档案管理制度及管理表格

1、公司档案管理制度修订记录目录第一章  总则 . - 3  一、 目的 . - 3  二、 释义 . - 3  三、 管理原则 . - 3  四、 适用范围 . - 3  五、 管理职责 . - 3  第二章  

2、工作程序 . - 4  一、档案资料的收集 . - 4  二、档案资料的标识： . - 5  三、资料归档制度： . . - 6  四、档案保管 . - 6  五、档案借阅 . - 7  六、档案销毁 . . - 7  七、档案保管规定 .

3、 - 8  八、保存期限： . . - 8  第三章 奖惩 . - 8  第四章 附则 . - 9 档案管理制度第一章  总则一、 目的 加强档案管理，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据；更好地为各项工作服务，特制定本制度。 二、 

4、释义 （一）档案是指公司过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中，所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 （二）档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 三、 管理原则 （一）集中统一管理原则。 （二）维护档案完整与安全原则。 （三）利用原则。 四、 适用范围 本制度适用于公司所有部门的档案管理。 五、 管理职责 （一） 行政部为公司档案的归口管理部门，

5、负责： 1. 建立与完善档案管理制度、工作标准与流程；指导、监督和检查执行情况； 2. 公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。3. 公司档案的收集、保管、利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 4. 制定档案工作计划并组织实施； 5. 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料 6. 指导各部门文件材料的形成、积累、整理及归档工作； 7. 提高档案信息的利用效率，促进信息传递

6、和沟通； 8. 组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 （二）各职能部门须建立档案，负责： 1. 制定档案工作计划并组织实施； 2. 按规定向行政部移交合同或文件资料等档案。 3. 配合行政部进行档案管理的监督、指导工作 4. 负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档 5. 遵守公司制定的管理制度、工作标准与流程 6. 负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部； 7. 财务管理部负责

7、按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料、执照及资质年检资料原件、公司各种证书、合同的原件； 8. 各部门主管人员批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 （三） 档案管理人员 1.行政部负责人为公司档案管理责任人，负责规划管理本单位档案建设工作和档案管理的综合管理工作。 2.各部门需指定一名员工为本部门的档案管理员，负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档的工作 第二章  工作程序一、档案资料的收集 （一）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进

8、行收集，并编制部门文件（合同）管理记录目录。 （二）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制移交清册每月度向行政部移交。 - 5 -  1公司召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及要求执行的文件；（主要收集部门：行政部） 2公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（主要收集部门：行政部） 3公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；（主要收集部门：行政部） 4公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部） 5. 公司的统计报

9、表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部） 6公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料和公阶段性文件；（主要收集部门：行政部） 7公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部） 8公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部） 9. 公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部） 10公司员工任免（

10、包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部） 11公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、行政部） 12公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：财务部） 13各项目完成后的最终纸质版本、电子版（主要收集部门：行政部） 14. 员工名册、考核、晋升、奖惩、劳保福利、职称考评、教育等文件 二、档案资料的标识： 1. 公司代码部门年号数字流水号 以行政为例：ZY行20

11、10001、  ZY行20100011 （如一份文件包含多少小项，在数字流水号后添加小编号） 2. 行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 3. 文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 4. 文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。 5. 档案内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，

12、附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。三、资料归档制度： 1本公司资料面广量大，项目部分散，为了保证资料的质量和有利于查阅，故实行统一领导，分级管理。公司资料管理统一收集，分类归档。公司各部门必须指定专人负责，各部门及个人原则上不保留任何资料，如确实需要备用的可保留复印件，各部门把指派人员名单上报行政部，以后人员如有更换请及时通知。 2各有关部门领导要重视文件资料的形成、积累、整理和归档工作，在每一项目工作告一段落之后，应归档的资料必须归档。  3归档的文件材料，要做到齐全、完整、准确。文

13、字材料必须字迹清晰，不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，否则资料管理人员不予接收。 4资料归档的时间：各部门指派专人负责平时的资料保管和整理，每月向公司行政部进行归档操作，进行归档整理。 5文件材料归档时，应由归档部门编制资料移交清单，一式二份，双方在归档单上签章。 6. 电子类或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于行政部指定电脑硬盘内进行编号保存。 7. 文件、合同资料要登记详细信息，并编制文件（合同）管理记录目录，以便检索利用。 8. 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件

14、档案柜中。 9. 以上档案收集整理无误后，管理员填写档案存档记录（由本部门保存，作为本部门档案管理台帐）。 四、档案保管 1档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 2照片要专柜密封保管。 3库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制 4. 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正本和副本必须立在一起。 5. 归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确；分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。&#

15、160;6. 外单位的档案原件由本单位自行保管， 交行政部档案室电子扫描件及台帐备案。 7. 每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 8. 项目文件：连同配套照片等，在工作结束后1个月内归档。9. 其他未特别说明的文件材料， 应随时归档。 10. 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾等）归档必须有原件，并保持其完好无损。  11. 归档时交接双方根据移交清单清点核对归档文件，并在移交清册上签字确认。

16、移交清单一式二份，双方签字后各执一份。 五、档案借阅 1. 档案要履行借阅手续，公司内部人员借用资料，都必须填写调卷单，注明借用时间、文件名称、文号、份数、归还时间，并经借用人签字确认。 2. 外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； 3. 档案用完后，应及时送还，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。如超过借阅时间，资料管理员必须及时予以追讨，填写阅档催还单，并于资料归还时仔细检查资料是否完整，若发生丢失、泄密或其他损坏行为由借

17、用者承担责任，视情节轻重予以处理。 4. 必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； 5. 档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。 6. 时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。 7. 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。 六、档案销毁 1. 对保管期满，确无保管、利用价值的档案，须由行政部织鉴定小组确认是否需要

18、销毁。鉴定小组成员包括档案管理员及部门领导、存档部门领导。 2. 销毁任务时，必须由行政部监销，监销人不得少于二人，并在销毁清册上签字。最后，把销毁清册和部门经理、副总经理和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。 3. 确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 4. 部门或个人非经允许无权随意销毁公司资料；保存期满的资料，经有关部门审核，报总经理批准给予销毁，由审核人及经办人签字确认以备后查。七、档案保管规定 1. 档案均须按制度向行政部门移

19、交，集中保管。任何部门和个人不得私自留存档案。 2. 具有永久保管价值的档案原件须进行扫描备份，重要档案须异地备份保存。 3. 电子档案应定期进行抽样检查，发观问题应及时采取进行修复。 4. 档案工作人员要严守机密，档案存放要专人保管，无关人员不准接触。 5. 不得传播、议论有关机密问题。 6. 档案资料不准带到公共场所。 八、保存期限： 1永久保存：公司证照；各级批文；印鉴；公司年度经营计划、经营总结；年度财务报表；不动产所有权状及其他债权凭证；人力资源资料；大型活动图片；

20、其他核定须永久保存的文书。 2十五年保存：会计凭证；其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务资料的保存期限按国家相关规定执行) 3五年保存：期满或解除的合同协议；完结后的项目普通方案、资料；其他经核定须保存五年的文书。 4一年保存：部门工作计划及工作总结；完结后的部门请求报告；完结后无长期保存必要文书。 5所有文件期满销毁后必须保留电子档文件。 第三章 奖惩 一. 行政部门对各部门档案管理情况进行不定期检查与评估。 二. 公司资料属于公司财产，任何人不得据为己有和外泄。有下列行为之一，据情节轻重

21、，给予扣薪处理，构成犯罪的依法追究： （一）毁坏、丢失或擅自销毁公司资料； （二）擅自向外界提供、摘抄公司资料； （三）涂改、伪造资料； （四）未及时上报归档或资料管理不善者。 三. 对有下列行为的单位或个人，据情节轻重给予处罚： （一） 档案管理不符合要求，管理混乱； （二） 不按规定归档或者不按期移交档案，致使档案资料损坏、流失；（三） 涂改、伪造、损毁、丢失、故意隐藏档案； （四） 明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失； （五）

22、0;借阅档案超过归还期限，未按时归还档案； （六） 借阅、复印档案时涂画、拆封、抽换和篡改档案； （七） 擅自销毁档案。  第四章 附则  一、 本制度由行政部负责解释、修订。二、 本制度自发布之日起开始实施。客户资料接收目录卡             档号：          

23、                               卷名：调卷单     阅档催还单            同

24、志： 您所调阅的下列还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案调阅规则于    月    日前送还。