某企业商务秘书与领导的沟通之困分析

1、某企业商务秘书与指导的沟通之困分析1 概述在人际交往中，沟通无处不在。良好的沟通不仅是人们生活方式的重要内容，更是职业才能的重要表达。商务秘书作为指导的助手，除了具有根本的专业知识与专业技能等硬实力以外，更需要软实力，因为，它是当今职业核心竞争力之所在。此外，软实力还具有可持续开展性，因为沟通背后积淀着人文素养与个人的内涵。?辞海?对沟通的解释：?左转哀公九年?：秋，无城邗，沟通江淮。原指开沟而使两水相通。可见，沟通的目的是寻求思想统一，意见一致，是促进人与人之间、群体与群体之间情感的交互，以求得上下同欲，同心同德。沟通可以产生倍增效应，它使得一个人可以低本钱获得别人思想、见解，它又是一座友谊

2、的桥梁，可以分享感情，可以增进理解，消除误会。常正海(2007)认为，作为秘书人员，对于指导交办的任务，应按时完成，不找任何借口推托。在与指导沟通的过程中效劳意识相当重要，在为指导效劳的前提下与指导保持良好的沟通，有助于与指导和睦相处，保持融洽的关系。段秋月(2021)认为，秘书要做好指导的得力助手，与指导进展良好的沟通是前提条件。陆瑜芳(2021)认为，秘书人员无论什么时候都要注意自己的形象，与指导沟通更要注意自身形象，对自己的着装打扮、言行举止要特别注意。2 某企业商务秘书与指导的沟通之困某企业是教育培训公司，包括钢琴、古筝、小提琴、二胡、萨克斯、吉他等培训，拥有优秀教师10余名，工作人员

3、40多名。主要分财务部、综合部、营销部、后勤部四大块。某企业综合部有一位办公室主任、一位行政秘书、一位人事秘书、一位文字秘书和公关秘书。某企业商务秘书与指导沟通存在的问题，可以归因于以下三个方面。2.1 沟通前期准备缺乏指导要处理各类文件，参加各种活动，因此没有时间来听废话。秘书在给指导汇报工作时婆婆妈妈地讲一大推，到头来指导还是听得云里雾里的。反而会对你产生厌反感，认为你这么点事情都做不好。秘书小林做事的效率很高，办事速度也很快。有一次指导叫小林先考虑一下如何打败竞争对手的方案。小林认为这件事情很简单，也就没有放在心在，认为到时候随意讲讲就可以了。等过几天指导叫小林去讲解自己方案的时候，小林

4、她东讲一些、西讲一些，有时候觉得自己讲的都很奇怪，前言不搭后语的。这种没有意义的谈话他们足足聊了一个多小时。可想而知，不仅浪费了指导的时间，同时小林还要进展二次返工。2.2 沟通时机选择失当良好的环境对沟通起到重要的影响。感时花溅泪，恨别鸟惊心，人们在不同的心情条件下，对同一景象也会有不同的看法。作为商务秘书，要选择和指导沟通的时机，例如，上班前、上班中、下班后，指导的心情是不同的，同样处于上班之中，假设遇到不同的事情，也会有不同的心境。针对不同的事情，要分清缓急，该立即汇报的不要拖延，可以拖延的，不要急于报告，此外，报告的形式也很有讲究，可以当面汇报的，不要 沟通，可以 、邮件沟通的不要当面

5、请示，否那么，浪费指导时间，也会给指导不好的印象。某企业财务部的小罗与经理沟通就出了问题。他想用年假去旅游，一个会议之后和指导谈这个事情，当时指导遇到棘手问题，并且已经很疲惫了，在这样的气氛中讨论旅游问题，结果可想而知，没有获得批准是有必然性的。2.3 沟通之中以自我为中心如今，在很多企事业单位中秘书与指导在沟通时，总是不能很好的分清主与次的关系。在与指导沟通时，秘书总是以自己的角度来考虑问题、爱耍小脾气、语气上一点都不谦虚平和，根本没有把指导放在眼中，从而导致秘书与指导在沟通时不能很好地开展起来。某企业综合部里的人事秘书小王，工作已经有五个年头了，对这里的人和事都已经了如指掌。前不久，小王家

6、里遇到一些事，心情不是很好。这时指导刚巧要让小王来汇报人员离任纠纷事件的解决方法，小王在进去与指导沟通时没有调节好自己的情绪，导致在与指导交流时语气过于僵硬，没有把指导当作是自己的顶头上司。虽然指导当面不会对他说些什么，但是后果可想而知。2.4 沟通之后缺乏魄力世界级管理大师德鲁克曾说过：沟通不是万能的，但是没有沟通是万万不能的。人与人之间关系融洽，就是因为沟通无障碍。商务秘书作为指导的助手，要协助指导举行各种活动、参加各类仪式、同时又要见各色各样的人，因此需要商务秘书的沟通魅力，不仅可以促进指导的工作效益，拓展公司的人脉关系，自然也会促进公司的业务开展。某企业综合部里的秘书小李性格比较内向，

7、不擅长与人交流，指导交办给她工作的时候，工作还是兢兢业业，一次她接待外面企业的营销部的总监，她按照规定把事情做完，营销总监比较满意，当总监说到，初次来到这个城市，想旅游一下，小李就没有接话，导致总监比较为难，其实，对待客户，主动热情，增加超值效劳，增强魅力沟通也是必要的。3 进步商务秘书与指导沟通技巧的建议秘书与指导的沟通是必不可少的。秘书想要顺利完成指导交办的工作，除了需要有根本的专业知识和技能之外，还需要有良好的沟通技巧。3.1 未雨绸缪俗话说的好，凡事预那么立，不预那么废。想要在与指导沟通中到达你所预期的效果，那事先准备是必须的。充分准备好你所搜集的资料、信息，反响的情况在写成文字形式时

8、要做到简练而抓住重点。假设对某些细节不熟悉，或者某个方面还有疑惑，不能凭道听途说，更不能主观臆断，只有在准确掌握情况时，才可以向指导进展汇报。另外，指导要你对某件事情看法进展解决，那你必须自己先提供3个有效的方案，各自分析出其中的利弊，阐述自己会选择哪个方案，供指导参谋与考虑。指导最不喜欢的就是大概、可能这类的信息，他需要的是有根据的资料。因此，需要秘书人员做到心中有数，绝不能仓促上阵。3.2 机智灵敏汇报不仅要区别场合，还要注意时机。当指导公务中出现困难，心情比较烦躁时，一般不宜汇报。重要的事情，一般选择上午向指导汇报，此时指导精力集中，思路清楚，可以顺利地科学决策;假设汇报的内容是关于指导

9、的个人事情，或者比较轻松的事情，可以选择在指导处理完比较重要的事情之后，给他一个惊喜，例如，工会发福利了，单位获奖了，等等。假设遇到指导和员工因为某些事情僵持不下，需要解围时，也可以灵敏机动，给他们一个舒缓的空间与时间。有时，指导也会遇到与上级指导沟通的困惑，假设有把握可以开导的，也可以委婉巧妙地提些建议，或许会峰回路转，柳暗花明。3.3 管理情绪爱尔兰著名的戏剧家萧伯纳曾经说过：有信心的人，可以化渺小为伟大，化平庸为神奇。假设缺少自信，在人生的大舞台上就施展不出自己的才华，表现不出自我。自信是沟通的关键，想要指导可以不由自主地为你伸出大拇指，除了本身的内在潜质外，拥有自信是非常关键的。但重要的是管理好情绪。首先，抑制畏惧心理。指导也是由普通员工升迁上去的，不要害怕指导，要敢与指导沟通。其次，不要怕在指导那里碰钉子，碰钉子是很正常的一件事。最后，在沟通的内容上，尽量做到观念明晰、有理有据、层析清楚。在沟通的方式上，采用指导可以承受的沟通方法，语言要柔和，态度要诚恳。3.4 魅力沟通美国沃尔玛公司总裁萨姆沃尔顿曾说过这样的话：假设必须将沃尔玛管理体制浓缩成一种思想，那可能就是沟通。因为它是我们成功的真正关键之一。秘书是指导的参谋助手，其职责是辅助指导开展日常工作的。除了工作以外，指导也希望营造一种和谐的工作环境、心理环境