档案业务培训

1、档 案 业 务 培 训成都大学档案馆 综合档案室 马英杰1.1 归档和归档制度 各单位在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕以后，经由文书部门或业务部门整理，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。分散集中归档1.2 归档范围应归档的文件材料应归档的文件材料：凡是本单位工作活动中形成的对本单位及国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，均属于归档范围，必须定期向本单位档案机构或档案人员移交归档，集中统一管理。 可以参照归档范围及保管期限表来确定归档范围可以参照归档范围及保管期限表来确定归档范围收集归档（30分）2.按照各单位归档范围要求，做到归档齐全、完整3.按照立卷

2、归档要求，立卷材料规范，准确。5.按要求做好电子文件、声像、实物档案的归档工作。303.按照归档范围，归档材料不齐的，下列材料缺失情况者，扣分如下：（10分）（1）部门未移交纸质类文件扣5分, 移交不齐全，每件扣1分，直至扣完。（2）部门未移交电子文件，缺一份扣2分。（3）部门未移交声像、实物档案，移交不齐全各扣2分，直至扣完。4-6月附加分（20分）1.积极支持校史工作，收集有关本部门或学校历史的、具有凭证、查考价值的史料，归档各种载体（纸质、电子、声像、实物）校史资料。2.归档量大者，适当加分。201.每件史料归档得分1分，按件累计得分。2.年超过10卷（财会档案除综合类外超过100卷），

3、超过的部分每10件（财会100卷）加0.1分。7 - 9月特别注意：特别注意：“帐外文件帐外文件”的收集归档的收集归档 文件类型文件类型具体内容具体内容会议文件1本单位召开的各种重要会议所形成的文件，包括会议记录、领导人讲话稿，会议所形成的照片、录音和录像材料等。2. 本单位领导和业务人员外出开会带回来的各种类型、各种载体的文件材料。 本单位的各种规章制度本单位及内部机构制定的重要规章制度、办法等。声像材料国家及上级机关领导人来单位视察、处理工作，本单位领导在公务活动中形成的各种声像材料等。单位领导人的信函凡属于公务活动的有查考利用价值的文件材料大型活动一些临时性的大型活动、特别是跨部门举办的

4、大型活动等，在活动结束时，应及时收集有关文件材料。新闻材料单位向电视台、电台、报社发送的新闻稿件、音像材料等应收集其底稿或复制件、翻录件等。非OA系统电子文件本单位管理信息系统中应归档的电子文件。合同、协议1.3 归档时间（1）办理完毕的文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；第二年上半年归档；（2）基建项目文件材料在竣工后或财务决算后三个月内三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档；（3）会计文件在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后保管一年后向档案部门移交；（4）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档； （5）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开

5、箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。收集归档（50分）1.按规定时间完成年度立卷归档工作，档案馆移交手续完备501.全部档案未按时移交，逾期扣10分。部分档案未按时移交，酌情扣分，逾期1周，每卷扣0.5分，逾期2周，每卷扣1分，逾期3周，每卷扣2分。（15分）2.移交手续不完备。（5分）4-6月学生档案（20分）1.新生建档规范，按时移交、齐全。2.毕业生归档材料归档及时、准确、完整201.新生档案归档未按期全部移交，逾期一月扣5分。2.毕业生档案材料归档未按时移交，逾期一周扣5分；3.毕业生档案材料移交不齐全，主要材料缺失（学籍表或毕业生登记表）每生每件扣0.5分，扣完为止。5-6月成都

6、大学归档文件整理相关规定归档时间：归档时间：今年的归档时间是在2016年6月30日前归档；科研类档案和专题性、成套性档案应当在项目完成后两个月内归档；个人成果每个季度归一次，对核心及以上；基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；重大活动档案应当在活动结束后两个月内归档。1.4 归档要求（1）应归档文件要收集齐全完整齐全完整，遵循文件的形成规律，按照文件之间的历史联系历史联系，文件的特征和价值进行分类整理，使整理后的档案能正确地反映机关活动的基本面貌基本面貌，以便于保管和利用。（必须进行归档文件整理）（2）归档的文件材料应为原件。原件。（3）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件

7、归档（目前“双套制”的要求）。（4）归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。归档文件整理归档文件整理 就是按照一定的原则和方法，将处于零乱的和需要进一步条理化的归档文件材料，以件为单位进行组件、分类组件、分类、排列、编号、编目、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订修整、装订、编页、装盒、排架、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。 无序 有序 零乱 系统归档文件整理流程图归档文件整理流程图待整文件分类、确定保管期限排列组件、装订编号、编目装盒 排架填写归档章内容填写盒脊编制归档文件目录装盒，填写备

8、考表加盖归档章2.1.1 归档文件的组件正文与附件；正本与定稿；有文件处理单或发文稿纸与相关文件；转发文与被转发文；原件与复制件；正本与翻译本；中文本与外文本；报表、名册、图册等一册（本）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。2.1.2 归档文件的分类（1）常用分类方法有： 年度分类年度分类 保管期限分类保管期限分类 问题（组织机构）分类问题（组织机构）分类 永久定期30年10年做好文件平时归卷工作做好文件平时归卷工作“平时归卷平时归卷”：文件材料的平时管理 集中、统一、分类管理。具体做法：具体做法：每年初为本单位将要形成的文件分类

9、分别准备一个卷盒；平时在文件办理完毕以后，分门别类地将文件归入相应的卷盒之中。好处：好处：方便平时文件的管理和利用便于第二年文件整理归档内部科室少的单位，由公文管理员集中进行平时立卷工作；不同规模部门的操作不同规模部门的操作 内部科室多、规模较大的单位，可以分科室分别做好本科室文件材料的平时立卷工作，第二年统一由兼职档案员立卷归档。2.1.3 归档文件的排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时按时间结合事由间结合事由排列。 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。2.1.4 归档文件的编号编号是将分类与排列的结果固定下来： 页需要编页码 件若干页组成一件 卷若干件组成一卷（一盒）1.5 归档手续 各部门的专(