会议管理制度73747

1、会议管理制度第一章 总则第一条 目的为了提高会议效率，规范会议管理，充分发挥会议的作用，特制定本制度。第二条 适用范围适用于公司各部门召开的各类会议。第三条 术语与定义本制度无特别术语和定义。第四条 职责（一）各部门1、负责本部门例会的组织召开。2、负责本部门主导的综合研讨、评审会议的组织、记录和跟踪，并对重要事项提报总经办备案、跟踪。3、负责参加和参与研讨与本部门业务相关的会议。（二）总经办1、负责会议管理制度的制定、维护和调整。2、负责公司重要会议的组织管理、内容记录及会后跟踪。3、负责会议室设施、设备维护管理。4、负责会议室使用的管理和协调。5、负责会议的后勤保障工作。（三）主管领导1、

2、负责相关会议的召集。2、负责相关会议记录、会议决议的签批。3、负责会议相关内容的跟踪、检查。第二章 会议管理第五条 会议的召开（一）会前的准备和召集1、各种会议的会前准备，由会议召集人负责或指定专人负责。2、会前的准备，包括确定会议的主题、议题、参加人员、会议的时间、地点等内容。3、会议召集人要提前12天签发会议通知给各参加人员（例会除外）。4、重要的会议，必要时应提前发放会议材料，便于与会者准备。5、简单会议可视具体情况，由召集人口头通知。（二）会议的召开1、会议的召集者或负责人，会前确认会议地点、设备、设施及相关资料准备就绪。2、参加会议人员提前到场，负责人组织与会人员签到并检查会议出勤。

3、3、会议开始，与会人员要将手机调到振动。4、会议主持人组织与会人员开展研讨，并注意把控会议的主题、进程及节奏。5、与会人员针对相关议题做好会前的思考和准备，发言内容包括解决方案、所需资源、时间排期等，以提高会议效率。（三）会后管理1、会议结束后，由专人负责整理会议纪要。2、会议纪要经与相关人员审核，由会议主持人确认后，记录人发送各与会人员。3、会议的内容，由相关负责人跟踪、协调，并将重要的内容提报总经办列入计划管理进行跟踪、备案。（四）会议室管理1、公司会议室的设施设备管理、使用安排及卫生等管理由总经办指定人员负责。具体如下：1.1 负责会议室内设施、设备的维护和保养。1.2 负责会议设施使用

4、的安装、调试及运行保障。1.3 保证会议室的清洁、卫生。1.4负责会议室内的桌椅、白板等设施的维护。1.5负责会议室的开放及关闭。1.6 负责会议室的预订和正常使用的安排、协调。1.7 负责饮用茶水、水果、茶点的准备。1.8 负责其他与会议室相关的工作。（五）会议室的使用1、各部门在使用会议室时要提前一天向前台接待员总经办申请，将会议时间、预计人数和是否请外来客人告知总经办会议管理人员，进行统一调配。2、会议室空闲时间（即无时间冲突），一般均可使用。3、如有时间冲突，可按以下先后顺序：有外请客人的公司级会议；有外请客人的部门级会议；一般的公司级会议；部门级会议。同级别的会议按申请的先后顺序。4

5、、使用部门的注意事项：4.1 使用时应尽量保持会议室的清洁卫生。4.2 使用会议室应严格遵守时间。4.3 桌椅及场地设施使用完毕应及时恢复原状。4.4 会议结束后请将白板擦试干净。4.5 在使用白板时必须用公司配置的水性笔。4.6 借用公司的设备必须爱护并及时归还。4.7若发现会议室内的设施出现故障请及时通知会议室管理人员。第三章 附则第十二条 本规定由总经办负责解释。 第十三条 本规定自颁布之日起执行。第十四条 相关表格。会议通知单会议主题会议时间会议主持会议地点参加人员会议议题发文部门/人签发人 总经办/存档会议通知单会议主题会议时间会议主持会议地点参加人员会议议题发文部门/人签发人 总经办/存档会议签到表会议日期： 年 月 日会议时间： 会议地点：会议主题：会议主持：会议记录： 参加人员：共 人序号姓名签字序号姓名签字11621731841952062172282392410251126122713281429