第一章第1节：认识档案

1、1第一章第一章 认识档案与档案工作认识档案与档案工作 认识档案认识档案学习目标学习目标: :具备认识档案的能力具备认识档案的能力掌握档案的概念、属性、作用与种类掌握档案的概念、属性、作用与种类具备正确区分档案与文件、资料的能力具备正确区分档案与文件、资料的能力 2345678910 任务描述： 请根据档案、文件、资料的定义，区分图1-8所含的材料哪些是档案、文件或资料，并判断那些是科技档案。 外在形式主要表现在载体、记录手段（刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录像）和表现方式（文字、图像、声像、图表）等方面。11图1-8特点总结图12345678年代特征外在形式活动领域主要作用12图1-8属性判断

2、图12345678资料文件档案13图1-8分类图12345678文书档案户籍档案科技档案会计档案人事档案14第一节第一节 档案的定义、性质与作用档案的定义、性质与作用 一、档案的定义及其内涵一、档案的定义及其内涵 （一）中外档案界对档案定义的几种表述（一）中外档案界对档案定义的几种表述 詹金逊在档案管理手册（1922年）中定义为：档案是档案是“某一行政管理或行政事务（无论公共的还是某一行政管理或行政事务（无论公共的还是私人的）实施过程中所拟就或者所使用，构成该事务私人的）实施过程中所拟就或者所使用，构成该事务的组成部分，事后为该项事务之负责人或其合法继承的组成部分，事后为该项事务之负责人或其合

3、法继承者自行保管，以备不时查考的各种文件。者自行保管，以备不时查考的各种文件。” 谢伦伯格在现代档案原则与技术（1956年）中给档案下的定义是：“经鉴定值得永久保存以经鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者业已准备藏入某一供查考和研究之用，业已藏入或者业已准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件档案机构的任何公私机构的文件。” 15 1996年修订的中华人民共和国档案法第二条规定：“本法所称的档案，是指档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国术、

4、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。声像等不同形式的历史记录。”16中华人民共和国行业标准档案工作基本术语（1992年）中“档案”一条释为：“国国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。形成的有价值的各种历史文献。” 中国人民大学档案学教授冯惠玲在档案学概论(第二版)（2006年）中表述为：“档案是社会组织或者个人在以往的社会实档案是社会组织或者个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记

5、录作用的固化信息记录作用的固化信息。” 17 综上所述，可见各种档案定义大致有四种模式：第一，以“文件（文书）”为属概念，即“档案是文件（文书）”；第二，以“历史记录”为属概念，即“档案是历史记录”；第三，以“历史文献”为属概念，即“档案是历史文献”；第四，以“信息”为属概念，即“档案是信息”。 （二）档案定义的丰富内涵二）档案定义的丰富内涵 不管对档案的概念如何进行定义，其内涵都可从以下四个方面来理解： 1、档案是由文件有条件地转化而来的。文件转化为档案一般要具备三个条件：办理完毕的文件才能成为档案，正在承办中的文件不是档案；对日后实际工作和科学研究活动有一定查考价值的文件，才有必要作为档案

6、保存；按照一定的规律集中保存起来的文件，才能最后成为档案。 18 2、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中形成的。档案是以独立从事活动的官方性质的机关单位，半官方或非官方性质的社会组织和一定的个人为单位形成的；社会活动中产生档案，是一种普遍现象，而从事特定种类的社会活动，就会产生特定种类的档案。 3、档案信息的记录方式和存在形态是多样的。表达方式有文字、图像、声音等；载体有甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张、胶片、磁带、光盘等；记录方法有手写、刀刻、印刷、晒制、摄影、录音、录像、刻录等；类型上既包括常规的公文，也包括簿册、技术文件与图纸、日记、书信、手稿等。 4、档案是历史的原始记录。档案是特定

7、的形成者在当时直接形成和使用的文件转化物，是人们进行19社会活动和处理事务过程中的自然产物，因而具有原始性的特点。这一特殊属性也是档案和图书、情报等文字记录的重要区别所在。尽管图书情报也是社会重要的信息源，也能够记录和反映人类的社会活动和历史发展，但与档案比较起来，它们在原始记录性方面明显不足。档案是社会活动中自然形成的，不是为了特定目的人为编撰、加工的，所以档案对历史的记载和反映更加原始、真实、直接。205、 除了原始记录性这一本质属性之外，档案还具有其他的一般属性，具体表现为知识性、信息性等 需要说明的是，“档案”一词直至明末清初才出现，历史上的不同时期曾有“册”、“中”、“典籍”、“文书

8、”、“文案”、“文卷”等多种叫法。21 二、档案的分类二、档案的分类（一）按来源划分，可分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等。22 （二）按照档案的内容划分，可以分为党务档案、国家政务档案、公安档案、诉讼档案、会计档案、科技档案、艺术档案、文化档案等； （三）按照载体形式划分，可分为甲骨档案、金石档案、泥板档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、胶片档案等；按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案、电子文件等。23 （四）按照档案形成的时间划分，可分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案和近代档案通常通称为历史档案。 （五）按照档案所有权划分，可分为国家所有档案

9、、集体所有档案和个人所有档案。在外国通常分为公共档案和私人档案。 （六）目前我国最常用的分类方法是将档案分为文书档案、科技档案和专门档案。（不尽合理，但形成了习惯）24 三、档案的价值三、档案的价值 第一、凭证价值和情报价值 根据档案价值实现领域和效果的不同，可分为凭证价值和情报价值。 第二、现实价值和长远价值 根据档案价值实现时间的不同，可分为现实价值和长远价值。25四、档案的作用一、行政作用一、行政作用( (提高政治工作与行政效率的手段提高政治工作与行政效率的手段) ) 档案是各级各类机构、社会组织行使职能、从事管理活动的真实记录，这些记录对于该机构、地区乃至国家工作人员察往知来，保持政策

10、、体制、秩序、工作方法的连续性、有效性，以及决策的科学性具有不可替代的凭证和参考作用，这种作用可以称为资治作用或行政作用。 今世赖之以知古，后世赖之以知今者也26二、业务作用（开展业务活动的第一手材料）二、业务作用（开展业务活动的第一手材料） 档案作为历史的记录，就其宏观而言，纵贯古今许多历史阶段，横穿自然和社会的各个领域。就其微观而言，它记述了人们改造客观世界和主观世界的实践过程，涉及生产经营、金融贸易、工程设计、教育卫生、文学艺术、军事外交等诸多方面27三、文化作用（传承文化的纽带、创造文三、文化作用（传承文化的纽带、创造文化的源泉）化的源泉） 档案的文化作用主要是指档案是人类所创造的一种

11、宝贵的精神文化财富，以及它对于人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种功能。28四、法律作用（处理法律事务的证据）四、法律作用（处理法律事务的证据） 档案的法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。法律作用是档案凭证价值的重要体现。从档案的形成来看，它是当时、当地、当事人在业务活动中形成的原始记录，真实性、可靠性强，是令人信服的真凭实据。29五、教育作用（文治教化、陶冶情操的精五、教育作用（文治教化、陶冶情操的精神食量）神食量） 古人立档有直接或间接的目的，一方面反映了中央集权制的封建政权在政治方面的需要，另一方面也是所谓文化“文治教化”的需要。 30五、档案与文件、资料的关系 档案是有保存价值的文件通过归档转化而来的，文件是档案的前身。 文件和资料都记载着工作活动的内容，是工作活动信息的载体，同属于文献范畴。但是两者又具有不同的性质和特点。在一个具体单位，文件和资料的区别主要表现在两个方面：一方面是它们同本单位工作活动的关系不同；另一方面是它们所具有的作用不同。31 文件是本单位在工作活动中直接形成的原始记录，不仅具有现实的依据作用，而且具有历史凭证及查考作用。 而资料只是为了工作活动参考的目的而搜集、交流或购买来的材料，不是本单位工作活动的原始记录