办公软件高级应用第一章

1、第一章第一章 办公自动化基础办公自动化基础1-1办公自动化1.1.1 1 办公自动化概述办公自动化概述 办公办公：为了实现一个具体的工作目标：为了实现一个具体的工作目标, ,所从事的处理所从事的处理的活动。的活动。 影响办公方式的因素影响办公方式的因素：办公设备。：办公设备。1-2办公设备的演变历史办公设备的演变历史农业时代农业时代纸、笔、算盘纸、笔、算盘( (老三件老三件) )工业时代工业时代打字机、电话机、电传机打字机、电话机、电传机( (老三机老三机) )复印机、传真机、微缩设备复印机、传真机、微缩设备( (新三机新三机) )信息时代信息时代计算机、通信设备、办公设备计算机、通信设备、办

2、公设备办公自动化1.1.1 1 办公自动化概述办公自动化概述 办公办公自动化自动化将人、计算机和信息三者结将人、计算机和信息三者结合为一个办公体系，构成一个服务于办公业合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人务的人- -机信息处理系统。机信息处理系统。1-3 办公自动化是一个不断发展的概念，像办公自动化是一个不断发展的概念，像电子商务、电子政务、企业信息化、教育信电子商务、电子政务、企业信息化、教育信息化、数字家庭等都可以看成是它的延伸。息化、数字家庭等都可以看成是它的延伸。办公自动化1.1.1 1 办公自动化概述办公自动化概述一、办公自动化一、办公自动化 Office Automatio

3、n, OA 我国我国办公自动化专家办公自动化专家定义定义：利用先进的科学技术，：利用先进的科学技术，不断使人的一部分办公业务不断使人的一部分办公业务活动，活动，物化物化于人以外的于人以外的各种设备中各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人某种目标的人- -机信息处理系统。机信息处理系统。1-4 20 20世纪世纪7070年代，美国麻省理工学院年代，美国麻省理工学院M.C.ZismanM.C.Zisman教授将办公自动化教授将办公自动化定义定义为：将计算机技为：将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统数术、通信技术、系统科学及行为科学

4、应用于传统数据难以处理的、数量庞大且结构不明确的、包括非据难以处理的、数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。办公自动化1.1.1 1 办公自动化概述办公自动化概述二、办公自动化的特点二、办公自动化的特点1-5办公自动化是一门综合性的高新技术办公自动化是一门综合性的高新技术办公自动化是一种人机信息处理系统办公自动化是一种人机信息处理系统办公自动化可以提高工作效率和工作质量办公自动化可以提高工作效率和工作质量 办公自动化的目的办公自动化的目的：尽可能充分利用：尽可能充分利用信息资源，信息资源，提高生产率、工作效率和质量，提高生

5、产率、工作效率和质量，辅助决策，取得更好的经济效益辅助决策，取得更好的经济效益，以达到，以达到既定的目标。既定的目标。办公自动化1.1.1 1 办公自动化概述办公自动化概述三、办公自动化的功能三、办公自动化的功能文字处理文字处理 文字的采集、输入、编辑和输出文字的采集、输入、编辑和输出。数据管理数据管理 数据的采集、整理、计算、排序、分数据的采集、整理、计算、排序、分类、汇总类、汇总。多媒体信息处理多媒体信息处理 对图形、图像、声音对图形、图像、声音、活动影活动影像进行采集、编辑、存储、加工、播放和转换。像进行采集、编辑、存储、加工、播放和转换。电子邮件电子邮件 将数据、文字、声音、图形和图像

6、等将数据、文字、声音、图形和图像等综合信息传输到另一地或多地综合信息传输到另一地或多地。实时通信实时通信 利用通信网络、计算机、摄像机和投利用通信网络、计算机、摄像机和投影仪等设备实现不同地方的实时交流。影仪等设备实现不同地方的实时交流。1-6办公自动化1.1.1 1 办公自动化概述办公自动化概述四、办公自动化的模式四、办公自动化的模式个人办公自动化个人办公自动化 支持个人办公的计算机应用技术，通用的办公软件，支持个人办公的计算机应用技术，通用的办公软件，如如Microsoft OfficeMicrosoft Office、WPS OfficeWPS Office（金山软件）。（金山软件）。群

7、体办公自动化群体办公自动化 支持群体间动态办公的综合自动化系统，跨单位、支持群体间动态办公的综合自动化系统，跨单位、跨专业、跨地理的信息交流和业务交汇的协同化自动跨专业、跨地理的信息交流和业务交汇的协同化自动办公技术和系统，如办公技术和系统，如IBM Lotus Domino/NotesIBM Lotus Domino/Notes， 主要特征：即网络化和智能化。主要特征：即网络化和智能化。1-7办公自动化Lotus Notes/DominoLotus Notes/DominoIBM公司宣布推出业界领先的消息和协作平台 IBM Lotus Notes/Domino 6.5。最新版的 Lotus

8、Notes/Domino 集成了 IBM Lotus 即时消息和网络会议功能，使用户可以在线“感知”，还可以直接从收件箱或在协作应用软件内启动即时消息功能进行会话。用户可分别购买 Lotus Notes/Domino 的即时消息功能和网络会议功能。1-8办公自动化1.1.1 1 办公自动化概述办公自动化概述办公自动化的发展趋势办公自动化的发展趋势1-9办公环境网络化办公环境网络化办公操作无纸化办公操作无纸化办公服务无人化办公服务无人化办公业务集成化办公业务集成化办公设备移动化办公设备移动化办公思想协同化（异步协作）办公思想协同化（异步协作）办公信息多样化（多媒体化）办公信息多样化（多媒体化）办

9、公管理知识化办公管理知识化办公系统智能化办公系统智能化办公自动化1.2 1.2 办公自动化系统办公自动化系统办公自动化系统办公自动化系统：面向特定单位、支持其综：面向特定单位、支持其综合办公业务的集成化信息系统。合办公业务的集成化信息系统。1-10办公自动化系统的运作办公自动化系统的运作：信息采集、信息加信息采集、信息加工、信息传输、信息保存工、信息传输、信息保存办公自动化1.2 1.2 办公自动化系统办公自动化系统1-11办公自动化1.2 1.2 办公自动化系统办公自动化系统一、一、系统要求系统要求 提供电子邮件功能提供电子邮件功能 支持协同工作和移动办公支持协同工作和移动办公 满足公文及会

10、议程序要求满足公文及会议程序要求 具有完善的档案管理功能具有完善的档案管理功能 完整的安全性控制功能完整的安全性控制功能1-12办公自动化1.2 1.2 办公自动化系统办公自动化系统二、开发平台二、开发平台 基于数据库管理系统的开发平台基于数据库管理系统的开发平台 VB VB、DelphiDelphi、PBPB等开发工具加上后台关系数据库等开发工具加上后台关系数据库（SQL ServerSQL Server、OracleOracle等）可作系统的开发平台。等）可作系统的开发平台。 基于基于B/SB/S结构和关系数据库结合的开发平台结构和关系数据库结合的开发平台 基于基于B/SB/S结构和关系数

11、据库结合的方式，利用结构和关系数据库结合的方式，利用CGICGI、ASPASP等技术进行系统开发。等技术进行系统开发。基于群件的开发平台基于群件的开发平台 基于群件的开发平台是目前最流行的选择方式，主基于群件的开发平台是目前最流行的选择方式，主要的群件系统有要的群件系统有LotusLotus公司的公司的Domino/NotesDomino/Notes和和MicrosoftMicrosoft公司的公司的Exchange ServerExchange Server。1-13办公自动化1-14三、功能模块三、功能模块1.2 1.2 办公自动化系统办公自动化系统系统管理系统管理文档管理文档管理电子邮件

12、系统电子邮件系统信息发布系统信息发布系统短信系统短信系统日程安排日程安排辅助工具辅助工具办公自动化1-15大连华天动力协同大连华天动力协同OAOA系统结构系统结构1.2 1.2 办公自动化系统办公自动化系统办公自动化1.2 1.2 办公自动化系统办公自动化系统四、层次模型四、层次模型 事务型事务型OAOA系统系统( (基层基层) )：支持属于日常例：支持属于日常例行性办公事务处理的行性办公事务处理的OAOA系统，它包括基本办系统，它包括基本办公事务处理系统和机关行政事务处理系统。公事务处理系统和机关行政事务处理系统。 管理型管理型OAOA系统系统( (中层中层) )：除了具有事务型：除了具有事

13、务型OAOA系统的全部功能外，主要增加了完成本部系统的全部功能外，主要增加了完成本部门工作所需的信息管理系统门工作所需的信息管理系统(MIS)(MIS)系统。系统。 决策型决策型OAOA系统系统( (高层高层) )：除了具有前两种：除了具有前两种模式的功能外，还应具有复杂决策的功能。模式的功能外，还应具有复杂决策的功能。 1-16办公自动化1.2 1.2 办公自动化系统办公自动化系统Lotus Notes(Domino)NotesNotes是企业级通讯、协同工作及是企业级通讯、协同工作及Internet/ Internet/ IntranetIntranet平台，它包括工作流自动化和群件系平台

14、，它包括工作流自动化和群件系统、电子邮件系统和知识管理系统等功能，主统、电子邮件系统和知识管理系统等功能，主要内容包括文件处理，档案处理，电子邮件，要内容包括文件处理，档案处理，电子邮件，数据处理，信息处理决策支持等各个方面数据处理，信息处理决策支持等各个方面Fnotes 1800协作系统协作系统 该软件思想来源该软件思想来源Lotus NotesLotus Notes，可以完成：团队，可以完成：团队日常沟通日常沟通( (邮件、日志）、问题管理邮件、日志）、问题管理(bug(bug跟踪跟踪) )、需求管理、项目管理、费用报销、共享文件夹需求管理、项目管理、费用报销、共享文件夹等等, ,并可以自

15、扩展到客户、销售、物品管理等领并可以自扩展到客户、销售、物品管理等领域（杭州龙峰连科技有限公司）域（杭州龙峰连科技有限公司）其他系统其他系统万户办公自动化系统、东鹏办公自动化系统万户办公自动化系统、东鹏办公自动化系统海康办公自动化系统、吉奥办公自动化系统海康办公自动化系统、吉奥办公自动化系统 1-17办公自动化1-18一、办公设备简述一、办公设备简述1.3 1.3 现代办公设备现代办公设备信息处理设备信息处理设备信息传输设备信息传输设备信息存储设备信息存储设备其他专用设备其他专用设备 办公设备正朝着数字化、智能化、无纸办公设备正朝着数字化、智能化、无纸化、综合化等方向进一步发展。化、综合化等方

16、向进一步发展。 办公自动化1-19二、计算机二、计算机1.3 1.3 现代办公设备现代办公设备个人计算机个人计算机笔记本电脑笔记本电脑平板电脑平板电脑办公自动化1-20三、打印机三、打印机1.3 1.3 现代办公设备现代办公设备针式打印机针式打印机喷墨打印机喷墨打印机激光激光打印机打印机办公自动化1-21四、多功能一体机四、多功能一体机 定义定义：同时具备打印、扫描、复印、传：同时具备打印、扫描、复印、传真当中三种以上功能的办公设备。真当中三种以上功能的办公设备。1.3 1.3 现代办公设备现代办公设备特点特点：节约空间：节约空间 功能多样功能多样 操作简便操作简便 价格便宜价格便宜 安全保证

17、安全保证办公自动化1-22 分类分类：1.3 1.3 现代办公设备现代办公设备打印主导型一体机：打印主导型一体机：以打印机和扫描仪为基以打印机和扫描仪为基础，打印质量高输出速度快。础，打印质量高输出速度快。复印主导型一体机：复印主导型一体机：在数字复印机上增加附在数字复印机上增加附件构成，具有出色的扫描和打印速度、连续复件构成，具有出色的扫描和打印速度、连续复印、缩放尺寸调整、纸张板式设定的功能，能印、缩放尺寸调整、纸张板式设定的功能，能脱离电脑，在一体机的控制面板上独立操作。脱离电脑，在一体机的控制面板上独立操作。 传真主导型一体机：传真主导型一体机：主要用于传真的一体机主要用于传真的一体机

18、具有完善的控制面板，不和电脑连接仍能工作具有完善的控制面板，不和电脑连接仍能工作全功能一体机：全功能一体机：功能配置齐全，打印、复印功能配置齐全，打印、复印传真和扫描缺一不可。传真和扫描缺一不可。办公自动化1.4 1.4 办公集成软件办公集成软件一、微软公司的一、微软公司的OfficeOffice OfficeOffice是微软公司开发的办公自动化软是微软公司开发的办公自动化软件，它是办公软件和工具软件的集合。件，它是办公软件和工具软件的集合。1-23 文字处理软件文字处理软件-WordWord 电子表格处理软件电子表格处理软件-ExcelExcel 演示文稿制作软件演示文稿制作软件-PowerPointPowerPoint 数据库管理软件数据库管理软件-Access-Access 网页制作软件网页制作软件-FrontPage-FrontPage 电子邮件管理软件电子邮件管理软件-Outlook-Outlook 针对企业高级用户的应用程序针对企业高级用户的应用程序办公自动化1.4 1.4 办公集成软件办公集成软件二、金山公司的二、金山公司的WPSWPS WPS WPS是英文是英文Word Processing System(Word Processing System(文文字处理系统字处理系统) )的缩写，的缩写，WPSWPS是金山软件公司是金山软件公司的一