文员培训课程3-流程1

1、 文員培訓文員培訓企劃中心人資制作(3)企劃中心人資管理馬俊制作企劃中心人資管理馬俊制作企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作講授大綱講授大綱v辦法學習(三) vI GE-MR2-001 新產品開發管理辦法新產品開發管理辦法I GE-MS2-001 客戶管理作業辦法客戶管理作業辦法I GE-MS2-002 訂單管理作業辦法訂單管理作業辦法I GE-MQ2-001 品質管理作業辦法品質管理作業辦法I GE-MQ2-002 量測統計管理辦法量測統計管理辦法v表單流程學習(一) 企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作文件編號： I GE-MR2-001 新產品開發管理辦法新產品開發管理辦法 I

2、GE-MR2-001 新產品開發管理辦法新產品開發管理辦法企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作I GE-MS2-001 客戶管理作業辦法客戶管理作業辦法企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作I GE-MS2-002 訂單管理作業辦法訂單管理作業辦法企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作vI GE-MQ2-001 品質管理作業辦法品質管理作業辦法企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作I GE-MQ2-002 量測統計管理辦法量測統計管理辦法企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作表單記錄表單記錄管制管制v1 1 各項表單均應盡量詳實填寫，送經審核之表單各項表單均應盡量詳實填寫，送經審核

3、之表單不不准以鉛筆書寫准以鉛筆書寫，表單填寫後尚須修改時，若該項修改，表單填寫後尚須修改時，若該項修改會改變該表單之原意時，修改人員須在會改變該表單之原意時，修改人員須在修改處簽章加修改處簽章加日期日期以示負責。以示負責。v2 2 凡經最終核准後之表單若再修改均須由凡經最終核准後之表單若再修改均須由最終核准最終核准人員修改人員修改，其他人員禁止修改，否則一律記過處分。，其他人員禁止修改，否則一律記過處分。v3 3 表單若具有多行，填寫後後面有多行空白時，應表單若具有多行，填寫後後面有多行空白時，應將空白行將空白行劃除劃除或在第一空白行上填寫或在第一空白行上填寫以下空白以下空白才才可往上呈核。可

4、往上呈核。 企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作表單傳遞等基本作業流程表單傳遞等基本作業流程2. 記錄之記錄之鑒別、建檔、索引鑒別、建檔、索引：列入表單：列入表單記錄一覽表之表單記錄保存時，應與非記錄一覽表之表單記錄保存時，應與非管制性記錄予以隔開以之識別，另建檔、管制性記錄予以隔開以之識別，另建檔、儲存時應有適當的歸檔方式，且利用儲存時應有適當的歸檔方式，且利用索索引引(必要時必要時)方式，以方式，以方便記錄之取閱方便記錄之取閱。3. 記錄之記錄之保存與維護保存與維護：記錄保存單位在：記錄保存單位在保存資料時，應考慮儲放環境，以防止保存資料時，應考慮儲放環境，以防止資料記錄的變質，確保資

5、料被安全停放。資料記錄的變質，確保資料被安全停放。企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作表單傳遞等基本作業流程表單傳遞等基本作業流程3. 記錄之廢棄：記錄超過保存期限者應填寫記錄之廢棄：記錄超過保存期限者應填寫文件報廢申請表文件報廢申請表呈企劃中心呈企劃中心文件管理文件管理轉總經理核准後，由企劃中心轉總經理核准後，由企劃中心文件管理文件管理統統一集中報廢，留存一集中報廢，留存文件報廢申請表文件報廢申請表以資備以資備查。查。4.資料保存期限與保管單位如資料保存期限與保管單位如表單記錄一覽表單記錄一覽表表其保存期限之訂定應考慮產品之追溯性再其保存期限之訂定應考慮產品之追溯性再加上安全期限，若客戶

6、有特別要求者，應符合加上安全期限，若客戶有特別要求者，應符合客戶之要求。客戶之要求。 4.1未列管之表單其保存期限為未列管之表單其保存期限為三個月三個月。 企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作表單傳遞等基本作業流程表單傳遞等基本作業流程5.表單記錄一覽表表單記錄一覽表應在建立後，應在建立後， 由企劃中心由企劃中心文件管理文件管理比照制比照制度文件予以發行，並進行管制。度文件予以發行，並進行管制。文管中心未列管的表單文管中心未列管的表單,分別由各分別由各使用部門列入使用部門列入表單記錄一覽表表單記錄一覽表企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作表單傳遞等基本作業流程表單傳遞等基本作業流程品質

7、反饋報告單品質反饋報告單不良品處理報告單不良品處理報告單退貨退貨產品處理報告單產品處理報告單客戶抱怨處理表客戶抱怨處理表 品質異常專題會議記錄表品質異常專題會議記錄表聯絡書聯絡書企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作 1. 改善部門無異議時改善部門無異議時:開立部門開立部門 品保部編號備案品保部編號備案 交回開立交回開立部門部門 送改善部門改善送改善部門改善 送品質改善委送品質改善委員會審查改善效果員會審查改善效果 交回改善部門交回改善部門 送送開立部門開立部門追蹤確認追蹤確認 送品保部存檔消案送品保部存檔消案，Copy一份給開立部門一份給改善部門一份給開立部門一份給改善部門.品質反饋報告單

8、品質反饋報告單 使用流程使用流程企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作品質反饋報告單品質反饋報告單使用流程使用流程 2.當改善部門有異議時：當改善部門有異議時： 開立部門開立部門品保部編號備案品保部編號備案交回開立部門交回開立部門送改善部門改善送改善部門改善 有異議退回開立部門有異議退回開立部門送企劃中心查核送企劃中心查核 送品質改善委員會裁決送品質改善委員會裁決送回開立部門送回開立部門 送改善部門改善送改善部門改善送品質改善委員會審查送品質改善委員會審查交回改善部門交回改善部門送開立部門追蹤確認送開立部門追蹤確認 送品保部存檔消案送品保部存檔消案，Copy一份給開立部門一份給改善部門。一份

9、給開立部門一份給改善部門。若經企劃中心調查認為不符，品質改善委員會若經企劃中心調查認為不符，品質改善委員會判取消時，直接由改善委員會交品保部消案，判取消時，直接由改善委員會交品保部消案，品保部品保部Copy一份給開立部門一份給開立部門.企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作 主主 任任 委委 員：員： 總經理總經理 謝清泉。謝清泉。 副主任委員：副主任委員： 副總謝阿田及協理。副總謝阿田及協理。 委委 員：員： 各部經理各部經理 、專員、專員( (理級理級) )、 副理、副理、 品管課長。品管課長。品質改善委員會人員組成：品質改善委員會人員組成：企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作 改善

10、部門接到改善部門接到 退貨退貨 抱怨抱怨 不良不良 反饋單反饋單 后，由課長交給改善班，組，后，由課長交給改善班，組，由改善班，組召集相關改善人員或本組人由改善班，組召集相關改善人員或本組人員開會檢討原因，提出改善措施與再發防員開會檢討原因，提出改善措施與再發防止對策，並作出止對策，並作出品質異常專題會議記錄品質異常專題會議記錄表表 , , 要求異常表單在呈品質改善委員要求異常表單在呈品質改善委員會時同時附上部門所做的會時同時附上部門所做的品質異常專題品質異常專題會議記錄表會議記錄表 . .品質異常專題會議記錄表品質異常專題會議記錄表 使用原則使用原則企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作

11、特殊特殊: : 開發工程處開發工程處品質反饋報告單品質反饋報告單 1. 1.模具製造各部接到設計各部之圖面有錯誤時模具製造各部接到設計各部之圖面有錯誤時,2.,2.模具製程中下模具製程中下一制程若發現上一制程所交來的半成品有異常時，一制程若發現上一制程所交來的半成品有異常時，3. 3. 理級以上幹理級以上幹部在檢查模具或半成品時，若發現檢驗報告異常，或成品，半成部在檢查模具或半成品時，若發現檢驗報告異常，或成品，半成品異常或工作中的操作方式異常時，均可由發現人員開立品異常或工作中的操作方式異常時，均可由發現人員開立 要求其改善，要求其改善，可不作可不作品質異常專題會議記錄表品質異常專題會議記錄

12、表。 2. 2.開立單位均只須課級開立單位均只須課級( (含含) )以上幹部核准即可以上幹部核准即可，異常單位之組，異常單位之組課級幹部須在要求的處理期限內完成矯正作業，並填立原因分析，課級幹部須在要求的處理期限內完成矯正作業，並填立原因分析，改善及防止對策，及處理執行記錄，經經副理以上核准後交原開改善及防止對策，及處理執行記錄，經經副理以上核准後交原開單人員簽認單人員簽認( (在發現部門主管欄內在發現部門主管欄內) )後才算正式結案。後才算正式結案。 3. 3.經結案之經結案之統一交由開發工程處主管所指統一交由開發工程處主管所指定之文員統一保管，同時將定之文員統一保管，同時將品質反饋報告單品

13、質反饋報告單複印一份給品保複印一份給品保各部存檔。各部存檔。企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作 使用流程使用流程發現部門發現部門 品保部品保部 改善部門改善部門 改善委員會改善委員會 處理部處理部 門門 生產二部生產二部(生管生管) 品保部品保部 制程制程, ,加工加工, ,或終檢過程中由發現部門或品保填寫或終檢過程中由發現部門或品保填寫不良品不良品處理報告單處理報告單，由品保部填寫，由品保部填寫不良品處理意見不良品處理意見, ,及判定改善部及判定改善部門門, ,再到改善部門填寫再到改善部門填寫原因分析原因分析與與改善與防止對策改善與防止對策, , 品質改善委品質改善委員會判定後交改善部

14、門及由生管交處理部門執行。不良品處理員會判定後交改善部門及由生管交處理部門執行。不良品處理需由生管或處理部門在需由生管或處理部門在不良品處理報告單不良品處理報告單中填寫中填寫“處置狀處置狀況況”及及“處理執行記錄處理執行記錄”. . 生管處理完畢，把生管處理完畢，把不良品處理報不良品處理報告單告單交品管存檔交品管存檔. . 品管在必要時將品管在必要時將不良品處理報告單不良品處理報告單印印發改善部門發改善部門. .企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作v業務填寫處理單給品保部由品業務填寫處理單給品保部由品保部作出分析後，發改善部門改保部作出分析後，發改善部門改善。善。v改善部門接到客戶退貨與抱

15、怨改善部門接到客戶退貨與抱怨處理單後，並作出處理單後，並作出品質異常專品質異常專題會議記錄表題會議記錄表 v改善部門正改善部門正. .副課長審查改善方副課長審查改善方案，再發防止的可行性並對其進案，再發防止的可行性並對其進行追蹤行追蹤v部門副理或經理對品質改善作部門副理或經理對品質改善作指導。指導。 客戶退貨與客戶抱怨由業務填寫處理單客戶退貨與客戶抱怨由業務填寫處理單 企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作 使用流程使用流程 流程流程: :業務業務 品保部品保部 改善部門改善部門 生管生管/ /處理部門處理部門 品保部品保部 品質改善委員會品質改善委員會 品保部品保部 1 1. .業務接客戶

16、退貨單後複印一份給生管課並填寫業務接客戶退貨單後複印一份給生管課並填寫給品保部給品保部, ,且在報告單上注明退貨原因且在報告單上注明退貨原因, ,料號料號, ,數量數量, ,交交貨日期等相關資料貨日期等相關資料, ,品保部接到報告單后品保部接到報告單后, ,查明退貨原因及提出處查明退貨原因及提出處理意見理意見. . 2.依品保部處理意見先行處理依品保部處理意見先行處理, ,依處理結果判改善部門依處理結果判改善部門, ,若無若無 異異議則由改善部門負責改善議則由改善部門負責改善, ,填寫改善與防止對策等填寫改善與防止對策等, ,若有異議時則若有異議時則品保部將全部單據移交品保部將全部單據移交企劃

17、中心企劃中心, ,經企劃中心查核做成責任區分經企劃中心查核做成責任區分建議後返回建議後返回, ,由品質改善委員會裁決由品質改善委員會裁決. . 3.改善部門應在指定時間內完成改善及防止對策改善部門應在指定時間內完成改善及防止對策, ,並在處理報並在處理報告單上簽章告單上簽章. .企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作4. 4.處理部門處理部門, ,生管依據批示要求記錄生管依據批示要求記錄執行情況執行情況, ,處理結果處理結果, , 退貨不良品之退貨不良品之處理需由生管或處理部門在處理需由生管或處理部門在中報廢中報廢, ,重工重工, ,全全檢檢, ,返電數量返電數量. .5. 5.品保部對改善

18、結果進行追蹤品保部對改善結果進行追蹤, ,且進且進行責任判定行責任判定, ,並將處理結果轉告業務並將處理結果轉告業務, ,以知會客戶以知會客戶. . 使用流程使用流程企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作 使用流程使用流程 流程流程:業務業務品保部品保部改善部門改善部門生管生管/處理處理部門部門品保部品保部品質改善委員會品質改善委員會品保部品保部 業務受理客戶抱怨後業務受理客戶抱怨後,填寫填寫轉交轉交品保部品保部.品保部接到處理表後品保部接到處理表後,即時處理即時處理,對抱怨內容進行對抱怨內容進行調查分析調查分析,得出結論意見得出結論意見,劃分劃分改善部門改善部門,提出提出處理部門處理部門,

19、若若無異議則轉入無異議則轉入改善部門改善部門,若有異議若有異議,則返回品質保証部則返回品質保証部,由由品質保証部將全案移交品質保証部將全案移交企劃中心企劃中心,由企劃中心將全案做成由企劃中心將全案做成責任區分建議後責任區分建議後,再回品保部再回品保部,由品保部轉到品質改善委員由品保部轉到品質改善委員會批示會批示. 企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作 由改善部門填寫改善及防止對策由改善部門填寫改善及防止對策,並改善之並改善之,改善部門改善部門應在指定時間內完成改善及防止處理措施後應在指定時間內完成改善及防止處理措施後,在在上簽章連同抱怨單上要求的資料一起再交上簽章連同抱怨單上要求的資料一起

20、再交品保部進行追蹤管制品保部進行追蹤管制.品質保証部應依抱怨處理表品質保証部應依抱怨處理表,對改對改善部門進行追蹤善部門進行追蹤,查看完成情況查看完成情況. 處理部門、生管依據批示要求記錄執行情況處理部門、生管依據批示要求記錄執行情況, 及及“處理執行記錄處理執行記錄”欄寫明其數量欄寫明其數量(含不良品無法重工報含不良品無法重工報廢數量廢數量) . 業務部在品質保証部完成表單全流程后業務部在品質保証部完成表單全流程后,所交回之影所交回之影印件初步回複客戶印件初步回複客戶,並于品質保証處于各項改善作業完成並于品質保証處于各項改善作業完成后進行追蹤確認後之影印件之抱怨處理表及時回覆客戶后進行追蹤確

21、認後之影印件之抱怨處理表及時回覆客戶.客戶抱怨處理表客戶抱怨處理表 企劃中心人資馬俊制作企劃中心人資馬俊制作聯絡書使用規定聯絡書使用規定 使用規則：使用規則： 擬定：聯絡書由發文單位擬定，把事由書寫清楚，經發文擬定：聯絡書由發文單位擬定，把事由書寫清楚，經發文單單 位主管審核，位主管審核，(課對課時課對課時)或部門經理核准或部門經理核准(部對部時部對部時)後後 發至受文單位。發至受文單位。 經辦：為發文單位文員或當事人。經辦：為發文單位文員或當事人。 審核：為發文單位主管。審核：為發文單位主管。 核准：按核決權限執行。核准：按核決權限執行。 傳遞：聯絡書由發文單位送至受文單位。傳遞：聯絡書由發文單位送至受文單位。 回饋：受文單位若同意聯絡書之事由的內容則由受文單位回饋：受文單位若同意聯絡書之事由的內容則由受文單位主主 管在簽收欄內管在簽收欄內 簽名；若有異常則退回發文單位再經簽名；若有異常則退回發文單位再經上上 一級主管裁定。通常課級聯絡由課一級主管裁定。通常課級聯絡由課(副課副課)長核准，長核准，部部 級聯絡由副理核准，廠部聯絡由經理核准。級聯絡由副理核准，廠部聯絡由經理核准。 保存保存 : 聯絡書發文單位必須存底備查。聯絡書發文單位必須存底備查。 受文單位工作完成後聯絡書須保留備查。受文單位工作完成後聯絡書須保留備查。 保留期為半年。保留期為半年。企劃中