会展项目策划与管理第八章会展现场管理与活动策划

1、案例导入分析案例导入分析 20102010年中国第九届国际摩托车博览会管理规定年中国第九届国际摩托车博览会管理规定 2010年10月2124日 本规定是展位订购合同的附件，所有展商均有义务遵守。 规定规定1 1：展会时间，地点：展会时间，地点 规定规定2 2：允许的展品：允许的展品 规定规定3 3：价格所包含的各种服务：价格所包含的各种服务 规定规定4 4：报名与预付款：报名与预付款 规定规定5 5：付款条件及取消：付款条件及取消 规定规定6 6：展品和撤展证明：展品和撤展证明 规定规定7 7：义务和禁止：义务和禁止 规定规定8 8：技术规定：技术规定 规定规定9 9：保险：保险 规定规定10

2、10：展位分配：展位分配 规定规定1111：参展商证件和专业观众门票：参展商证件和专业观众门票 规定规定1212：会刊：会刊 规定规定1414：其他：其他（1）“第九届中国国际摩托车博览会第九届中国国际摩托车博览会”的现场管理包括哪的现场管理包括哪些内容？些内容？（2）优秀的展会现场管理人员应该注意展会的哪些环节？）优秀的展会现场管理人员应该注意展会的哪些环节？【分析】【分析】展会的管理者是展会现场的协调者，在主办单位和政府各部门之间进行沟通，从而提供服务、对现场进行管理。现场发生的问题往往刻不容缓，身为现场管理者，首先必须要尽快解决最亟待解决的事情，同时也能使他更加重视外部世界-展会现场，而

3、不是内部-现场管理处。只有外部世界才是产生成果的地方。展会现场管理工作安排展会现场管理工作安排展会现场管理与服务内容展会现场管理与服务内容展览期间相关活动策划展览期间相关活动策划会展危机管理与关系恢复会展危机管理与关系恢复 撤展管理撤展管理展中现场展中现场管理管理展前布置展前布置管理管理展前布置阶段展前布置阶段1 1设立场地前台接待设立场地前台接待 （1）负责参展企业报到登记。（2）根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认。 （3）派发参展企业在参会期间的参会指南。（4）进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况。 2 2酒店接待处酒店接待处 （1）设立前台接待处。（2）进行

4、参展商住宿登记。（3）住宿表要求：企业名称、房间号码、酒店联系电话、房主姓名。 展前布置阶段展前布置阶段3 3场馆现场协调工作场馆现场协调工作 （1）负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工。（2）对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作。（3）为企业协调现场租赁业务。 （4）根据企业报名表，布置安排会场外的广告宣传（一般为参展企业 根据要求而设立的）。4 4交通运输安排及搬运工作交通运输安排及搬运工作 （1）企业运输展品的接待及装卸。 （2）搬运工作协调。展中现场阶段工作展中现场阶段工作1 1展览会的开幕式组织工作展览会的开幕式组织工作（1）确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单。（2

5、）确定邀请参展企业的记者名录。（3）开幕式的场地搭建要求。（4）开幕式主持人讲话内容的审定及参加嘉宾讲话内容的审定。（5）开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安 排工作。 展中现场阶段工作展中现场阶段工作2 2展会召开期间展会召开期间（1）做好大会的参观人数的统计、分类。（2）发放大会的展览会刊（每天定时发放，要根据参观对象的身份发 放）。（3）协调展会期间研讨会会议组织安排工作，做到研讨会与展览会有 机结合。（4）做好最后的中间人形象，积极为企业牵线搭桥，为企业服务。（5）统计大会的成交额，做好记录。（6）积极听取参会代表对大会的意见和建议。（7）根据参会信息，再次邀请参会

6、企业参加下一届的展会。 撤展阶段管理撤展阶段管理 当展会按计划的天数进行展览完毕以后，展会就要准备闭幕，展会闭幕标志着本届展会正式结束。然而，展会闭幕并不意味着展会现场工作就此结束。展会的撤展工作还需要办理机构的大力介入和进行必要的管理。展会的撤展工作主要包括展位的拆除、参展商租赁展具的退还、参展商展品的处理和回运、展场的清洁和撤展安全保卫等工作。展会现场管理内容与措施展会现场管理内容与措施1 1展会观众管理展会观众管理2 2展会现场广告管理展会现场广告管理3 3参展商行为管理参展商行为管理4 4安全管理安全管理5 5交通、物流管理交通、物流管理6 6餐饮管理餐饮管理7 7证件管理证件管理8

7、8参展商和观众投诉处理参展商和观众投诉处理9 9新闻管理新闻管理1010知识产权保护工作知识产权保护工作1111现场保洁现场保洁1212展览会布展和撤展管理展览会布展和撤展管理展会现场管理内容与措施展会现场管理内容与措施展会现场管理内容与措施展会现场管理内容与措施展览现场配套服务展览现场配套服务1 1展会观众管理展会观众管理2 2展会现场广告管理展会现场广告管理3 3参展商行为管理参展商行为管理4 4安全管理安全管理5 5交通、物流管理交通、物流管理6 6餐饮管理餐饮管理7 7证件管理证件管理8 8参展商和观众投诉处理参展商和观众投诉处理9 9新闻管理新闻管理1010知识产权保护工作知识产权保

8、护工作1111现场保洁现场保洁1212展览会布展和撤展管理展览会布展和撤展管理所谓布展，从参展商的角度看，是指参展商为准备展览而在展会开幕前对展位进行搭装、布置和将展品陈列在展位上的系列工作；从办展机构的角度看，是指对展会现场环境进行布置和对参展商有关工作进行的协调和管理展台搭建管理展台搭建管理展会开幕式和其他相关现场布置展会开幕式和其他相关现场布置 展会开幕式场所的选择和搭建展会展馆序幕大厅布置嘉宾休息室的布置设置“联络咨询服务中心”设置“新闻中心”。设置“专业观众登记柜台” 闭幕闭幕/ /撤展撤展展示展示/ /交流交流开幕仪式开幕仪式布展布展/ /预展预展三、三、展展览览期期间间三、三、展

9、展览览期期间间会展作为一种特殊的重大经贸活动，人流、物流、会展作为一种特殊的重大经贸活动，人流、物流、信息流高度集中，是一个对危机较为敏感的行业。信息流高度集中，是一个对危机较为敏感的行业。会展危机是指影响参展商、专业观众、相关媒体等会展危机是指影响参展商、专业观众、相关媒体等利益相关主体对会展的信心或扰乱会展组织者继续利益相关主体对会展的信心或扰乱会展组织者继续正常经营的非预期性事件。正常经营的非预期性事件。1 1社会因素社会因素2 2运作因素运作因素3 3自然因素自然因素4 4安全因素安全因素会展危机管理会展危机管理 第一阶段：危机的预防第一阶段：危机的预防第二阶段：行动准备第二阶段：行动

10、准备 第三阶段：危机的识别第三阶段：危机的识别第五阶段：危机的解决第五阶段：危机的解决第四阶段：危机的控制第四阶段：危机的控制 危机预防也可称为“危机预警”，即展会组织者对可能发生的危机事件进行预测并根据各种危机发生的概率采取相应的预防措施。 建立一支组织者须拥有危机管理团队，团队人员需熟悉业务流程，并能够制定具体、有针对性、可操作性强的危机管理行动计划、建立内外部沟通机制、开展模拟训练及建立重要关系等 这个阶段的关键是找出危机的本质和真正的根源。这样才能帮助展会组织者科学、合理、迅速采取危机的处理和援救方案。 危机管理的最后一个阶段其实就是总结经验教训，这也是危机管理的最高境界 解决危机，速

11、度是关键，一旦时间蔓延到更广的范围便难以处理。因此，一旦危机发生，展览会组织者就应该迅速启动危机管理机制，并尽快采取正确的处理措施。第六阶段：危机的提升第六阶段：危机的提升/评估评估 安排专项人员从事危机的处理和控制工作，将危机损失降至最小的基础。 及时、准确地与自己的组织成员及客户通报相关信息 指定一个人作为展览会主办方的发言人会展危机管理的基本程序会展危机管理的基本程序展会宣传与展会宣传与推广的内容推广的内容1 1建立会展建立会展危机管理预警危机管理预警机制机制3 3会展保会展保险的适当险的适当投入投入2 2构建危构建危机预控系机预控系统统 （1 1）成立会展危机管理委员会，对会展危机）成

12、立会展危机管理委员会，对会展危机进行预测分析；进行预测分析；（2 2）制定会展危机应急计划）制定会展危机应急计划/ /方案；方案；（3 3）事先和媒体建立联系；）事先和媒体建立联系；（4 4）确定会展危机组织对外发言人；）确定会展危机组织对外发言人；（5 5）建立处理会展危机关系网；）建立处理会展危机关系网；（6 6）做好会展组织内部人员培训工作。）做好会展组织内部人员培训工作。 在危机管理的角度而言，在危机管理的角度而言，保险是一种风险转移，通保险是一种风险转移，通过这一机制，众多的经济过这一机制，众多的经济单位结合起来，建立保险单位结合起来，建立保险基金，共同对付意外事故基金，共同对付意外

13、事故。（1 1）组建）组建“虚拟的虚拟的”危机管理小危机管理小组；组；（2 2）制定危机预案；）制定危机预案；（3 3）开展人员培训，危机管理全）开展人员培训，危机管理全真模拟；真模拟；（4 4）落实危机预防措施岗位，防）落实危机预防措施岗位，防范于未然范于未然 要进行双向沟通；要强化媒体管理，正确发挥大众传媒的作用；做好危机传播方案。（1）以客户利益为首位（2）掌握对外信息发布的主动权（3）执行统一的行动方案在危机预防阶段建立的“虚拟”危机管理小组在得到充分授权的前提下，可以立即转变为专门的危机管理机构，代表企业走到危机处理的第一线，形式危机管理职能，确定危机处理策略，制定处理方案，采取各种危机处理措施。（1）预警(Readiness)（2）沟通(communication)（3）反应(Response)（4）恢复(Recovery) 24【三维度【三维度6+66+6实训项目实训项目1313】会展现场志愿者服务实训会展现场志愿者服务实训25【三维度