Access2003学习教程

1、数据库管理软件数据库管理软件Access 2003Access 2003的使用的使用本章主要内容123 4 建立查询建立查询 认识数据库认识数据库 建立表建立表 创建数据库创建数据库1 认识认识Microsoft Access 2003n数据库基础知识数据库基础知识nAccess 2003 简介简介1.1 1.1 数据库基础知识数据库基础知识n1. 1. 数据与数据处理数据与数据处理数据（数据（data）是存储在某一种媒体上能够识别的数据符号。它包）是存储在某一种媒体上能够识别的数据符号。它包括描述事物特性的数据内容和存储在某一种媒体上的数据形式。括描述事物特性的数据内容和存储在某一种媒体上的

2、数据形式。数据处理是指将数据转化成信息的过程。数据处理是指将数据转化成信息的过程。n2. 2. 数据库数据库数据库（数据库（DB）是指按照一定的数据模型，有规则地存储在一起的）是指按照一定的数据模型，有规则地存储在一起的相关信息的数据集合。简而言之，数据库就是数据的仓库。它不相关信息的数据集合。简而言之，数据库就是数据的仓库。它不仅包括描述事物的数据本身，还包括了数据之间的关系。仅包括描述事物的数据本身，还包括了数据之间的关系。n3. 3. 数据库系统数据库系统数据库系统（数据库系统（DBS）是指引进数据库技术后的计算机）是指引进数据库技术后的计算机系统，能有组织地、动态地存储大量相关数据，提

3、供系统，能有组织地、动态地存储大量相关数据，提供数据处理，实现数据共享，减少数据冗余。数据处理，实现数据共享，减少数据冗余。n4. 4. 数据库管理系统数据库管理系统数据库管理系统（数据库管理系统（DBMS）是建立、维护和使用数）是建立、维护和使用数据库，对数据库进行统一管理和控制的系统。具体据库，对数据库进行统一管理和控制的系统。具体指数据库系统中管理数据的软件系统。在计算机系指数据库系统中管理数据的软件系统。在计算机系统中，数据管理通常使用数据库管理系统完成。也统中，数据管理通常使用数据库管理系统完成。也就是说，数据库系统包括数据库和数据库管理系统就是说，数据库系统包括数据库和数据库管理系

4、统两部分。一个数据库系统可包含多个数据库。两部分。一个数据库系统可包含多个数据库。n5. 5. 关系数据库关系数据库每一个数据库管理系统都是按一定的结构进行数据的每一个数据库管理系统都是按一定的结构进行数据的组织的，这种数据用数据模型来表示。数据模型可分组织的，这种数据用数据模型来表示。数据模型可分为层次型、网状型、关系型三种类型。自上世纪八十为层次型、网状型、关系型三种类型。自上世纪八十年代以来，几乎所有的数据库管理系统都是关系数据年代以来，几乎所有的数据库管理系统都是关系数据库，如库，如Microsoft SQL Sever，Visual FoxPro，Oracle等都采用关系模型。我们本

5、章要学习的等都采用关系模型。我们本章要学习的Microsoft Access也是一种典型的关系数据库。也是一种典型的关系数据库。1.2 Access 20031.2 Access 2003简介简介nAccess 2003是是Microsoft Office 2003办办公套件中的一个重要组件。它功能强大，公套件中的一个重要组件。它功能强大，操作简单，且可以与其他的操作简单，且可以与其他的Office 组件实组件实现数据共享和协同工作。现已成为最流行现数据共享和协同工作。现已成为最流行的桌面数据库管理系统。的桌面数据库管理系统。图图1.1 Access 2003的窗口的窗口数据库组件选项卡数据库

6、窗口创建方法与已有对象列表图9.1 Access 2003的窗口窗口菜单应用程序窗口字段与记录字段与记录n在在Access中，表将数据组织成列（称为字段）和中，表将数据组织成列（称为字段）和行（称为记录）的形式。每一列的名字（字段名）行（称为记录）的形式。每一列的名字（字段名）是惟一的，每一列中的内容有相同的属性和数据是惟一的，每一列中的内容有相同的属性和数据类型。类型。n在创建表之前，先要对表结构进行设计，也就是在创建表之前，先要对表结构进行设计，也就是根据数据的取值情况确定每个字段的名称和数据根据数据的取值情况确定每个字段的名称和数据类型。字段名一般以字符开头，后面可跟字符和类型。字段名一

7、般以字符开头，后面可跟字符和数字等允许的符号，最多数字等允许的符号，最多74个字符，同一个表中个字符，同一个表中不能有相同的字段名。而字段数据类型的设置则不能有相同的字段名。而字段数据类型的设置则定义了用户可以输入到字段中的值的类型。定义了用户可以输入到字段中的值的类型。表表1.2 Access 1.2 Access 的数据类型及用法的数据类型及用法数据类型 用法 文本 用于存放文本或者文本与数字的组合，最多255个字符，默认大小为50。这种类型中的数字不能进行数学计算。 数字 用于存放可进行数学计算的数字数据，可以有小数位和正负号。 日期/时间用于存放表示日期和时间的数据，允许进行少量的日期

8、和时间运算。 备注 用于存放超长文本或文本与数字的组合，最多含75535个字符。 货币 用于存放表示货币的数据，可进行数学计算，可以有小数位和正负号。 自动编号 向表中添加一条新记录时，由Access 指定一个惟一的顺序号（每次加1）或随机数。 是/否 又称逻辑型数据，只有两种可能的取值：“是”或“否”，“真”或“假”。 OLE对象 用于其他Windows应用程序中对象的链接与嵌入，最大1G字节。 超级链接用于保存超级链接的有效地址。 查阅向导 用于创建一个字段，该字段允许从其他的表、列表框或组合框中选择字段类型。 字段属性字段属性n每个字段都有自己的属性，字段属性是一每个字段都有自己的属性，

9、字段属性是一组特征，使用它可以附加控制数据在字段组特征，使用它可以附加控制数据在字段中的存储、输入或显示方式。属性是否可中的存储、输入或显示方式。属性是否可用取决于字段的数据类型。系统提供了如用取决于字段的数据类型。系统提供了如所示的所示的13种属性供选择使用。种属性供选择使用。表表1.3 Access1.3 Access的字段属性及功能的字段属性及功能属性选项 功 能 字段大小 使用这个属性可以设置文本、数字、货币和自动编号字段数据的范围，可设置的最大字符数为255。格式 控制怎样显示和打印数据，可选择预定义格式或输入自定义格式。小数位数 指定数字、货币字段数据的小数位数，默认值是“自动”，

10、范围是015。输入法模式 确定光标移至该字段时，准备设置哪种输入法模式，有三个选项：随意、开启、关闭。输入掩码 使用户在输入数据时可以看到这个掩码，从而知道应该如何输入数据，对文本、数字、日期/时间和货币类型字段有效。标题 在各种视图中，可以通过对象的标题向用户提供帮助信息。默认值 指定数据的默认值，自动编号和OLE数据类型没有此项属性。有效性规则是一个表达式，用户输入的数据必须满足此表达式，当光标离开此字段时，系统会自动检测数据是否满足有效性规则。有效性文本 当输入的数据不符合有效性规则时显示的提示信息。必填字段 该属性决定字段中是否允许出现Null值。允许空字符串 指定该字段是否允许零长度

11、字符串。索引 决定是否建立索引的属性，有三个选项：“没有”、“有，允许重复”和“有，不允许重复“。Unicode压缩 指示是否允许对该字段进行Unicode压缩。主键（主关键字）主键（主关键字）n主键是表中用于惟一标识每条记录的主索引。主主键是表中用于惟一标识每条记录的主索引。主键不是必需的，但主键能将表与其他表中的外键键不是必需的，但主键能将表与其他表中的外键相关联。所以，只有定义了主键，才能建立表与相关联。所以，只有定义了主键，才能建立表与表之间的关系，同时也方便对表进行排序或索引表之间的关系，同时也方便对表进行排序或索引操作。主键不允许为操作。主键不允许为 Null（空值），并且必须始（

12、空值），并且必须始终具有唯一索引。如果表中某个字段没有重复的终具有唯一索引。如果表中某个字段没有重复的内容，就可用作该表的主键。内容，就可用作该表的主键。视图视图n视图是按特定方式处理数据的窗口。视图是按特定方式处理数据的窗口。Access 2003为表提供了为表提供了4种视图方式。最常用的是设计种视图方式。最常用的是设计视图和数据表视图。视图和数据表视图。图图1. 3 设计视图设计视图图图1. 4 数据表视图数据表视图2 实践案例实践案例“学生管理学生管理”数据库数据库2.1 2.1 案例综述案例综述n创建一个名为创建一个名为“学生管理学生管理”的数据库的数据库n该数据库中该数据库中 “学生

13、基本情况表学生基本情况表”、和、和 “成绩表成绩表”二张表二张表n二张表之间根据相关联的字段建立关系二张表之间根据相关联的字段建立关系n创建显示每位学生学号、姓名、三门课成绩的创建显示每位学生学号、姓名、三门课成绩的“学生成绩学生成绩”查询查询n创建创建“新生奖学金名单表新生奖学金名单表”查询，可直接查询出高考成绩查询，可直接查询出高考成绩大于大于590分的同学的基本情况分的同学的基本情况n在在“学生成绩学生成绩”查询的基础上创建一个查询的基础上创建一个“成绩汇总成绩汇总”查询，查询，将每位学生的三门课的成绩进行汇总、排序。将每位学生的三门课的成绩进行汇总、排序。表1.3 学生基本情况表学号学

14、号姓名姓名性别性别出生年月出生年月籍贯籍贯电话号码电话号码高考分数高考分数01001赵云峰男1983-6-30湖南长沙0731-647890858901002李小巧女1983-12-8广西桂林0773-365478961201003梁海鸥男1984-4-10广西柳州0772-285430166801004秦淮梦女1984-1-25陕西咸阳0910-461283956801005何步耘男1983-9-29河南开封0378-461283957001006欧阳文通男1984-5-6天津022-5823456258301007吴英丽女1983-9-27广西河池0778-2133568594表表1.5

15、1.5 成绩登记表成绩登记表学号数学英语计算机010018892830100282898401003558377010047469810100591898501006828379010074967682.2 2.2 创建新数据库创建新数据库 图图9.5 Access 2003启动界面启动界面图图1.6 直接新建一个空数据库直接新建一个空数据库图图1.7 保存文件对话框保存文件对话框图图1.8 “学生管理学生管理”数据库窗口数据库窗口利用本机上的模板来创建一个利用本机上的模板来创建一个新数据库新数据库图图1.9 1.9 数据库模板对话框数据库模板对话框根据现有文件来新建数据库根据现有文件来新建数

16、据库n根据现有文件来新建一个类似的数据库根据现有文件来新建一个类似的数据库相当于是复制一个已有的数据库，然后相当于是复制一个已有的数据库，然后对它进行修改编辑，形成一个新数据库。对它进行修改编辑，形成一个新数据库。创建表的方法创建表的方法n建表的方法共有五种，分别是：建表的方法共有五种，分别是：使用设计器创建表使用设计器创建表通过输入数据创建表通过输入数据创建表使用向导创建表使用向导创建表导入表导入表链接表链接表“学生基本情况表”结构字段名称数据类型字段大小字段属性学号文本10必填、主键姓名文本10性别文本2出生年月日期/时间 中日期籍贯文本6电话号码文本15高考分数数字整型有效性规则：大于等

17、于400且小于等于750图图1.10 定义表结构定义表结构图图1.11 设置字段属性设置字段属性图图1.12 定义主键定义主键保存表结构保存表结构图图1.13 “1.13 “另存为另存为”对话框对话框图图1.14 1.14 警告对话框警告对话框通过输入数据创建表通过输入数据创建表n直接在数直接在数据表视图据表视图中输入中输入“成绩表成绩表”数据：数据：学号数学英语计算机01001 88928301002 82898401003n在数据库窗口中，直接双击在数据库窗口中，直接双击“通过输入数据通过输入数据创建表创建表”，打开数据表视图窗口，如下图所，打开数据表视图窗口，如下图所示示 n将表中的数据

18、直接输入到上图的数据表中，完成后如下图所示： 再单击右上角的按钮，保存更改，在弹出的“另存为”框中，输入表名“学生成绩”后，单击“确定”。 修改“学生成绩表”表结构(1)在“数据库”窗口中，选中表“成绩”。单击“设计”按钮，产生“表设计视图”。n(2)在表设计视图中，将光标定位到“字段名称”下的“字段1”处，将其改为“学号”，将数据类型改为“文本”，字段大小设置为“10”。以此类推，分别将各字段名称改为“数学”、“英语”、“计算机”，字段大小为“单精度”，小数点位数为“1”。修改好的学生成绩表”表设计视图如图9-11所示。2.3 数据表数据的编辑和使用 n2.3.1 向数据表输入数据 n在数据

19、库窗口的“对象”选项卡中，选择“表”。双击“学生基本情况表”表，或者单击选定“学生基本情况表”，再单击“打开”，打开表“学生基本情况表”，进入数据表视图，如图所示 n单击工具栏上的“保存”按钮，保存数据表，但是不关闭表。单击“学生基本情况”表对话框右上角的”（关闭）按钮，将保存数据表并关闭“学生基本情况”表。 2.4 数据的排序、筛选和打印 n对表“学生基本情况”表按“高考分数”字段的值从高到低排序。n操作步骤如下：n(1)在数据表视图中，打开“学生基本情况”表，单击“高考分数”的列选择区。n(2)单击工具栏上的“降序”按钮 ，数据表中的数据已按降序方式排列。 n在“学生基本情况”表中，要查找

20、籍贯字段值中含有“广西”的所有记录 n(1)在图1-14所示的数据表视图中，选定“籍贯”字段中某一个记录值中的“广西”字符串。n图1-14 数据表视图n(2)选择菜单栏的“记录”“筛选”“按选定内容筛选”，如上图中箭头所示。n(3)“按选定内容筛选”的结果如图1-15所示，籍贯字段中含有“广西”的记录均被筛选出来。 2.5 表之间的关系操作n通过“学号”字段，在表“学生基本情况”和表“成绩”之间建立一对一的关系。 n（1）选择菜单栏“工具”“关系”选项，出现“关系”窗口，并出现“显示表”对话框。如果“显示表”对话框没有出现，则单击工具栏上的“显示表”按钮可调出它。n（2）选择“表”选项卡。在列

21、表框中，选择“学生基本情况”表后，单击“添加”，再选择“成绩”表，单击“添加”，然后单击“关闭”按钮，关闭“显示表”对话框。在“关系”窗口就显示出要建立关系的两个表。 n（3）在“学生基本情况”表中单击“学号”字段，并将其拖放到“成绩”表中的“学号”字段上，则弹出“编辑关系”对话框。单击其中的“实施参照完整性”复选按钮，再单击“创建”按钮，在关系窗口中的这两个表之间就出现了一条一对一的关系连线。如果未选“实施参照完整性”复选按钮，或者事先没有将“学号”设为主键，则这两个表之间就只出现一条连线，它并不反映一对一（或一对多）的关系。双击关系连线（无论是否反映一对一或一对多的关系）都会弹出“编辑关系

22、”对话框，可以重新确定是否“实施参照完整性”检查。 n（4）单击“关系”窗口右上方的“关闭”按钮。系统将询问是否保存关系布局更改，其目的是确定是否保持“关系”窗口内各个表之间的相对位置。无论是否保存该更改，表之间的关系都已保存在数据库中。 n3、修改表之间的关系 n（1）删除表之间的关系n删除关系的操作是在“关系”窗口中进行的。如果“关系”窗口未曾关闭，想要删除的关系还在其中显示，只要单击关系连线，使之变粗，然后按一下键，即可删除该关系。 n（2）更改关联字段n更改关联字段的操作是在“编辑关系”对话框中进行的。在关系窗口双击关系连线，可以弹出“编辑关系”对话框，分别单击两个关联表的下拉列表框的

23、下拉箭头，从弹出的下拉列表中选定新的关联字段，然后单击“确定”按钮，即完成关联字段的更改。 3 数据库的查询n3.1 查询的种类查询的种类n1选择查询选择查询n2交叉表查询 n3操作查询 3.2 查询设计器及其使用 n创建一个名为“数学及格”的选择查询，将表“成绩”中数学成绩高于等于60 分的记录选择出来，查询包括“学号”、“数学”、“英语”、“计算机”等字段，并按数学成绩降序排列。 n（1）在数据库窗口选中“查询”对象，双击“在设计视图中创建查询”选项，进入“选择查询”窗口，同时弹出“显示表”对话框。如图1-21所示n（2）在“显示表”中单击“表“选项卡，双击”成绩“，把”成绩“表选入查询设

24、计器的表/查询显示区后，关闭”显示表“对话框。n（3）分别双击“学号”、“数学”、“英语”、“计算机”字段名，将它们添加到查询设计区的网格中。n（4）将光标定位在“数学“的”条件“框内，输入”=60“，再将光标定位在排序的框内，单击出现的下拉箭头，在出现的下拉列表框中选择“降序”。设置好的效果如图1-22所示。 n（5）单击右上角的关闭按钮，保存对查询设计的更改，在出现的“另存为“对话框中输入”数学及格“，然后单击”确定“。查询”数学及格“添加到数据库窗口中。n（6）在“数学及格“查询上双击，显示查询结果集。 练习：建立一个名为“成绩总分”的查询，包含 “学号”、“姓名”、“数学”、“英语”、

25、“计算机”字段，并新建一个总分字段。其中：总分=数学+英语+计算机，并将总分大于240的记录显示出来。 3.4 查询条件设置n1简单条件表达式字段名条件表达式 含义说明性别“男”查询性别为“男”的记录男值应使用双引号“”括起来英语86查询英语为83分的记录等效为=83出生年月 #84-1-25#查询84年1月25日出生者的记录日期型数据用#括起来n2、含运算符的条件表达式n运算符有：比较运算符、字符串运算符和逻辑运算符。 比较运算符有: 运算符 含义小于=小于等于不等于大于=大于等于Between and用于指定一个范围，主要用于数字型、货币型和日期性字段。n（2）字符串运算符 运算符字段名条

26、件表达式含义Like籍贯Like“广西桂林”查询籍贯为“广西桂林”的记录In姓名In(“梁海鸥”，“何步耘”)查询姓名字段只能为“梁海鸥”，或“何步耘”的记录（3）逻辑运算符 运算符字段名条件表达式含义AND（与）数学=60 AND 85查询数学成绩在6084之间的记录OR（或）数学85查询数学成绩在的记录60以下或85以上的记录4 报表的创建n为“成绩”表创建一份纵栏式报表 n（1）在“数据库”窗口中，选择“报表”对象，然后单击“新建”按钮，弹出“新建报表”对话框，如图1-27所示。 n（2）在“新建报表”对话框中，选择“自动报表：纵栏式”，在下面的列表框中，选择作为报表数据来源的表“成绩”。n（3）单击“确定”，新建的纵栏式报表显示在屏幕上，如图1-28所示。单击其右上角的关闭按钮，保存报表。 n 控件的使用 n以“成绩“表为数据源，创建一个如图1-30所示报表，名为“成绩表1”的报表，包含学号、数学、英语、计算机、总分，其中，总分=英语+数学+计算机。 n（1）在的页面页眉上创建一个标签，显示“成绩表”，标签的字体大小设为26磅，前景色为红色。n（2）在主体工作区添加5个“标签控件”，在标签内依次输入”学号”、“数学”、“英语”