档案信息自动化系统管理若干问题的思考

1、档案信息自动化系统管理假设干问题的考虑-档案管理论文(1)加快档案信息自动化系统建立，实现档案工作各个环节的 计算 机化，是实现档案工作 现代 化，进步档案系统整体功能的物质技术根底和重要手段。我国档案部门 应用 电子 计算机可追溯到年代，但真正有方案地建立自己的系统是年。经过艰辛创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目的推进，其装备程度和应用程度逐步进步。“九五规划之“金信工程，为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建立 开展 到 目前 阶段， 研究 讨论对系统的协调

2、组织、加强管理和 科学 决策，是非常必要的。加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，分开推进应用程度的进步，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何进步应用程度，需要深化考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势， 分析 存在的 问题 ，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。一、推进自动化，必须进步档案标准化、标准化程度目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、标准化滞后和应用软件多乱，这些都严重

3、影响 了系统整体程度的进步。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题获得共识是系统建立思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要标准，档案标准要建立健全和真正施行。档案标准和标准本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建立，必须抓好档案标准化、标准化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。二、自动化建立要着眼于进步系统的整体程度根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建立的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横

4、向的各个节点都应到达一定程度，并通过 网络 加以联通，这样才能发挥整体优势，进步系统的综合才能。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备程度和应用才能齐头并进是不现实的，不可能“齐步走。鼓励和支持先进单位进步程度，在一些单位进展较高程度的试点，以获得值得推广的经历，对整个系统是有利的，但其根本出发点应是为了进步系统的整体程度，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。三、有重点地抓好数据库建立目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建立。开发和建立数据库系统是国家档案信息工程的核心和根底，是工程的主

5、体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进展科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经历中最主要的有：指导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性；突出重点，由单一库向系统库开展等。当前假设能把综合数据库的完善进步和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大进步一步。四、慎重选定技术道路信息技术的飞速开展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机邃工作站、效劳器邋性能的进步，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的开展。网络技术的开展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建立和开通。在信息技术开展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术道路是非常重要的，应当推行适应的先进技术，使 经济 效益的合理性和技术的先进性相统一，技术道路的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差异，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量