会议服务规范20120914

1、12简介 随着集团连锁事业稳步快速发展，各类会议愈发频繁的应用于日常工作之中，为做好各类会议的会务组织工作，为了提高所有集团会务人员的会议服务质量，现根据集团接待类型及会议种类规范会议服务流程。 3目录：会场布置规范会场布置规范会务保障规范会务保障规范 会后收尾规范会后收尾规范4 1.会场布置规范1.11.1会场内布置：会场内布置：项项目目布置要求布置要求如图如图会会议议桌桌椅椅一般性会议：根据会议室的桌型将桌椅布置到位。1、座椅需高度、方向统一，摆放整齐。会会议议鲜鲜花花由会议/接待发起部门提出鲜花需求：1、固定椭圆桌型配备：平铺式鲜花；2、贵宾接待室配备：单面竖插鲜花；3、演讲台配备：瀑布

2、式鲜花；4、主席台配备：平铺式鲜花。席席卡卡根据参会人员座次按照席位进行摆放51.会场布置规范1.11.1会场内布置：会场内布置：项目项目布置要求布置要求如图如图茶杯茶杯会前布置到位，布置于座位椅右上方统一摆放，杯底垫上纸质杯垫（Logo面向座位）杯柄向右，司徽向上，杯子无缺口，无污迹。矿泉水矿泉水玻璃杯玻璃杯根据会议级别及需求提供矿泉水会议级别会议级别矿泉水矿泉水配置标配置标准准摆放标准摆放标准内部高管会议及普通对外接待 中等级别矿泉水（怡宝）矿泉水瓶在座位正前方，玻璃杯倒扣放在矿泉水右边的纸杯垫上，统一水平线，玻璃杯干净透明无污渍。高级接待 高级矿泉水 （依云）矿泉水瓶在座位正前方，玻璃杯

3、倒扣放在矿泉水右边的纸杯垫上，统一水平线，玻璃杯干净透明无污渍。61.会场布置规范1.11.1会场内布置：会场内布置：项目项目布置要求布置要求如图如图烟灰缸烟灰缸抽纸抽纸1、长椭圆桌（10-15人位）：会议主席位面前及对面各放一个；2、长椭圆桌（超过20人）：每间隔3人放置一个。3、根据会议或接待需求放置，抽纸应打开，并将打开的第一张抽纸折叠成三角形果盘果盘在会前将果盘摆放在会议桌上：1、整果果盘：会议桌上两头各一盘2、例份果盘：配果叉摆于封塑夹左上方，封塑夹右上方摆好小毛巾。71.会场布置规范1.11.1会场内布置：会场内布置：项目项目布置要求布置要求如图如图贵宾贵宾室室（403.407.4

4、08）1、封塑夹放于沙发右扶手上方。2、席卡放于茶几正前方。3、矿泉水（玻璃杯上方）瓷杯（内侧）和玻璃杯并排放于席卡后方。4、水果例份配于果叉放于瓷杯上方，毛巾放于矿泉水上方。多媒多媒体室体室（405.406）1、矿泉水、瓷杯、玻璃杯并排放于封塑夹正前方。（具体根据会议需求进行摆放）设备设备会务人员需提前半小时将空调、投影、音响等相关设备开启。如遇重大型接待，需提前通知信息人员前来检查相应设备设施。81.2会场外准备：会场外准备：1.会场布置规范项目项目布置标准布置标准图示图示电子电子欢迎欢迎小屏小屏1、根据接待部门提供的相关信息确认并提前制作电子欢迎小屏，并在客人来访前半小时进行播放。2、根

5、据大型或重要会议的会议议程提前制作会议议程的电子小屏，在会前半小时进行播放。欢迎欢迎水牌水牌1、根据接待部门的需求将欢迎水牌或展架在指定时间前摆放到位。（会议接待结束后，立即撤下水牌或展架）签到签到台台一般性会议：由会议组织部门安排专人签到重要性会议：由会务组织部门安排专人搭置签到台进行统一签到签到台上铺设绿色桌布，四周环绕绿色桌裙；桌面左侧放置“会议签到”席卡，右侧放置圆型鲜花9 2.会务保障规范2.1人员准备人员准备1、会务人员在会议开始前半小时，需站立在前台内等候。在参会人员到达前台时，主动、亲切询问参会人员部门及会议主题，确认参会信息后，引领参会人员进入会议室，开始会服。若当日会议安排

6、单未列其会议，应立即联系会务专员予以确认。2、会议开始前二十分钟，将会议室内茶水准备就位。102.会务保障规范会务保障规范 2.2茶水服务：茶水服务：会前将放有茶叶的茶杯摆在桌上，在会议召开前，由会务人员用水瓶直接在桌前，将水杯端起往杯中倒水。会务人员倒过水后，要逐杯加以检查。检查时，可触摸一下杯子的外壁，如果是热的，表明已倒过水，如果是凉的，说明漏倒水了，要及时补倒。续水，第一次续水须在会议开始后10分钟之内，查看参会人员喝水情况，以便决定续水时间及频率，原则上15分钟续水一次（具体需根据会议期间天气情况及参会人员喝水情况决定）。倒续水时瓶口要对准杯口，不要把瓶口提得过高，以免溅出杯外。如不

7、小心把水洒在桌上或茶几上，要及时用小毛巾或纸巾擦去。 在往茶杯倒水、续水时，如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上，可把杯盖翻放在桌上或茶几上，只是端起茶杯来倒水。会务人员在倒、续完水后要把杯盖盖上。注意：切不可把杯盖扣放在桌面或茶几上，如发现宾客将杯盖扣放在桌面或茶几上，会务人员要立即斟换，用托盘托上，将杯盖盖好。 倒水、续水都应注意按礼宾顺序和顺时针方向为宾客服务。112.会务保障规范会务保障规范2.3室温调整室温调整根据天气情况和会议室参会人数，及时调整空调温度，保持适宜室温。2.4会务物品使用会务物品使用为参会人员提供会务物品使用协助，比如VGA线、激光笔、计算器、插线板、纸笔、

8、电子白板等物品，并做好台帐登记工作。2.5文件传递文件传递在前台接收并登记需传递进入会议室的文件，于会间送入会议室内。文件签出后，及时通知递交人取回。在文件传递时，须将文件放入蓝色A4封套内进行传递。2.6茶歇服务茶歇服务集团重大会议期间，由会务人员准备茶点和咖啡。茶点主要为饼干点心类和大果盘，提前放在休息区域，注意摆放对称和美观。咖啡用于提神，在长时间的会议中，由会务人员提前用咖啡机将咖啡磨好后盛入纸杯，放在休息区域或送入会议室内。123.会后收尾规范会后收尾规范 3.1物品回收物品回收在会议结束后，立即通知保洁进行会议室清扫，并由会务人员回收会务物料。3.2清洗茶杯清洗茶杯 在会议不忙时，由会务人员在茶水间进行茶杯清洗，清洗时须将会务间门关闭。清洗流程如下： 将茶杯内的茶叶水倒净，用自来水冲洗至无茶叶残留，用84浸泡十分钟； 将浸泡过后的茶杯插入杯框内，放入洗碗机进行清洗； 检查本次清洗的所有茶杯，确保茶渍及污渍的清洗干净； 将干燥的毛巾平铺工作台上，将洗后的茶杯倒扣在毛巾空水15分钟； 将已空水的茶杯正立在消毒架上，开