物业档案管理员培训PPT课件（物业档案管理手册）

1、目录目录物业管理档案的概述 物业管理档案的整理物业管理档案的鉴定、保管与销毁物业管理档案的登记、检索与利用新技术的应用12345#1 #1 物业管理档案的概物业管理档案的概述述凭证的作用凭证的作用物业服务的重要依据物业服务的重要依据12物业管理档案的重要性物业管理档案的重要性开展物业服务的前提和基础开展物业服务的前提和基础开展物业研究的基本素材开展物业研究的基本素材34物业管理档案：物业管理档案： 此定义包括两层含义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。 是指物业在开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来的以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式或载体的文件。 物

2、业管理档案的两个部分：物业管理档案的两个部分： 物业业主或使用人的档案，包括业主或使用人的姓名、家庭结构、联系方式等。 物业本身的档案，包括开发建设过程的记录和物业服务企业接管后对物业进行维修养护和更新改造的记录。本质属性一般属性物业档案管理的属性 物业管理档案的本质属性即原始记录性，是构成档案凭证价值的基础。如、监控记录、水质检测报告、电梯年检报告等。 物业管理档案的一般属性是指文化属性、知识属性和信息属性，这些属性构成其一般价值即参考价值的基础。如：业主信息、社区文化活动记录、业主满意度信息等。 1991年7月4日国家档案局发布工业企业档案分类试行规则工业企业档案分类表党群工作分类行政管理

3、分类经营管理分类生产管理分类产品类科学技术研究类基础建设类设备仪器类会计档案类干部职工类物业服务企业档案分类行政管理人力资源品质管理工程管理物业服务经营管理市场拓展品牌管理财务管理维修资金基础管理房屋共用设施设备公共秩序 保洁服务绿化管理客户服务精神文明建设管理效益物业管理物业管理档案档案术语术语背脊背脊档号档号全宗号、案卷目录号、案卷号全宗号、案卷目录号、案卷号档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档案馆给定立档单位（物业公司）的编号。全宗内案卷所属目录的代码。案卷排列的顺序号。 立卷1立卷：就是将若干互有联系的档案文件

4、组合成案卷，应依据档案来源、时间、题目、内容等对档案进行分类立卷23卷内文件整理长期规划编制案卷目录卷内文件整理：卷内文件的排列和编号，填写卷内文件目录，填写档案封面、封底，装订成册，立卷成盒.编制案卷目录：将成盒后的档案按档号排列并装入档案柜物业管理物业管理档案档案的立卷和的立卷和编制编制卷内卷内文件文件的整理的整理02填写卷内文件目录；03填写档案封面、卷内备考表填写档案封面、卷内备考表；05立卷成盒。04装订成册；01卷内文件的排列和编号 页号一律使用阿拉伯数字，字体要端正、清楚。建议页号正面编号在右下角，背面编在左下角1 12 23 3 将成盒后的档案按当好将成盒后的档案按当好排列并装

5、入档案柜排列并装入档案柜整理档案分目录整理档案分目录整理档案总目录整理档案总目录编制编制案卷案卷目录目录工具档案盒档案封底封面背脊目录物业管理档案的鉴定、保管与销毁物业管理物业管理档案档案的鉴定的鉴定 物业管理档案的鉴定是指对物业管理档案的保存价值进行鉴定，鉴别档案价值的大小，确定档案保管的期限，决定档案的存毁取舍。期限划分标准期限划分标准 档案保管期限分为永久、定期（长期、短期），保管期限在50年以上的档案为永久保管档案，保管期限在1550年（包括15年和50年）之间的档案为长期保管档案，保管期限在15年以下档案的为短期保管档案。 凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司建设和历

6、史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管；如：开发移交资料、物业交接资料、业主档案、文件规定需永久保存的质量记录等物业管理物业管理档案档案的鉴定的鉴定永久保存的档案永久保存的档案长期保存的档案长期保存的档案 凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；如：公司参加重大外事活动形成的文件材料、公司重要业务问题的文件材料，各种重要的调查报告、情况反映、公司获省级及省级以上表彰的文件材料等以及文件规定需长期保存的质量记录短期保存的档案短期保存的档案 凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管；如：公司一般的调查报告、一般性工作通知，

7、事务性有参考价值的文件材料、公司开展劳动竞赛、文体活动的文件材料、各类培训通知等以及文件规定。 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。 接收档案必须认真验收，并办理接交手续 档案室要有专人负责，定期进行巡视检查。 档案库房、柜架应坚固，柜、架排架方法要科学和便于查找。物业管理物业管理档案档案的保管的保管 物业管理档案保管工作的基物业管理档案保管工作的基本原则为本原则为：分类保管，以保管为宗旨，以利用为目的，以防为主，防治结合。+1 12 23 34 45 5 缩微胶片、照片、磁带等的保管，存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和

8、影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。+6 6 电子文档的保存。+7 7 定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，发现问题要查明原因，保存依据。+物业管理物业管理档案档案的保管的保管文 件 销 毁 申 请文 件 销 毁 申 请单单物业管理物业管理档案档案的销毁的销毁序号序号文件编号文件编号文件名称文件名称版本版本/ /版次版次销毁原因销毁原因申请人：审核人：批准人：表单代号：物业管理档案的登记、 检索与利用 物业管理档案物业管理档案登记主要分为：档登记主要分为：档案状况登记和档案案状况登记和档案工作登记工作登记物业管理物业管理档案档案的登记的登记档案工作登记 是对涉及档案管理过程中

9、发生的一些重要情况和一些基本的工作行为、事实、利用情况等的记录档案状况登记 是对物业管理档案的数量、存在、保管状态及变化等基本情况的登记。物业管理物业管理档案档案的检索与利用的检索与利用 物业管理档案的检索指档案管理人员将档案室内所藏档案材料信息进行系统储存，编制成为各种检索工具，建立档案检索系统，并通过它查找所需档案的一项工作l 纸介质档案的检索纸介质档案的检索l 电子介质档案的检索电子介质档案的检索物业管理物业管理档案档案的的利用利用方式方式 物业管理档案的利用档案室（馆）通过一定方式使档案资料直接为用户服务的工作，是实现档案价值、发挥档案作用的途径。 提供档案原件，可以设立专门的阅览室供档案利用者在室内阅读档案，也可以根据规定将原件外借.提供档案复印件，包括制发档案复制品，出版或印发档案文件汇编等、档案咨询服务等. 电子化方式：电子档案提供利用主要是利用电子计算机软件平台来开展，主要方式有：计算机系统直接利用、提供储存载体的拷贝、通讯传输和网络服务等。基本方式基本方式电子化方式电子化方式物业档案物业档案信息信息数字化数字化 将现有的纸质档案，通过扫描、数码相机等技术手转化为电子