Topic6ProjectManagement第六讲项目管理

1、Topic 6 : Project Management第第六六讲：讲： 项目管理项目管理More Than Just MS project不只是微软项目不只是微软项目Paul GandelSyracuse UniversitySingapore Management UniversityGoals 目标目标2 Provide an overview of Project Management Become familiar with key project deliverables Practice developing a project schedule Practice develop

2、ing a risk analysis and plan 概述项目管理概述项目管理 熟悉主要的项目交付物熟悉主要的项目交付物 练习制订项目练习制订项目进度表进度表 练习制订风险分析及计划练习制订风险分析及计划Reference Material参考资料参考资料 Project Management I qBackground on organization PMBOK Excellent resource Project Management Body of Knowledge3 专案管理学会专案管理学会 q组织背景组织背景qPM

3、BOK 优质资源优质资源项目管理知识体系项目管理知识体系指南指南Project Definition项目的定义项目的定义 Defined beginning and end One time effort Produces an identifiable, measurable, unique product, service, result Project team works together for length of project4 设定设定起始及终结起始及终结 一次性的工作一次性的工作 产出一项可识别、可量产出一项可识别、可量度、独一无二的产品、度、独一无二的产品、服务或结果服务或

4、结果 项目进行阶段，全组并项目进行阶段，全组并坚作战坚作战。 。Project Triggers项目触发因素项目触发因素 Market driven needs市场需要 Organizational needs组织需要 Customer needs顾客需要 Technological advances科技进展 Legal requirements法律要求5Benefits of Project Management项目管理的好处 Improves ability to deliver project on-time, on-budget Provides a methodology to fo

5、llow Ensures common understanding of project needs & deliverables Improves productivity Ensures communication of project and product needs Improves quality Manages risk6 提升准时而不失预算地提升准时而不失预算地交付项目结果的能力交付项目结果的能力 提供一个可遵循的方法提供一个可遵循的方法 确保对项目的需求及交确保对项目的需求及交付物有所共识付物有所共识 提高生产力提高生产力 确保对项目及产品的需确保对项目及产品的需要有

6、足够的沟通要有足够的沟通 提升质量提升质量 管理风险管理风险Project Management 101 项目管理101Its All About Chunks! 一切皆为庞大工程 Big Chunks 大块头 Little Chunks 小块头7There has never been a task that could notbe done as long as it could be brokendown into small enough pieces!只要能化整为零、只要能化整为零、化繁为简，工作便无难事了！化繁为简，工作便无难事了！Project Management 101Eig

7、ht Key Questions 1.Why is this chunk necessary?2.What measurable performance do we want from this chunk?3.What skills and attitudes will the person doing this chunk need?4.Who is going to do this chunk?5.What tasks need to be done to complete this chunk?6.Where is this chunk going to be done?7.How l

8、ong will it take to do this chunk and when does it need to be finished?8.How much is this chunk going to cost?81. 1.为何必须进行此项目？为何必须进行此项目？2. 2.欲从这项目中取得何种可欲从这项目中取得何种可量度的成绩？量度的成绩？3. 3.参与该项目的人员需具备参与该项目的人员需具备何种技能和态度？何种技能和态度？4. 4.谁将参与该项目？谁将参与该项目？5. 5.要完成此项目有何工作必要完成此项目有何工作必需要做？需要做？6. 6.此项目在哪里进行？此项目在哪里进行？7.

9、7.完成项目需多久？何时必完成项目需多久？何时必需完成？需完成？8. 8.项目成本多少？项目成本多少？Who Works on a Project?谁做项目的工作？谁做项目的工作？9Project Manager Responsibilities项目经理的责任项目经理的责任 Ultimate responsibility for project results Identify and manage stakeholder expectations Select and motivate team members Manage project scope Manage the schedule

10、 and work efforts Report project progress Anticipate and manage risks Manage costs Follow standard project management methodology10 为项目结果负最后责任为项目结果负最后责任 确定及管理相关利益者的确定及管理相关利益者的期望期望 挑选及激发组员挑选及激发组员 管理项目范围管理项目范围 管理进度管理进度 报告项目进展报告项目进展 预测及管理风险预测及管理风险 管理成本管理成本 遵循标准项目管理的方法遵循标准项目管理的方法Other People Involved (S

11、takeholders)其他相关人员(相关利益者) Sponsor responsibilities Customer, end-user responsibilities External customer responsibilities Project Team responsibilities11 赞助人的责任赞助人的责任 顾客，最终享用者顾客，最终享用者的责任的责任 外部顾客的责任外部顾客的责任 项目小组的责任项目小组的责任Managing within Constraints 在限制下作管理12Quality质量Cost成本Einstein discovers that time

12、is actually money爱因斯坦发时间实际上就是金钱爱因斯坦发时间实际上就是金钱Scope 范围Time時間Project Management Knowledge Areas项目管理知识范围 Quality质量质量 Scope范围范围 Communications沟通沟通 Time时间时间 Cost成本成本 Risk风险风险 Human Resources人力资源人力资源 Procurement采购采购13Key Project Deliverables主要项目交付物1. Project Charter项目章程项目章程2. Scope Statement范围陈述范围陈述3. Cha

13、nge Control转变控制转变控制4. Project Schedule项目进度表项目进度表5. Status Report状况报告状况报告6. Communication Plan 沟通计划沟通计划7. Risk Analysis & Plan 风险分析及计划风险分析及计划141 Project Charter项目章程项目章程Purpose:qFormally recognizes project qUsually the first document createdIdentifies:qProject purposeqProject importanceqProject Sp

14、onsorqProject ManagerAuthorizes Project Manager to use resources (money and people)Signed by executive empowered to commit money and people15目的目的q正式确认项目正式确认项目q通常为第一份制定的文件通常为第一份制定的文件需确定的因素需确定的因素: :q项目目的项目目的q项目重要性项目重要性q项目赞助人项目赞助人q项目经理项目经理授权项目经理使用资源授权项目经理使用资源( (资金资金及人力及人力) )获授权获授权使用财政及人力资源使用财政及人力资源的行政人

15、员签署的行政人员签署2 Scope Statement范围陈述 Purpose:qIdentify and communicate project work to be done Identifies:qProject boundariesqRequirementsqImpact on other applicationsqAssumptions, Constraints, RisksqKey MilestonesqRoles and ResponsibilitiesqOverall Costs16 目的目的: :q确定项目工作并就此沟确定项目工作并就此沟通通 需确定的因素需确定的因素: :q

16、项目界限项目界限q需求需求q对其他方面的影响对其他方面的影响q假设、界限、风险假设、界限、风险q重要里程碑重要里程碑q角色及责任角色及责任q整体成本整体成本3 Change Control转变之控制Purpose:qEnsure changes are managed and beneficial to projectIdentifies:qProcess for identifying and evaluating project changes qFactors that must be evaluated to determine effect of change on time, co

17、st, scope, qualityqStakeholders who must approve project changesqProcess for implementing approved changes17目的目的: :q确保转变在控制之下并对确保转变在控制之下并对项目带来益处项目带来益处需确定的因素需确定的因素: :q确立确立及评估项目转变的及评估项目转变的程程序序q决定时间、成本、范围及决定时间、成本、范围及质量转变带来的质量转变带来的效果之因效果之因素素q批核项目转变的相关利益批核项目转变的相关利益者者q实施已批核之转变的程序实施已批核之转变的程序4 Project Sched

18、ule项目时间表 Purpose:qIdentify, sequence, and control the activities and resources needed for project Identifies:qProject activities qOrder of activitiesqPeople assigned to activitiesqTime estimates for each activityqLabor costs18 目的目的: :q确定确定及順及順序序列出项列出项目所目所需的活动及资源需的活动及资源並加以並加以控控制制 需确定的因素需确定的因素: :q项目活动

19、项目活动q活动次序活动次序q分分派员工派员工参与参与活动活动q每项活动的时间估计每项活动的时间估计q劳工成本劳工成本5 Status Report状况报告 Purpose:qProvide information about project and/or individual progress to project manager and/or stakeholders Identifies:qActivities completedqActivities startedqActivities planned for next periodqActivities late or overdue

20、qIssues or concerns19 目的目的: :q向项目经理和向项目经理和/ /或相关利益或相关利益者提供有关项目和者提供有关项目和/ /或个别或个别活动进程的信息活动进程的信息 需确定的因素需确定的因素: :q已完成的活动已完成的活动q已开始的活动已开始的活动q已计划在下一阶段进行的已计划在下一阶段进行的活动活动q延迟或过期的活动延迟或过期的活动q问题或关注问题或关注6 Communication Plan沟通计划 目的目的: : q给予组员相关信息给予组员相关信息 需确定的因素需确定的因素: :q需要接收信息的团队需要接收信息的团队q每次沟通的目的每次沟通的目的q每组需要的讯息每

21、组需要的讯息q信息提供有多频密信息提供有多频密q沟通形式沟通形式20 Purpose: qLinks people with the information they need Identifies:qGroups who should receive informationqPurpose of each communicationqInformation needed by each groupqHow often information is providedqType of communication7 Risk Analysis & Plan风险分析及计划风险分析及计划 Pu

22、rpose:qTo identify risks, analyze their effect, and determine appropriate actions Identifies:qRisk eventsqProbability that risk will occurqImpact if risk occursqPreventative actionsqContingency plan21 目的目的: :q确定各种风险，分析其效确定各种风险，分析其效果，制定适当的措施果，制定适当的措施 需确定的因素需确定的因素: :q各种风险事件各种风险事件q风险会发生的可能风险会发生的可能性性q如风

23、险发生会产生的效果如风险发生会产生的效果q预防措施预防措施q应变计划应变计划Risk Analysis and Plan Review风险分析及计划检讨PurposeqIdentify risks (events that, if they occur, can have either a negative or a positive effect on the project).qContingency plans are developed for the known risks.qEnsures common understanding of the risks and their co

24、ntingency plans.TimingqDuring Planning Process GroupqTeam must understand project scope to create a meaningful analysis and plan.AudienceqSponsorqProject teamqKey Stakeholders22目的目的q确定各种风险确定各种风险( (该事件若发该事件若发生，可对项目产生负或正面生，可对项目产生负或正面效果效果) )q为已知风险制定应变计划为已知风险制定应变计划q确保对风险及其应变计划有确保对风险及其应变计划有所共识所共识时间时间q程序计

25、划小组内程序计划小组内q小组必需明白项目范围，以小组必需明白项目范围，以作出有意义的分析及计划作出有意义的分析及计划听众听众q赞助人赞助人q项目小组项目小组q主要的利益相关者主要的利益相关者Developing the Project Schedule编制项目进度表 Step 1 Develop a WBS (Work Breakdown Structure) Step 2 Define the activities Step 3 Develop a milestone list Step 4 Put the activities in order Step 5 Estimate durati

26、on and work Step 6 Assign people to activities23 步骤一步骤一：编制：编制工作分解结构工作分解结构 步骤二步骤二 ：設設定各项活动定各项活动 步骤三步骤三：列出项目里程碑列出项目里程碑 步骤四步骤四 ：将各：将各项项活动排序活动排序 步骤五步骤五：估计历时估计历时及工作及工作 步骤六步骤六 ： 分派人手予各项工作分派人手予各项工作24Beginning the Process程序开始程序开始Project Schedule 项目进度表Divides work into smaller tasks that can be defined, esti

27、mated, and trackedDecompose tasks until each has known qualities: qEach task has a deliverableqCan be assigned to a personqStart and end dates can be identifiedqDuration is reasonable (two weeks or less)Work not defined in WBS is outside project scope25Step 1 Develop a Work Breakdown Structure步骤一步骤一

28、 ：编制：编制工作分解结构工作分解结构细分工作成明确、可估计及细分工作成明确、可估计及可可跟进的任务跟进的任务分解各分解各任务直至其特质可明确任务直至其特质可明确了解了解 q所有任务均有一交付物所有任务均有一交付物q可分派给某人员可分派给某人员q起始起始及结束及结束日可订明日可订明q持续时间合理持续时间合理 ( ( 2 2星期星期) )没有設定在没有設定在工作分解结构工作分解结构内内的的工作均不属项目范围工作均不属项目范围Step 2 Define the Activities步骤二步骤二 ：确定各项活动：确定各项活动Use WBS to create a complete list of a

29、ctivities for the projectThese activities will be added to the MS Project scheduleDescribe the work required for each activity. Include related information:qPredecessorsqResource requirementsqDate requirementsqConstraints and assumptions26Project Schedule 项目进度表运用运用工作分解结构工作分解结构编编制一完制一完整的项目活动整的项目活动清单清

30、单这些活动会列入微软项目进这些活动会列入微软项目进度表度表描述各项活动所需的工作，描述各项活动所需的工作，包括相关的信息包括相关的信息q前置任务前置任务q资源要求资源要求q日期要求日期要求q约束条件及假设条件约束条件及假设条件Step 3 Develop a Milestone List步骤三步骤三 ：列出项目里程碑列出项目里程碑Identifies all milestones in the projectGood communication tool at executive levelMilestone Examples:qMake-or-Buy decisionqApproval by

31、 upper managementqEnd of a project phaseqEquipment delivery dateEach milestone is placed in the project schedule 27Project Schedule 项目进度表列出所有项目里程碑列出所有项目里程碑行政人员的良好沟通工具行政人员的良好沟通工具里程碑实例里程碑实例: :q外购或自制决策外购或自制决策q上级批核上级批核q项目某阶段的终结点项目某阶段的终结点q设备交付日期设备交付日期所有里程碑均显示在项目进所有里程碑均显示在项目进度表上度表上Step 4 Put the Activitie

32、s in Order步骤四步骤四：将各：将各项项活动排序活动排序Determine logical relationships between activitiesqWhat activities must wait until an earlier task is completed?qWhat activities can start at the same time?qWhat activities must finish at the same time?qLag time needed?28Project Schedule 项目进度表推定各项活动间的逻辑关系推定各项活动间的逻辑关系q

33、哪些哪些活动必须等到前一项活动必须等到前一项完成后才开始？完成后才开始？q哪些哪些活动可同时开始？活动可同时开始？q哪些哪些活动必须同时完成？活动必须同时完成？q是否需要相隔时间？是否需要相隔时间？Step 5 Estimate Duration and Work步骤五步骤五：估计历时估计历时及工作及工作Determine resources needed for each activityEstimate the duration and work for each activityDocument assumptions made while estimating duration and work29Project Schedule 项目进度表决定各活动所需资源决定各活动所需资源估计各活动的历时及估计各活动的历时及工作工作估计估计历时及工作的同历时及工作的同时为项目假设前提建时为项目假设前提建檔檔Be Honest in Your Assumptions!忠于事实的假设忠于事实的假设30Step 6 Assign P