GM-2009-068 财务报销和费用支出管理规定-July 8

1、文件名称财务报销和费用支出管理规定文件编号MSL-GM-2009-068制定部门财务部最后修订日期2009-7-8 规范性文件管理信息批准人： 适用范围：文件编号：James Lin全公司 MSL-GM-2009-068发布日：最后修订日：状态：2009-07-092009-07-08终案标题:财务报销和费用支出管理规定目 录1. 目的22. 定义与分类23. 职责24. 财务报销和费用支出的基本要求35. 财务报销和费用支出的具体要求56. 附则117. 附件111. 目的1.1为了明确公司内勤员工（含外籍员工）申请日常款项支出及费用报销的相关要求，规范财务基础工作，加强公司费用管理，加强公

2、司风险控制，保证公司财务管理、税务操作的合规性和有效性，特制定本指引。2. 定义与分类2.1定义 2.1.1财务报销和费用支出指与保单不直接相关的各项付款，通常为与业务活动相关的费用支出，和公司日常运作相关的费用及购置资产的支出等。2.2 分类2.2.1 公司付款，包括房租、装修、大额采购等。2.2.2 个人垫付后向公司报销，主要用有应酬费、差旅费、电话费、业务活动支出等。2.2.3 预支支出，指员工的临时性借款，一般只对公司活动所急需调用的且只能以现金当场结算的较大额用款进行预支，例如车辆年检等。2.2.4银行自动托收，指由银行直接从公司账户上扣取的电话费、手机费、无线上网、银行手续费等。3

3、. 职责3.1 财务部负责审核支出及费用报销和支出单据是否符合会计法规及公司各项管理制度的规定；人力资源部负责员工个人所得税的核算、申报及管理；业务部负责保险营销员个人所得税及营业税的核算和管理。财务部负责其它税务的核算、申报及管理。3.2 财务部根据最新的会计法、税法和其它相关法规，并结合当前对各类款项支出及报销要求而制定，如遇会计政策变更、管理层根据公司运营状况改变报销标准等，财务部将适时修订本规定以适应公司运营管理的需要。3.3未按照本规定进行报销的，财务部有权退回报销申请.4. 财务报销和费用支出的基本要求4.1款项支出部门向财务部提供的支出资料应当客观反映其经济业务的全过程，必须附相

4、关资料及发票的原件。因特殊原因无法提供相关资料的原件时，应提供书面说明并由经办人、证明人及主管签字。4.2发票是一种重要的税务凭据，所有支出申请表除预支款外都需附发票才予以付款。员工因公支出并收取需要报销的发票时，应审慎地核实发票的真伪，防止收取假发票作为报销依据提供给公司。财务部将对财务发票的真实性做抽查。对于提前付款后补发票的付款申请，支出人在申请付款时，需一并提交经其主管签字确认的欠发票确认书。原件由出纳保存，复印件粘粘于支出单后，日后收到发票，出纳退还原件确认书给单据提交人；欠发票确认书应注明交还发票日期，各地出纳需要登记欠发票明细，每月邮件催缴，逾期不提供者，告知财务主管及其部门主管

5、催收，经主管催收后仍未补齐发票者，列入财务部欠发票黑名单中，财务将暂停其费用报销资格；分公司付款后收发票，定期要制作交接清单并注明凭证号，将发票寄给总公司相关会计人员，总公司会计人员收到后，第一时间将发票粘贴于凭证后。4.3 含兑奖联的发票需附兑奖联，非定额发票抬头必须为公司全称。以下三种情况的发票抬头不作强制要求: 1)外籍个人在个人所得税免税范围内的报销确实无法提供公司全称的发票;2)境外差旅费发票； 3）直接打印发票，如出租车发票。4.4 发票中标注的内容、金额应同所附合同中的商品名称、金额及供应商名称相一致，否则，财务有权将不合规定的申请退回。4.5支出分为对供应商付款和员工个人报销付

6、款，所有款项需通过银行结算。对供应商支付时，支出部门需将供应商的公司名称、银行账号、开户银行名称等信息正确填入支出单，收款人、发票盖章和支付账户名称三者须相一致；员工个人报销付款时，需填写员工姓名、员工编号和部门编号。新进员工在首次申请个人报销时需填写员工银行账号，员工银行账号发生变更时应及时告知财务部出纳，如无特殊原因不允许随意变更员工银行账号信息。4.6支出申请单为重要报销单据，支出部门应严谨填写、符合规范，不得进行任何涂改。4.7支出资料整理以整齐、牢固和规范为基本要求，多张发票在粘贴时需平整、均匀，以便财务人员进行金额的审核。支出资料（包括各类发票、收据）整理为A4纸大小，超过A4大小

7、的支出资料应折叠A4大小，不足A4大小的支出资料应粘贴到A4环保纸上，勿直接粘贴在申请单反面，禁止使用装订钉等其它固定方式将其固定在A4环保纸上。（使用A4环保纸时，请将支出资料粘贴在空白面，并在已使用面用“X”划销。）4.8将支出资料粘贴在A4环保纸后，请在其右下角合计出粘贴的支出资料的张数和票面金额；当支出资料较多时，应将同一类型的支出资料（如相同类型的发票）连续地粘贴在A4纸上。4.9 支出申请单所附各类资料原件必须齐备，授权签字符合公司授权签字权限和流程以及各部门相关规定。4.10 各类付款单递至财务时需填写请款单签收明细，以明确单据递至财务部的时间，保证付款及时和避免付款流程中单据遗

8、失的可能性。特殊情况需加快付款流程时，单据递交人需在签收单的备注栏中注明款项应到账的最后时间点。4.11 公司对大额支出要求对公付款，除差旅费及交际应酬费外，对同一收款户支付金额大于2000元的各类支出不接受个人垫支后向公司报销的支出申请。同时，公司不接受同一支出拆分后申请支付，特殊情况，需提交CFO 批准。4.12 同一天支付同一收款人同一项目的支出申请，必须合并填写一张支出申请单，不允许将其拆分成几份支出申请单以回避签字权限的限额，增加企业监控的风险。如发现上述情况，财务部将拒绝付款，并呈报其上一级管理层。4.13 费用分摊至不同地区不同部门共同承担时，应有各承担方的书面签字确认，同时附费

9、用分摊表并以电子表格形式发送至款项支付地区的财务人员，使费用能方便、准确地录入。4.14 员工个人报销的支付申请以人民币结算，在支出单的合计处填写人民币金额。外币费用须由申请人提供在费用发生当期的汇率结算凭证，不能提供凭证的则以上月最后一天中国人民银行公布的汇率中间价结算。特殊情况需要以外币结算的，须由申请人提供国家外汇管理局要求的相关证件及单据。4.15 为了提高各类支出、报销流程的工作效率及质量，避免个人报销过于零星而增加审批签字等工作量，原则上报销人应在单张报销单的合计金额超过100元时予以报销。4.16 费用发生后应在当月及时报销，特殊情况需要延迟报销时间的，业务发生日至递交申请日的期

10、间长度最长不得大于三个月，开始点以业务发生日期为准，当年费用当年报销。业务发生时间间隔超过三个月的支出申请需报CFO批准。5. 财务报销和费用支出的具体要求5.1 资产类付款的具体要求：5.1.1 资产定义5.1.1.1包括各职场的装修、家具、布线工程、服务器、电脑、音像设备等，具体标准参照固定资产财务管理办法。5.1.2 资产类付款的相关细则5.1.2.1装修类支出根据合同规定，在工程验收后需附验收报告。验收报告作为支付后期工程款的必备文件。5.1.2.2 家具类支出除需附相关合同外，还应附家具清单。供应商提供折扣价 的，家具清单需体现折后价格，折后总价应和支出单金额相符。支出单后附的请购单

11、需为原件并经授权签字，收货人验收后应在支出单、请购单上规定栏中签字。收货人与款项申请人不能为同一人。5.1.2.3 目前服务器、电脑由总公司集中采购。除附相关购销合同、计算机设备购买申请表外，上海地区收货时由总部信息技术部在设备购买申请表、支出单上签字，外地分公司收货时以邮件形式向总部回复验收情况，总部信息技术部将邮件打印作为附件附在支出申请单后。收货人与款项申请人不能为同一人。5.1.2.4 音像设备支出的要求同家具类。如在超市、大卖场购音像设备，无需提供购销合同。5.2 费用类支出的具体要求5.2.1 费用类支出范围及涉税原则5.2.1.1 费用类支出范围5.2.1.1.1公司日常运营及业

12、务活动而产生的各类支出，如房租、电话费、邮寄费、印刷费、业务活动促销费和各类人员费用支出等。5.2.1.2费用类支出涉税原则5.2.1.2.1 各类费用支出应遵循据实列支原则，支出单后所附发票类型及内容应与活动内容相符。5.2.1.2.2 公司直接以现金、实物或其他形式给予雇员或非雇员的补贴或奖励，应由公司代扣代缴相关税费。5.2.1.2.3 以下费用类支出，凡涉及公司代扣代缴相关税费时，申请人均应于请款时一并提交应税费用明细表，或按公司其他条文规定的涉税明细表（如旅游竞赛），相关表单需申请部门负责人签批。与工资薪金相关的税金交由人力资源部代扣代缴，与已入系统代理人相关的税金交由AA部门代扣代

13、缴，其他税金由财务部负责代扣代缴。5.2.2 费用类支出的相关细则5.2.2.1 公司日常运营费5.2.2.1.1公司日常运营费指由公司日常运作而产生的费用，如房租、电话费、邮费等，通常填写支出申请单。5.2.2.1.2 公司经营性房租在第一次支付时需附租赁合同复印件。5.2.2.1.3 办公室服务部、信息技术部申请各类服务费支出如修理、搬运、印刷等，附有签字权人签字的请购单或服务申请表原件。5.2.2.1.4 公司办公物料、低值易耗品的购买需统一从办公室或信息技术部部门申请购买，其他部门与个人不得进行采购。收货人与款项申请人不能为同一人。5.2.2.1.5 手机费报销时应将电信单原件附于申请

14、表后实报实销，电话充值发票不予报销。总部员工手机费报销由上级主管签字外并需总部办公室服务部核准，分公司员工手机报销由当地管理层签字并需分公司办公室服务部核准。财务部需根据各地税务局的不同要求，每年向当地税务报备手机报销人员的名单和额度。 5.2.2.2 差旅费，应酬招待费和公司车辆相关费用5.2.2.2.1参照最新发布的中宏差旅和应酬支出报销规定以及公司临时发布的“费用控制计划”。5.2.2.2.2“费用控制计划”中所指一级城市：北京、上海、广州和深圳。5.2.2.2.3员工的应酬费支出，如有多次餐饮费发生且提供的是定额发票，每次应酬产生的发票需集中粘贴，发票金额需和支出单中填写的一一对应，并

15、且开票单位为同一单位。内、外业务招待费需填写目的、人员姓名和日期，内部招待费用根据最新审核规定进行费用预审。5.2.2.2.4员工用于内、外部招待而购买礼品，应参照公司合同管理办法和采购管理办法的规定执行。按照合同管理办法的规定需要签定合同的，报销时需提交合同复印件。发票内容中应注明名称，当购买多种礼品并且开具在同一发票上时需附礼品清单，如以奖励，促销为目的发放，应由公司代扣代缴相关税金。5.2.2.2.5公司车辆发生的汽油费、停车费等，由其车辆使用人填写支出单报管理层签字审核，并报办公室服务部签字审核。5.2.2.3 员工津贴及福利费（外籍员工参见5.2.2.4）5.2.2.3.1员工外派或

16、短期支援期间的各类费用支出如安置、房屋租赁等，参照中宏员工外派或短期支援补贴办法。员工安置及房屋租赁补贴应并入工资薪金合并计算扣缴个人所得税后发放。对于因异地工作而享受公司房租补贴的员工,应确保取得的房租租赁发票是通过税务局或其他合法途径开具的,申请报销的员工应对发票的真实性负责。5.2.2.3.2员工的各类福利活动如游泳、羽毛球等支出单，总部由人力资源部签字审核，分公司及营销服务部由当地管理层签字审核。5.2.2.3.3境内员工各类补贴，应并入工资薪金合并计算扣缴个人所得税后发放。5.2.2.3.4公司直接以现金、实物或其他形式支付给员工的津贴、福利等应由公司代扣代缴个人所得税后发放，如开门

17、红包、员工旅游、商业保险、代金券等。5.2.2.3.5支出单中列明多条报销记录时，所附发票应按种类归集，相同种类的发票合计数应和支出单上所列记录一一对应。5.2.2.4 外籍员工津贴及福利费5.2.2.4.1外籍员工符合报销规定的费用包括：合理的个人住房房租补贴、餐费、洗衣费、交通费、上任或离职时发生的搬入或搬出中国境内的搬家费用、个人探亲交通费用（仅限于外籍个人在我国的受雇地与其家庭所在地（包括配偶或父母住地）之间搭乘交通工具且每年不超过两次）、在中国境内发生的合理的语言费用及子女教育费用（学费及校车费）。5.2.2.4.2 外籍员工报销规定范围内的各类费用,在合理范围内并提供合法有效发票的

18、免征个人所得税。任何不在本规定范围内的费用报销以及报销时未能提供个人完整真实有效发票的，都要遵守中国个人所得税的有关部门法规进行缴税。5.2.2.4.3其他任何现金补贴都将按中国个人所得税的有关规定进行缴税。5.2.2.4.4当申请房租费用时,申请人需提供一份有效房租合同复印件(如果是以公司的名义和房东签署租赁的合同，需提供符合公司合同管理办法的有效房租合同复印件)。房租以及相关的费用要与市场价格接近，如批准人或审核人对相关价格有疑问，可以暂停报销，并向认可物业顾问公司调查后按照市场价格报销。5.2.2.4.5费用报销申请表连同相关发票递至直属领导签字批准，后将申请表递至人力资源部认可签字，人

19、力资源部在申请表上签字认可后将申请表及发票递至财务部。5.2.2.5 保险营销员招聘、培训、业务活动费5.2.2.5.1保险营销员招聘活动发生场租费时，业务部需附招聘活动计划书，尽可能指定长期合作酒店以取得优惠价格。通常场租费金额超过2000元，此类支出需以对公方式支付，个人垫支不予报销，特殊情况，需由CFO批准。财务部不接受无正规发票的任何形式的报销。5.2.2.5.2保险营销员培训相关费用的支出金额大于2000元，需附培训计划内容，支出单后所附发票应与业务内容相关。聘请讲师而产生的支出，需附讲师的姓名及相关信息，以便公司进行个人所得税的缴纳。5.2.2.5.3保险营销员旅游竞赛奖励活动，应

20、根据公司竞赛核准及竞赛奖励涉税制度的规定，于活动尾款结算支出时附相关活动的核准申请表、事前和事后申请表，并提供旅游合同、会务记录、发票等支持文件，由公司代扣代缴相关税费。保险营销员其他业务活动，如现金或实物竞赛奖励，应由申请人提供应税费用明细表，包括授奖人员名单及相应奖励金额，由公司代扣代缴相关税金后发放。5.2.2.5.4保险营销员业务促销活动、项目推动活动，支出单后所附发票需和业务活动内容相关，日用品、装饰建材、药品、衣物等与业务活动无关的发票不能附后，如为现金补贴或实物奖励则应予以扣税处理。特定项目推动活动需附活动计划书。5.2.2.5.5保险营销员业务部激励活动，需附保险营销员激励明细

21、表或活动计划书，所附发票需和活动内容相关，如为现金补贴或实物奖励则应予以扣税处理。 5.2.2.5.6公司与其他单位或个人在业务往来、各种庆典、联谊等活动中，除以宣传促销为目的而派发的带有公司标记或宣传内容的宣传品之外，主要以奖励为目的发放的现金、实物（如小家电等礼品、赠品等）和有价证券等，均应由公司按照偶然所得代扣代缴个人所得税后发放，其中实物主要按照取得的凭证上所注明的价格作为应税收入金额。5.2.2.6 业务发展费5.2.2.6.1办公书籍支出，发票上注明书籍名称，购买多种书籍需附书籍清单。5.2.2.6.2广告费支出需附广告合同和广告业专用发票。5.2.2.6.3会员费支出如同业公会、行业保险协会等，通常是按流程先付款后取发票，发票跟踪按相关处理流程操作。5.2.2.6.4财产险支出需附保险合同，通常财产险往往是先投保后出发票，发票跟踪按相关处理流程操作。5.2.2.6.5境外付款申请，应提供发票、合同或协议（如为英文版需提供中文翻译件）以备税务机关纳税核定或开具完税凭证，涉及税种为营业税、企业所得税等，相应的税金应由收款方承担，实际付款金额为税后金额，对方出具发票金额为税前总费用。5.3 预支款支出的具体要求5.3.1 预支款支出指公司内勤员工因