赠品3电脑综合应用技巧第章office2010办公

1、Word 是重要的文字处理和排版工具，它在文字处理方面具有巨大的优势和广泛应用。本节将介绍一些 Word 2010 的应用技巧，以提高用户的 Word 文档编辑能力。1例使用格式刷文本格式格式刷是一种快速应用格式的工具，能够将某文本对象的格式到另一个对象上，从而避免重复设置格式的麻烦。使用格式刷的方法如下。将光标到已设置好格式的文本中，切换到“开始”选项卡，单击“剪贴板”组中的“格式刷”按钮。此时鼠标指针呈刷子形状，按住鼠标左键拖动鼠标选中需要鼠标左键即可。格式的文本，或在需要格式的段落中单击提示：当需要将一种格式到多个文本对象时，需要连续使用格式刷，此时可双击“格式刷”按钮，这样即可连续多次

2、使用格式刷格式。3.1 Word 应用技巧例 2保存所有文档在打开了多个 Word 文件的情况下，依次保存每个文档比较繁琐。我们可以下。直接保存所有文档，具体操作如切换到“文件”选项卡，单击“选项”按钮。弹出“Word 选项”框，切换到“自定义功能区”选项卡，在“从下列位置选择命令”下拉框里面选择“不在功能区中令”选项，并在命令列表中找到“全部保存”项，单击“添加”按钮，然后单击“确定”按钮。3例让重要文本突出显示Word中提供了“突出显示”功能，通过该功能可以对文档中的重要文本进行标记，具体操作步骤如下。选中要设置突出显示的文本，切换到“开始”选项卡，在“字体”组中单击“突出显示”按钮右侧的

3、下拉按钮。Office 20106903办公技巧在弹出的下拉列表中，将鼠标指针指向某种颜色时，可以预览效果，单击某种颜色，即可将其应用到所选文本上。例 4 让文档在英文单词中间自动换行在编辑文档的过程中，若输入一段英文字母，当前一行不能完全显示英文字母时会自动跳转到下一行，而前一行文 字的间距就会很宽，从而影响了文档的美观。针对这样的情况，可通过设置让英文单词在中间换行。在需要设置的段落中单击鼠标右键，选择“段落”命令。弹出“段落”框，切换到“中文版式”选项卡，在“换行”选项组中勾选“允许西文在单词中间换行”复选框，提示：设置突出显示后若要取消该效果，可选中设置了突出显示的文本，然后在“字体”

4、组中单击“突出显示”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“无颜色”选项即可。然后单击“确定”按钮即可。5例改变Word 的默认字体格式Word 文档默认的中文字体格式是宋体，字号为“五号”。用户可以通过设置将默认字体格式改为需要的字体和字号。 具体操作方法如下。切换到“开始”选项卡，单击“字体”组中的“功能扩展”按钮。在弹出的“字体”框中分别设置“中文字体”、“西文字体”和“字号”等，完成后单击为默认值”按钮即可。框左下角的“设Office 20107103办公技巧例 6 使文档分栏排版并添加分隔线在文档排版中，分栏排版是一种常用的排版方式，在Word 中可以方便地进行分栏排版，方法如下

5、选中要设置分栏排版的内容，切换到“页面布局”选项卡，单击“页面设置”组中的“分栏”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“分栏”选项。弹出“分栏”框，在“栏数”微调框中输入栏数，然后勾选“分隔线”复选框，单击“确定”按钮即可。7例设置特殊项目符号图标系统提供的项目符号样式是有限的，如果用户在使用项 目符号时需要用到其他的符号，可以按照以下步骤操作。在“开始”选项卡的“段落”组中，单击“项目符号”下拉按钮，在弹出的列表中选择“定义新项目符号”选项。在弹出的“定义新项目符号”中单击“符号”按钮。弹出“符号”框，在该框中选择合适的符号，然后单击“确定”按钮关闭框，返回文档即可。例 8 让列表以指定的值重新

6、开始编号使用编号可以自动为段落添加序号，由于一些稿件的起 始内容紧接着其他文档，所以其起始值并不是“1”，遇到这种情况，需要更改编号起始值。设置编号起始值的操作步骤如下。弹出“起始编号”框，单击“开始新列表”单选项，在“值设置为”微调框中设置编号起始值，但后单击“确定”按钮即可。Office 20107303办公技巧例 9 制作图片边缘发光效果为图片边缘制作发光效果，可以让图片更美观，为图片制作边缘发光效果的方法如下。双击图片，切换到“格式”选项卡，在“图片样式” 组中单击“图片效果”下拉按钮。在弹出的列表中选择“发光”选项，在弹出列表中选择一种发光样式即可。例 10 为图片设置阴影效果为图片

7、设置阴影效果，可以让文档更具立体感，为图片设置阴影效果的方法如下。双击图片，切换到“格式”选项卡，单击“图片样式”组中的“图片效果”下拉按钮，在弹出的列表中选择“阴影”选项，在弹出的列表中选择一种阴影样式即可。例 11 为图片设置倒影效果使用图片效果中的“映像”功能可以为图片制作倒影效果，具体方法如下。双击图片，切换到“格式”选项卡，单击“图片样式”组中的“图片效果”下拉按钮，在弹出的列表中选择“映像”选项，在弹出的列表中选择一种映像样式即可。Office 20107503办公技巧例 12 怎样绘制斜线表头有的表格需要制作斜线表头，Word 中可以很方便地完成该任务，具体操作方法如下。将光标到

8、“设计”选项卡。到需要绘制斜线表头的单元格中，切换在“表格样式”组中单击“边框”下拉按钮，在弹出的列表中单击“斜下框线” 命令即可。例 13 新建并应用段落样式对于长文档的编辑，如果对每个段落都单独设置样式， 将非常费时，用户可以先创建好段落样式。然后在输入文本时直接应用即可，方法如下。在“开始”选项卡的“样式”组中单击“功能扩展” 按钮，打开“样式”窗格，单击窗格下方的“新建样式”按钮。弹出“根据格式设置创建新样式”框，在“属性”栏中设置样式名称等信息，在“格式”栏中为新建样式设置字体、字号等格式。单击左下角的“格式”按钮，在弹出的菜单中可以对字体、段落、项目符号、边框底纹等进行更详细的设置

9、，设置完成后单击“确定”按钮。在“样式”窗格中将出现我们新建的样式，将光标到需要设置的段落中，然后在样式列表中单击样式名称即可将设置好的样式应用到段落中。例 14 设置每页固定表头将光标在表格栏题行中，切换到“布局”选项卡。Office 20107703办公技巧单击“数据”组中的“重复标题行”按钮即可。例 15快速提取文档目录对于长文档，手工制作目录非常麻烦，只要掌握了 Word 集成的目录制作功能，就可以在瞬间完成这项任务。快速制作目录的操作步骤如下。在编辑文档时需先对各个标题段落应用对应级别的标题样式，如“标题 1”、“标题 2”等。文档制作完成后，将光标在该文档中需要目录的位置，切换到“

10、”选项卡，单击“目录”组中的“目录”下拉按钮，在弹出的列表中选择“目录”命令。弹出“目录”框，在“显示级别”栏中设置要提取的标题级别，然后单击“确定”按钮即可。例 16修改与删除段落样式修改或删除自定义段落样式的方法如下。切换到“开始”选项卡，在“样式”组中单击“功能扩展”按钮，打开“样式”窗格。右键单击需要修改的样式，在弹出的菜单中选择“修改”命令。打开“修改样式”框，在该框中设置需要修改的参数，然后单击“确定”按钮即可。如果要删除某个样式，则在“样式”窗格中右键单击要删除的样式，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令即可。例 17 使用Word 自带的封面在编辑或报告等文档时，为了使文档更加完

11、整，可Office 201079提示：在“样式”窗格中，带 或 符号的样式为内置样式， 内置样式无法删除。此外，若单击“选项”，可在弹出的“样式窗格选项”框中设置样式的显示方式及排序方式。03办公技巧在文档中封面。Word 2010 提供了一个封面样式库，用户可直接使用，具体操作步骤如下。将光标点在文档的任意位置，切换到“插入”选项卡，单击“页”组中的“封面”按钮，在弹出的列表中选择封面样式。所选样式的封面将自动到文档首页，此时用户只需在提示输入信息的相应位置输入相关内容即可。例 18 为文档添加批注审阅他人文档时，可以使用批注的方法，使作者可以清楚的看到审阅者的意见和评论，具体操作方法如下。

12、选中要添加批注的文本，切换到“审阅”选项卡，然后单击“批中的“新建批注”按钮。此时会在文档窗口右侧出现批注，在其中输入80提示：如果需要删除已的封面，可以切换到“”选项卡，单击“页”组中的“封面”按钮，在弹出的列表中选择“删除当前封面”命令即可。批注内容即可。例 19 使用修订功能修改文档审阅他人文档时，可以采用修订的方法修改文档中的不 妥之处，这样可以让作者清楚的看到修改了哪些内容。具体操作步骤如下。切换到“审阅”选项卡，然后单击“修订”组中的“修订”按钮 ,进入修订状态。在需要进行修改的文本中进行正常的修改操作，此时被修改的内容就会被用红色标记出来。如果要修订状态，则再次单击“修订”按钮即

13、可。Office 20108103办公技巧例 20 接受与拒绝修订文档被修订后，修订部分会以红色显示，若要采用修改后的内容，可以接受修订，其操作方法为：右键单击订修的内容，在弹出的快捷菜单中单击“接受修订”命令即可。此外，如果对修订的内容不满意，可以拒绝修订，其操作方法为：右键单击订修的内容，在弹出的快捷菜单中单击“拒绝修订”命令即可。例 21 设置页面颜色页面颜色是指文档背景的颜色，用于渲染文档。设置页面颜色的具体操作方法如下：切换到“页面布局”选项卡， 单击“页面背景”组中的“页面颜色”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择某种颜色即可。82例 22 设置页面的版心大小文档的版心是指文档正文部分

14、的页面空间，在设置好页 面大小后可以通过设置页边距来设置页面的版心大小，方法 如下。切换到“页面布局”选项卡，单击“页面设置”组中的“页边距”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中单击“自定义边距”命令。弹出“页面设置”框，在“页边距”栏中的上、下、左、右文本框中输入边距值，然后单击“确定”按钮即可。例 23设置页面颜色的渐变效果设置页面背景时，可以对页面颜色设置渐变效果，增加页面的美化效果。具体操作步骤如下。Office 201083提示：若在“多页”下拉列表中选择“普通”选项，则是对文档的单页进行页边距设置，若选择“对称页边距”选项，则是以对页的方式设置页边距，该选项通常用于书籍排版中。03办公技巧

15、切换到“页面布局”选项卡，单击“页面背景”组中的“页面颜色”下拉按钮，在弹出的列表中选择“填充效果”选项。弹出“填充效果”框，在“渐变”选项卡中单击“颜色”栏中的“双色”单选项，然后在“颜色 1”和“颜色 2”下拉列表框中选择不同的颜色。在“底纹样式”栏中选择渐变方向，然后单击“确定”按钮即可。例 24 为文档添加水印效果水印是指将文本或图片以水印的方式设置为页面背景。 文字水印多用于说明文件的属性，如一些重要文档中都带有“文件”字样的水印。图片水印大多用于修饰文档，如一些杂志的页面背景通常为一些淡化后的图片。对文档添加 水印的具体操作步骤如下。切换到“页面布局”选项卡，单击“页面背景”组84

16、中的“水印”下拉按钮，在弹出的菜单中单击“自定义水印”命令。弹出“水印”框，选择“文字水印”单选项，然后根据需要设置其文字、字体、文本颜色以及版式等效果，设置后单击“确定”按钮即可。例 25 设置奇偶页不同的页眉和页脚在对页排版的文档中，往往需要对奇数页和偶数页设置 不同的页眉和页脚。具体操作方法如下。双击页眉或页脚位置，进入页眉/页脚编辑状态，在“设计”选项卡的“选项”组中勾选“奇偶页不同”复选框。设置完成后即可分别对奇数页与偶数页的页眉和页脚进行编辑，编辑完成后单击“关闭”按钮即可。Office 20108503办公技巧例 26 删除页眉中的横线在编辑页眉时，在页眉处会出现一条黑色的横线。

17、通常我们不需要这条横线，删除该横线的方法如下。在“开始”选项卡的“样式”组中单击“功能扩展” 按钮，打开“样式”窗格。在样式列表中找到“页眉”样式，使用鼠标右键单击该样式，从弹出的下拉菜单中选择“修改”命令。在打开的“修改样式”框中，单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“边框”命令。在打开“边框和底纹”框中切换到“边框”选项卡，单击“设置”中的“无”选项，设置完成后依次单击“确定”按钮即可。86提示：勾选“首页不同”复选框，可以对文档的第一页单独设置页眉和页脚。Excel 是一款专业的电子表格制作软件，主要用于处理和分析数据，还可以创建报表和图表。本节将介绍2010 的相关操作技巧。Excel

18、例更改工作表的1颜色当工作簿中有多个工作表时，除了通过工作表名称进行区分，我们还可以通过设置不同的作如下。颜色来区别，具体操在 Excel 窗口中使用鼠标右键单击需要更改颜色的工作表令。，在弹出的快捷菜单中单击“工作表颜色”命在展开的颜色面板中选择需要的颜色选项。2例同时查看多个工作簿的内容即使在计算机中打开了多个工作簿文档，Excel 2010 默认也只显示一个工作簿窗口，如果需要同时查看多个工作簿Office 20108703办公技巧3.2 Excel 应用技巧的内容，可通过下面的方法实现。在 Excel 窗口中切换到“视图”选项卡，在“窗口” 组中单击“全部重排”按钮。弹出“重排窗口”单

19、击“确定”按钮即可。框，选择需要的排列方式，例 3 让输入的数字自动保留 2 位小数在 Excel 表格中输入数据时，如果希望输入的数据自动保留 2 位小数，可通过下面的方法实现。选中需要设置数据格式的单元格或区域，在“开始” 选项卡的“数字”组中，单击右下角的“扩展功能”按钮。弹出“设置单元格格式”框，在“分类”列表框中选择“数值”选项，在右侧“小数位数”微调框中将值设为“2”，然后单击“确定”按钮。88返回工作表，在所选单元格区域中输入数据，确认后即可看到自动保留 2 位小数位数后的效果了。4例让标题行和列在滚动时始终显示当工作表中的内容不能一页显示完全时，为了让表格的标题栏显示在每一页上

20、，可以对工作表进行冻结，从而保证在拖动工作表滚动条时始终看到表格的标题栏，操作如下。在需要冻结的工作表中切换到“视图”选项卡，单击“窗口”组中的“冻结窗格”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择需要的冻结方式。在返回的工作表中拖动滚动条，即可看到冻结后的效果，本例为冻结首行后的效果。冻结窗格后，在“视图”选项卡中单击“窗口”组中的“冻结窗格”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中单击“取消冻结窗格”命令，即可取消冻结窗格。5例快速输入大写值在 Excel 中输入数据时，如果遇到需要输入大写数值的情况，即大写中文数字，可通过下面的方法实现。Office 20108903办公技巧在单元格中输入需要转换的要转换成大

21、写中文数字的单元格。数字，然后选中在“开始”选项卡的“数字”组中，单击右下角的扩展按钮。弹出“设置单元格格式”框，切换到“特殊”，在右侧选择“中文大写数字”选项，然后单击“确定”按钮即可。例 6 在某列数值前加上相同的数值用户可以通过粘贴的方式为某一列或者一行中的数据同时加上相同的数值。下面以为工作表中“B1:B7”单元格区域中的所有数值加上“10”为例，具体操作方法如下。在某个单元格中输入要添加的值，本例输入“10”，接着按下“Ctrl+C”组合键数据。选中“B1:B7”单元格区域，接着在“开始”选项卡中单击“粘贴”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“选择性粘贴”命令。90弹出“选择性粘贴”框

22、，在“运算”栏中单击“加”单选项，单击“确定”按钮。返回工作表，即可看到“B1:B7”单元格区域中的所有数据加上“10”后的结果了。例 7 利用“填充柄”快速输入相同数据在选择单元格或单元格区域后，所选对象四周会出现一 个黑色边框的选区，该选区的右下角会出现一个填充柄，光标移至其上时会变为 形状，此时用鼠标左键拖动控制柄即可在拖动经过的单元格区域中快速填充相应的数据。Office 20109103办公技巧例 8 输入号码在单元格中输入超过 11 位的数字时，Excel 2010 会自动使用科学计数法来显示该数字，例如在单元格中输入了数 字“51357924101 ”，该数字将显示为“5.135

23、79E+12”。如果要在单元格中输入 15 位或 18 位的号码，需要先将这些单元格的数字格式设置为文本格式。设置方法为：选中要输入号码的单元格或单元格区域，在“开始”选项卡的“数字”组中，在“数字格式”下拉列表中单击“文本”选项即可。例 9 输入以“0”开头的数字编号默认情况下，在单元格中输入“0”开头的数字时，Excel 会把它识别成纯数字，而直接省略掉前面的“0”。例如，在单元格中输入序号“00001”时，Excel 会自动将它转换为“1”。如果想在单元格中输入以“0”开头的编号，需要先将这些单元格的数字格式设置为文本格式，或者在输入编号前先输入一个英文状态下的单引号（），然后再输入数字

24、即可。例 10 快速输入序列数据通过填充柄可以快速输入序列，以输入“2、5、8、11” 格式的等差序列为例，在“B2:B3”单元格区域中分别输入“2”和“5”，接着选中该区域，使用填充柄功能往下拖至92提示：在输入数字前先输入一个英文状态下的单引号（），再在单引号后面输入数字，这样也可以在单元格中输入 15 位或 18位的号码。所需单元格，然后松开鼠标左键即可。例 11 通过框输入序列数据除了使用填充柄输入序列数据外，我们还可以通过“序框来创建序列数据，这种方法只需输入第一个数据列”便可达到快速输入有序列数据的目的，操作方法如下。在单元格中输入等差序列的起始数据，如“2”，然后选中需要输入等差

25、序列的单元格区域。在“开始”选项卡的“编辑”组中，单击“填充” 下拉按钮，在弹出的下拉菜单中单击“序列”命令。弹出“序列”框，在“序列产生在”栏中选择序列方向，在“类型”栏中选择序列类型，在“步长值”数值框中输入步长值，然后单击“确定”按钮即可。Office 20109303办公技巧例 12 为数据输入设置下拉选择列表通过设置下拉选择列表，可以在输入数据时快速选择设 置好的单元格内容，提高工作效率，具体操作如下。选中需要建立自动选择列表的单元格区域。切换到“数据”选项卡，单击“数据工具”选项组中的“数据有效性”按钮，在弹出的下拉列表中选择“数据有效性”命令。弹出“数据有效性”框，在“设置”选项

26、卡中“允许”下拉列表中选择“序列”项，在“来源”文本框中输入供用户选择的序列，然后单击“确定”按钮。例 13 将表格行或列数据进行转置如果需要将表格中的行数据或列数据进行转置，即将行 变成列，列变成行，可通过下面的方法实现。选中需要进行转置的数据区域，进行操作。选中转置后数据存放的起始单元格。在“开始”选项卡“剪贴板”选项组中，单击“粘94贴”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“转置”命令即可。例 14 将工作表到其他工作簿在 Excel 应用中，有时需要将一个工作簿中的某张工作到其他工作簿中，此时可以通过下面的方法实现。打开需要操作的两个工作簿，使用鼠标右键单击需表要命令。的工作表，在弹出的快

27、捷菜单中单击“移动或”弹出“移动或工作表”框，单击“工作簿”下拉列表，选择目标工作簿，在下方的列表框中选择的工作表位置，勾选“建立副本”复选框，单击“确定”按钮。Office 20109503办公技巧例 15 使输入的负数自动以红色显示在 Excel 2010 中编辑和处理表格时，经常会遇到输入负数的情况，为了让输入的负数突出显示，我们可以通过设置数据格式让其自动以红色字体显示，具体操作如下。选中需要设置数据格式的单元格或区域，在“开始” 选项卡的“数字”组中，单击右下角的“扩展功能”按钮。弹出“设置单元格格式”框，在“分类”列表框中选择“数值”选项，在右侧的“负数”列表框中选择一种以红色显示

28、的负数样式，如“-1234.10”，单击“确定”按钮。例 16自动添加“￥”符号要在 Excel 2010 中输入带有货币符号“￥”的数字， 需要进行相应的设置，具体操作方法如下。选中需要添加货币符号单元格或区域，在“开始” 选项卡的“数字”组中，单击“数值格式”下拉列表框，在弹出的下拉列表中选择“货币”样式。返回工作表，即可看到所选单元格区域中的数据前自动添加了货币符号“￥”。96例 17 为工作表添加图片背景在 Excel 中，用户可以自备一些漂亮的图片，将其设置为工作表的背景，这样可以使工作表的背景效果更加美观。 在 Excel 2010 中设置工作表背景的具体操作步骤如下。打开需要编辑

29、的工作簿，切换到“页面布局”选项卡，单击“页面设置”组中的“背景”按钮。在弹出的“工作表背景”框中选择需要作为背景的图片，单击“”按钮即可。Office 20109703办公技巧例 18 突出显示符合特定条件的单元格在 Excel 2010 中，可以使用条件格式让符合特定条件的单元格数据以醒目的方式突出显示出来，以便于对工作表 数据进行更好地分析。选中需要突出显示符合指定条件的单元格区域。在“开始”选项卡的“样式”组中单击“条件格式” 下拉按钮，单击“突出显示单元格规则”选项，在展开的子菜单中单击“介于”命令。弹出“介于”框，设置条件格式范围和突出显示效果，单击“确定”按钮即可。例 19 突出

30、显示排名前几位的数据对数据量很大的表格进行处理分析时，查找排名前几位 的数据十分麻烦，此时可使用条件格式轻松解决。下面以突出显示排名前 3 为的学生成绩为例，具体操作如下。选中需要突出显示符合指定条件的单元格区域。在“开始”选项卡中单击“条件格式”下拉按钮，单击“项目选取规则”选项，在弹出的子菜单中单击“值最大的 10 项”命令。弹出“10 个最大的项”框，根据需要设置符合条件的单元格格式，单击“确定”按钮即可。98例 20 用不同颜色显示不同范围的值在 Excel 2010 中，可以应用“色阶”条件格式直观地掌握数据的整体分布情况。通过色阶可以在一个单元格区域 中显示双色渐变或三色渐变，颜色

31、的底纹表示单元格中的 值，并且渐变颜色能够智能地随数据值的大小而改变。在工作表中选中需要应用色阶样式的单元格区域。在“开始”选项卡中单击“条件格式”下拉按钮，在下拉列表中单击“色阶”选项，在弹出的子菜单中选择需要的色阶样式。返回工作表，可看到应用色阶样式后的单元格效果了。例 21 将某个范围内的数据筛选出来在 Excel 中，我们还可以只筛选某个范围内的所有数据。下面以筛选“期末 成绩”表中总成绩在 400-500 之间的所有数据为例，具体操作如下。Office 20109903办公技巧打开工作表，将鼠标光标到数据区域的任意单元格中，切换到“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“筛选”按钮。

32、单击“总成绩”列标题右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“数字筛选”选项，在弹出的级联菜单中单击“介于”命令。弹出“自定义自动筛选方式”框，设置条件为“大于 400”且“小于 500”，然后单击“确定”按钮即可。例 22 统计公司男/女员工的人数DCOUNT 函数用于统计列表或数据库中满足指定条件字段（列）中包含数字的单元格个数。DCOUNT 函的数的语法为：=DCOUNT（Database,field,Criteria），各参数的含义介绍如下。ËDatabase：构成列表或数据库的单元格区域，或单元格区称。Field：指定函数所使用的数据列。 Criteria：为一组包含给定条件

33、的单元格区域。下面以分别计算公司男员工和女员工的人数为例，具体ËË操作如下。 100 打开工作表，输入姓名、以及销售额等数据。选中“A12:E12”单元格区域，在其中输入与表格相同的列标题，在“A13”单元格中输入“男”，将其作为计算公司男员工数量的条件区域。选中“C14”单元格，在其中输入公式：=DCOUNT (A2:E10,3,A12:E13)，然后按下“Enter”键确认，得到公司的男员工数量。选中“A16:E16”单元格区域，在其中输入与表格相同的列标题，在“A17”单元格中输入“女”，将其作为计算公司女员工数量的条件区域。选中“C18”单元格，在其中输入公式：=D

34、COUNT(A 2:E10,5,A16:E17)，按下“Enter”键确认，得到公司的女员工数量。例 23统计满足特定条件的单元格个数如果需要计算区域中满足指定条件的单元格的个数，可 通过 COUNTIF 函数实现。COUNTIF 函数的语法为：=COUNTIF(range,criteria)，各参数的含义介绍如下。Office 201010103办公技巧Ë Range：需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。Ë Criteria：确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式、单元格或文本。下面以计算“语文”成绩小于COUNTIF 函数的使用方法。90的

35、人数为例，介绍打开需要计算的工作表，选中需要显示结果的单元格。在其中输入公式：=COUNTIF(B3:B13,"<90")，然后按下“Enter”键确认即可。例 24 统计某个值重复出现的次数如果需要计算某个值或字符重复出现的次数，可通过COUNTIF 函 数 实 现 。 COUNTIF函 数 的 语 法 为 ： =COUNTIF(range,criteria)，各参数的含义介绍如下。Ë Range：要对其进行计数的一个或多个单元格，其中包括数字或名称、数组或包含数字的。空值和文本值将被忽略。 102 Ë Criteria：用于定义将对哪些单元格进

36、行计数的数字、表达式、单元格或文本字符串。下面以计算成绩表中“92”分出现的次数为例，举例说明函数的使用方法。打开比赛成绩表，输入选手姓名、比赛成绩等相关数据。选中需要显示结果的单元格，在其中输入公式：=COUNTIF(B2:B7,"92")，然后按下“Enter”键确认，即可得到成绩“92”分的出现次数。例 25 按年限折旧费计算资产折旧值如果需要计算某项资产按年限总和折旧法计算的指定期间的折旧值，可通过“SYD”函数实现。SYD 函数的语法为：=SYD(cost,salvage,life,per)，其中各参数的含义介绍如下。ËËËË

37、;Cost：资产原值。Salvage：资产在折旧期末的价值。Life：折旧期限。Per：期间。Office 201010303办公技巧假设一项资产的原值为 30000 元，使用 10 年后，残值为 7500 元，下面计算第一年和第十年的折旧值。在“A2：A4”单元格区域中分别输入资产原值、资产残值和折旧期限。在单元格中输入公式：=SYD(A2,A3,A4,1)，按下“Enter”键确认，得到第一年的折旧值。在单元格中输入公式：=SYD(A2,A3,A4,10)，按下“Enter”键确认，得到第十年的折旧值。例 26 让文本数据按字母顺序排序在 Excel 中可以让表格中的文本数据按照字母顺序排

38、序，其中“升序”是指将文本内容按从 A 到 Z 的字母顺序进行排序，“降序”是指将文本内容按从 Z 到 A 的字母顺序进行排序。下面以将表格中的“学生姓名”列按字母进行升序排列为例，具体操作如下。将鼠标光标需要进行排序的列的任意单元格中，切换到“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“排序”按钮。弹出“排序”框，在列表框中将“主要关键字” 104 设为“学生姓名”，并设置好排序依据和次序，勾选“数据包含标题”复选框，单击“选项”按钮。在弹出的框中选择“字母排序”单选项，连续单击“确定”按钮保存设置即可。例 27 按多个条件排序数据的排序可以分为单条件排序和多条件排序。其中单条件排序是指依据某列

39、的数据规则对数据表进行排序操作， 如对文本、数字进行排序，多条件排序是指依据多列的数据规则以数据表进行排序操作。下面以同时对“实发金额”和“基本工资”列排序为例， 举例说明按多个条件排序的操作方法。将鼠标光标要排序的数据区域中，切换到“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“排序”按钮。弹出“排序”框，在列表框中将“主要关键字”设为“实发金额”，并设置好排序依据和次序，单击“添加条件”按钮。将“次要关键字”设置“基本工资”，并设置好排序依据和次序，单击“确定”按钮。Office 201010503办公技巧例将28 筛选结果显示到其他工作表中在进行数据筛选时，如果希望将筛选结果单独显示到其 他工

40、作表中，可以通过下面的方法来实现。在原工作表建立一个条件区域。切换到要显示筛选结果的工作表，选中任意单元格，单击“排序和筛选”组中的“高级”按钮。弹出“高级筛选”框，选择“将筛选结果到其他位置”单选项，在参数框设置参数，其中“列表区域”中的参数来自原工作表中的数据区域，“条件区域”中的参数来自原工作表中建立的条件区域，“到”文本框中的参数则设置当前工作表中的单元格区域，单击“确定”按钮即可。例 29 怎样才能打印出表格网格线在打印工作表时，默认情况下 Excel 网格线是不能被打 106 印出来的。如果要使用网格线作为表格边框，并将其打印出来，可以通过下面的方法来实现。打开要打印网格线的工作表

41、，切换到“页面布局” 选项卡，单击“页面设置”组右下角的“功能扩展”按钮。弹出“页面设置”框，切换到“工作表”选项卡，在“打印”栏中勾选“网格线”复选框，单击“确定”按钮，然后进行打印即可。例 30 只打印选定的单元格区域在打印工作表中的数据时，有可能遇到只需要打印表格 中部分数据的情况，此时可先选定打印区域，接着在打印参数中设置“打印选定区域”，然后再进行打印即可。在 Excel 2010 中打印选定单元格区域的具体操作如下。打开工作表，选中需要打印的单元格区域。切换到“文件”选项卡，在左侧窗格中单击“打印”命令。单击“设置”栏的“打印活动工作表”下拉按钮，Office 201010703办

42、公技巧在弹出的下拉列表中选中“打印选定区域”命令，单击“打印”按钮进行打印即可。例 31 将行号和列标打印出来默认情况下，Excel 打印工作表时打印行号和列标。要将行号和列标打印出来，可以按下面的步骤进行操作。打开需要打印行号和列标的工作表，切换到“页面布局”选项卡，在“页面设置”组中单击右下角的“功能扩展” 按钮。弹出“页面设置”框，切换到“工作表”选项卡，在“打印”栏中勾选“行号列标”复选框，单击“确定”按钮。例 32没有合适的排序方式怎么办如果工作表中没有合适的排序方式，我们还可以自定义 序列来进行排序，具体操作方法如下。将鼠标光标需要进行排序的列的任意单元格 108 中，切换到“数据

43、”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“排序”按钮。弹出“排序”框，在列表框中将“主要关键字”设为要排序的列标题，单击“次序”下拉列表，在弹出的下拉列表框中选择“自定义序列”选项。弹出“自定义序列”框，在“输入序列”栏中输入需要的序列，单击“添加”按钮，然后单击“确定”按钮。返回“排序”框，单击“次序”下拉列表框，选择刚设置的自定义序列，单击“确定”按钮即可。作为一种最新潮、最有效的商务 方式，PPT 的用途在不断延伸。本节将介绍一些 PowerPoint 2010 在制作演示文稿中的实用技巧。1例将幻灯片保存为图片格式如果担心在没有安装PowerPoint的电脑上无法演示幻灯片，用户可以把幻灯片

44、保存为图片格式。将幻灯片保存为Office 20101093.3 PowerPoint 应用技巧03办公技巧图表格式的操作步骤如下。单击“文件”按钮，在弹出的“文件”菜单中单击“另存为”命令。弹出“另存为”框，单击“保存类型”下拉按钮，在弹出的列表中选择任意一种图片格式，例如“JPEG 图片交换格式（*.jpg）。单击“保存”按钮，打开“Microsoft PowerPoint”框，然后单击“每张幻灯片”或“仅当前幻灯片”按钮。在弹出的框中单击“确定”按钮即可。例 2 快速合并多个演示文稿有时候我们需要把多个 PowerPoint 演示文稿合并到一个演示文稿中，同时保留源幻灯片的模板，可以通过

45、下面的操作实现。打开要合并的第 1 个演示文稿，切换到“审阅”选项卡，单击“批中的“比较”按钮。框，选中要合并的 PPT 文件，然后单击“合弹出并”按钮。 110 此时原演示文稿的第1 张幻灯片上方会出现 图标，单击该图标，在弹出的列表中勾选“已在该位置片”复选框。所有幻灯此时第 2 个演示文稿将合并到第 1 个演示文稿上方，单击第 2 个演示文稿中某张幻灯片右上角的 图标，可以选择是否该幻灯片。3例在按钮上显示提示信息PowerPoint 制作课件时，如果给按钮加上提示文字，那么当鼠标指向该按钮时就可以显示提示信息。在 PowerPoint 中实现该功能的方法如下。在按钮上单击鼠标右键，在弹

46、出的快捷菜单中单击“编辑超”命令。弹出“编辑超提示”按钮。”框，单击右上角的“屏幕弹出“设置超屏幕提示”框，在文本框中输入提示文字，然后单击“确定”按钮。Office 201011103办公技巧返回幻灯片编辑界面，按“F5”键放映幻灯片，将鼠标指向按钮，即可看到提示信息。4例巧用“格式刷”图片样式PowerPoint 中有一个“格式刷”功能，但大多数 PPT 使用者仅用它来刷文字格式，如果为一个图片设置了许多复 杂绚丽的效果，通过“格式刷”就可以快速地将这些效果应用到另一张图片上，而不必经过烦琐的重新设置。选中设置好样式的图片，切换到“开始”选项卡， 单击“剪贴板”组中的“格式刷”按钮。在另一

47、张图片上单击鼠标左键，即可将前一张图片的样式应用到该图片上。 112 例 5 快速批量删除 PPT 中的备注信息从网上的幻灯片素材里面常常有大量的备注信息，如果一页页地去删除，则过于麻烦。PowerPoint 2010中可以快速删除这些备注信息，具体方法如下。打开幻灯片，切换到“文件”选项卡，依次单击“信息”“检查问题”“检查文档”命令。弹出“文档检查器”复选框，然后单击“检查”按钮。框，勾选“演示文稿备注”检查完成后，单击“演示文稿备注”栏中的“全部删除”按钮即可。6例在宽屏显示器上完全显示演示文稿在宽屏显示器上演示文稿时，由于演示文稿默认比例与显示器不符， 两侧会各自留出一块黑边。 其实P

48、owerPoint 2010 提供了对 16:9宽屏的支持，可以师演示文稿在宽屏显示器中全屏显示，设置方法如下。切换到“设计”选项卡，单击“页面设置”组中的Office 201011303办公技巧“页面设置”按钮。弹出“页面设置”框，在“幻灯片大小”下拉列表中选择“全屏显示（16:10）”选项，完成后单击“确定”按钮即可。例 7 取消以黑屏幻灯片结束在 PowerPoint 中放映幻灯片时，每次放映结束后，屏幕总显示为黑屏。若此时需继续放映下一组幻灯片，就非常影响效果。对于这种情况，可以使用下面的方法解决。切换到“文件”选项卡，单击“选项”命令。弹出“PowerPoint 选项”框，切换到“高

49、级”选项卡，在“幻灯片放映”栏取消勾选“以黑幻灯片结束”复选框即可。 114 例 8 幻灯片放映时如何查看备注信息很多用户会在制作演示文稿时使用“备注”来一些自己讲解时需要的要点，但如果在幻灯片放映状态下将备注 调出来看似乎有点不合时宜。此时可以通过下面的方法让演 示者能通过自身电脑看到备注而其他听众看不到。确认电脑已经与投影仪连接好，切换到“幻灯片放映”选项卡，单击“设置”组中的“设置幻灯片放映”按钮。弹出设置“放映方式”框，在“多监视器”栏勾选“显示演示者视图”复选框，在“幻灯片放映显示于”下拉列表中选择投影仪设备，完成后单击“确定”按钮即可。例9超为超添加声音效果是指到某个程序或幻灯片页

50、面的文本或对象，如果希望在单击超时伴随声音效果，可以通过以下操作实现。选中制作好的超，切换到“”选项卡，单击“”组中的“动作”按钮。Office 201011503办公技巧弹出“动作设置”框，勾选“声音”复选框，然后单击下方的下拉列表，在弹出的下拉菜单中可以选择系统自带声音”命令。；如果要使用自己文件，则单击“其他弹出“添加音频”单击“确定”按钮即可。框，选择准备好的音频文件，例 10 在 PowerPoint 中Word 表格对象功能可以轻松地将 Word 表格使用到PowerPoint 演示文稿中，这种方法显然比从头创建表格更能提高工作效率。切换到“”选项卡，单击“文本”组中的“对象”按钮

51、。弹出“对象”框，选择“由文件创建”单选项，然后单击“浏览”按钮。 116 提示：在为超或动画设置自定义音效时，PowerPoint 只支持 WAV 格式的音频文件，如果音频文件不是 WAV 格式的，则先要进行音频格式的转换。弹出“浏览”框，选中创建好表格的 Word 文件，然后单击“确定”按钮。返回“对象”框，单击“确定”按钮，即可将 Word 文件到幻灯片中。如果要对表格进行编辑，可以双击该对象进入 Word编辑状态，此时和在 Word 中操作完全一样，编辑完成后单击对象以外的任意区域，即可对象编辑状态。例 11 隐藏重叠的对象如果在幻灯片中很多对象，如图片、文本框、图表、图形等，在编辑时这些对象将不可避免地重叠在一起，妨碍我们工作，那么怎样让它们暂时消失呢？方法如下。切换到“开始”选项卡，在“编辑”组中单击“选择选择窗格”命令。在工作区域的右侧会出现“选择和可见性”窗格。在此窗格中，列出了所有当前幻灯片上的对象，并且在每个对象右侧都有一个“眼睛”图标，单击想隐藏的对象右侧的“眼睛”图标，就可以把挡住视线的“形状”隐藏起来。Office 201011703办公技巧例 12 PP