校园常用应用型公文写作

1、校园常用应用型公文写作校园常用应用型公文写作江西师范大学科学技术学院 余小军二一四年四月 主要和大家交流四个方面： 一、公文的三个特点 二、好的公文应具备的四个要素 三、写好公文的五个步骤 四、五种常见的公文写作要求 五、几个需要注意的问题 一、公文的三个特点白话文情景文个体文 白话文大家都能听懂正所谓“思维如智者，说话如常人”注意事项：1、少用专业术语2、少用复杂推理3、少造新的名词4、少用模糊语言 情景文强烈的现场感正所谓“到什么山唱什么歌”注意事项：1、场合的不同。表彰会、总结会、研讨会、代表大会、仪式庆典均不同2、听众构成的不同。是老师多还是学生多3、会议开法的不同。是最先讲还是最后讲

2、亦或中间讲，有没有别的领导讲，是坐主席台讲还是圆桌会议 个体文与作者身份相符正所谓“是什么人说什么话”注意事项：1、与作者身份相符。不能让村长讲总理的话，也不能让总理讲村长的话2、与当时的身份相符。主讲人，主持人，上级领导指示，下级作汇报，同级祝贺3、与个人的语言风格相符。要有自己的话，语言风格的一贯性，文如其人 二、好公文应具备的四个要素思想的力量逻辑的力量语言的力量情感的力量 思想的力量要求：言之有物技巧： 中心思想 逻辑的力量要求：符合人的思维习惯技巧：做好二级标题 语言的力量要求：看上去顺眼，听上去顺耳技巧： 1、少用长句，多用短句（除非你想把领导憋死） 2、多用排比（注意排比句的顺序

3、，一般用递增语意更好） 3、处理好语境（自己念几遍） 情感的力量要求：感动自己方能感动别人技巧： 把自己摆进去，作为受众来感受 三、写好公文的五个步骤看记思练磨 看三样东西必看上级的会议材料领悟上级精神报纸评论员文章学习写作技巧领导的日常讲话了解领导习惯 记三样东西必记好的文章体例好的语句好的例子 思三个过程必思边看边思考边记边思考边写边思考 练在战斗中成长平时自己写得出东西练笔重要时候拿得出东西练稳紧急时刻赶得出东西练快 磨文章是改出来的最头疼的是改体例最麻烦的是改观点最劳神的是改文字 四、五种常见的公文写作技巧 通知通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相：适用于批转下级机关的公

4、文，转发上级机关和不相隶属的机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单隶属的机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。位周知或者执行的事项，任免人员。 报告报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。机关的询问。 请示请示：适用于向上级机关请求指示、批准。：适用于向上级机关请求指示、批准。 总结总结：是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工：是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。作进行概括及评估的文书。 讲话稿讲话稿：是人们在各种特定的场合发言时依据的各类文稿：

5、是人们在各种特定的场合发言时依据的各类文稿的总称。的总称。 通知1、概念和类型、概念和类型 是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。2、分类、分类根据适用范围的不同，通知可以分为六大类：根据适用范围的不同，通知可以分为六大类： （一）（一）指示性通知指示性通知：用于上级机关指示下级机关：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。如何开展工作。 （二）（二）发布规定性通知发布规定性通知：用于发布行政规章制度：用于发布行政规章制度及党内规章制度。及党内规章制度。 （三）（三）事务性、知照性通知事务性、知照性通知：用于处理日常工作：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息

6、或要求用通知中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。的形式传达给有关机构或群众。（四）（四）批转性通知批转性通知：用于上级机关批转下级：用于上级机关批转下级机关的公文，给所属人员，让他们周知或机关的公文，给所属人员，让他们周知或执行。执行。 （五）（五）转发性通知转发性通知：用于转发上级机关和不：用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员，让他们相隶属的机关的公文给所属人员，让他们周知或执行。周知或执行。 （六）（六）任免性通知任免性通知：用于任免和聘用干部。：用于任免和聘用干部。 3、通知的特点通知的特点 （一）适用广泛（一）适用广泛 （二）主题单纯（二）

7、主题单纯 （三）时效通用（三）时效通用 （四）便于操作（四）便于操作 （五）表述灵活（五）表述灵活 4、具体格式写法 （一）标题（一）标题 正规通知应是发文机关事由通知正规通知应是发文机关事由通知 简略用法多用简略用法多用“发文单位文种发文单位文种”或或 “事由文种事由文种”两种形式。两种形式。 可以加上紧急等限定语可以加上紧急等限定语 转发型通知的标题简略问题，一般是省掉重复的转发型通知的标题简略问题，一般是省掉重复的“关于关于”、“通知通知”、“转发转发”等字，保留主干，等字，保留主干，如如“发文机关转发上级机关关于发文机关转发上级机关关于.事项事项的通知的通知”即可。即可。 （二）正文

8、不同类型有不同写法。不同类型有不同写法。 1.简短型：简短型： 只要把需要周知或执行的事写清楚就行。如写明发布什么只要把需要周知或执行的事写清楚就行。如写明发布什么规章，请贯彻执行就行了。规章，请贯彻执行就行了。 2. 办文型：办文型： 写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行了。写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行了。 3.指示型：指示型： 应把工作来由、工作内容、工作要求三方面讲清楚。应把工作来由、工作内容、工作要求三方面讲清楚。先用一段或几段说明为什么要做这件工作；工作内容和工先用一段或几段说明为什么要做这件工作；工作内容和工作要求一般结合起来写，内容多的要分条列出；最后一段作要求一般结

9、合起来写，内容多的要分条列出；最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。（三）结尾（三）结尾 结语一般用结语一般用“特此通知特此通知” 署名和日期不可缺少署名和日期不可缺少 报告 1、概念概念 向上级机关汇报工作，反映情况，答复上向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问的文体。也可以用于转送文级机关的询问的文体。也可以用于转送文件物品。件物品。2、特点、特点 （一）单向性（一）单向性 不要求上级机关给予答复，不要求上级机关给予答复， （二）事后性（二）事后性 产生于工作开展一段时间以后或完成以后、情产生于工作开展一段时间以后

10、或完成以后、情况发生以后。建议性报告应当超前，但它也产生于况发生以后。建议性报告应当超前，但它也产生于先期工作基础上；先期工作基础上； （三）陈述性（三）陈述性 内容和语言都是陈述性的，时间、地点、人物、内容和语言都是陈述性的，时间、地点、人物、事件、数据、原因、结果等要素叙述清楚，并在此事件、数据、原因、结果等要素叙述清楚，并在此基础上提出建议。基础上提出建议。 3、报告的分类、报告的分类 （一）（一）工作报告工作报告：工作情况、进展、成果、问题、经验、：工作情况、进展、成果、问题、经验、综合专题综合专题 （二）（二）情况报告情况报告：正常情况工作秩序之外的情况，多为：正常情况工作秩序之外的

11、情况，多为事故、问题或突发、新生的新动向新趋势事故、问题或突发、新生的新动向新趋势 （三）（三）建议报告建议报告：对职权范围内某方面工作有深思熟虑、：对职权范围内某方面工作有深思熟虑、切实可行的设想，将其归纳为意见、办法、方案，上报给切实可行的设想，将其归纳为意见、办法、方案，上报给上级，希望采纳。上级可以采纳也可以不采纳。上级，希望采纳。上级可以采纳也可以不采纳。 （四）（四）答复报告答复报告：回答上级机关询问，要求针对性强，：回答上级机关询问，要求针对性强，不能答非所问。不能答非所问。 （五）（五）报送报告报送报告：向上级报送文件、物品。：向上级报送文件、物品。4、报告的内容、报告的内容

12、（一）主送机关：（一）主送机关： 只能有一个，不可多头主送。只能有一个，不可多头主送。 一般是送给机关机构，不送领导个人一般是送给机关机构，不送领导个人 （二）开头（导语）：（二）开头（导语）： 背景介绍，根据式、叙述式背景介绍，根据式、叙述式（三）主体：（三）主体： 总结式（成绩、经验、作法、体会、安总结式（成绩、经验、作法、体会、安排）；排）； 反思式（情况、原因、教训、补救措施）；反思式（情况、原因、教训、补救措施）； 指导式（系统完整的方法措施要求）指导式（系统完整的方法措施要求）（四）结语：（四）结语： 由单向性的特点所决定，报告结尾不可出由单向性的特点所决定，报告结尾不可出现期望对

13、方答复的语句，如现期望对方答复的语句，如“以上报告是以上报告是否妥当，请批示否妥当，请批示” 1.工作报告、情况报告：工作报告、情况报告： “特此报告、以上报告请审阅特此报告、以上报告请审阅”； 2.建议报告：建议报告： “以上报告如无不妥，请批转各地执行以上报告如无不妥，请批转各地执行”。 5、报告的写法、报告的写法 （一）三个维度（一）三个维度 时间、空间、事件时间、空间、事件 工作报告，情况报告中开头必须围绕这工作报告，情况报告中开头必须围绕这三个方面展开。三个方面展开。“三讲三讲”：各有侧重：各有侧重 一讲工作内容，工作成就一讲工作内容，工作成就，侧重于实侧重于实 概括为主，讲大方面，

14、只针对个别事例概括为主，讲大方面，只针对个别事例介绍细节。介绍细节。 所有表述都要突出介绍事件过程的核心所有表述都要突出介绍事件过程的核心要素，不计流水数字和例证要画龙点睛介要素，不计流水数字和例证要画龙点睛介绍内容要有逻辑安排，有时可分为几个步绍内容要有逻辑安排，有时可分为几个步骤、几个方面，也可以针对几个对象。骤、几个方面，也可以针对几个对象。 二讲评价和分析二讲评价和分析，侧重于深侧重于深 报告不是表格，不是新闻，应有深刻性和思想性。报告不是表格，不是新闻，应有深刻性和思想性。 报告人的评析是报告的报告人的评析是报告的“文胆文胆”，是上级关注的重，是上级关注的重评评析主要是谈成绩取得、工

15、作局面打开的原因、动力析主要是谈成绩取得、工作局面打开的原因、动力及其意义，及其意义， 也可以谈问题的表征、关联性、深层次、也可以谈问题的表征、关联性、深层次、浅层次原因、影响评述顺序上讲究逻辑，要么并浅层次原因、影响评述顺序上讲究逻辑，要么并列，要么递进、总分列，要么递进、总分三讲计划和展望，三讲计划和展望，侧重于新侧重于新 比如比如:新起点、新规划、新思路新起点、新规划、新思路 目标：人无我有，人有我新目标：人无我有，人有我新（三）报告的详与略，多与少（三）报告的详与略，多与少 主要行文方式：概要式、平铺直叙式主要行文方式：概要式、平铺直叙式 开头结尾部分、讲主体部分用概要式，开头结尾部分

16、、讲主体部分用概要式， 其余部分用平铺式其余部分用平铺式 多些集体，少些个人，多写总体，少写局多些集体，少些个人，多写总体，少写局部，多抽象，少写实，部，多抽象，少写实， 多对比，但适当用多对比，但适当用“最最. （四）报告的场合区分，语气与角色意（四）报告的场合区分，语气与角色意识识 1.报告的使用场合：报告的使用场合： 是汇报全面工作还是汇报专题工作是汇报全面工作还是汇报专题工作 是检查、调研后形成的报告还是临时紧是检查、调研后形成的报告还是临时紧急情况报告急情况报告 是主动报告还是被动答复报告是主动报告还是被动答复报告2.报告的语气报告的语气 第一人称第一人称 在介绍本部门的部分人员的事

17、迹时，或者在介绍本部门的部分人员的事迹时，或者是紧急情况报告时，也用第三人称。是紧急情况报告时，也用第三人称。 语气要恭语气要恭3.角色意识角色意识 抓住阅读报告者的心理，了解上级最关抓住阅读报告者的心理，了解上级最关心什么心什么 分析阅读者对这份报告的预熟悉程度，分析阅读者对这份报告的预熟悉程度，是有所了解、还是知之甚少、一无所知、是有所了解、还是知之甚少、一无所知、还是全盘掌握，以决定工作背景、工作困还是全盘掌握，以决定工作背景、工作困难、主客观条件这些内容的编排难、主客观条件这些内容的编排 预测上级的领导风格，以决定排成绩的预测上级的领导风格，以决定排成绩的度，谈问题的方式方法，因时因事

18、制宜。度，谈问题的方式方法，因时因事制宜。（五）有主见（五）有主见 介绍情况要归纳，简洁介绍情况要归纳，简洁 陈述问题清楚、扼要，有因有果陈述问题清楚、扼要，有因有果 表达观点清晰精炼，有据有理表达观点清晰精炼，有据有理 请示请示 1、概念、概念 向上级机关请求指示、批复的上行文。向上级机关请求指示、批复的上行文。二二.特点特点 （一）期复性：发出请示意味着将得到一份（一）期复性：发出请示意味着将得到一份批复，与批复对应。批复，与批复对应。 （二）单一性：一事一文，多事多文。不（二）单一性：一事一文，多事多文。不可将不同的几件事项集中在一份请示中。可将不同的几件事项集中在一份请示中。 （三）必

19、要性：不能动辄请示，不可将职（三）必要性：不能动辄请示，不可将职责全部推卸给上级。责全部推卸给上级。 （四）时效性：及时写作、发出请示。（四）时效性：及时写作、发出请示。三三.请示和报告的区别请示和报告的区别 （一）行文目的不同：（一）行文目的不同： 请示需要上级机关做出明确答复，具有呈请性；请示需要上级机关做出明确答复，具有呈请性；报告不需要答复，具有呈报性。报告不需要答复，具有呈报性。 （二）行文时间不同：（二）行文时间不同： 请示在工作行动之前行文；请示在工作行动之前行文； 报告在工作结束或进程中、以及情况发生之后报告在工作结束或进程中、以及情况发生之后行文。行文。（三）结尾写作不同：（

20、三）结尾写作不同： 请示一般为请示一般为“当否，请批复当否，请批复”，不可用，不可用“请批转各地执行请批转各地执行”； 报告可用报告可用“以上意见如无不妥，请批转各以上意见如无不妥，请批转各地执行地执行”（四）写作结构不同：（四）写作结构不同： 报告一般先概况基本情况，主要成绩、经报告一般先概况基本情况，主要成绩、经验、验、 教训、存在问题，解决问题的对策、教训、存在问题，解决问题的对策、今后的计划安排；今后的计划安排； 请示先说明请示原因、请示事项、结束请示先说明请示原因、请示事项、结束语。报告不能夹带请示内容，请示可以带语。报告不能夹带请示内容，请示可以带有报告内容。有报告内容。（五）内容

21、范围不同：（五）内容范围不同： 报告内容可以宽泛（综合性报告），也可报告内容可以宽泛（综合性报告），也可以集中（专题报告）；请示只能一事一文。以集中（专题报告）；请示只能一事一文。 （六）处理方式不同：（六）处理方式不同： 上级必须答复下级的请示，不必一定答复上级必须答复下级的请示，不必一定答复下级的报告。下级的报告。 （七）报送制度不同：（七）报送制度不同： 报告可以月报、季报、年报等定期报告；报告可以月报、季报、年报等定期报告；请示只有在必要时才发出。请示只有在必要时才发出。四四.请示的分类请示的分类 （一）（一）求示性请示求示性请示：向上级寻求指示，遇到：向上级寻求指示，遇到以下情况使用

22、：以下情况使用： 1.新问题、新情况，无章可循；新问题、新情况，无章可循； 2.对上级的政策、方针、规定、指示有疑对上级的政策、方针、规定、指示有疑问或把握不准；问或把握不准； 3.与其它机关单位就某个问题有分歧，需与其它机关单位就某个问题有分歧，需要上级裁决。总之是在不知如何是好的情要上级裁决。总之是在不知如何是好的情况下使用。况下使用。（二）求批性请示：请求上级的批准，以下（二）求批性请示：请求上级的批准，以下情况使用：情况使用： 1.请求批准有关规定、方案、规划请求批准有关规定、方案、规划,项目、项目、指标等指标等； 2. 请求批转有关办法、措施。请求批转有关办法、措施。五、请示的结构五

23、、请示的结构 （一）主送机关：（一）主送机关： （二）正文：（二）正文： 1.缘由（为什么提出请示）：充分、具体、恰当，以便上缘由（为什么提出请示）：充分、具体、恰当，以便上级充分了解情况，做出决策。级充分了解情况，做出决策。 2.事项（怎么做）：请求的具体项目，是请示的最重要的事项（怎么做）：请求的具体项目，是请示的最重要的内容，要求清楚确切，一般分项叙述。内容，要求清楚确切，一般分项叙述。 3.结语：以上意见当否，请批复。以上要求，请审批。结语：以上意见当否，请批复。以上要求，请审批。 六、请示写作的注意事项（一）梳理出所请示事项（一）梳理出所请示事项 一般而言，请示的起因有四种一般而言，

24、请示的起因有四种 1.无章可循无章可循 2.界限不清界限不清 3.职权不足职权不足 4.能力有限能力有限行文之前应先考虑好行文之前应先考虑好（二）交待好请示事项的来龙去脉（二）交待好请示事项的来龙去脉 1.研判上级是否全面知悉研判上级是否全面知悉 2.界定好事件的性质、症结、紧迫程度界定好事件的性质、症结、紧迫程度 3.抓主要矛盾、谈主要方面抓主要矛盾、谈主要方面（三）请示项目的设计（三）请示项目的设计 可以用对比，也可以用优选法可以用对比，也可以用优选法 可以引介以往经验或他人做法可以引介以往经验或他人做法（四）请示结语必不可少（四）请示结语必不可少 1.请示中有提议的，用请示中有提议的，用

25、“妥否，请批示妥否，请批示” 2.提示中没有提议的，可以用提示中没有提议的，可以用“以上请示，以上请示，请审批请审批”“”“请复、盼复请复、盼复”等等 五、请示常见错误举要错误之一：标题混乱错误之一：标题混乱 请示、报告、汇报、请示报告混用请示、报告、汇报、请示报告混用错误之二：主送机关错误之二：主送机关 不列，多列，不逐级上请不列，多列，不逐级上请 错误之三：内容与逻辑错误之三：内容与逻辑 对发生事项概括不全、不清对发生事项概括不全、不清 提出的理据不充分提出的理据不充分 提出的要求不成熟，不成型提出的要求不成熟，不成型 多件事项同时请示多件事项同时请示 先斩后奏先斩后奏错误之四：结语错误之

26、四：结语 无结语，语气不恭无结语，语气不恭错误之五：文句错误之五：文句 使用不得体，一般用比较可行，较佳方案，使用不得体，一般用比较可行，较佳方案，较为稳妥等修辞，不可过于绝对。较为稳妥等修辞，不可过于绝对。总结总结一、概念一、概念 是机关团体在实施计划或完成任务之后，对是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。已做工作进行概括及评估的文书。 二二.总结的特点总结的特点 （一）回顾性：总结的内容是回顾已经做过的（一）回顾性：总结的内容是回顾已经做过的工作。工作。 （二）经验性：从工作中引出经验教训，为以（二）经验性：从工作中引出经验教训，为以后的工作提拱借鉴。后的工作

27、提拱借鉴。 （三）自我主体性。（三）自我主体性。 三三.总结的常用写法总结的常用写法 （一）（一）“分层展开式分层展开式”： 是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：总体概括、主要成绩及做法、存在问题、样的：总体概括、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向五层内容。经验教训、今后努力方向五层内容。 （二）（二）“纲目带动式纲目带动式”： 是一种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议是一种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的几个层论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的几个层次之间是并列关系。次之间是并列关系。四四

28、.总结的写作要求总结的写作要求 （一）回顾工作情况要实事求是。（一）回顾工作情况要实事求是。 （二）总结经验教训要着眼未来。（二）总结经验教训要着眼未来。 （三）纲目要清晰，文风要平实，要点要突（三）纲目要清晰，文风要平实，要点要突出，材料要详实。出，材料要详实。 讲话稿讲话稿一一.讲话类文书的概念讲话类文书的概念 是人们在各种特定的场合发言时依据的各类文是人们在各种特定的场合发言时依据的各类文稿的总称。稿的总称。 二二.讲话类文书的特点讲话类文书的特点 (一）口头性一）口头性 （二）针对性（二）针对性 （三）艺术性（三）艺术性 （四）情感性（四）情感性 三三.发言讲话稿的类型发言讲话稿的类型

29、 （一）（一）会议主题讲话稿会议主题讲话稿 （二）（二）开幕词、闭幕词开幕词、闭幕词 （三）欢迎词、欢送词、答谢词、祝辞（三）欢迎词、欢送词、答谢词、祝辞 （一）标题（一）标题 可以根据讲话的性质、讲话的主题、可以根据讲话的性质、讲话的主题、讲话的中心思想、会议的名称等来确定，讲话的中心思想、会议的名称等来确定，也可以直接用文种的名称也可以直接用文种的名称（二）（二） 正文正文 由称谓、开头、主体、结尾三部分组成。由称谓、开头、主体、结尾三部分组成。 1.称谓主要是听众，如各位代表，女士们，先生们，老称谓主要是听众，如各位代表，女士们，先生们，老师们、同学们，按照一定的习惯来排列，注意用语尊敬

30、得师们、同学们，按照一定的习惯来排列，注意用语尊敬得当。当。 2.开头开宗明义，揭示主题。开头开宗明义，揭示主题。 3.主体主体 按照讲话的目的组织好结构和层次，突出重点，逻按照讲话的目的组织好结构和层次，突出重点，逻辑顺序要按照具体情况，如时间、类型来安排。辑顺序要按照具体情况，如时间、类型来安排。 4.结尾结尾 点睛之笔，要有力度，有概括性，有文采。点睛之笔，要有力度，有概括性，有文采。五五.发言讲话类文书的写作要求发言讲话类文书的写作要求（一）主题要鲜明、集中。（一）主题要鲜明、集中。（二）材料要真实、新颖。（二）材料要真实、新颖。（三）布局要清晰、紧凑。（三）布局要清晰、紧凑。（四）语

31、言要明白、生动。（四）语言要明白、生动。 （五）内容要会意、拔高。（五）内容要会意、拔高。 写得新，讲得透，读得顺写得新，讲得透，读得顺 几个需要注意的问题 关于引文 引用公文先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日。 关于结构层次序数 第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 关于简称 使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 关于数字 除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。专用词语专用词语（一）事务性用语称谓用语称谓用语： 第一人称：我、本、我们； 第二人称：贵、你、你们； 第三人称：该经办用语经办用语：后经、均经、未经、业已、已经、业经、兹经。引述用语