中药材采购流程

1、-可编辑修改-文件名称中药材采购流程文件编号SMP?GY-GL-006起草者起草日期年 月曰原文件编号审核者审核日期年 月曰原文生效日批准者批准日期年 月曰版本号00颁发单位供应部生效日期年 月曰分发号分发单位与数量质量部2份，化验室、仓储部、财务部、供应部1份修订记载版本号生效日期修订原因、依据及内容00依据2010版药品生产质量管理规范要求编写。-可编辑修改 -目的：为进一步完善、细化中药材采购工作，规范采购流程，保障生产所需物料 及时到货，确保购进物料质量达标，控制采购成本等，特制订本流程。范围：适用于供应部中药材采购并为各子公司供应部参考执行。 职责：供应部组长负责编写；供应部负责管理

2、； 供应部部长、质量部负责审核； 生产副总经理批准； 供应部中药材采购员执行。内容：1供应部中药材部于每月29日将物料在途数量提供给计划员并上报，经供应部 部长签字确认后上报生产部，为次月生产计划的下达做好准备；同时对在途品种 严格监督，确保在途物料及时到货。2生产部根据需货计划、物料在途及各物料库存情况，于每月6日前制定当月中 药材采购资金预算表，及各子公司上报的本月中药材采购计划审批表。我部门根 据以上所需品种、数量，做出采购招标前的整理工作。3供应部根据整理后的品种、数量，实行网上（必联采购网）招标，此报价时间 根据品种的数量及是否存在冷背品种，一般规定为4天，提醒供应商按时报价， 并跟

3、踪报价情况，了解市场初步行情，邀请主管副总经理参与开标并监督报价情 况。4在实行网上招标的时间内对当月采购物料库存情况进行核对； 打印传真形式报 价单，对新开发供应商实行盘外报价；整理备份上月完成计划的价格表，以便日 后核查。5待全部参加本月报价的供应商全部提交报价详情后，投标截止，并且下载开标一览表，整理后打印，上交主管副总经理审核确定后，填写中标单，中标单填写要真实准确，本着“相同药材比价格，相同价格比质量，相同质量比服务”的原则。6主管副总经理确定下发中标单后， 第一时间以传真的形式将已核对无误的中标 单下发，-可编辑修改 -并电话确认供应商是否收到；认真填写当月中药材采购资金预算表，并

4、 核对无误后上交；认真填写子公司当月中药材采购计划审批表中物料价格， 仔细 审核确保无误， 经部领导签字确认后，报还子公司负责人员。7填写中药材物料采购四联单，本部门保留一份，仓储部一份作为物料接收的依 据，财务部一份（标明单价）作为审核发票的依据，质量部门一份为检验药材做 提前准备和检验报告下发的依据； 追加计划要确保数量及时按当月采购价格下达， 并填写追加中药材物料采购四连单，以保证物料的数量及价格不会出现超量或高 价问题。8编撰当月中药材到货明细表，跟踪各供应商发货情况，对生产急需品种提前与 中标供应商联系，通知提前将该品种发货；仓储部根据采购四联单进行接收，并 向化验室申请检验，在没有

5、接到特殊通知，来料数量超出采购计划15%的，仓储部有权拒收；对到货中药材及时登记，确保按时到货，到货数量与计划数量相符， 认真关注物料质量情况。9合格物料质量部应在3日之内出具合格中药材检验报告单，异常物料，质检部 先与我部门协调处理，并提供物料异常情况处理单；我部门在接到通知后及时电 话通知供应商退货、 补货，必要时以传真形式将物料异常情况处理单传给供应商， 要求补货供应商在7日之内将物料按计划量补齐，15日内将退货物料运出我公司； 继续跟踪补货物料的质量情况，尽量避免不合格现象再次发生。10在收到质量部合格中药材检验报告书后，根据报告书的处理意见，通知所属供应商开具增值税发票，水分超标的按

6、百分比扣除到货数量，杂质超标的根据百 分比折扣单价金额；收到质量部不合格中药材报告书后，与仓储部及时沟通，并 跟踪退货物料的运出情况，确保仓库库存不会造成紧张状况。11接收到供应商开具的增值税发票后，及时送至仓储部做入库验收，验收后的 发票要认真-可编辑修改 -核对开具的品种名称、数量、单价及金额，无误后送主管副总经理、 财务部长及公司总经理签字确认，认真对各发票挂账后，送各公司财务入账；对 开具错误的发票及时退回该公司换票处理，每季度与计划员对账，保持账目一致 准确。12季节性中药材采购，需提前向主管副总经理请示，待其作出采购决策后，先 由采购员到产地考察、比价，并取回样品由公司质量部检验，

7、达标后报主管副总 经理，经批准进行批量采购，同时通知仓储部做接收准备；物料到公司后由公司 质量部检验，保证质量、保障货源。13冷背药材由于存在货源少、供货难的特点，在采购上存在一定的困难，应先 对品种进行网上及各相关书籍查询，了解其俗名、性状、产地、相关检查项目等 信息，制定合理的采购方案；对不易达到标准的品种，要采取多产地送样，找出 可以达到标准的药材产地，上报部领导批准后，进行计划量采购。14如生产过程中出现异常情况，我部门要积极与质量部、生产部及车间进行现 场确认，对异常情况进行分析，必要时通知供应商到场共同处理，情况确定后， 由质量部出具书面解决决定，我部门认真处理，确保生产持续进行。

8、15直发中药材应根据生产部提供的直发品种计划， 按计划量下达给中标供应商， 并标明所发子公司的名称、地址、联系人等相关信息，由各供应商自行组织发货；追踪物料的到货情况及质量情况，各子公司于每月4日前上报直发品种的到货明 细，以便对该月份计划总结和对各供应商进行评定。16新供应商的开发要严格按照合格供应商评定及管理办法实行，对想要成为我 公司供应商的公司，首先在企业资质上审核，资质不合格的绝对不可以成为我公 司的供应商；资质合格的还要对其企业声誉、资金承受能力、与我公司合作态度 做进一步了解，对怀有不良目标的供应商不予以供货资格；新供应商的考察期为3个月，在此期间对该供应商送货时间、 数量、质量等多方面考核，合格后方可成 为我公司正式的供应商。-可编辑修改 -17付款程序：根据供应商上月计划完成情况，其中包括到货日期是否及时，到 货数量是否按计划订单完成，到货物料的质量情况等，以及本月计划的中标情况 和历史陈欠账款余额等多方面综合因素考虑，做出最合理、最科学的月度资金分 配方案；制作月度付款资金预算表，上报部领导审核、调整，最终制定公平、公 正的付款方案，并严格按照方案执行，对需要特殊付款的供