word文档排版

1、电子与信息工程学院徐 莉2010-5-29培训内容nWord的文档编辑nWord文档页面设置nWord格式设置n长文档编辑n表格制作n图文混排n目录的插入与更新nWord名片制作n使用邮件合并制作批量名片nWord套打案例一：业务受理单 Word图文混排知识要点：n 插入与编辑图片n 插入与设置文本框n 插入与编辑表格n 双行合一n 套打第一步：页面设置第一步：页面设置选择“文件”“页面设置”，打开“页面设置”对话框的“纸张”选项卡中选择“A4”纸。第二步：插入页眉处第二步：插入页眉处图片并设置其格式图片并设置其格式1选择“插入”“图片”“来自文件”，在“插入图片”对话框中，定位并选择相应的图

2、片。单击“图片”，弹出“图片”工具栏，点击“版式”按钮，选择“四周型环绕”。这样设置的好处是，可以用鼠标轻易地移动图片到页面的任何位置。第二步：插入页眉处第二步：插入页眉处图片并设置其格式图片并设置其格式2选择 “图片”工具栏上的“设置图片格式”按钮，打开“设置图片格式”对话框，选泽“大小”选项卡，取消勾选“锁定纵横比”复选框。这样设置的好处是，可以用鼠标随意改变图片的大小。第二步：插入页眉处图片并设置其格式第二步：插入页眉处图片并设置其格式3对图片做好了设置，就可以使用鼠标拖动的方法，对图片的大小和位置进行设置了，调整到页眉位置后，通过点击“图片”工具栏上的“增加亮度” 按钮，为图片增加亮度

3、，设置好后的效果如下图所示。第三步：插入其他图片第三步：插入其他图片用相似的方法在页眉的图片上再插入另一个图片“联通标志”，如下图所示。第四步：插入文本框第四步：插入文本框1用鼠标单击绘图工具栏上的横向文本框 按钮，鼠标箭头变成十字型，拖动鼠标左键在合适的位置拖动出一个文本框，然后输入文本“China”，用鼠标点击文本框的边框，然后右键单击，选择“设置文本框格式”命令，打开“设置文本框格式”对话框。在在“颜色与线条颜色与线条”选项卡中将文本框的填充选项卡中将文本框的填充色和线条颜色都设为无，如下图所示。色和线条颜色都设为无，如下图所示。在在“文本框文本框”选项卡中将文本框的内选项卡中将文本框的

4、内部边距均设为部边距均设为0，如下图所示。，如下图所示。第四步：插入文本框第四步：插入文本框2用同样的方法拖动出另一个文本框，然后输入文本“unicom中国联通”，并对该文本框做相似的设置，完成后效果如下图所示。第四步：插入文本框第四步：插入文本框3用同样的方法拖动出另外两个文本框，然后分别输入文本“unicom中国联通”和“业务受理单”，并对该文本框做相似的设置，完成后效果如下图所示。第五步：插入表格第五步：插入表格将光标定位到标题的左下方，选择“插入”“表格”命令，打开“插入表格”对话框，插入一个2行2列的表格。第六步：插入表格第六步：插入表格用鼠标拖动表格的边线，并输入表格文字，达到如右

5、图所示的效果。第七步：插入其他文本框第七步：插入其他文本框我们要插入如下图所示的文本框（4个），方法跟前面所叙述的相似，不同的是有两个文本框中的文本使用了合并字符的设置。方法是：方法是：在文本框中输入“申请人经办人”，并选中，选择“格式”“中文版式”“合并字符”，打开“合并字符”对话框，设置字体和字号后确定。然后利用绘图工具栏上的直线在两行文本之间拖拽出一条直线即可。第八步：绘制页脚颜色框第八步：绘制页脚颜色框我们要插入如下图所示的颜色框，使用一个文本框就可以做到。方法是：方法是：插入一个文本框，调整其大小及位置，让其处于整个页面的底部，然后选中文本框，右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“设置文

6、本框格式”命令，为其设置填充色，并将线条颜色设为无。再插入一个文本框，输入再插入一个文本框，输入“中国联通中国联通 All Rights Reserved”调整调整其位置、填充色、线条颜色即可。其位置、填充色、线条颜色即可。第九步：设置水印效果第九步：设置水印效果我们要插入如右图所示的水印效果。方法是：方法是：选择“格式”“背景”“水印”，打开“水印”对话框，选择“图片水印”单选按钮，点击“选择图片”按钮，选择要作为水印的图片，确定即可。套打业务受理单制作完成了，我们会彩印很多张，将它们放入打印机后，我们如何确定将电子文档中各项内容（如客户姓名等）的位置刚好和业务受理单的项目对应。答案就是套打

7、套打。方法是：方法是：第一步：第一步：用扫描仪把业务受理单扫描成图片扫描成图片文件，在Word中选择“插入插入”“图片图片”“来自文件来自文件”，然后把扫描后的表格文件插入到文件中。（图片大小：高度16.8厘米 ， 宽度11.93厘米）套打第二步：第二步：选择“文件文件”“页面设置页面设置”，调整纸张大小与表格文件的原始尺寸一致，上下左右页边距均设为0。然后右击该图片并选择“设置图片格式”，在弹出的对话框中选择“版式”标签，然后选择“衬于文字下方衬于文字下方”，调整图片使其正好覆盖整个页面。 第三步：第三步：接着在需要打印的空栏处插入文本框空栏处插入文本框，调整其大小正好和表格图片的空栏尺寸一

8、致，并将文本框的内边距内边距均调为0。然后右击文本框，在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”，设置该文本框的“颜色与线条”为“无线条颜色无线条颜色”。l按照上述步骤插入多个文本框插入多个文本框，最后选中所有文本框，再单击鼠标右键，选择“组合组合”将它们组合在一个对象。第三步：第三步：在文本框中单击左键，选择菜单“插入”“域”，在弹出的对话框中，选择“域名”为MacroButton，宏名为AcceptAll ChangeShown，在显示文字中输入提示文字。最后将文件中的图片删除，并把新建的文件保存为模板即可。下次使用时，调用此模板，将光标移到文本框中，输入相关内容确定后就可以打印了，非常方便

9、。案例二：Word长文档排版电子与信息工程学院徐 莉2010-5-12页面设置nWord所谓的页面设置是纸张大小、边界、页眉与页脚的总称。其作用范围是在一个节中（也可以选择套用于整份文档）。换言之，一份文档可以有多个节，每个节的页面设置都可以不同。正因为如此，我们才能：让各单元总是始于奇数页让页码混用罗马数字和阿拉伯数字让奇偶页有不同的页眉和页脚内容让脚注于每一章重新编号分节符简介n分节符类型分别为：“下一页”：分节符后的文本从新的一页开始；“连续”：新节与其前面一节同处于当前页中；“偶数页”：分节符后面的内容转入下一个偶数页；“奇数页”：分节符后面的内容转入下一个奇数页。 论文论文、书书、各

10、种分析报告各种分析报告，往往是洋洋洒洒几十页。我们一起学习一下长篇文档的排版技巧，使得以后当我们遇到这样的文档时，可以轻松排版。 对于长文档，要注意以下两点：对于长文档，要注意以下两点：u制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置 u不同的篇章部分一定要分节，而不是分页排版要求以河职院毕业论文河职院毕业论文为例，论文要求的格式是：uA4纸，要有封面和目录，双面打印；u封面无页眉，目录的页眉为“目录” ，其他的页面：奇数页页眉为页面所在章的章标题，偶数页为“河源职业技术学院毕业论文”；u封面无页脚，目录、摘要的页脚为大写罗马数字连续编页；正文的页脚为阿拉伯数字连续编页；页码一律位于页面底端

11、的中间。开始排版第一步：第一步：页面设置：从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡，如图所示。 在“页面设置页面设置”对话框中选择“文档网格文档网格”选项卡，如图所示。选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，设置“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，设置为“每页42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。 第二步：第二步：新建样式选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如左图所示。在图中，“显示”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，又有样式。为了清晰地理解样式的概念，可在 “显示”下拉列表中选择“有效样式”，

12、如右图所示 。 新建样式n新建如下三种样式：一级标题一级标题: :（中文）黑体、三号、居中，缩进：左，0字符；右，0字符；段落间距：段前0.5行；单倍行距二级标题：二级标题： （中文）黑体、小三，缩进：左，0字符；右，0字符；段落间距：段前0.5行；单倍行距三级标题：三级标题：（中文）黑体、四号，缩进：左，0字符；右，0字符；段落间距：段前0.5行；单倍行距正文：正文： （中文）黑体、（默认）Times New Roman、小四，缩进：两端对齐，行距：1.5倍行距，首行缩进：2字符第三步：第三步：应用样式当样式被创建后，可以输入文档内容了，我们可以选择两种方式将内容应用于样式。u 先选中需要应

13、用的样式，然后输入内容；u 先输入内容，再应用相应的样式。请选择一种适合自己的方法将文档的基本内容输入并应用样式。第四步：插入分节符第四步：插入分节符对长文档，我们往往需要将不同的章节分布在不同的页面上。通常情况下，我们会敲多个回车键来将光标定位到下一页，但这样往往会存在一些后顾之忧。 比如，如果我们对某一章节的内容进行增删，则会影响到下一章节的起始位置。为了避免这种情况，我们可以用插入分节符的方法来解决。方法是：方法是：将光标定位到一章的结尾处，选择“插入”菜单“分隔符”命令，在右图的对话框中选择“下一页分节符”。第五步：第五步：插入目录文档的内容安排好了，我们就可以为其插入目录了。方法是：

14、方法是：在文档的前面用插入分节符的方法插入一页空页，并在此页上输入标题“目录”，并应用一级标题样式，回车。选择“插入”“引用”“索引和目录”，打开如右图所示的对话框。如果我们直接点击确定按钮，可能会出错，因为默认情况下Word会以应用了样式“标题1、标题2”的标题生成目录，而我们实际上应用的是自己创建的样式“一级标题、二级标题”。所以我们应在“索引和目录”对话框中，点击“选项”按钮，打开如右图所示的对话框，并在应该成为目录的样式中填写相应的级别。第六步：设置页眉第六步：设置页眉要求：要求：目录的页眉为“目录” ，摘要的页眉为“摘要”，其他的页面：奇数页页眉为页面所在章的章标题，偶数页为“河源职

15、业技术学院毕业论文”；（注：前提是目录、摘要、各章要属于不同的节，各章内奇偶页不同）（注：前提是目录、摘要、各章要属于不同的节，各章内奇偶页不同）首先，打开首先，打开“页面设置页面设置”对话框，在对话框，在“版式版式”选项卡中勾选选项卡中勾选“奇偶页不同奇偶页不同”复选框。复选框。方法是：方法是： 将光标定位到目录页当中，选择“视图”“页眉和页脚”（页眉和页脚工具栏被激活），在页眉中输入“目录”，如下图所示。第六步：设置页眉第六步：设置页眉 点击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按钮，切换到下一节（即摘要页）页面。下一项链接到前一个在默认情况下，“链接到前一个”按钮处于选中状态，我们需要点击一

16、下，取消其选中状态，然后再在页眉处输入“摘要”。第六步：设置页眉第六步：设置页眉 点击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按钮，切换到下一节（1 绪论）的奇数页页面。点击“链接到前一个”按钮，取消其选中状态，然后再在页眉处输入“1 绪论”。第六步：设置页眉第六步：设置页眉 点击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按钮，切换到下一节（1 绪论）的偶数页页面。点击“链接到前一个”按钮，取消其选中状态，然后再在页眉处输入“河源职业技术学院毕业论文”。第六步：设置页眉第六步：设置页眉 点击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按钮，切换到下一节（2 相关技术基础）的奇数页页面。点击“链接到前一个”按钮，取消其

17、选中状态，然后再在页眉处输入“2 相关技术基础”。其他的设置雷同，直到“下一项”按钮变成灰色不可点击，就说明需要设置的页眉都设置完成。第七步：设置页脚第七步：设置页脚要求：要求：目录、摘要的页脚为大写罗马数字连续编页；正文的页脚为阿拉伯数字连续编页；页码一律位于页面底端的中间。方法是：方法是： 将光标定位到目录页当中，选择“视图”“页眉和页脚”（页眉和页脚工具栏被激活），在工具栏中点击“在页眉和页脚间切换”按钮，切换到页脚。在页眉和页脚间切换第七步：设置页脚第七步：设置页脚 光标定位到页脚后，点击“插入页码”按钮，页码“1”被插入。选中页码，点击“设置页码格式”，在“数字格式”中选择罗马数字格

18、式，然后将页码居中。插入页码设置页码格式第七步：设置页脚第七步：设置页脚 点击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按钮，切换到下一节（摘要）页页面。摘要和目录为连续编页，并且页面格式要一致，所以采用默认设置，工具栏上的“链接到前一个”按钮处于选中状态，不需要修改。第七步：设置页脚第七步：设置页脚 点击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按钮，切换到下一节（1 绪论）奇数页页面。点击工具栏上的“链接到前一个”按钮，取消其选中状态，选择页码，点击“设置页码格式”按钮，在页码格式中做如下图所示的设置。案例三：名片制作名片效果第一步：第一步： 新建一个文档，单击菜单“插入对象”，弹出“对象”对话框，选择“

19、Microsoft Word图片”类型。第二步：第二步： 单击“文件页面设置”，在弹出的“页面设置”对话框中将“纸张”选项卡中的“纸张大小”项设为“自定义大小”，然后输入纸张大小为宽度“8.8cm”、高度“5.5cm”。第三步：第三步：点击切换到“页边距”选项卡设置界面，设置上、下、左、右页边距、装订线均为数字“0”。点击“确定”按钮返回到Word编辑状态后，根据需要设计好名片的内容和样式，如下图所示。 第四步：第四步：单击“文件关闭（c）文档”菜单项，完成名片的制作。现在，只要在名片里写上用户信息，名片的制作就完成了。如果要打印的话，显然一张小小的名片使用一张纸太浪费了，下面我们在一页页面上

20、排版十张名片。第一步：第一步：新建一个文档，依次点击“文件页面设置”菜单项，在弹出的对话框中设置“纸型”选项卡中的“纸型”项为“自定义大小”，其中的“宽度”为19.5cm；高度为29.7cm。 第二步：第二步：接着依次点击“工具信函与邮件信函与标签”菜单项，在弹出的对话框中点击“标签”选项卡中的“选项”按钮。第三步：第三步：在随即进入的对话框中，设置“标签产品”为“Avery A4和A5幅面”，“产品编号”为“L7413名片”，设置完毕完点击“确定”按钮返回上一步。第四步：第四步：返回到上一步后点击“新建文档”按钮。这样在Word中就出现了十个相同大小的框。 第五步：第五步：返回到上一步后点击“新建文档”按钮。这样在Word中就出现了十个相同大小的框。复制十张名片复制十张名片接着再返回制作单张名片时的Word文档，依次点击“编辑复制” 。操作完后切换到有十个框的文档中，单击第一行第一列的那个单元格（即左上角），依次点击“编辑粘贴”菜单项。 做到这里，我们只算设计了一个人的名片，对于一个