付款审批及预算系统使用教程下

1、软件服务社协同管理系统使用系列付款审批及预算系统使用（下）软件服务社2016 年 4 月 23 日目录1 付款统计与预算41.1 已付款项分析41.2 已申请未来付款预计91.3 未申请合同款项预计121.4 合同已付款汇总分析131.5 预算制度合理吗？13一些特殊情况的处理152.1 关于已付款项作废152.1.1 已付款项作废152.1.2 怎样查看“作废的已付款项”172.1.3 已付款项作废后，怎样再次申请202.2 关于合同终止202.2.1 合同终止操作举例202.2.2 特别说明2622.2.3 已终止合同.273高级功能313.1 移动办公：企业号313.2 怎样实现邮件、及

2、自定义提醒313.2.1 主控系统中的设置313.2.2申请前的设置353.2.3 说明373.3 怎样进行流程规则管理373.3.1 直接流程规则管理383.3.2 借款流程规则管理443.3.3 采购合同流程规则管理443.3.4 合同流程规则管理443.4 关于多语言、多币种及付款单格式443.4.1 关于多语言443.4.2 关于多币种463.4.3 关于付款单格式473.4.4 应用举例483.5 主控系统做主543.5.1 在主控系统中根据需要新增.553.5.2 练习583.5.3 注意事项61总结：怎样把 PB 系统使用好624.1 关于主控系统中的基础设置624.2 简洁强大

3、的权限管理624.3 建议分阶段实施634.4 细化管理制度634.5 多系统联动，创造完美协同效应6345 附：F15.8_ad0 对PB 系统的更新内容655.1 新增功能概要655.1.1 新建流程操作方式的修改655.1.2 合同增加了“部分付款”功能665.1.3 关于“应付款项”的关闭675.1.4 关于合同修改695.1.5 关于已付款项的分析705.1.6 关于菜单的修改705.2 关于部分付款715.2.1 合同查看页面的修改715.2.2 合同审批新建事项745.2.3 相关功能的修改775.3 关于合同应付款项的关闭775.3.1 合同应付款项关闭785.3.2 合同应付

4、款项取消关闭825.3.3 已关闭的合同应付款项.845.3.4 一些相关的检查和845.4 合同修改845.4.1 合同修改申请845.4.2 待办事项合同修改申请的处理885.4.3 已发事项945.4.4 已办事项955.4.5 待发事项965.4.6 合同修改.975.4.7 关于合同的查看985.5 相关功能及一些.1015.5.1 合同申请及审批、付款1015.5.2 已付款项作废1025.5.3 关于“合同终止”1045.5.4 其他1045.6 付款统计与预算1045.6.1 改：已付款项.1055.6.2 改：已申请未来付款预计1055.6.3 改：未申请合同款项预计1055

5、.6.4 改：付款单综合1065.6.5 直接5.6.6 合同已付款汇总分析106已付款汇总分析1115.7 其他1155.7.1 “新建合同”时提供了批量增加应付款项的功能1155.7.2 其他新增或修改内容1181 付款统计与预算已付款项的统计和未来付款的预算，是企业资金管理工作中最重要的内容。在“付款统计与预算”菜单下，有一系列统计功能。其中：“已付款项分析”功能可以用于对已经付出的款项进行统计，“已申请未来付款预计、未申请合同款项预计”功能可以用于对未来可能发生的付款做出预计。在前面的“直接、借款”部分，已经对这些功能做过介绍。合同也是“付款”的一种，而且金额往往较大。在“付款统计与预

6、算”中，当然也要考虑在内。在上面这些功能中，都包含了合同支出的数据。付款分为直接、合同、借款，当把这些工作在 PB 系统中进行了全面管理之后，可以发现，我们不仅能够对已发生的付款数据进行非常便捷的统计分析，而且可以对将来可能发生的付款实现全面的预计，从而全面掌握企业的资金需求，做好资金。在上面各章的实例中，已经把直接、合同、借款管理的工作全面开展起来。下面看一下怎样利用这些功能，实现对企业付款的全面统计和预计。1.1已付款项分析本功能用于对已经付出的款项进行统计。执行本功能单。缺省期间是近一显示出本人“付款单数据权限”内、在指定的期间内已完成“出纳付款”的付款，可以修改，修改后点击“”即可。例

7、如：2011 年 11 月 23 日：1.董事长、总经理或主管财务工作的副总经理马（他们的付款单数据权限都是“全部”）执行本功能时，可以看到：2011-10-23 至 2011-11-23 期间发生过以下付款：下面显示了这些已付出款项的金额总计。这样就可以全面了解近期的付款情况。如果想详细查看某一笔付款的情况，可以点击按钮。对于合同，点击按钮、显示合同审批单后，还可以进一步点击“查看合同”按钮，以便了解与这笔付款相关的合同信息。例如，点击第一笔合同后面的按钮，显示了合同审批单：再点击“查看合同”，则显示：此时可以在上面的“合同摘要”部分看到这个合同的概况，包括合同中的其它各笔款项及其支付情况。

8、对于已申请的（包括已支付的）款项，可以点击查看。比如：可以看到第一笔“已付款”，可以点击查看这笔款项的合同审批单，以了解当时的审批情况；第二笔显示“可付款”，表示所有审批人和出纳都已审批通过，但还没有付款；还有可能是“申请中”，表示已发出申请但还没有完成“出纳审核”，可以点击查看这笔款项目前的审批情况。还可以点击“合同文件”，查看合同全文，以便了解完整的合同内容，确认付款情况与合同进展是否相符。如果需要得到某些有：性的付款数据，可以在右上角选择“自定义”、利用下列条件进行组合例如：发起部门：可以用于某个部门或某些部门申请的付款。付款单号：可以指定付款单号，某个特定的付款单。发起人：可以用于某个

9、人申请的付款。付款金额：可以付款金额在某个范围的付款单（如 1 万元以下、1 万元到 10 万元）。付款类别：可以指定直接、合同或借款。结算方式：可以某种结算方式的付款。比如：用现金方式的付款有哪些。币种：可以使用某个币种的付款。比如，想只查看一下金额在 10000 元以上的付款，可以指定条件为：然后点击，可以查看到有以下各笔：因此，在数据较多时，可以利用自定义的方式，查出需要的数据。可以看到，利用本功能不仅可以综合了解任何一段期间内的付款状况，而且可以深入了解每一笔付款的详细信息。还可以利用自定义方式，得到更有性的数据。2.形惠门经理执行本功能时，查不到数据，因为这些付款单不在他的数据权限内

10、。3.信息部经理执行本功能时，可以看到以下数据：因为这些付款单都在他的“付款单数据权限”内。1.2已申请未来付款预计、借款、合同）都会在 PB 系统中提前申请，所以，系统只要统计已现在，所有付款（直接发出申请、但还没有完成付款的所有付款申请，就可以预计将来可能发生的付款有多少。执行本功能对本人“付款单数据权限”内、在将来指定的天数中可能发生的付款进行预计。缺省期间是 90 天内，即“预计付款日期”减今天的日期“小于或等于”90 天的付款申请（包括预计付款日期在今天之前但还没有执行“出纳付款”的款项）。可以修改这个天数（如可以改为 3 天），修改后点“”即可。例如：2011 年 11 月 23

11、日：1.董事长执行本功能时，可以看到，“计划付款日期”在 90 天内而且还没有完成“出纳付款”的付款单：这就是“有可能”在以后 90 天内要付出的款项。其中包含了所有可能的付款，可能是直接、借款、合同。可以看到，预计近期“可能”会有“总计 1449905.00 元”的付款。【说明】：上面提到：预计近期“可能”会有总计 1449905.00 元的付款，是因为有的申请最后不一定会付款，比如可能被退回或自行撤销，但是这里列出的是所有可能。这样可以保证这个数据是最大可能数，而且少于实际发生数，这样就遵守了资金“”原则。在上面列表显示的内容中，有一个项目是“付款状态”：在出纳审核通过前，“付款状态”是“

12、审批中”；在出纳审核通过后，“付款状态”是“可付款”。这样便于快速了解这笔款项的当前状态。如果想详细查看某一笔付款申请的情况，可以点击按钮（与上面的“已付款项分析”功能类似）。也可以修改的时间范围。比如将 90 天修改为 3 天，然后点击“”按钮，就可以看到以后 3 天内（即 11 月 26 日之前）可能要付出的款项：2.形惠门经理执行本功能时，可以看到有可能在以后 90 天内要付出的款项：数据权限内、有可能在以后 90 天内要付出的款项。本人“付款单数据权限”内的“全部”数据。还可以在右上角选择“自定义这就是上面是直接”，得到更详细的数据。1.3未申请合同款项预计上面的“已申请未来付款预计”

13、功能可以用于统计已发出申请、但没有完成付款的所有付款申请，这样就可以今后某一段期间内可能发生的付款有多少。但是这样还不够全面，因为还可能有一些款项在采购合同中已经确定了，只是还没有发出合同申请，这些款项也是今后很“可能”要支付的。要对付款进行全面的预算，还必须统计这些款项。本功能就是用于统计在合同中已确定要在近期支付、但还没有发出合同申请的款项。例如：在 11 月 23 日，董事长执行本功能时，可以看到，“合同应付日期”在 90 天内、但还没有发出合同申请的款项包括：下面显示有金额合计。如果想详细查看某一笔合同应付款的情况，可以点击按钮。如果需要，可以修改上面的时间范围，如：可以改为 365

14、天，点击“要支付的款项，如下所示：”，查看一年内可能需还可以利用自定义的方式，进行更有性的。【注意】：本功能的同中的应付款项。结果受“合同数据权限”约束，即只能查看到本人“合同数据权限”内的合【说明】：利用“已申请未来付款预计”和“未申请合同款项预计”这二个功能，就可以完整地进行付款预算：“已申请未来付款预计”功能可以统计出已发申请的未付款项，“未申请合同款项预计”功能可以统计出未发申请的合同应付款项，这二个数据的合计就是将来可能发生的所有付款。1.4合同已付款汇总分析本功能用于对某段时间内发生的合同的已付款项进行汇总分析。本功能的使用方法详见本册最后一章的说明。1.5预算制度合理吗？很多企业

15、经常要求做各种预算。比如在年末要求财务部做下一年度的费用预算，然后定期检查预算是否，甚至连很多基层员工都时刻体现着这样的“管理素质”，经常挂在嘴边的就是：“现在已经没有预算了，所以这个事情就不能做了”。2010 年我们发布了“付款审批及预算系统（PB）”，可以全面管理企业的付款，深受欢迎。系统名称中的“预算”本意是指对未来可能发生的付款进行的，这是个非常有价值的功能，因为以前在人工管理时，是根本不可能实现这种要求的。但这个名称使很多人联想到传统的“预算”制度，因此这几年以来，经常有人问能否支持先录入预算指标、然后在付款申请和审批时进行。但是，我们认为这种管理方式是不正确也不需要的，因此系统中没

16、有提供这样的功能。关于这个问题，查看“预算制度合理吗”。2 一些特殊情况的处理下面介绍一些实际工作中可能遇到的特殊情况的处理方法。2.1关于已付款项作废2.1.1已付款项作废申请人发出付款申请后，在出纳审核通过前，如果有问题，可以由审批人或出纳在处理时选择“退回申请”，或者可以由申请人自行撤销申请；如果在出纳审核通过后，又发现有问题，此时申请人就不能自行撤销了，但仍可以由出纳在执行“出纳付款”时选择“退回申请”。但是，如果出纳已经在 PB系统中执行了“出纳付款”操作，这时发现存在问题、不应当付款，并且把已付的款项追回了。这中这个付款单的状态已经变成了“已付款”，这样以后再进行统计分析就会有问题

17、。系统提供了“已付款项作废”功能，用于处理这种异常情况。只有付款管理员使用这个功能。可以执行本功能，查出这笔“已付款”的付款单，然后执行“作废”。“已付款”的直接、合同、借款均可以利用本功能作废。例如：11 月 21 日已经为“【合同】信息设备采购合同”开出了支票，从财务部领到支票后，还没有交给乙方。但 11 月 23 日接到乙方通知，乙方库房突然发生火灾，一内肯定不能按时发货，具体怎样处理还需双方另外。但支票有效期只有 10 天，所以把支票还给了出纳。由于已经执行了“出纳付款”，所以需要在系统中把这笔已付款项作废掉。她找到付款管理员于秀中，执行“已付款项作废”功能，显示：如果要作废某个付款单

18、，必须先在右上角输入这个付款单的单号，并点击“”。输入这个付款单的单号“20111121000001”，点击“”，显示：先点击按钮，查看这个付款单：确认就是要作废这笔付款之后，点击这一行后面的按钮，系统提示：点击“确认”，系统要求输入本人的再次确认（以免误操作）：输入后，点击“确认”，系统提示：同时这笔款项的申请人会收到系统提示消息（这样可以起到告知申请人的作用）：【说明】：付款管理员只能查到本人“付款单数据权限”内的付款单，因此只能对这些付款单执行“作废”。由于本功能的操作要求非常严格，所以数据权限的是非常重要的。2.1.2怎样查看“作废的已付款项”由于“已付款项作废”只有在极特殊的情况下才

19、可以做，而且这种操作的很严，所以在企业管理中，必须认真这种操作。可以在系统中执行“作废的已付款项”功能，查看本人“付款单数据权限”内的、作废的已付款项。执行本功能自动列出本人“付款单数据权限”内所有被作废的已付款项。例如：执行本功能，可以看到：点击按钮，显示：可以看到上面的红章显示“此作废”，并显示有作废时间。查看下面的“处理意见”部分，可以审批单 2011-11-23 10:28:33”：看到“已作废此合同【说明】：由于已付款项作废是很异常的操作，所以企业中具有“全部”“付款单数据权限”的管理（如总经务）必须定期执行本功能，查看存在哪些作废的已付款项，并详细掌握。）的只有本功能可以查看作废的

20、已付款项，其它功能（如：已付款项分析、付款单综合结果中均不显示作废的已付款项。当这个付款单的申请人查看“已发事项”或审批人查看“已办事项”时，仍可以看到这个款项的申请，这是因为这笔已付款项虽然作废了，但当时的申请、审批还是必须能查看到的，只不过点击查看时，会看到审批单上有“此作废” 的红章。2.1.3已付款项作废后，怎样再次申请已付款项被付款管理员“作废”后，如果需要重新申请，可以按照以下说明：1)已付款的“直接”或“借款”被作废后，如果需要，可以重新发起申请，相当于发起一个新的直接申请或借款申请。2)已付款的“合同”被作废后，如果需要再次申请付款，也类似于发起一个新的申请：可以执行“合同审批

21、新建事项”功能，此时被作废的这笔合同应付款项又会显示在本功能中（因为前面的付款已经被作废，相当于合同中的这笔款项没有进行付款）。可以重新发起“合同”申请。假如 30 天后接到乙方通知，能够发货了，就执行“合同审批新建事项”功能，可以看到这笔被作废的已付款项又显示了出来，。就可以这笔应付款项，再次申请合同2.2关于合同终止在前面已经介绍过，合同终止包括两种情况：因履行终止和因解除终止。合同终止只能由合同管理员执行，并且合同管理员只能终止本人具有“合同数据权限”的合同（不在本人“合同数据权限”内的合同在执行本功能时，不出来，所以也就不能执行终止）。下面举例说明一下合同终止的操作方法以及相关的内容。

22、2.2.1合同终止操作举例11 月 23 日，用有形惠门公司经理接到北京西园农工商总公司，因拆迁，双方签订的“厂房及土地租赁合同”（合同号：20111120000006）将于 2011 年 12 月 5 日提前终止（该合同原来确定的“有效期至”2019 年 11 月 24 日），交到 2011 年 11 月 24 日为止，11 月 25 日至 12 月 5日作为甲方的免搬迁期。接到通知后，以 OA 形式通知了各主管和稽核部经理、合同管理员。合同管理员卢芊芊在与及本部门经理后，确定现在应当终止这个合同。注意：不要到 12 月5 日再执行终止，而是现在就要将合同终止，以免后面再申请支付本合同中的款

23、项。卢芊芊执行“合同终止”功能，系统自动列出所有“未终止”的合同：可以看到最下面一行就是这个合同（如果合同较多，也可以采用自定义编号等条件，查出要找的合同）。的方式，指定乙方或合同点击按钮，先查看合同内容，确认是这份合同后，可以点击选择这个合同，然后点击按钮，系统要求指定“合同终止”：本合同没有正常履行完，属于“因解除终止”，所以点击“因解除终止”。此时还要求指定解除，本例是因为拆迁，属于不可抗力，所以选择“因不可抗力”：然后填写“说明”：因拆迁，需要提前终止。点击“确定”，此提示：这个在前面已经介绍过，就是说：如果合同中存在已发出申请、但没有完成“出纳付款”的合同申请，那么这个合同不可以终止

24、。说明：如果合同中存在已完成“出纳付款”的款项，或者未申请的款项（包括待发的合同申请），都是可以执行合同终止的。但是如果存在已发出申请、但没有完成付款的合同申请，系统会在这个合同申请的处理途中终止合同，这样可以由有关决定是先完成付款、再终止合同，还是先取消付款申请、再终止合同（即这笔款项不再支付）。本例中，点击该合同后面的“查看”按钮，可以看到合同里有一笔已发出申请、但没有完成付款的款项：申请（可以看到是在 11 月 21 日发出的申请）：卢芊芊可以点击查看这个合同于是卢芊芊通知。由于这是本来要支付的下个年度的，但现在能确定不可以再支付了，所以决定撤销这个申请，他执行“合同审批已发事项”功能：

25、对这个申，系统提示：点击“确认”后，撤销了这个合同申请。此时，这个申请会从本页面消失。还可以在首页数据区的“待发事项”区域中看到这个申请会，如下所示：又点击按钮执行了删除。然后通知卢芊芊终止这个合同。卢芊芊再次执行“合同终止”功能，点击按钮，可以看到这个合同中的这一笔款项的状态已不再是“申请中”（因为撤销了申请）。卢芊芊再次选择这个合同、点击按钮，指定为因解除终止、并选择解除。确认后，系统提示：说明：如果合同较多，可以利用本功能右上角的条件，查找需要终止的合同，然后再执行终止：如果条件较复杂，还可以采用“自定义”的方式，自定义条件包括：其中，常用条件如：发起部门：可以根据发起部门需要的合同；乙

26、方：可以只查指定乙方的合同；合同编号：可以查出指定编号的合同，然后终止。这种情况在“因解除终止”时比较常见；是否过期：可以查出所有已过期但未终止的合同，检查确认后，可以选择多个（或全选），然后批量终止。这个条件经常用于对过期的合同进行终止，非常方便。2.2.2特别说明1.关于“因履行终止”：上面是一个“因解除终止”的例子。实际工作中，正常履行完成的合同如果需要改为已终止状态，也需要执行“合同终止”功能，在指定合同终止时指定为“因履行终止”即可。注意：1)PB 系统中的合同并不是超过有效期就自动终止，而是需要合同管理员确认要终止后，再执行本功能将其终止。这是因为合同的内容往往非常重要，因此系统要

27、求人工处理一下：这样处理的工作量很小，但可以把合同最后检查一遍，因此这个工作是很有必要的。2)选择“因履行终止”并不当前日期有没有超过“有效期至”，即：对于没有超过“有效期至”的合同，也可以选择“因履行终止”（比如提前履行完毕）。3)对款项已的合同执行“终止”时，并不一定是“因履行终止”，而是也有可能选择“因解除终止”，因为合同中可能存在其它条款未执行。2.1)合同终止后的影响：合同终止后，这个合同只可以在“已终止合同”功能中查到，在“未终止合同”等功能中，不再显示这份合同。合同终止后，其中包含的尚未申请支付的款项将同时作废，以后不能再发起合同2)申请。因此执行“合同审批新建事项”功能时，将不

28、再显示这个合同中的各笔款项，也不能再对这个合同中的款项申请付款。3)4)合同终止后，该合同中已支付款项的数据不受影响。“已终止”的合同不能再转回“未终止”状态，如因误操作而执行了“合同终止”，则只能重新申请一份合同。关于“合同终止”的相关3.1)：对采购合同执行终止时，如果合同中存在某一笔应付款项已经发出了“合同完成“出纳付款”，则本合同不可以执行“终止”。”申请、但没有如果这个合同如果这个合同申请可以支付，则应当在完成“出纳付款”后，再终止这个合同；申请不可以支付，则应当由申请人“撤销”这个申请，或审批人在审批时“退回申请”，或出纳在执行“出纳审核”或“出纳付款”时退回，然后再由合同管理员对

29、这个合同执行终止。2)如果合同中存在未完成支付的款项（无论是否发出申请），则不系统提示：指定为“因履行终止”。否则2.2.3已终止合同执行本功能月 23 日，自动列出本人“合同数据权限”内所有已执行终止的采购合同。如：2011 年 11执行本功能时，可以看到：其中显示了终止时间和终止。可以点击按钮，查看合同的具体内容（如下所示）。可以在最下面看到这个合同由谁终止、终止、终止操作时间等详细内容：如果出的已终止合同较多，可以利用本功能右上角的条件，查出符合要求的合同：如果条件较复杂，还可以采用“自定义”的方式，自定义条件包括：可以自行指定条件进行，比如：“合同状态”可以选“因履行终止”或“因解除终

30、止”，这样可以分1.可以指定“合同状态”别因不同终止的合同。如下图：2.对于“因解除终止”的合同，还可以指定解除进行：3.2011如果要某段时间内执行终止的合同，可以在自定义中指定“终止日期”，比如要年 11 月 1 日至 11 月 30 日终止的合同，可以指定以下条件：说明：企业管理应当重视“合同终止”工作：应当定期执行“临期合同”功能（前面已介绍），查看即将过期的合同。本功能中也会列出已过期但未执行终止的合同。对于已过期的合同，应当制定相应的管理规范，由相关后，及时执行终止（这种情况一般属于“因履行终止”）；确认对于因异常情况需要执行终止的合同（一般属于因解除终止），应当先了解合同中各笔款

31、项的支付情经过专人审批后，才可以执行合同终止；应当定期执行“已终止合同”功能，查看已终止的合同，特别是“因解除终止”的合同，确保了解相关。3 高级功能下面介绍一些 PB 系统中的高级功能。3.1移动办公：企业号企业号是推出的，是企业进行管理的平台，企业号可以在移动互联网上为企业提供对内部员工的管理、与服务。企业号给移动办公带来了极大的便利。比如：不仅可以支持在PB 系统中非常全面的功能，例如：中收看系统消息，还包括了1.2.3.由于查看各种已发、已办、待办事项的功能。各种付款申请（包括直接申请、借款申请、合同申请）的处理功能。新建各种付款申请的功能，包括直接申请、借款申请、合同申请。企业号的接

32、口仍在不断丰富和完善，同时有一些规则经常有变化，为了让用户看到微信企业号中的新功能、则，我们把相关的配置方法和使用说明整理在以下中（而不是放在本手册中），这样便于随时更新： 企业号的配置方法和使用方法3.2怎样实现邮件、及自定义提醒在 PB 系统发出各种申请后，会自动发出“系统消息”，以便有关及时进行处理。但如果审批人没有登录 PB，就不因为某些收到系统消息、不处理。所以，有时希望能够再有其它方式进行提醒，比如在发出申请时，同时给审批人自动发一个邮件、或、或用其它方式（如飞信、等），这种方式称为“外部提醒”。PB 系统提供了这种功能，设置和使用方法与 OA 中几乎完全一致，下面简要介绍一下（更

33、详细的说明可以参照协同办公系统使用中的内容）：3.2.1主控系统中的设置3.2.1.1外部提醒方式设置如果要使用各种外部提醒，首先需要在主控系统中执行“外部提醒方式设置”功能，设置需要使用的提醒方式。执行本功能，显示如下：可以采用邮件方式，或各种自定义方式（如、飞信等）。1.邮箱方式本功能上面的区域用于设置提醒邮件所用的邮箱。可以设置多个邮箱，这样就可以不同的系统（甚至同一系统的多种业务）采用不同的邮箱提醒邮件。例如：用有门业准备在 PB 中使用邮件提醒（即发出付款申请或采购合同申请后，在某些情况下给接收人提醒邮件）。点击按钮，设置所用的邮箱信息。如下所示：确认无误后，点击“保存”，这样就设置

34、好了这个邮箱。完成上述设置后，本功能显示如下（其中第一个邮箱是用有门业在 OA 系统中使用的）：说明：已设置的邮箱如果有变化，可以点击“修改”按钮进行修改。如果有的邮箱不再使用，可以修改为“停用”状态。2.自定义方式除了采用邮箱方式，系统中还提供了自定义消息实现方式，用户可以使用的平台或其他消息猫、等，只要具备接口即可）。当然，这种方式需要用户有 Java 编程的提醒方式（如飞信、能力。设置为：确认无误后，点击“保存”，这样就设置好了这个自定义提醒方式。如下所示：如果还需要其它自定义方式，可以继续新增。关于“自定义提醒实现类”的详细说明，查看“如何自定义提醒实现类”。说明：已设置的自定义方式如

35、果有变化，可以点击“修改”按钮进行修改。如果有的自定义方式不再使用，可以修改为“停用”状态。3.2.1.2PB 系统的“外部提醒设置”前面设置的各种“外部提醒方式”可以在多个系统（如 OA、PB、CRM、HR）中使用。各个关统可以采用不同的提醒方式，因此非常方便。在 PB 系统中使用前，需要指定 PB 系统要使用前面设置的哪一个邮箱或哪一种自定义方式，下面介绍 PB 系统中的设置方式。在主控系统的“关统管理付款审批及预算系统”菜单下，有一个“外部提醒设置”功能：本功能可以设置在 PB 中需要使用哪种提醒方式、缺省对哪些人发出“外部提醒”。执行本功能，显示如下：缺省情况下，不采用任何外部提醒，因

36、此上面这二项都没有。如果工作需要，可以选择需要的方式，可以选择一种，也可以选择二种。指定为：这些参数指定了 PB 系统“外部提醒”时所使用的邮箱和自定义方式，以及缺省情况下给哪些人外部提醒（缺省可以是“不员”）。”，也可以设置为“只给不的”，或“给所有人这些选项的意义与 OA 系统完全相同。下面看一下 PB 中怎样使用外部提醒。3.2.2申请前的设置如果选择了使用任何一种“外部提醒”方式，那么在 PB 中执行直接申请、借款申请、采购合同申请、合同比如：现在申请时，将会显示一个“高级”按钮。执行“直接审批新建事项”功能，可以看到：点击“高级”按钮，显示如下：1)如果不做修改，那么在这个直接申请时

37、，将不邮件提醒和提醒。比如：如果认次申请不急需处理，就可以不必修改这个选项。2)您也可以在前修改“高级”选项。比如修改“是否邮件提醒”：如果修改为“只给不的”，那么将会给当前不的审批人或出纳发出邮件提醒，以便其及时了解并处理。如果修改为“给所有”，那么本次申请将把邮件提醒给所有审批人及出纳（无论当前是否）。“是否邮件提醒”和“是否提醒”（即自定义提醒）可以根据需要，分别设置。比如：“是否邮件提醒”可以设置为“给所有”，而“是否提醒”设置为“不”。说明：上面之所以显示邮件和二种外部提醒方式、并且缺省是“不”，是因为在主控系统中执行“外部提醒设置”功能时，了这二种提醒方式、并且将“缺省设置”指定为

38、“不”。的如果在主控系统中只选择了一种提醒方式（如只选择了“邮件提醒”，并设置为“只给不”），那么在“高级”按钮中，就只显示一种提醒方式及相应的“缺省设置”：一般情况下，按照主控系统管理员的缺省设置即可，这时可以直接点击“有在比较特殊的情况下，才需要点击“高级”按钮进行修改。”按钮、发出申请。只上面介绍的是直接申请时的情况，在借款申请、采购合同申请、合同申请同样显示这样一个“高级”按钮，使用方法完全相同。3.2.3说明1.如果在主控系统中选择了某种“外部提醒”，那么 PB 中的一个申请发出后，相关的审批人及出纳在收到“系统消息”的同时，会同时收到“外部提醒”，这样即使不，也可以及时了解情尽快进

39、行处理。由于 OA、PB、CRM 这些使用最频繁的系统都支持平板电脑、进行业务处理，所以并不建议采用太多复杂的“外部提醒”。2.，很容易随时登录这些系统本例中，用有门业最终确认不需要这些提醒，所以改为（即按系统初始设置）：在主控系统中执行“系统提醒设置”功能，修这样，就再做任何“外部提醒”。此后，在 PB 中再执行直接申请时，将不再显示“高级”按钮。申请、借款申请、采购合同申请、合同3.3怎样进行流程规则管理在付款审批及预算系统（PB）中进行各种申请时，流程是否符合要求非常重要。有些企业制定了一些规则，比如对于“直接”：1 万元以上（含）必须经过董事长审批；1 万元以下必须经过总经理或董事长审

40、批；所有直接其它如借款、合同申请必须经过稽核部经理审批；、采购合同的申请流程也可能有一些要求的规则。在主控系统中提供了“流程规则管理”功能，可以根据本企业的要求，在系统中对各种申请流程设置好“规则”，如果申请人所建的流程不符合要求，那么这个申请就不能发出。具体包括：下面先以“直接流程规则管理”为例，介绍“流程规则”的设置方法：3.3.1直接流程规则管理本功能用于设置各种“直接流程规则”：可以根据本的要求，预先对直接申请流程设置好“规则”，以后在 PB 系统中进行直接要求，那么这个申请就不能发出。申请时，如果申请人所建的流程不符合“流程规则”的l操作说明：可以按下列方式设置流程规则：点击“新增”

41、，则弹出窗口，可以增加一个新的“流程规则”：其中：1.2.编号：要求是不超过 20 位的数字；描述：用于简要描述这个“流程规则”的业务意义。在 PB 系统中发出申请时，如果流程不符合要求，会弹出提示，提示的信息就是“描述”的内容。3.条件：这是“流程规则”的内容，由以：它表示：符合“业务特征”的直接特征”的用户。1） 业务特征：申请的流，“必须有”或者“必须没有”符合“用户用于指定要约束的是符合什么条件的直接申请的流程。可以点击按钮，会弹出窗口，可以用下列条件自行组合定义：2） 约束类型：可以选择“必有”或“必无”；3） 用户特征：用于指定在这个流“必须有”或者“必须没有”什么特征的用户。可以

42、点击按钮，会弹出窗口，可以用下列条件自行组合定义：4.备注：用于对这个“流程规则”做一些说明。l示例：11 月 25 日， 直接直接根据本的需要，按上述方式设置各种“流程规则”，比如：1 万元以上（含），必须经过董事长审批；1 万元以下，必须经过总经理“或”董事长审批；先设置第一个规则：“直接1 万元以上（含），必须经过董事长审批”：其中：“条件”部分的设置如下：1） 业务特征： 设置为：注：如果只使用一个币种（如），条件中就不需要指定币种。但如果有多个币种，则条件中同时指定币种（比如，增加一个条件：“并且 币种 等于2） 约束类型： 选择“必有”；3） 用户特征：设置为：”）。这样，一个“流

43、程规则”就设置好了：此后新建直接申请将会对此进行。比如：在 PB 系统中新建一个直接申请，金额为 12000 元。其中用途为：但流没有“董事长”（如下所示）：那么，在点击“”按钮发出这个申请就会提示：可以再按同样的方法设置流程规则：“直接1 万元以下，必须经过总经理或董事长审批”。其中：“条件”部分的设置如下：1） 业务特征： 设置为：2） 约束类型： 选择“必有”；3） 用户特征：设置为：保存之后，现在就有了二个流程规则：注意：1.流程规则设置完毕之后，可以点击“修改”按钮查看或修改。如果有的“流程规则”需要取消，可以将状态改为“停用”即可。可以充分利用各种条件定义各种流程规则，比如还可以定

44、义：2.某些部门的某些部门的发起的申请，必须经过哪些人审核；发起的申请，不需要经过哪些人审核；某些部门的发起的、金额在多少元以上的申请，必须经过哪些人审核；3.小技巧：如果“所有”直接都必须经过某些审批（比如：所有直接申请必须经过稽核部经理审批），可以把“业务特征”设置为： “付款金额”“大于或等于”“0”这样就可以表示“所有”直接。3.3.2借款流程规则管理本功能用于设置各种“借款流程规则”：可以根据本的要求，预先对借款申请流程设置好“规则”，以后在 PB 系统中进行借款申请时，如果申请人所建的流程不符合“流程规则”的要求，那么这个申请就不能发出。本功能的操作方法与“直接流程规则管理” 类似

45、。3.3.3采购合同流程规则管理本功能用于设置各种“采购合同流程规则”：可以根据本的要求，预先对采购合同申请流程设置好“规则”，以后在 PB 系统中进行采购合同申请时，如果申请人所建的流程不符合“流程规则”的要求，那么这个申请就不能发出。本功能的操作方法与“直接流程规则管理”类似。3.3.4合同流程规则管理本功能用于设置各种“合同流程规则”：可以根据本的要求，预先对合同申请流程设置好“规则”，以后在 PB 系统中进行合同要求，那么这个申请就不能发出。申请时，如果申请人所建的流程不符合“流程规则”的本功能的操作方法与“直接流程规则管理”类似。3.4关于多语言、多币种及付款单格式下面先简要介绍系统

46、中提供的多语言、多币种功能，以及付款单格式的设置方法，后面会再举例说明。3.4.1关于多语言付款审批及预算系统支持多语言，现在支持的语言包括简体中文、繁体中文、英文。今后会根据用户需要，提供其它语言的版本。可以在主控系统中自行设置本采用哪几种语言：如果设置为只使用一种语言（比如只使用简体中文，或只使用英文），则登录系统时不必选择，直接使用这种语言；如果选择了多种语言，则登录时可以由每个用户自行选择本人使用哪种语言，并且会把本次的选择作为下次登录的缺省选择。设置方法：可以在主控系统中，执行“关统设置”功能（如下）：点击付款审批及预算系统（PB）后面的“修改”按钮：可以选择在本要使用哪几种语言。例

47、如：如果同时了中文和英文，那么登录 PB 时，登录界面将变为：3.4.2关于多币种很多企业在日常业务中会用到多个币种，比如从国外采购时，可能需要使用外币。在 PB 系统中使用多币种。相关功能包括：1.在主控系统中，使用“币种管理”功能，设置本涉及的币种（如下）：系统中缺省只有一个币种“”，可以根据本的需要添加新的币种。应当是 CNY，而不是￥；是 USD，而不是。注意：要求货币符号采用标准的符号，比如2.基本规则每个付款审批单只能使用一个币种；每个合同也只能使用一个币种（不同一个合同中有多个币种。如确实涉及多个币种，则应分为多个合同。实际工作中几乎没有这种情况）。在合同申请、直接申请、借款申请

48、时，选币种。如果只有一种“在用”的货币，则系统直接显示这个币种、不需要选择。如果没有一种“在用”的币种，那么进行有关申请时，将无法申请。合同3.申请中的币种由采购合同确定，不可更改。各种统计分析功能：在各种统计分析功能中，可以分别显示每个申请的币种和金额；在进行汇总时，会自动按不同的币种分别汇总。4.说明：应当根据本业务中实际涉及的币种，在系统中进行设置。不要提前设置不需要的币种，以免增加各种业务中选择币种的工作量。如果在练习时不即可。增加了没用的币种，可以将其状态修改为“停用”3.4.3关于付款单格式国内绝大多数企业只使用简体中文、，各种付款单上一般都需要有中文大写金额。比如：对于直接审批单

49、，采用以下格式即可：但是，如果企业内需要使用其它语言、或者币种不只是，那么上述格式就不合适（比如，在使用英文版时，不可能单据中存在中文大写金额）。主控系统中，用户根据本的情况，通过设置系统参数（如下图），选择合适的付款单格式。每个参数值代表一“组”付款单格式，包括：直接审批单、借款审批单、合同审批单。可以设置为以下格式：格式 1：适用于只使简体中文版、并且只使用（系统缺省采用这种格式）；的情况。此时付款单中将自动显示大写金额格式 2：适用于其它情况，比如需要使用其它币种，或使用其它语言，就应当将本参数设置为 2（即采用“通用格式”）。比如，如果您的企业要使用英文版、或者要使用多个币种，可以将本参数改为2（即通用格式），此时直接审批单将变为如下格式（其中没有金额大写等内容）：注意：修改付款单格式只是改变了显示格式，但并不中的数据。修改付款单格式后，查看以前的付款单时，会以新的格式显示。3.4.4应用举例由于供应商和客户的增加，用有门业在日常工作中开始需要使用外币，包括、欧元。考虑到以后会经常使用外币，因此决定将“付款单格式”改为通用格式（即格式 2）。3.4.4.1设置币种2011 年 11 月 25 日，系统管理员可以看到当前只有一个在用的币种“在主控系统中设置本”。涉及的币种。执行“币种管理”功能，点击“新增”，