档案管理信息化建设思考

1、档案管理信息化建立考虑摘要:信息化技术的快速进步为诸多企业的开展带来了新的契机，信息化技术展现出的优越性是不可替代的，但是同时也给很多企业带来了一些压力，因为要想满足时代的需求，不断提升自身才能，就需要在这一背景下进展不断改革。分析关于企业档案管理工作的相关内容，这项工作对于企业开展来说尤为重要，因此，需要对其进展信息化建立。但是在建立过程中会面临很多难题，我们需要解决这些难题，对档案管理信息化建立的重要性以及加强档案管理信息化建立的主要方法进展了较为详细的介绍，希望通过分析，可以从根本上为相关人员及部门开展研究工作带来有益的帮助。关键词:档案管理;信息化:建立档案管理工作的重要性是不言而喻的

2、，但是社会在不断开展，对于很多行业的要求都越来越高，而档案管理作为各个企业及单位非常重要的一项工作内容，也面临着宏大的挑战，必需要进步其工作质量和工作效率。计算机技术的开展很好地解决了这一问题，信息化建立有效进步了档案管理工作的质量和效率。但是很多人对其不够理解，导致档案管理信息化建立还存在一定的局限性，希望通过本文的介绍，可以让更多的人重视这一内容，进而获得更好的建立效果。1档案管理信息化建立的重要性1.1节省大量的人力、物力档案管理工作的内容非常多，包括对资料进展搜集、分类整理、保存以及查找使用，随着企业的不断开展，所要归纳到档案中的资料内容也越来越多，这会导致工作量不断加大。传统的档案管

3、理工作采取的是人工完成所有工作内容的方式，档案管理人员的工作强度较大，且这项工作又比较枯燥，很容易出现失误，不仅消耗大量的人力资源，工作效率也非常低。同时，之前的档案资料都是以纸质版的形式存在的，不仅需要大量的纸张，还要有储存档案的柜子和房间，由此来看，对于物力资源的消耗也比较大，不易保存，容易丧失和损坏，在查找时也会比较费事，不能在短时间内快速找到所需的档案资料。在档案管理信息化建立的过程中，会对这一问题深有体会，信息化建立不再需要大量纸质资料，档案管理人员也不需要手写内容，只需要输入系统中就会自动整理保存，节约很多时间，不需要大量空间保存资料，一个优盘即可完成这项工作。最主要的是，还可以将

4、档案资料以图像和视频等多种方式进展保存，丰富了档案内容，具有非常重要的意义。1.2进步了档案的准确性及平安性档案管理信息化建立还有一个非常重要的意义，那就是档案内容更加准确，尤其是数据资料更为准确，因为档案中的内容非常多，企业在开展过程中必然会有越来越多的内容积累，且一些数据非常重要，是一些重大决定的主要参考意见，因此必须保证其准确性。但是完全人为整理会产生疲劳现象，可能或多或少出现失误，导致档案的准确性有所降低，档案信息化管理就能防止这种因过度疲劳而出现的失误，可以进步档案的准确性。另外，平安性也有所进步，档案的保存非常关键，不仅要整理好，还需要保存好，一旦没有保存好档案，使其损坏或丧失，那

5、么前期的工作就都失去了意义。纸质档案难以保存是客观事实，它对于保存环境的要求非常高，尤其是对环境的枯燥程度要求更为严格，潮湿的环境会使纸张破坏、字迹模糊，因此，必需要保障存储环境的绝对枯燥。纸质档案还比较容易丧失，平安性也会大大降低。对其进展信息化建立，可将档案做成电子文件进展保存，可以对其进展加密，也可以将档案进展备份，能在很大程度上进步其平安性能，尽管当前这项工作并不完善，在平安方面仍然存在着一些问题，但是相对于传统的档案管理方法来说，已经有了非常大的进步，具有非常重要的意义。1.3促进企业开展档案管理信息化建立可以在很大程度上促进企业的开展。首先，档案可以记录企业开展的整个过程，对其进展

6、信息化建立可以将其以影像的形式展现出来，在介绍企业工作内容和企业开展状况时，更容于理解，可用于企业的宣传工作。其次，还能为企业开展提供有效的参考意见。档案中记载着企业开展过程中的成功经历和失败经历，当企业面临问题或转型时，好的参考意见是非常重要的，而档案就具备这样的作用。但是其中也存在着一些问题，那就是传统的纸质档案使用不方便，内容较多，尽管分类保存，但是要想准确找到所需资料也比较困难，需要花费大量的时间，会对企业的开展造成一定的影响。档案管理信息化可帮助企业快速查找资料，输入关键词就能很快找到准确信息，为企业的开展提供有效的参考意见。从以上角度来看，档案管理信息化建立在很大程度上可促进企业的

7、开展。2加强档案管理信息化建立的方法2.1进步对档案管理信息化建立的重视为了充分发挥档案的重要作用，为企业开展提供有效的帮助，加强信息化建立非常必要，可以从以下几个方面入手:首先，必需要进步重视程度，主要是指导的重视程度。只有企业指导足够重视，才能投入精力完成工作，员工也才能进步重视程度。在此根底上，才能建立完善的档案信息化管理制度，原有的档案管理制度并不符合档案信息化管理的要求，因此，必须结合实际情况重新制定。只有具备完善的管理制度，才能保障各项工作的顺利开展，这也要求制度的落实工作要到位，相关工作人员应高度重视，清楚工作内容的重要性，严格执行，进步对档案管理信息化建立的重视程度。2.2加强

8、网络平安性网络平安问题非常常见，也是当前进展档案管理信息化建立的重要方面，尤其是网络会存在破绽，黑客可能会入侵，窃取档案资料，使企业遭受宏大损失。要进步其平安性，及时修复网络破绽，使用平安性能更高的软件，对重要文件进展备份和加密，做到防患于未然，从根本上解决问题，提升网络技术程度。2.3进步档案管理人员的工作才能进步档案管理人员的工作才能，是加强档案管理信息化建立的重要方法，虽然由计算机完成档案管理工作，但是还需要人力进展操控，因此要求档案管理人员具备纯熟使用计算机技术的才能。工作人员对待工作要足够认真，有耐心，这是最根本的要求。档案信息化管理与普通档案管理工作有所不同，还需在意识上有所转变，

9、进步重视程度。3结语档案管理信息化建立的重要性应该得到重视，计算机技术的好处显而易见，如今开展得也比较成熟，将其应用于档案管理进展信息化建立，必然会获得非常显著的效果，这是将来明确的开展方向。但是受到多方面因素的影响，建立过程还存在各种各样的问题，还不够完善，本文针对这些问题，提出了相关的解决方法，希望能从根本上为相关人员及部门开展研究工作带来有效的帮助。参考文献:1郭鹏.关于档案管理信息化建立的考虑J小作家选刊，2021，(01):8384.2张海英.关于企业档案管理信息化建立的考虑J办公自动化，2021，(06):3133.3熊伟.档案信息化建立与档案管理的几点考虑J中国管理信息化，2021，(18):6061.4夏燕玲.档案信息化建立与档案管理的几点考虑J云南档案，2021，(03):4445.5郑月.关于档案信息化建立与档案管理的几点考虑J赤子(上中旬)，2021，(17):5657.6王晓炯.关于档案信息化建立与档案管理的几点考虑J山西青年，