档案利用数据统计与实际效益(1)

1、档案利用数据统计与实际效益(1)论文搜集(或搜集，下同)和管理档案的根本目的，除了不使其散失和平安保存外，主要是为了开发与利用。而在档案信息资源开发利用工作中，存在着传统式的被动(即坐等)效劳形式和不重视档案利用信息反响的两大问题，已严重影响着档案信息资源的开发与利用和档案事业的安康开展。本文针对问题，结合笔者所在的绍兴地区实际，重点对档案利用数据统计与档案实际效益作一讨论，与档案界同仁商榷。一、当前，在档案信息资源开发和信息反响工作中存在的主要问题(一)局限于档案利用数据统计，不求档案的实际效益。各地各级档案行政管理部门，每到年终在要求基层档案馆(室，下同)编制年报，理解档案利用情况时，只需

2、统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷(册)数、页数及复印数据数等，而不理解通过档案信息资源的开发与利用，而所获得的社会效益和经济效益。搜集统计档案利用数据，虽然亦能反映档案的利用情况，但这是外表现象，说明不了档案给社会和经济建立带来的价值和作用。也就是说，统计几个数据只能提醒表现现象，而不能提醒档案利用的本质，即实际效益。(二)在档案馆查(借)阅利用时，只要求填写其利用目的，不求深层次理解，失去档案利用信息反响的时机。在通常情况下，利用单位和利用人来档案馆查(借)阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外，就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较

3、简单，如“工作参考、“提供产权根据等等。由于不作深层次理解，利用完毕亦就了结，而失去了档案利用信息反响的时机。档案信息资源的开发与利用，可分两个阶段。第一阶段，又可称初级阶段，即利用者到档案馆查(借)阅档案或档案馆主动为利用者提供档案，这时只反映档案利用情况；第二阶段，又可称为高级阶段，即档案通过利用者在工作、学习、消费等社会理论中的利用，不同程度会产生一定的社会效益和经济效益，也就是表达了利用档案的作用和价值，通过信息反响而求得。而要获得这种信息，事先必须有所理解和掌握，即在利用时有目的地作些深层次理解，并一一记录在案，以利日后跟踪调查。(三)有了利用实例，不求聚集编发重返社会。有些馆虽也注

4、重档案利用信息反响工作，搜集有价值的档案利用实例，但只是作为档案目的管理认证和达标的材料，因此搜集后就将实例束之高阁，不汇编发表，重返社会，影响档案信息资源的开发与利用。假设将利用实例编发，不但会促进档案的开发利用，使社会和全民更加认识档案、理解档案，使档案的使用价值得到进一步发挥，而且可大大进步档案馆的社会地位和知名度。(四)编研工作滞后，远远跟不上档案信息资源的开发利用需要。因为，利用单位不理解馆藏情况，即你馆藏中终究有些什么资料可供社会利用。因此，档案管理人员必须理解信息社会动向和需求，结合馆藏实际，有目的、有方案地编研一些参考性、指导性的资料，提供社会利用。然而，各地各级档案馆编研工作

5、滞后，跟不上社会开展和经济建立的需求，影响档案信息资源的开发与利用。二、档案馆应在理解和掌握档案利用实际效益上下功夫。 综观各地各级档案馆都可以把每年档案资料查阅利用情况反映出来，即某某年查阅有多少人次、多少卷(册)档案，但该年数百人次、数百卷(册)档案，有什么社会效益和经济效益呢?却一无所知或知之不多。为此，笔者认为档案馆查阅利用情况需要理解和统计，但更重要的要从理解和掌握档案利用实际效益上下功夫，即理解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想获得成果，除了要求利用者主动反响信息外，档案馆亦可进展跟踪调查。调查搜集档案利用实际效益，主要有以下六大作用：(一)有利于理解档案的价值和作用。?档案法?第二条称：“本法所称的档案是对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。但理解档案是否具有保存价值，最重要的一点是要提供利用。假设档案不再利用，最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发，才能理解档案的价值。过去不少单位和指导，为什么对档案工作不够重视和支持，主要一个原因是档案部门长期处在“封闭状态，单位和指导也认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数事例证明，这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案，一般都具有利用价值，但其价值的大小，必须通过利用，一旦利用一定会产生一定的社会效益