执行计划及工作板块

1、序号阶段板块具体工作细项负责人起始时间时间 周期说明1筹 备 阶 段协议签署合作协议与学会签署合作协议会前90天4天2会议 设计主KV设计大会主画面设 计会前90天5天3物料延展 设计大会日程单页 设计会前75天2天4大会网站、微信 公众号、微站设 计（包含大会流 程、大会介绍、 交通导航等等）会前75天5天5邀请函底页设 计（纸质+线上）会前75天3天6PPT模板设计会前75天4天7注册系统、电子 水牌等电子物料会前75天3天8Vi设计（会议手 册、桌卡、胸卡、 手提袋、房卡、等等）会前75天3天9文稿攥写大会主题大会slogan会前60天3天10短信大会报名、会议 通知内容攥写会前55天3

2、天11邀请函模板撰写国外专家 纸质邀请函模 板会前55天3天12撰写国内专家 纸质邀请函模 板会前55天3天13撰写普通参会 者线上邀请函 模板会前55天3天14预算拟定会议暂定要求 制定会议预算所有涉及 物料确定3天15执行手册会议执行文件包括Check会前50天5天List、物料表、run dow n、人员分工等16网站、微站 信息更新根据最新信息 更新内容会前10天5天17串场PPT专家简介会前10天5天18邀请国内专家 邀请通过电话、邮 件、短信方式跟 进讲者，修正日程会前40天15天19国外专家 邀请通过电话、邮件 等其他方式跟 进讲者，修正日 程会前60天15天20大型医疗企 业代

3、表邀请通过电话、邮 件、短信方式跟 进讲者，修正日 程会前40天15天21日程日程拟定与专家沟通日 程会前30天3天22日程确认与专家确认日 程会前15天3天23招生线上预热网站、微站搭 建，设立报名窗 口，根据大会要求设置不同注 册，并发送报名短信会前90天天24通过短信 发送会议通知会前60天会前15天4天25论文论文征集征集论坛 投稿论文会前40天15天26论文审核审核论坛 投稿论文会前25天10天27媒体广泛传递 会议信息通过线上、线下 双渠道在医疗 界内传递大会举办信息，扩大 会议影响力28邀请函制作发送 邀请函对国内外专家 发送纸质邀请 函会前30天5天29对普通参与者 发送线上邀

4、请 函会前30天5天30会场签订合同议价会前80天10天31签署合同会前80天10天32付款会前1笔付款会前20天10天33用餐保底会前确定用餐 人数会前7天5天34住宿签订合同确认住宿保底会前25天8天35议价会前25天9天36签署合同会前20天10天37付款会前两笔付款 需付所有保底 数会前7天7天38供应商数码打印签订合同会前30天7天39喷绘签订合同会前30天7天40搭建、AV签订合同会前30天7天41摄影摄像签订合同会前30天7天42礼品签订合同会前30天7天43接送车签订合同会前30天7天44机票签订合同会前30天7天45Hj 出票会前30天7天46物料制作喷绘物料小样会前15天2

5、天47背景板画面 展架会前10天2天48数码物料小样会前20天2天49会议手册、桌 卡、胸卡、手提会前5天2天袋等50采购物料小样会前15天2天51礼品会前5天2天52现场搭建 物料小样会前15天2天53导视、异性框等会前5天2天54志愿者志愿者招募发布招募信息会前30天15天55志愿者培训培训出优质服 务会前10天2天56执 行 阶 段物料物料分配 并落实到位会中3天57住宿分配房间会中3天酒店协 助58机票根据专家行程 退改签机票会中5天59交通接送嘉宾接送会中3天60摄影摄像摄影摄像摄影摄像到场会中3天61搭建会场布置台型、音视频设 备、同传设备等 现场布置搭建会中3天62会务工作会场摆放桌卡、递 送麦克风、ppt 以及视频播放 等会中2天63现场注册 签到会中注册签到 交付参会费，领取胸牌和会议 资料会中2天64提前注册 签到会前注册签到， 领取胸牌和 会议资料会中2天65发送劳务、 证书等VIP劳务及代 表的证书发放会中2天66直播、转播会议直播手术 以及手术转播会中2天67电子壁报会议日程以电 子壁报展示会中2天68用餐安排与会人员有在酒店安排 的，午餐晚餐在 就酒店就餐会中3天69工作人员盒饭发送会中3天70收 尾 阶 段费用结算各项费用结算 并报销会后5个 工作日5天71资料文档资料