区域公文培训课件

1、重庆区域公文培训重庆区域公文培训 重庆秘书处 二OO七年培训目的培训目的l公文是公司架构、流程、规范和企业文化的直接表现。l公文的运用与每名员工的日常工作息息相关。l通过培训，方便公司员工以最快的速度了解公司公文处理规范、提高工作效率。l规范制度l信息流程l行政流程l人事流程l财务流程l公文流转l采购流程规范制度规范制度l通过规范制度模块的阅读可以了解公司各项规章制度要求l路径：OA界面经验知识管理规范制度信息流程信息流程lOA信息流程主要用于OA、POS、SCM、EAM权限申请，也可用于互联网以及邮箱容量的申请，更可以通过信息流程申请修改POS数据或者OA节点流程l路径：OA界面规范协作管理

2、信息流程行政流程行政流程lOA行政流程主要用于名片、电脑、电话等办公物资申请，以及车辆维修、物料采购等（EAM系统主要用于行政采购）l路径：OA界面规范协作管理行政流程人事流程人事流程lOA人事流程主要用于加班、调休、出差、考勤更改、培训、请假等与人事有关的各项事务的处理l路径：OA界面规范协作管理人事流程财务流程财务流程lOA财务流程主要用于差旅费、招待费申请、费用分摊、费用减免、申请结算等流程（涉及合同内费用超过30天结算期的需申请合同期内变更）l路径：OA界面规范协作管理财务流程差旅费申请差旅费申请l出差申请l差旅费报销申请出差出差结果汇报费用报销费用报销费用报销l目前各项费用报销手工费

3、用报销单与OA节点并行l操作要求：l按照费用报销表单规范要求填报并提供相关附件1.在提交手工费用报销单的同时在OA公文流转中选择分期付款或者支票领用模块进行报批 公文流转公文流转公文类型公文类型l文件报批l外来函报批l盖章印件l工作联系单l公函报批形式报批形式OA，特殊情况无法使用OA上报的（如涉及公司机密或附件较多的等）可以使用手工形式上报公司。OA文件报批笺格式已经固定设置好，手工报批笺样表在OA主页“公司各类表格”中可自行下载使用。填报要求填报要求 l报文人按照文件报批笺格式填写相关内容，填写内容时应该保证信息完整清楚，附件齐全，部门负责人、分管领导、相关部门在相应栏目内填写审核意见；若

4、报告内容较多，可以在“文件报批笺”后面附上文字报告，并在“文件报批笺”的附件栏目填上附件名称；若报告涉及到费用，请在“费用”一栏将总金额填上。l样表文件流转文件流转 lOA文件流程已经事先设定，提交后，报文人应该对文件的申批进度进行跟进，如果某些节点超过处理时限，可以通过进入该文件界面使用“催办”功能进行催办，也可以通过电话进行催办。l手工文件报批：在报批秘书处前需转相关部门会签文件反馈文件反馈 l文件批复后，如在执行过程中出现的问题可以通过文件报批形式进行反馈，之前批复文件作为文件附件，标题应为“对于文件的反馈”。 处理时限处理时限l无论OA文件还是手工文件在每个节点的处理时限为1个工作日，

5、紧急文件处理时限半个工作日或即时签出，特别复杂的文件，处理时限为2个工作日。文件的管理与借阅文件的管理与借阅 l文件批复后，统一由秘书处文件管理员进行管理，统一到秘书处借阅或复印。 外来函报批外来函报批 l1、外来函报批的适用范围：公司收到的各类外来文件；l2、外来函报批的使用目的：针对外来文件解决外来文件涉及的问题；报批形式报批形式 lOA，特殊情况无法使用OA上报的（如涉及公司机密或附件较多的等）可以使用手工形式上报公司。lOA外来函报批格式已经固定设置好，手工外来函报批格式可在OA首页“常用表格”中下载使用。外来函流转外来函流转 lOA外来函流程已经事先设定，提交后，报文人应该对申批进度

6、进行跟进，如果某些节点超过处理时限，可以通过进入该外来函界面使用“催办”功能进行催办，也可以通过电话进行催办。外来函反馈与回复外来函反馈与回复 l外来函批复后，如在执行过程中出现的问题可以通过文件报批形式进行反馈，之前批复外来函作为文件附件，标题应为“对于外来函的反馈”；如该外来函需要回复，这按照公司批复意见由相应部门回复对方，回复的格式可以参照公函格式。 外来函的管理与借阅外来函的管理与借阅 l外来函批复后，统一由秘书处文件管理员进行管理，统一到秘书处借阅或复印。 盖章印件盖章印件 l1、盖章印件的适用范围：各类需要加盖公司印章的文件、合同、单据、公函、通知等；l2、盖章印件的使用目的：公司

7、对公行为证明，为公司经营发展服务； 盖章印件的申报要求盖章印件的申报要求 盖章印件申报形式盖章印件申报形式 lOA，特殊情况无法使用OA上报的（如涉及公司机密或附件较多的等）可以使用手工形式上报公司。lOA盖章印件格式已经固定设置好，盖章印件格式可在OA首页“常用表格”中下载使用。盖章印件的填报要求盖章印件的填报要求 l报文人应该严格按照规定格式填报，对内容作将要概述，对申请使用的印章名称要仔细准确地填写在“印章名称”栏；将“印章使用审批单”放置在第一页，申请加盖印章的文件件、单据、公函、通知等附在后面，如后附文件较多，应将附件的标题都填写在“附件标题”栏。l函件管理规范模版盖章印件的流转盖章

8、印件的流转 lOA盖章印件已经设定固定流程，提交后，报文人应该对审批进度进行跟进，如果某些节点超过处理时限，可以通过进入该盖章印鉴界面使用“催办”功能进行催办，也可以通过电话进行催办。盖章印件发文要求盖章印件发文要求 l盖章印件用印完毕后，印章管理员通知秘书处文件管理员领取同时留存一份存档，领取盖章文件时，领取人在盖章印件背面签收，文件管理员通知报文人领取盖章印件，报文人与文件管理员应该做好登记签收工作，对于公函等涉及法律问题的对外文件，文件管理员应特别提醒报文人要求对方签收，如对方不签收，这通过挂号信或特快专递形式发出，邮政单据由秘书处存档。盖章印件的处理时限盖章印件的处理时限 l无论OA盖

9、章印件还是手工盖章印件在每个节点的处理时限为1个工作日，紧急盖章印件处理时限半个工作日或即时签出，特别复杂的文件，处理时限为2个工作日。盖章印件的管理与借阅盖章印件的管理与借阅 l所有已批复盖章印件统一由秘书处印章管理员管理。 工作联系单工作联系单 l1、工作联系单的适用范围：部门与部门之间针对需要沟通协调的事项的书面文件l2、工作联系单的使用目的：方便部门之间的沟通协调工作联系单的报批形式工作联系单的报批形式 OA 工作联系单的报批格式工作联系单的报批格式 lOA工作联系单格式已经固定设置好，手工工作联系单格式可在OA首页“常用表格”中下载使用。 工作联系单的填报要求工作联系单的填报要求 l

10、内容完整、信息全面，明确提出需要接单部门配合协调的工作及要求，申报时报文人应在OA流程中设定收文部门。 工作联系单的流转工作联系单的流转 l工作联系单是部门与部门之间沟通的文件，工作联系单由部门签发人签发后系统即可自动抄送收文部门。 公公 函函 l1、公函的使用范围：一般情况下公函是公司对外就某个事项发表意见、阐述观点、表明立场或进行客观说明的公文。l2、公函的使用目的：让收文单位知道我公司观点、立场或知晓某一客观信息。公函的报批形式公函的报批形式 lOA 公函的报批格式公函的报批格式 l可在OA首页“常用表格”中下载使用，报批时以附件形式上传。 公函的书写要求公函的书写要求 l公函根据公司名

11、称不同有不同的编号原则，此编号由印章管理员统一管理；l公函格式字体固定；l公函是根据公司经营管理需要对外表达意见的公文，应该针对不同的事情适用不同语气的措辞；l公函内容应该简单明了、立场鲜明、不卑不亢；l公函落款应为收文单位全称，不得使用简称，如果为个人姓名应为该人身份证姓名，不得使用别名、昵称；l公函一式两份。公函的流转公函的流转 l因为公函代表公司意志，必须言辞谨慎、用词得当，应通过OA沟通功能转相关部门会签：涉及财务数据的应由财务会计核对数据，涉及法律问题的应由律师提供专业意见，涉及工程等专业技术问题，应转相关部门审核。公函的用印公函的用印/存档存档 l公函经公司批复后由印章管理员用印，加盖印章后由文件管理员签收一份，另一份由印章管理员存档，文件管理员通知报文人领取公函，双方做好登记签收工作。 公函的发放公函的发放 l报文人复印一份公函，将公函原件交与对方时，要求对方在复印件上签收（与年月日收到公函原件，签收人姓名），如对方拒绝签收，可使用挂号信或特快专递形式发送，邮寄回单存印章管理员处，有对方签收纪录的公函复印件由报文人送秘书处印章管理员处存档。公文的保密公文的保密 l所有公文（无论OA公文还是手工公文）的保管部门为秘书处，所有公司内部公文不得交与公司以外的单位或个人，所有公文涉及信息不得外泄，对于涉及公司核心机密的