文件控制培训

1、江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件文件控制程序培训文件控制程序培训培训时间:2014年5月30日培训地点:会议室 江苏浔丰轨道交通科技有限公司备注：本资料仅供公司程序文件内部培训参考用！备注：本资料仅供公司程序文件内部培训参考用！江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件1 1、目的：、目的：对文件和资料的控制要求作出规定，以确保所有与质量活动有对文

2、件和资料的控制要求作出规定，以确保所有与质量活动有关的场合都能得到并使用正确的文件和有效版本关的场合都能得到并使用正确的文件和有效版本2 2、适用范围：、适用范围：适用于本公司质量管理体系有关文件和资料的控制，包括适用于本公司质量管理体系有关文件和资料的控制，包括适当的外来文件。适当的外来文件。3 3、文件控制、文件控制：文控中心：文控中心4. 4. 过程展开与控制过程展开与控制4.1 4.1 文件及资料的分类文件及资料的分类4.1.14.1.1管理性文件和资料：质量手册、程序文件、质量计划及其它质量管管理性文件和资料：质量手册、程序文件、质量计划及其它质量管理文件。理文件。4.1.24.1.

3、2技术性文件和资料：产品标准、技术图纸、工艺文件、作业指导书、技术性文件和资料：产品标准、技术图纸、工艺文件、作业指导书、检验规程、设备操作规程。检验规程、设备操作规程。4.1.3 4.1.3 外来文件和资料：国家和行业标准，外来技术资料，相关的法律外来文件和资料：国家和行业标准，外来技术资料，相关的法律法规。法规。 江苏浔丰轨道交通科技有限公司江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司四、文件的编号及版本控制：四、文件的编号及版本控制： 江苏浔

4、丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司四四、文件的编号及版本控制：、文件的编号及版本控制： 江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏

5、浔丰轨道交通科技有限公司江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司

6、江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司47 记录的贮存和保护记

7、录的贮存和保护a) 记录的贮存，应根据记录的名称和标识编号、保存有效记录的贮存，应根据记录的名称和标识编号、保存有效期等、分类贮存在文件柜中，便于检索和查阅。期等、分类贮存在文件柜中，便于检索和查阅。b) 各部门指定专人负责对记录进行保护，记录贮存环境应各部门指定专人负责对记录进行保护，记录贮存环境应确保防火、防潮、防蛀、防鼠等，并采取有效措施防止记确保防火、防潮、防蛀、防鼠等，并采取有效措施防止记录的损坏和丢失，确保贮存安全。录的损坏和丢失，确保贮存安全。江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd

8、控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司48借阅、复制。借阅、复制。a)公司内记录借阅，借阅者应填写文件借阅公司内记录借阅，借阅者应填写文件借阅/复制申请单经复制申请单经部门领导审批后方可借阅，记录的外借应经总经理批准。部门领导审批后方可借阅，记录的外借应经总经理批准。b) 合同要求复制时，业务部在商定期内向顾客提供相关记录的合同要求复制时，业务部在商定期内向顾客提供相关记录的备份复印件。备份复印件。4.9 质量记录的处置质量记录的处置各部门对超过保存期限的记录进行整理，记录保管人员提出处各部门对超过保存期限的记录进行整理，记录保管人员提出处理意见填写在文件理意见填写在文件/记录

9、回收及销毁单中，经上级主管批准记录回收及销毁单中，经上级主管批准后指定专人销毁，销毁时需有第二见证人在场。后指定专人销毁，销毁时需有第二见证人在场。江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbi

10、t Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司文件的发放文件的发放 原件加盖红色原件加盖红色“正本正本”章，复印件加盖红色章，复印件加盖红色“受控文件受控文件”、填写文件发放编号、分发日期后发放，原件由文控中心存档填写文件发放编号、分发日期后发放，原件由文控中心存档 江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司文件的发放文件的发放范围范围管理手册、程序文件的发放范围为各部

11、门负责人；管理手册、程序文件的发放范围为各部门负责人；其它文件由发放部门根据需要确定发放范围其它文件由发放部门根据需要确定发放范围 江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司文件的归档及销毁文件的归档及销毁 经批准后的文件正本一律交文控中心保存归档；经批准后的文件正本一律交文控中心保存归档； 当更改文件再重新发放时，应按原发放范围收回原当更改文件再重新发放时，应按原发放范围收回原文件，并在每页上加盖文件，并在每页上加盖“作废作废”章，收回的作废章

12、，收回的作废文件除文控中心留存一份原件作为备查外，其余文件除文控中心留存一份原件作为备查外，其余统一进行销毁统一进行销毁 。江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司文件的更改文件的更改1、填写、填写文件更改申请单文件更改申请单，经原审核人、批准人审，经原审核人、批准人审核批准后交文控予以实施核批准后交文控予以实施 ；2、修改状态，如原、修改状态，如原0(或或1.0)，修改后应改为，修改后应改为1（或（或1.1），），当多次更改后（已更改当多次更

13、改后（已更改9次）或重大更改，应考虑次）或重大更改，应考虑进行改版。进行改版。改版后版本号应改写，如原改版后版本号应改写，如原A(或或1.0)，改版后应改为，改版后应改为B(或或2.0)，修改状态同时全为，修改状态同时全为0。记录表格更改只作。记录表格更改只作版本号更改，无修订状态要求版本号更改，无修订状态要求 江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司文件的评审文件的评审评审以后不需更改的文件可继续使用，需要评审以后不需更改的文件可继续使用，需

14、要更改的文件应按文件更改的要求实施更更改的文件应按文件更改的要求实施更改，并再次得到批准、发放，有关评审改，并再次得到批准、发放，有关评审的过程应作好相应的记录，以备查考的过程应作好相应的记录，以备查考 江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司外来文件的控制外来文件的控制 收到外来文件（体系和技术类）时应主动交于总经收到外来文件（体系和技术类）时应主动交于总经办办/技术部门登记、编号、存档、发放。总经办技术部门登记、编号、存档、发放。总经办/技

15、术部门人员也应经常查询有关最新的标准、法技术部门人员也应经常查询有关最新的标准、法律法规，以便及时得到更新律法规，以便及时得到更新 江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司 电子文档的管理电子文档的管理 所有受控文件由编制部门负责做成电子文档，经部所有受控文件由编制部门负责做成电子文档，经部长审核后交总经办长审核后交总经办/技术部门保存；技术部门保存；顾客提供的电子文档，由接收部门审核后输出一份顾客提供的电子文档，由接收部门审核后输出一份打印件，交总经办打印件，交总经办/技术部门存档供复印分发用。技术部门存档供复印分发用。电子文档也同时交相应部门保存电子文档也同时交相应部门保存 江苏浔丰轨道交通科技有限公司Jiangsu Xunfeng Orbit Transportation Technology Co.,Ltd控制程序文件控制程序文件 江苏浔丰轨道交通科技有限公司文件丢失处理文件丢失处理 当有文件丢失时，须及时通知发放部门，同时填写当有文件丢失时，须及时通知发放部门，同时填写文件补发申请单文件补发申请单向发放向发放部门申请补发，经发放部门部长