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文档简介

1、WORD格式档案管理制度第一条、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、 归档程序和方法，确保公司方案的完整性、 准确性和系统性。 提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。第二条、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。第三条、术语和定义一、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中直接形成的对企业有保存价值的各种文字、 图表、账册、凭证、报表、影音文件、荣誉失误、证件等不同形式的历史记录。二、档案管理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。第四条、职责一、办公室1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并

2、负责督促直到各部门档案管理；2、建立健全公司档案管理制度，直到、监督和检查执行情况；3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4、负责公司方案的利用和销毁管理，监控档案利用与销毁的全过程，确保公司档案的安全；专业资料整理5、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。二、其他各部门相关人员1、向办公室移交合同或文件资料的原件或复印件，影音文件提供备份文件；2、负责本部门文件资料、合同复印件、影音文件的收集、标识、储存、保管、归档；3、财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料。第五条、工作程序一、档案资料的收集各部门有需要归档保管的文件、资料、影音文件等，自行整理好后移交办公室档

3、案管理人员， 由办公室档案管理人员统一编号归档存放保管，并做好档案保管登记工作，以便后期调阅或借用。二、档案资料的借阅各部门需要借阅档案室资料， 必须填写档案借阅登记表， 涉密档案借阅必须填写档案借阅表， 经总经理签字批准方可借阅， 借阅文件必须在约定时间内归还，并填写归还登记表。如不能按期归还，必须办理续借手续。三、档案资料的归档要求1、归档的文件资料必须完整、准确；2、一般资料归档必须有原件；3、影音文件归档必须记录时间、地点、主要人物、背景、摄录者；4、各种失误档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档；四、归档文件的等级划分及保管期限1、一级机密文件：公司各项规章

4、制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策、单位往来发文、人事方面的各种文件、公司内部任免奖励、处罚等文件资料，财务报表、账册、资产核算、合同及司法文书等文件；以上文件保管期限为永久保管；2、二级重要文件：会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方案、形象展示、涉及工程项目的文件等，以上文件保管期限为五年以上；3、三级普通文件： 员工考勤，资料首发，仓库材料进出登记、 核算、保管，费用申请表、办公用品管理等，以上文件保管期限为三年。五、档案编号档案管理统一编号方式如下：部门名称缩写+年月日 +序列号。案例：财务部存档文件，CW2019101101。附件一：档案管理登记目录序号档案

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