工作的基本方法概要

1、 工作的基本方法工作的基本方法 展开工作时应具备的心态展开工作时应具备的心态 公司期待着每一位员工都能公司期待着每一位员工都能 有效率地开展工作 & 取得成果。 要想有效率地开展工作要想有效率地开展工作 首先要留意下面事项首先要留意下面事项公司的期待公司的期待目标意识目标意识 理解工作的理解工作的目的 流程 定位 为什么要做该工作？为什么要做该工作？做完之后，该工作将转移到哪一环节？做完之后，该工作将转移到哪一环节？该工作成果最终将用在何处？该工作成果最终将用在何处？该工作与其他部门工作的关系、分工情况如何？该工作与其他部门工作的关系、分工情况如何？ 理解工作理解工作 流程流程培养下属

2、培养下属正确的正确的工作方法工作方法专专 门门 职职 2 2 级级推动推动标准化标准化工作方便工作方便省时省时准确准确 让下属了解让下属了解“为什么要按为什么要按该程序去做该程序去做” 精通与工作有关的基础知识、技巧精通与工作有关的基础知识、技巧将知识、经验将知识、经验传授给下属传授给下属交货期意识交货期意识 成本意识成本意识金钱金钱财物财物时间时间人力人力 容易容易做到的做到的： 金钱、财物金钱、财物等有形成本的等有形成本的控制控制 很难很难做到的做到的：人力、时间人力、时间等无形成本的等无形成本的管理管理 而无形成本的管理水平不仅是衡量一而无形成本的管理水平不仅是衡量一个公司管理水平的重要

3、标志之一，同时也个公司管理水平的重要标志之一，同时也制约着公司的生存与发展。制约着公司的生存与发展。改善意识改善意识理想是的！现状差距理想/现状差距理 想协调意识协调意识 TEAMWORK目目标标一一致致工作正常推进工作正常推进工作成果会更好工作成果会更好 通过对通过对TEAMTEAM中的人员培养中的人员培养, , 使其具有一致的努力方向使其具有一致的努力方向2 的的顾客意识顾客意识客户第一客户第一客户就是上帝！客户就是上帝！作为专门职作为专门职2级，与其他部门进行协调成为级，与其他部门进行协调成为主要工作之一，主要工作之一， 应时刻把应时刻把“后道工序是客户后道工序是客户”这条原则牢记在心，

4、来开展工作。这条原则牢记在心，来开展工作。品质意识品质意识“准确准确”第一第一人才培养意识人才培养意识 丰田的强项正在于此丰田的强项正在于此- On the Job Training汇报汇报 联络联络 商量商量 沟通交流沟通交流高效率的高效率的 P(Plan)D(Do)C(Check)A(Action)P（Plan)D(Do)C(Check)A(Action)PDCAl方针管理l组内日程l预算l育成计划PlanDol工作委派l工作协调、支援(组内、他组)l团队合作l工作指导CheckActionPDCAl工作确认l如何批评、激励下属l工作改善明确工作的目的，优先顺序，整理实施项目明确工作的目的

5、，优先顺序，整理实施项目l根据部门的年度方针，设定新的课题。根据部门的年度方针，设定新的课题。l在把握工作目的、期限等在把握工作目的、期限等5W2H5W2H信息的基础上，信息的基础上，做业务计划。做业务计划。l针对上司委派的工作（问题）考虑对策针对上司委派的工作（问题）考虑对策* *（根（根据情况可与上司商量据情况可与上司商量),),并反映到计划中。并反映到计划中。P P (Plan) P （计划）（计划） 合理的计划可以使合理的计划可以使D,C,A有效率地进行。但是，有效率地进行。但是，要想一想计划只停留在自己的脑子里是否就可以了呢？要想一想计划只停留在自己的脑子里是否就可以了呢？ 计划不但

6、是为了自己，计划不但是为了自己，也是为了相关人员能够确认行动也是为了相关人员能够确认行动而制而制定出的书面日程，将进展情况表面化、可视化是十分重要的，定出的书面日程，将进展情况表面化、可视化是十分重要的，因此，理解和学习因此，理解和学习 “业务日程表的制作及管理技巧是非常必业务日程表的制作及管理技巧是非常必要的。要的。请注意！请注意！方方 针针 管管 理理经营环境经营环境年度方针年度方针部门年度方针部门年度方针分解分解组内工作目标组内工作目标设定新课题设定新课题分解分解公司公司部门部门各组各组向组员解释和介绍公司、部门目标向组员解释和介绍公司、部门目标下属自我设定目标下属自我设定目标与下属进行

7、目标商讨与下属进行目标商讨确认、合成组内日程确认、合成组内日程如何制订组内工作日程？如何制订组内工作日程？制订工作日程时应注意什么？制订工作日程时应注意什么？制订计划日程时应注意：制订计划日程时应注意：利用利用5W2H工作的优先顺序工作的优先顺序突发事件的处理程序突发事件的处理程序工作日程的制订方法工作日程的制订方法如何通过汇报修订工作计划如何通过汇报修订工作计划案案 例例指指 导导B组组长一天的工作：组组长一天的工作：8:009:00 接待来访客人接待来访客人9:009:30 吸烟、与同事抱怨工作忙吸烟、与同事抱怨工作忙9:3010:30 品质会议品质会议10:3010:45 私人电话私人电

8、话10:4512:00 组员小王工作困难支援组员小王工作困难支援12:0012:30 与组员小李谈话与组员小李谈话13:1015:10 新人教育新人教育15:1015:25 吸烟、休息吸烟、休息15:2516:40 紧急工作对应紧急工作对应加加 班班 时时 间：间： 开始制作一份明天就要提交开始制作一份明天就要提交 的方案的方案5W2HlWhat （内容）（内容） 做什么？做什么？lWhen （时间，期限）（时间，期限）何时进行，何时完成？何时进行，何时完成？lWhere （地点，担当部门）（地点，担当部门）在何处进行？在何处进行？lWhy （目的）（目的） 为什么进行？为什么进行？lWho

9、（人物）（人物）谁负责？和谁一起合作？谁负责？和谁一起合作？lHow （方法，手段）（方法，手段）用什么方法进行？用什么方法进行？lHow Much （数量）（数量）多少费用？所需数量？多少费用？所需数量？考虑工作的考虑工作的重要性、紧急性重要性、紧急性（要求期限）、（要求期限）、实施期间实施期间，制定日程制定日程 1、需要定期做的工作、可以预先开展的工作，应该尽可能、需要定期做的工作、可以预先开展的工作，应该尽可能 地利用空闲时间处理，留出空间以应付突发工作。地利用空闲时间处理，留出空间以应付突发工作。 2、工作总是有期限的。必须有效使用时间、遵守规定期限。、工作总是有期限的。必须有效使用时

10、间、遵守规定期限。 3、在工作全部完成之后，必须认真确认、以防失误。、在工作全部完成之后，必须认真确认、以防失误。 4、如果实在完不成的话，要事先向领导汇报或同其他部门、如果实在完不成的话，要事先向领导汇报或同其他部门、 其他组联络、协商。其他组联络、协商。突发事件的处理程序突发事件的处理程序l把握问题内容把握问题内容l讨论临时对应、制订对策、指示下属开展对应讨论临时对应、制订对策、指示下属开展对应l及时向上司汇报突发事件的内容及对应情况及时向上司汇报突发事件的内容及对应情况l制订改善计划制订改善计划l监督实施监督实施l改善确认改善确认日程的制作方法日程的制作方法 在制作业务日程时，首先要了解

11、以下内容在制作业务日程时，首先要了解以下内容1.业务日程是由什么要素构成的业务日程是由什么要素构成的2.制作业务日程时的信息收集方法制作业务日程时的信息收集方法3.按照业务日程推进业务时，在什么时候进行报告按照业务日程推进业务时，在什么时候进行报告.联络联络.协商协商日程的制作方法日程的制作方法（1 1）日程的构成要素）日程的构成要素（2 2）日程制作所需信息的收集方法）日程制作所需信息的收集方法 接受命令时的注意点接受命令时的注意点 认真把握指示内容的认真把握指示内容的5W2H “做什么，何时完成做什么，何时完成”是业务日程必须体现是业务日程必须体现的最起码的内容，如果不明确时请进行确认。的

12、最起码的内容，如果不明确时请进行确认。 把握状况把握状况 仅凭上司的指示不可能完全把握住实施项目的仅凭上司的指示不可能完全把握住实施项目的每个细小环节。每个细小环节。 把握过去工作中的实施项目把握过去工作中的实施项目 把握下属能力及工作情况把握下属能力及工作情况 确认实施需要花费多长的时间确认实施需要花费多长的时间 同时，明确过去进行相同业务时所发生的同时，明确过去进行相同业务时所发生的问题问题请注意：请注意：对待曾经出现的问题，要在认真分析其原因的基础上，对待曾经出现的问题，要在认真分析其原因的基础上，明确解决对策，并使之反映到日程中。明确解决对策，并使之反映到日程中。 发现组员的差距，发现

13、组员的差距， 实施项目有无增减实施项目有无增减 实施期间有无延长或缩短实施期间有无延长或缩短 是否需要增加或减少与上司、老员工进行协商的机会是否需要增加或减少与上司、老员工进行协商的机会切实把握相关信息：切实把握相关信息：大项目、实施项目大项目、实施项目 实施期限、实施期间实施期限、实施期间考虑问题对策时，应确认有无应该明确反映到日程中考虑问题对策时，应确认有无应该明确反映到日程中的项目。的项目。注意要点如何通过汇报修订工作日程如何通过汇报修订工作日程l将组内工作日程向上司汇报、确认。l根据根据上司委派任务的重要度、紧急度重要度、紧急度，适当调整组内工调整组内工作日程作日程。l避免避免工作日程

14、中出现任务过于任务过于集中集中或过于或过于空闲空闲的情况。l根据工作任务、育成计划、组员的工作日程，选取合适选取合适的人选、调整组内工作日程的人选、调整组内工作日程。l调整后调整后的工作日程及时与上司商量、确认及时与上司商量、确认 要时刻注意上司要求解决的问题要时刻注意上司要求解决的问题为什么会发生？考虑问题时要重为什么会发生？考虑问题时要重复复5 5次次“为什么为什么”*请注意！为什么要进行预算管理为什么要进行预算管理全年的全年的工作计划工作计划重点项目重点项目成本支出成本支出评估未来效益评估未来效益改善经营情况改善经营情况企业发展企业发展降低风险降低风险提高成功率提高成功率资源支持资源支持

15、工作中节约成本工作中节约成本预算预算l预算制作考虑要点：预算制作考虑要点：全年工作计划全年工作计划公司预算承受能力公司预算承受能力预算准确性预算准确性工作完成效果优劣工作完成效果优劣l预算控制的考虑要点：预算控制的考虑要点：按计划及预算开展工作按计划及预算开展工作节约开支节约开支育成计划育成计划l部下把握部下把握(职责、能力、特性职责、能力、特性)l领会上司的育成计划领会上司的育成计划 根据上司的育成计划安排根据上司的育成计划安排OJT工作任务工作任务 、推进个人培养计划推进个人培养计划OJT是什么？是什么？ OJTOn the Job Training 通过工作来锻炼、提高能力通过工作来锻炼

16、、提高能力 按照计划确实执行按照计划确实执行l经常有意识地回想工作目的，并且推进工作。经常有意识地回想工作目的，并且推进工作。l随时保持与相关部门的沟通。随时保持与相关部门的沟通。l根据需要，中途向上司报告进展情况。根据需要，中途向上司报告进展情况。l如果情况有变，应重新讨论计划。如果情况有变，应重新讨论计划。D (Do)工作委派工作委派案例：案例： 公司要求各部门配合品质部做好公司要求各部门配合品质部做好“品质认证品质认证”这项工作，于是某课长将这这项工作，于是某课长将这 项工作交给了项工作交给了A A组，组，A A组组长接到指令后，找到了组员小冯，组组长接到指令后，找到了组员小冯， 组长说

17、：组长说：“小冯你去对应一下品质认证小冯你去对应一下品质认证” 小冯说：小冯说：“我现在太忙了，有好几件工作要做，实在没有时间，再说我从我现在太忙了，有好几件工作要做，实在没有时间，再说我从 来没有接触过，您还是找位适合的人做吧来没有接触过，您还是找位适合的人做吧!”!” 组长说：组长说：“大家都很忙，你不做谁做？这件事很急，你把其它的事拖一大家都很忙，你不做谁做？这件事很急，你把其它的事拖一 拖，这项工作大家都是第一次接触，有什么不明白的去找品质部小李问一拖，这项工作大家都是第一次接触，有什么不明白的去找品质部小李问一 问。别总是还没做了，就退缩。问。别总是还没做了，就退缩。” 请分析请分析

18、A A组组长委派任务时有哪些问题？为什么？应该怎样委派？组组长委派任务时有哪些问题？为什么？应该怎样委派？工作分析工作分析参考人材培养计划参考人材培养计划合适的人选合适的人选委派工作委派工作选择时间选择时间目的目的紧急度紧急度难度难度工作目的、内容工作目的、内容交给他的原因交给他的原因何时完成、汇报何时完成、汇报工作评价标准工作评价标准下属制订工作日程下属制订工作日程日程确认日程确认现状把握、寻找差异现状把握、寻找差异下下属属工作协调、支援工作协调、支援( (组内、他组组内、他组) )案例：案例：开部内会议时，课长责备开部内会议时，课长责备B组组长，某项工作没有如期完成。组组长，某项工作没有如

19、期完成。B组组长抱怨组组长抱怨 说：说：“这项任务的担当是小张，又不是我，我从早忙到晚，还要替别人挨骂，这项任务的担当是小张，又不是我，我从早忙到晚，还要替别人挨骂，真倒霉，这是我能控制的吗？第二天，真倒霉，这是我能控制的吗？第二天，B组组长说：组组长说：“从现在开始，我每天从现在开始，我每天都检查每一个人的工作。都检查每一个人的工作。”组长对小李说：组长对小李说：“你最近工作是什么？完成了吗？你最近工作是什么？完成了吗？小李说：小李说：“某方案，我做完了，但课长非要制造部的具体数据，但制造某方案，我做完了，但课长非要制造部的具体数据，但制造部又说现在没法提供这些数据，您说应该怎么办呢？部又说

20、现在没法提供这些数据，您说应该怎么办呢？”组长说：组长说：“我也帮不了你，你还是再和制造部商量吧。但不管怎样，这我也帮不了你，你还是再和制造部商量吧。但不管怎样，这件事必须在两天内完成。件事必须在两天内完成。”小李说：小李说：“您又不帮我，我怎么完成？您又不帮我，我怎么完成？”组长说：组长说：“这是你的工作，为什么总想让别人帮忙呢？这是你的工作，为什么总想让别人帮忙呢？”合作致胜合作致胜-地狱和天堂的故事地狱和天堂的故事l有人去地狱参观，看见地狱里的每人端着一大碗，碗里有人去地狱参观，看见地狱里的每人端着一大碗，碗里装满了好吃的，可是，一个个却饿得面黄肌瘦，原来，装满了好吃的，可是，一个个却饿

21、得面黄肌瘦，原来，他们每人都拿着几尺长的筷子，由于筷子太长，他们每人都拿着几尺长的筷子，由于筷子太长， 拼命拼命地想吃却一颗也塞不到自己嘴里。地想吃却一颗也塞不到自己嘴里。 然后，此人又去天堂参观，看到天堂里的人也是每人拿然后，此人又去天堂参观，看到天堂里的人也是每人拿着几尺长的筷子在吃饭，一个个却吃得满面红光。原来，着几尺长的筷子在吃饭，一个个却吃得满面红光。原来，天堂里的人是在相互喂饭天堂里的人是在相互喂饭 这是合作的力量。这是合作的力量。团队意识的广义和狭义团队意识的广义和狭义l狭义为自己负责的组内，班内的狭义为自己负责的组内，班内的团队意识，广义为前后工序及相团队意识，广义为前后工序及

22、相关部门的团队意识。关部门的团队意识。l做为专门职做为专门职2级，积极地培养广级，积极地培养广义的团队意识是必不可少的。义的团队意识是必不可少的。组内、班内的组内、班内的团队意识团队意识前后工序及前后工序及相关部门的相关部门的团队意识团队意识怎样使怎样使1+11+12 2团队合作意识团队合作意识表率的作用表率的作用交流交流沟通沟通相互依赖相互依赖培养下属团队合作意识培养下属团队合作意识影响组员的思想、行为影响组员的思想、行为形成共同的目标形成共同的目标一致的想法一致的想法避免冲突避免冲突积极配合积极配合2工作指导工作指导作好学习的准备作好学习的准备作业说明作业说明试作练习试作练习验收成果验收成

23、果让大家保持轻松让大家保持轻松告诉大家要做哪项作业告诉大家要做哪项作业确认对该项作业的了解程度确认对该项作业的了解程度使学员有想要学习的心情使学员有想要学习的心情说给对方听、做给对方看说给对方听、做给对方看强调关键强调关键清楚、耐心地示范、教导清楚、耐心地示范、教导因材施教因材施教让对方试做，纠正错误让对方试做，纠正错误让其边做边说明作业内容让其边做边说明作业内容让其边做边重复要点让其边做边重复要点确认是否明白了确认是否明白了安排适当的工作安排适当的工作确定不懂时，应该问谁确定不懂时，应该问谁经常调查经常调查启发对方发问启发对方发问逐步减少指导逐步减少指导 是否达到目的？要进行评价与反省是否达

24、到目的？要进行评价与反省l没有达到预期计划时要注意：没有达到预期计划时要注意： 调查原因调查原因 C (Check)如何找出差距与不足如何找出差距与不足达成目标达成目标过程有问题过程有问题过程没有问题过程没有问题未达成目标未达成目标工作确认工作确认 客户是否满意客户是否满意 是否按日程完成是否按日程完成 工作方向的正确性工作方向的正确性 成本成本 OJT OJT学习情况学习情况根据根据工作目标工作目标.工作日程工作日程.工作效果工作效果.上司指令上司指令.进行工作确认进行工作确认确认内容确认内容确认依据确认依据日程未完成的对策日程未完成的对策 调查延误的原因调查延误的原因 对策对策 努力程度不

25、足努力程度不足 育成方向引导、督促育成方向引导、督促 个人能力差距个人能力差距 OJT OJT育成育成 工作量大、时间紧工作量大、时间紧 组内协力组内协力 工作难度大工作难度大 指导指导 资源不足资源不足 紧急对应、联络紧急对应、联络 他部门他部门 联络、协商是否按日程完成联络、协商是否按日程完成工作方向不正确的对策工作方向不正确的对策 理解部门方针理解部门方针 现状把握现状把握 确认差异确认差异 调整工作目标调整工作目标现地现物现地现物把握现状、把握现状、确认差异确认差异确认时间确认时间难度大、最优先的工作难度大、最优先的工作重点检查重点检查经验少、有困难的下属经验少、有困难的下属两倍的检查

26、两倍的检查一般性工作一般性工作定期检查定期检查确认方法确认方法要求组员汇报：要求组员汇报：做了什么做了什么怎样做的怎样做的以前与现在的对比以前与现在的对比差异差异改善计划改善计划指导内容：指导内容：必须完成工作的期限必须完成工作的期限达到要求的行动方案达到要求的行动方案工作中的优点、不足工作中的优点、不足鼓励下属继续努力工作鼓励下属继续努力工作怎样批评下属怎样批评下属小王向组长抱怨说：小王向组长抱怨说：“你别总你别总是批评我，这项工作很有难度，是批评我，这项工作很有难度，我已经努力了，你却总是在批我已经努力了，你却总是在批评我？那些什么都没做的人，评我？那些什么都没做的人，反而平安无事。难道我

27、努力也反而平安无事。难道我努力也错了吗？错了吗？”（请大家考虑问题在哪里？）（请大家考虑问题在哪里？）说明所犯错误说明所犯错误探讨原因探讨原因征询补救建议征询补救建议协商解决方法协商解决方法指出改善点指出改善点怎样批怎样批评评怎样激励下属怎样激励下属怎样激励怎样激励追查原因追查原因个人因素小组因素个人因素小组因素安排适当措施或工作调整沟通交流，消除心理障碍指出工作上的问题及后果拒绝遵从指令不愿主动解决问题员工努力目标不明确小组成员间信赖不足出现问题时，只埋怨别人同事间不能相互支持适当的工作调整调解纠纷，消除敌意帮助组员建立人际关系改善工作程序，促进合作留意员工表现留意员工表现采取行动采取行动 考虑更好的应对策略，并使之贯彻执行。考虑更好的应对策略，并使之贯彻执行。l报告给上司及相关人员。报告给上司及相关人员。l评价结果要反映到下次计划中，以期改善，评价结果要反映到下次计划中，以期改善， 防止同样错误再次发生防止同样错误再次发生 。A (Action)工作改善工作改善l改善是打破现状提高水平。改善是打破现状提高水平。l改善大致分为人的对策和物的对策。通常物的对策改善大致分为人的对策