颗牙齿2008北京奥运礼仪候选人单有漂亮的面容是不够的，她们还要身心健康，不仅要符合奥运精神，而且要符合中国文化的形象，当她们静静地站着的时候，人们就可以根据她们的温婉优雅看出她们来自中国。 办事能力：就是

46、快速、有效地处理各种日常事务和工作的本领。第一、明确职责范围 第三、区分轻重缓急 第二、通晓办事程序 第四、善于社会交往 协调能力：是管理职能之一，是现代社会普遍存在的一种现象，也是秘书的必备能力之一。第一、掌握协调的依据 第二、掌握协调的原则 第三、讲究协调方法 管理能力：主要体现在辅助决策、计划、沟通、协调和控制等几个方面。 第一、辅助决策能力 第三、辅助沟通能力 第二、辅助计划能力 第四、辅助控制能力 应变能力：就是面对变化的环境能够沉着应对、妥善处理问题的能力，它是秘书其他能力和素质在特殊情况下的综合反映，是对秘书才智经验的全面检验。第一、善于观察 第三、从容镇定 第二、反应敏捷 第四

47、、随机应变 社交能力：就是与他人进行社会交往的能力。第一、知己知彼，准确定位 第二、文明礼貌，讲究方法 第三、充实知识，加强修养 文案处理能力:文字、书法、速记、编辑、校对、装订文件等是秘书人员必不可少的基本技能。第一、书法技能 第四、校对技能（对校法、折校法、读校法） 第二、速记技能 第五、文件印制技能 第三、编辑技能 第六、装订技能（“一条龙”装订法、综合装订法） （陆瑜芳教材P66-68谈了十个方面）第二节 秘书的思想修养和职业道德一、理论修养（陆瑜芳教材P68-69）二、职业道德道德是一种社会意识形态，是人们调整自身与他人及社会之间关系的行为规范的总和。职业道德是具有一定职业特征的道德

48、规范和行为准则，是人们长期职业实践的产物，是社会道德在职业活动中的具体表现。秘书的职业道德是秘书所表现出来的符合道德准则的思想和行为。1、自我奉献 2、忠于职守 3、严守机密 4、讲求效率 5、文明礼貌 （参见陆瑜芳教材P71）第三节 秘书的心理和性格一、心理与构成 心理品质是指一个人在心理过程和个性特征两方面所表现出来的本质特征，主要包括情感品质、意志品质和性格品质等方面。1、情感品质情感是人们对周围事物是否符合其需要而产生的态度体验。 热爱秘书工作 尊重自己的领导者 健康高雅的美感 2、意志品质意志，从心理学上讲就是自觉地确立目标，并根据目标来支配、调节自己的行动，克服困难，从而实现目标的

49、心理活动。它是一个人完成困难任务所必备的主观条件，是事业成败的关键因素之一。 自觉性：是指人们在行动中具有明确的目的性，能充分认识行动的积极意义，并使自己的行动产生现实的正面效应的心理品质。 坚持性：是指人们坚持不懈地锁定目标，克服困难，完成艰巨任务的心理品质。 果断性：是指人在关键的时刻，能够保持清醒的头脑，明辨是非，迅速合理地做出决定，并坚决执行。 自制力：是克制自己的意志品质，是强制自己去做不想做的事，是强制自己不做想做的事。 3、性格品质在心理上，性格是表明一个人对现实稳定的态度和习惯的行为方式。 富有责任感 冷静沉着 谦虚随和 幽默开朗二、气质与性格1、气质的含义气质是个人心理活动的动力特征（生理和心理特征）。 2、气质和性格的关系（参见陆瑜芳教材P75-77-秘书的性格要求）三、秘书的几种不良心理现象 1、畏上心理 4、讨好上司心理 2、自负心理 5、焦虑心理 3、厌倦心理 四、秘书的心理调适1、进入角色2-5（见陆瑜芳教材P78-14）信息链接秘书也要考廉 新闻来源:检察日报 2003.10-26 09:15一般来说，廉政考核多是对领导干部而言的，很少涉及到秘书。然而大量发生的案例表明，“秘书”已成为引发职务犯罪案件的岗位，比如广东省公安厅办公室原秘书欧阳文斌利用职务之便，以种种手段收受贿赂人民币万元；