库存调整作业规范

1、1. 目的为规范商店商品库存调整作业，维护系统库存的准确性，控制商品损耗，特制定本规范。2. 适用范围本规范适用于大昌隆各商店。3. 库存调整概述3.1. 库存调整意义：更正商品的库存数量，使商品账面库存与实际库存保持一致，以确保商品后期的进销存数据准确性。3.2. 商店在日常经营中经常会因商品残损或过期、串码、生鲜变质等原因需要调整商品的系统库存，以确保商品账实相符。库存调整就是指在系统中以手动调整的方式对某一商品进行系统库存增加或减少。3.3. 商店日常用到的库存调整主要包括两种类型：库存报损和库存报溢。4. 库存调整原因4.1. 库存调整原因库存调整类型类型描述调整原因库存报损损溢（系统

2、显示“减”库存，数量和成本均为负数）商品残损、商品过期、生鲜变质、空包装、商品串码、库存修正、生鲜加工、其它（如质量下架）库存报溢损溢（系统显示“增”库存，数量和成本均为正数）商品串码、库存修正、生鲜加工、商品货补、其它4.2. 调整原因（代码）说明：1：商品残损：用于商品残损情况下的库存报损；2：商品过期：用于商品过期情况下的库存报损；3：生鲜变质：用于生鲜商品发生质量问题时的库存报损；4：空包装：用于商品失窃或人为破坏导致商品无法销售时的库存报损，通常情况，残损商品剩余内容量少于1/2的，视为空包装。5：商品串码：用于商品销售串码时的报损报溢、以及商品新旧码更替时的报损报溢，此调整必须是同

3、类（同规格或同品牌）两支商品同一数量的调整，如A商品做一定数量报损，B商品做相近数量报溢。6：库存修正：用于商店盘点数据不录入系统的实物盘点，如负库存商品盘点后的库存差异调整、高损耗商品发现异常丢失或空包装的现场盘点等；7：生鲜加工：用于无法通过生鲜内部转运完成的生鲜加工产生的库存差异调整（如：果篮等组合类商品）；8：商品货补：用于供应商为商店提供冲抵损耗的免费货后（不能零成本收货）的库存报溢；9：其它（质量下架）：用于因商品质量问题等被工商局要求下架没收、且无法退货的商品报损。5. 库存调整操作流程5.1. 提出库存调整申请5.1.1. 当商店遇到上述第4条所述之情况需要调整商品系统库存时，

4、可由相关人员填写大昌隆购物广场商品报损/溢单，提出库存调整申请。5.1.2. 大昌隆购物广场商品报损/溢单填写要求如下：a) 准确填写商品信息，如商品条码、品名、单位、数量、单价、金额等；b) 调整原因一定要填写准确，调整原因要按照实际产生原因填写，不得随意填写，各级审核人要对调整原因进行核对，填写原因时按4.2所述原因代码即可，如“商品残损”填写“1”；c) 应按照调整类型的不同分开填单，不可以将不同调整类型（报损或报溢）的商品填写在同一张申请单中。5.1.3. 对于报损商品，除生鲜商品每日报损外，其它部门商品一周报损一次，商店在各部门仓库设立“破损商品存放区”，报损前其中可退换商品必须要先

5、做退换货，商品是否可退换，商店要以邮件方式将报损清单发给相应采购，采购确认无法退换货后，部门方可填写大昌隆购物广场商品报损单进行库存调整（报损）申请，并将采购回复后的清单附后（或对邮件拍照后给相关签字人查看并保留好邮件备查）。5.1.4. 4.2所述前四种原因还必须经由防损员确认商品实物/外包装后才能进行调整。5.2. 单据审批5.2.1. 审批金额权限：单品金额1000元以下的，需要由店总审批；单品金额超过1000元（含）的，需发邮件至总部营运总监审批，并抄送总部财务部、总部防损部。5.2.2. 大昌隆购物广场商品报损/溢单需经部门主管、副总逐级审核，并按权限由店总或总部审批；店总休假时，由

6、当班的值班副总代审批，店总上班后补签。审核及审批时应关注：商品是否需要调整，调整类型及原因代码填写是否正确，各项内容是否填写清楚，是否有采购回复的不可退货清单等。5.2.3. 单据审核无误后，由相关人员签字或附上相关领导审签完毕的邮件，交由系统部进行调整。5.3. 系统录入5.3.1. 系统部员工确定表格内容填写清晰准确、签字齐全后，将大昌隆购物广场商品报损/溢单录入系统。录入时需将大昌隆购物广场商品报损/溢单原因代码输入到备注栏，由录入人员签字确认。5.3.2. 系统部人员要严格监管单据的审批过程，缺少任何一个部门的签字，单据都不能录入。5.4. 凭证存档及查询5.4.1. 系统部人员在系统

7、中完成库存调整后，将大昌隆购物广场商品报损/溢单和系统单据一起交商店财务部存档，存档时间为1年以上。5.4.2. 对于库存调整结果可以通过商店系统“盘点损溢”“商品损溢”“商品报损单或商品报溢单”命令下查询。5.5. 报损商品处理5.5.1. 当库存调整原因是“商品残损”时，管理层在审核审批时需核查残留部分是否可以再销售，如10个装卷筒纸包装破损2个被弄脏，剩余8个可以再销售，不能做报损，交系统部做拆分处理；报损后还可以将有价值的残留部分做拍卖，以降低公司损失；如果不能销售，但还有使用价值的，如香皂外包装破损，可以转到行政部使用，但必须经过商店总经理审批；没有使用价值的必须按照要求彻底销毁。5

8、.5.2. 当库存调整原因是“商品残损”（无使用价值的）、“商品过期”、“生鲜变质”时，部门员工填写完大昌隆购物广场商品报损单，完成审核及审批后，须将此单据连同商品/商品包装交收货防损处核查；并和防损员工、收货部员工三方一起将商品彻底销毁并丢弃在垃圾桶；销毁完成签字确认后的单据一联交防损留存，两联交系统部，系统部录入完成后将系统打印出的单据和原始单据一起交商店财务部。6. 罚则6.1. 如发现商店1000元以下恶意拆单现象（同支商品连续出现异常库存调整），一经查实，将对相关责任人处罚100元负激励/每单，如涉及金额巨大，将按奖惩制度相关规定进行处理。6.2. 如发现系统部员工在无邮件审批的情况下，录入1000元以上报损报溢单，将对相关责任人处罚负激励50元/每单，如涉及金额巨大，将按奖惩制度相关规定进行处理。6.3. 如因系统部员工录入错误产生的商店库存损失，将对相关责任人处罚负激励30元/每单，如涉及金额巨大，将按奖惩制度相关规定进行处理。6.4. 可退换商品未经采购确认就进行库存调整（报损），所产生的损耗将由在大昌隆购物广场商品报损单上签名的相关责任人买单处理。6.5. 报损