第7章书面商务文件--外部沟通文件

1、外部沟通文件外部沟通文件学习内容：学习内容：1.1. 致意便条致意便条2.2. 商务信函商务信函3.3. 商业计划商业计划4.4. 年度报告年度报告5.5. 传真和电子邮件传真和电子邮件6.6. 短信服务（短信服务（SMS)SMS)学习目标：学习目标：1. 区分内部和外部书面沟通区分内部和外部书面沟通2. 理解外部沟通文件的主要形式理解外部沟通文件的主要形式3. 能够使用这些沟通形式能够使用这些沟通形式外部沟通文件外部沟通文件指组织内部的人员与其组织外部的利益相关指组织内部的人员与其组织外部的利益相关者进行沟通时所采用的书面形式。这些利者进行沟通时所采用的书面形式。这些利益相关者可能包括银行、

2、供应商、客户等。益相关者可能包括银行、供应商、客户等。7.17.1致意便条致意便条没必要写信时用；没必要写信时用；只包含公司名称及一条礼节性短信；只包含公司名称及一条礼节性短信；具体经办人还会加上他的名字和一条短信具体经办人还会加上他的名字和一条短信（手写）（手写）7.27.2商务信函商务信函信函：外部沟通文件最常见的形式。信函：外部沟通文件最常见的形式。用途：用途：1 1、安排会议、安排会议2 2、确认已安排的会议的日期和时间、确认已安排的会议的日期和时间3 3、申请工作、申请工作 4 4、回复申请信、回复申请信5 5、广告或推销函件、广告或推销函件 6 6、核查潜在客户的信用、核查潜在客户

3、的信用7 7、投诉有缺陷的商品或其他问题、投诉有缺陷的商品或其他问题8 8、回复客户投诉、回复客户投诉 9 9、提供成本或合同标的核算、提供成本或合同标的核算1010、询价、询价 1111、提交订单、提交订单发送商务信函的原因发送商务信函的原因 提供或寻求信息 确保一些事情已经完成 与客户及供应商保持或者发展良好的关系商务信函的标准商务信函的标准1. 清楚简洁、句子段落简短清楚简洁、句子段落简短2. 对读者应该是具体和特定的对读者应该是具体和特定的3. 必须准确和完整必须准确和完整4. 礼貌而得体礼貌而得体5. 信函应当及时处理信函应当及时处理信函应包含具有企业风格的信息信函应包含具有企业风格

4、的信息1. 公司名称、地址、电话；公司名称、地址、电话；2. 可能有公司标志；可能有公司标志；3. 有便于识别和存档的归档号；有便于识别和存档的归档号；4. 收件人的姓名和地址；收件人的姓名和地址；5. 日期；日期；6. 对收件人的问候；对收件人的问候；7. 使用标题以表明这封信的主题；使用标题以表明这封信的主题；8 8、内容应仔细编排；、内容应仔细编排；9 9、应以恭敬的方式结尾；、应以恭敬的方式结尾；1010、应有写信人签名；、应有写信人签名；1111、签名下面应印有其姓名的印刷体，、签名下面应印有其姓名的印刷体，以防读者无法读懂其签名；以防读者无法读懂其签名；1212、如果将来会有作者之

5、外的其他人来、如果将来会有作者之外的其他人来处理该信，应清楚说明；处理该信，应清楚说明；1313、若有附件，也应清楚说明。、若有附件，也应清楚说明。 P113P113课堂练习课堂练习1 1写一份商务信函写一份商务信函7.3商业计划商业计划公司制定商业计划的原因：公司制定商业计划的原因： 阐明他们的想法及目标阐明他们的想法及目标 支持资金申请支持资金申请 通过将进展与计划作对比，来监测公司的通过将进展与计划作对比，来监测公司的业绩业绩 设定销售及利润目标设定销售及利润目标 明确所需资源以及涉及的成本明确所需资源以及涉及的成本商业计划包含的要件商业计划包含的要件1. 解释你的商业构想解释你的商业构

6、想2. 概述能够被满足的潜在市场概述能够被满足的潜在市场3. 列出有关竞争者及其优势劣势，进行分析列出有关竞争者及其优势劣势，进行分析4. 说明你将如何营销产品或服务及其涉及的说明你将如何营销产品或服务及其涉及的成本多少成本多少5. 有关房屋和附属场地及所需资本方面计划有关房屋和附属场地及所需资本方面计划6 6、提供有关个人背景、资质和业务经验的详、提供有关个人背景、资质和业务经验的详细信息细信息7 7、说明你需要投入资金的多少、说明你需要投入资金的多少8 8、说明你需要资助资金的数量及偿还计划、说明你需要资助资金的数量及偿还计划9 9、概述你所能提出的贷款抵押、概述你所能提出的贷款抵押101

7、0、列出详尽的财政预算，其中包括月现金、列出详尽的财政预算，其中包括月现金流及第流及第1 1年的利润预算。年的利润预算。商业计划通常包含的五部分商业计划通常包含的五部分 经营目标经营目标 销售与市场预测销售与市场预测 生产生产 资源需求资源需求 资金支持方面的数据资金支持方面的数据7.47.4年度报告年度报告大多数国家都要求公司提供年度财务报表。1985年，英国的公司法规定：每个公司必须提供其年度账目，其中包括利润表、资产负债表，连同相关的账目附注以及包含董事会报告和审计报告在内的年度报告。它是董事会的职责。7.57.5传真和电子邮件传真和电子邮件 传真能通过电话传真能通过电话线路以电子方式线

8、路以电子方式传送书面信息。传送书面信息。 发送完后几分钟发送完后几分钟之内送达收件人。之内送达收件人。使用传真机的礼仪使用传真机的礼仪利用的先后问题利用的先后问题忌发私人传真稿件忌发私人传真稿件检查设备问题并处理检查设备问题并处理完毕后勿落东西完毕后勿落东西电子邮件电子邮件 好的电子邮件不仅是个人好的电子邮件不仅是个人职业素养的体现，更是保职业素养的体现，更是保障正常商务交流的前提障正常商务交流的前提 。那么发电子邮件时应该注那么发电子邮件时应该注意哪些问题呢？意哪些问题呢？1. 搞清发送邮件对象、邮箱地址搞清发送邮件对象、邮箱地址 发送邮件之前，必须搞清楚发送邮件的对发送邮件之前，必须搞清楚发送邮件的对象、职位象、职位( (以便称呼对方以便称呼对方) )以及邮箱地址。以及邮箱地址。2 2、明确邮件目的、明确邮件目的 一般来讲，商务电子邮件分为以下几种：一般来讲，商务电子邮件分为以下几种：表达感谢、答复消息、表达歉意、通知、表达感谢、答复消息、表达歉意、通知、提醒、确认信息、提出要求、询问原因、提醒、确认信息、提出要求、询问原因、提出建议等。提出建议等。3 3、正文内容直奔主题、正文内容直奔主题4 4、注意语气和措辞、注意语气和措辞5 5、检查无误后发送、检查无误后发送发送礼仪注意事项总结发送礼仪注意事项总结主题明确主题明确内容简洁内