图书馆电子资源使用与管理若干问题浅析

1、.高校图书馆电子资源管理与维护若干问题浅析 复旦大学图书馆案例研究成俊颖（复旦大学图书馆 上海200433）文 摘 本文通过对图书馆（尤以复旦大学图书馆为例）在电子资源的管理和维护方面所遇到的存储空间与维护成本、培训与宣传、维护、整合等问题，并结合复旦大学图书馆的应用实例，进行综合分析，从而尝试探索高校图书馆电子资源的管理、建设的方式方法。关键词 电子资源 管理与维护 高校图书馆 浅析Preliminary Study of Some Issues in Management and Maintenance of Electronic Resources in University Libra

2、ries- Case Study at Fudan University LibraryChengJunYing(Library of FuDan University 200433)Abstract: This article analyzes some electronic resources management and maintenance problems that exist in university libraries like storage space, maintenance cost, training, marketing, maintenance methods

3、and integration. The practical cases in Fudan University library is studied and analyzed. An instructive method is explored to manage the university libraries electronic resources in an efficient way. Key Words: Electronic resources, management and maintenance, university libraries, preliminary stud

4、y随着信息化步伐的加快，越来越多的信息产品及服务正逐渐补充或取代传统产品的功能或市场，而图书馆作为社会功能机构的组成部分，不可避免地受到这种信息化浪潮的冲击，开始打破仅提供印刷文献出版物这种单一服务的格局，逐渐形成各种电子资源和传统资源共存的新型服务模式。在这种情况下，对电子资源，这种在现代图书馆资源比例正在逐步上升的新型资源的管理和使用问题亦渐渐受到越来越大的重视。复旦大学图书馆这几年加大了对电子资源投入的力度，大幅度增加了电子资源的种类和数量，同时加强了对电子资源服务的质量和水平的管理。因而无论从深度还是广度方面，复旦大学图书馆在馆藏结构方面都作了重大的调整和建设性的重组，有效地加快了复旦

5、大学向世界一流大学前进的步伐。电子资源虽然给我们提供了一种新型而快捷的服务模式，但在使用和管理方面也面临着诸多问题：1对存储资源的大容量需求与维护成本之间的矛盾目前，复旦大学图书馆所使用的电子资源分为网络数据库、光盘数据库和其他自建数据库，其中网络数据库又分为专线数据库和镜像数据库。除了专线数据库以外，镜像库、光盘库和自建库都需要在馆里设置服务，并占用资源，提供维护服务，其中尤以存储资源的管理问题最为突出。因为随着这些资源种类和数量的不断增加，各种系统对磁盘空间的需求越来越大，以复旦大学图书馆订购的三种主要镜像数据库：中国期刊网、万方、中国科技期刊网为例，目前，三个镜像库占用的总空间量已达8.

6、5T，年度空间需求量约为2.5T。而为了保证镜像站点的访问性能，我馆对访问量大的镜像库采用的是光纤磁盘阵列，该阵列以及16.4T的空间容量总价格是200多万人民币，平均每个T的价格约为12万人民币，因此如果按年度2.5T的空间增长需求来计算的话，每年仅这三个镜像库所需要的经费就达30万左右人民币。加上其他如超星等镜像站点对磁盘空间的需求等，我馆仅在电子资源的储存介质上面所使用的经费之大就可想而知的。为了既保持电子资源的高效利用率，同时又尽可能地减少所用经费的开支，即达到一个较高的性价比，我馆在这方面作了些努力和尝试，采用了如下一些措施：1）学习国外一些电子资源开发商的做法，与重庆维普、北京万方

7、公司等开发商取得联系，实现直接从开发商的服务器上获取全文，或者通过权限管理直接访问开发商的服务器这两种方式来减少镜像站点所带来的开销。目前，我馆已在中文科技期刊网的站点上做了试运行。通过与重庆维普公司协商，对复旦镜像站点作了如下改制：在复旦的镜像站点保留除全文之外的所有系统组件，包括检索系统、题录库、发布系统等，读者仍然访问复旦的镜像站点，并在该站点进行检索，检索后如果需要全文，系统将转到开发商服务器上获取全文。这种方法关键在于效率问题，在本例中，因为检索服务是通过本馆的服务器，所以不影响检索效率，而全文虽然要从开发商服务器上获取，但因为开发商服务器在教育网上，所以速度方面没有大的影响（图1为

8、其服务模式）。用户请求本馆检索系统 查到全文 没有查到全文 到供应商在教育网上的服务器获取全文 图1根据一段时间的试运行，在使用时，速度和性能方面与原在镜像站点没有什么区别。通过这种改制，我们在服务器上腾出了近2T的磁盘空间，这些空间可用于不具备转换条件的镜像站点使用。鉴于对中文科技期刊网成功的运作经验，我馆目前也正与万方和同方供应商商讨此项事宜。2）对于无法以上述方式转变的镜像站点，我们根据该镜像站点对访问性能和频率的要求，分为以下几种情况来处理： 若对磁盘空间占用比较大的，但对访问性能要求不是特别高的数据库，我们采用造价比较低的磁盘阵列。例如，我馆最近配置了一台总容量大约1.7T，但价格仅

9、为1万出头的磁盘阵列，主要用于性能要求不是特别高，但存储空间要求大的镜像站点。对于存储要求不高，但性能要求高或访问量比较大的镜像站点，一般是配置在光纤磁盘阵列上；对两者都没有太高要求的，则配置在普通的服务器上。通过以上措施的实施，使我馆电子资源得到了更高效的利用。2电子资源的整合目前，复旦大学图书馆订购的电子资源约为220多种（包括分类库），其中电子期刊3万多种，会议、图书类、标准等资源也在大幅增加，而且不同的资源有其不同检索平台和不同的检索方法，因而对图书馆而言，增大了对电子资源管理和维护的难度，对读者而言，因他们必须进入到不同的系统去查找资源，所以在使用时很不方便。因此，如何将这些资源整合

10、起来，为读者提供一个统一的检索入口，既可提高电子资源的使用效率，又可减少了读者信息查询的工作量则成为一个迫切亟待解决的问题。为此，我馆在2005年购置了Ex Libris公司推出的MetaLib/SFX系统。MetaLib是网络资源整合和服务管理的门户系统，是基于Unicode、支持多语种、多字符集的，为图书馆管理各种不同类型的资源提供解决方案的系统；SFX是提供图书馆异构电子资源参考链接服务的数字化产品，可以为学术信息环境提供强有力的链接参考服务。如果在Metalib中嵌入SFX的功能，可以大大提高资源的整合程度。目前，我馆在该系统中整合了约150种资源，也就是说，通过一个检索平台，用户可以

11、在这150个系统中检索，这大大方便了用户的使用，同时也提高了电子资源的服务能力。无论采用哪种整合方式或系统，资源整合是现代图书馆对电子资源的管理、使用和维护的一种十分有效的方法。因此，探索资源整合方式，交流资源整合经验是一个值得研究的项目。3电子资源的使用培训与宣传加强电子资源的宣传与培训的力度是充分保障有效地使用电子资源的重要途径。因此多样化、多渠道的宣传电子资源及加强电子资源的使用培训是我馆目前的重要的工作任务之一。1）加强宣传和培训力度。 近来，我馆加大了对宣传和培训电子资源的投入，以使电子资源的使用更加深入和广泛。l 在图书馆设置咨询馆员，负责与各个院系相关负责人联系与沟通。其职责是向

12、相关院系推荐新的数据库，了解对相关数据库的使用反馈情况。l 定期在图书馆开展各个专题数据库系统的使用培训（一般是两周进行一次培训）。l 开展网上点播培训的业务，读者可以根据自己的需要点播想要了解的数据库。然后图书馆根据点播人数，灵活地组织培训的内容和时间。目前，这项业务反响比较热烈。l 针对专题数据库，开展院系对口培训。如果需要，也可以开展非专题库的培训。l 针对刚入校的教师和研究生，开展培训项目，让他们事先了解图书馆电子资源的使用。 除此之外，我们还在探索新的培训方式和途径，如我馆正在调研RSS服务，力求使用最新的技术最大限度地推广电子资源的认知和使用。 2）多渠道提供电子资源咨询服务。 除

13、了宣传与培训之外，电子资源在日常使用时的咨询服务也是提高电子资源使用率的重要保障。目前，我馆在日常工作方面提供实时在线咨询、BBS、网络留言板、电话咨询、E-MAIL咨询等多渠道的咨询服务，用以解答读者在使用电子资源是所碰到的问题。4电子资源的科学评估随着电子资源种类的日渐繁多，资源之间交叉、重复，资源价格体系动态变化、资源质量良莠不齐等现象也随之出现。因此，科学、合理地引进电子资源，以及对引进的电子资源进行及时、准确的质量跟踪和评估越来越受到图书馆的重视。针对这种状况，我馆成立一个对电子资源进行引进、评估的小组，其主要的职责是：l 对我馆需要引进的电子资源进行预先的筛选，取消一些目前暂不需要

14、的、或者内容重复较大的数据库的试用。l 对试用的数据库撰写试用库报告，根据试用期的读者反馈和相关统计数据对该数据库进行评价，并最终得出结论（建议购买还是不购买），供馆里参考。l 跟踪已订购的数据库的使用状况，比如通过访问人次、读者反馈等途径，及时了解数据库的使用效率，并根据跟踪结果动态调整数据库的订购状态。5电子资源的维护在图书馆电子资源的数量不断增长、馆藏结构在不断变化的情况下，电子资源的维护也逐渐变得重要起来。电子资源的维护工作主要涉及以下几个方面：1） 故障排除。及时、快速地处理故障是保证电子资源正常使用的首要条件。产生故障的原因很多，可能是硬件、网络、系统软件、管理软件等。不同类型的故

15、障解决的方法不同，但无论是哪种类型的故障，都应该本着优先为读者考虑、为读者服务的思想，以最快的速度，高效、及时地解决问题。除了熟悉系统和掌握技术外，建立一套良好的维护管理制度，加强人员的管理，增强人员的责任心也是高效、及时排除故障的重要条件。2） 数据更新。数据更新问题主要是针对镜像库而言，为了保证我馆的镜像数据与供应商的数据一致，同样也为了保证读者能获得最新的信息，及时地更新数据库的数据是维护电子资源的主要工作。数据更新最重要的是及时，因此要多关注数据库商的更新站点，或其它的更新途径，以尽可能快的速度高效率更新数据。3） 备份。备份包括数据备份和系统备份，对于涉及面比较广的重要的系统，除了要做数据备份之外，还需要作系统备份。以保证在原系统出现故障时，能立即启用备份系统，从而不影响读者的使用。但对于占用磁盘空间很大的镜像库如同方、万方等，做数据备份是不切实际的，所以平时加强系统的管理