会计档案管理办法

1、编号： 2004-4.2生效时间：2004.7.2页数： 14批准人：4.2 会计档案管理办法1 总则1.1 为加强集团会计档案的管理，促进集团整体会计基础工作管理水平的不断提高，实现会计档案管理工作规范化、制度化、统一化，确保集团会计资料的安全完整、妥善保管、查阅方便、存放有序，特制订本办法。1.2 本办法依据国家会计基础工作规范、会计档案管理办法并结合集团的实际情况制订。1.3 本办法适用于集团总部和所属企业。2 释义2.1 会计档案是会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计资料以及财务管理过程中相关资料的总称，它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。2.2 会计档案种类和内容（ 1）会计凭证类

2、：原始凭证，记帐凭证，汇总记帐凭证，其他会计凭证。（ 2）会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，辅助帐簿，其他会计帐簿。（ 3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，税务报表、查帐报告、验资报告，评估报告及其他财务报告。（ 4）其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单、票据，存储财务资料的光盘、磁盘、磁带，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等其他应保存的会计核算与管理资料，以及合同、章程、董事会纪要等与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件资料。（ .2.2 按照保管期限分类会计档案分为永久、定期两类。定期保管期限分为3 年、 5 年、 10 年

3、、 15 年、 25 年五类。各种会计档案保管期限从年度终了后的第一天算起。分为集团总部保管和所属企业保管二类。分为秘密、机密、绝密三类。（ 1）秘密涵指在一定时期内所有财务资料。（ 2）机密指涉及的内容在一定时期内不能为众多人所知，如果泄露将给企业的生产经营造成一定影响和损失的财务资料。（ 3）绝密指涉及的内容在一定的时期内只能为相关的少数人所知，如果泄露将给企业生产经营造成严重影响和损失的财务资料。3 日常管理3.1 集团所属企业的财务部门具体负责本企业会计档案的整理、保管、 归档的日常管理工作。各企业财务部门负责人为会计档案管理的第一负责人，并应指派兼职人员管理会计档案。出纳人员不得兼管

4、会计档案。3.2 各企业财务人员必须于次月将应归档的会计凭证移交会计档案管理人员统一管理；于次年一季度将其他会计档案资料移交会计档案管理人员统一管理。3.3 负责档案管理的财务人员根据档案管理的要求负责日常会计档案的整理、登记造册、保管工作，督促各会计人员将所形成的会计资料移交管理人员集中保管。3.4 移交的会计档案资料应符合会计资料整理要求。4 建档标准4.1 会计凭证“三针引线法”装订，实行三眼一线打结，凭证封皮采用牛皮纸统一印制。4.1.4 会计凭证归档应做到平整美观，封面项目填写齐全，字迹工整，由经办人签字，加盖骑缝章（财务专用章）。4.2 会计帐簿4.2.1 会计年度终了时，在帐簿装

5、订前，根据总帐核对明细帐是否齐全，核对所启用帐户的帐页数是否齐全、序号排列是否连续。活页帐簿保留已用过的帐页，编写序号，去除空白页，撤掉帐夹，用牛皮纸做封面、封底，装订成册。多栏式、三栏式、数量金额式活页帐不允许混装，应按照同类业务、同类帐页分类装订。4.3 会计报表4.4 其他会计资料除上述会计凭证、账簿、报表外，企业的税务资料、审计报告、验资报告、评估报告及合并、注销、清算报告等资料应按资料的种类，单独建档保存。5 会计档案的归档5.1 集团总部及所属企业的会计档案，由各自分别保管。5.2 会计档案按集团档案分类规则进行分类，会计凭证为01、会计帐簿为02、财务报告为03、其他会计资料为0

6、4。5.3 会计凭证按形成时间的先后顺序立卷归档，并以年度相区分，卷号从001-999 号。5.4 会计帐簿按总帐、银行存款日记帐、现金日记帐、明细分类帐（银行对帐单随银行日记帐一起保管）顺序立卷归档，卷号从001-999 号。5.5 会计报表按永久、25年、 15年、 10年、 5 年、 3年等保管期限分类立卷归档，卷号从 001-999号。5.6 电子文件的归档6 会计档案保管6.1 保管要求6.1.1 集团总部及所属企业应设会计档案室，没有条件设立会计档案室的单位，应设会计档案专柜，并指定兼职人员负责保管。每年会计年度终了，会计凭证、会计账簿、会计报表暂由财务部门保管一年，期满后移交档案

7、部门保管。年度终了时填制的会计档案目录送档案部门一份备查。其他会计档案，由财会部门自行保管。1.1 年要进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，发现问题及时采取恢复措施。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3 年。磁性载体上的电子档案，每4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于4 年。1.2 会计档案保管期限详见会计档案保管期限表（附件1）1.3 会计档案的查阅“会计档案查阅、复印申请单”（附件2），写清查阅内容的用途、档案的名称、所属企业和档案的年度、查阅的时间（日期），经企业财务负责人批准后才能查阅。本企业非财务人

8、员因工作需要查阅会计档案的，应按以上内容详细填写“会计档案查阅、复印申请单”，经本企业财务负责人和总经理（或负责人，下同）批准后方能查阅；非本企业人员需要查阅会计档案的，须由查阅方提出查阅申请并提供单位介绍信后，比照本企业非财务人员查阅办法办理相关手续，在指定的地方查阅，查阅时应有本企业财务人员在场。“会计档案查阅、复印审批单”，经本企业财务负责人和总经理批准，可提供复印件。1.4 会计档案销毁7 会计档案移交7.1 会计档案保管人员，应相对稳定。如果保管人员有变动，必须办理交接手续后才能离开。交接双方应当按照移交清册（附件7）所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接时移交人与

9、接管人应按会计档案目录逐一点交。如发现会计档案有短缺，应由移交人负责找齐，如有丢失，移交人应查明原因，承担责任。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在移交清册上签名或盖章。7.2 会计档案移交清册一式四份，经双方经办人和监交人员核对无误后，交接双方经办人及监交人各持一份，企业存档一份。8罚则有下列情况和行为的，按照集团有关规定对责任人员实行经济、行政处罚，情节严重者 依法追究法律责任。8.1 会计档案管理不符合要求，管理混乱的。8.2 未按规定移交、保管会计资料，致使会计资料损坏、灭失的。8.3 伪造会计凭证、帐簿，隐藏、故意销毁会计资料的。8.4 借阅、复印会计资料时涂画、拆封、抽换和篡改

10、会计资料的。8.5 泄露财务秘密，对集团造成重大损失的。9附则9.1本办法的修订、解释权属集团财务管理部。8.2本办法自2004年 月 日起执行。附件：1会计档案保管期限2 会计档案查阅、复印申请单（格式）3 会计档案销毁审批单（格式）4 一般会计档案保管清册（格式）5 永久会计档案保管清册（格式）6 会计档案查阅台帐（格式）7会计档案移交清册（格式）8会计档案销毁清册（格式）抄报：集团公司总经理抄送：集团公司稽核审查部集团公司人事行政部下属各公司及各司财务部附件1会计档案保管期限厅P档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记帐凭证15年3汇总凭证15年二会计帐油类4总帐15年包括日

11、记总帐5明细帐15年6日记帐15年现金和银行存款日记帐 25年7固定资产卡片固定资产报废清理后，保存5年8辅助帐簿15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财税报告5年包括文子分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册25年13会计档案销毁清册25年14银行余额调节表3年15银行对帐单3年16增值税发票存根、抵扣联永久附件2:会计档案查阅、复印申请单申 请单位申请时间查 阅地点经办人查阅复印档案名称复印份数事 由财务负责人：总经理（或负责人）：备注：附件3:会计档案销毁审批单档案名称时间所属单位经办人应保管期限已保管期限销 毁 事 由档案管理部门：财务部门：集团财务总监：集团总经理：集团董事长：附件4:般会计档案保管清册单位:厅P档案名称档案种类所属年度、月份册数存放位置归档日期保管期限保管人附件5:永久会计档案保管清明会计档案查阅台帐单位:厅P档案名称档案种类所属年度、月份册数存放位置归档日期保管期限保管人查阅单位档案名称所属企业所属年度用途查阅人查阅时间归还时间保管人;附件6:附件7:会计档案移交清明厅P档案名称档案编号起止年度/月份起止号/页数量/册应保管期限