高等教育自学考试毕业论文_______浅谈中小企业人事档案管理工作

1、高等教育自学考试毕业论文题 目 浅谈中小企业人事档案管理工作 姓 名 XXXXX 专 业 经济与行政管理 准考证号码 090206100048 2011年6月25日摘 要人事档案真实的记载和反映员工个人经历、政治、思想、品德作风、业务能力等，是员工个人自身成长历史的真实记载，为企业的组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据，为企业合理分配使用人力资源提供了可靠的信息。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，企业人事档案管理出现了许多新的情况，新的问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，人事档案工作如何与时俱进，如何加快发展，更好的为党的组织、人事工作提供服务提出一些意见。特别是近几年，随着国内企业

2、经营业绩的不断好转，企业的竞争力、活力得到不断的提升，但是在部分企业尤其是中小企业的档案人事管理上存在的问题严重制约了企业的持续健康成长。本文着重分析当前企业的档案管理存在的问题，从可持续性发展的角度讨论解决措施。以确保维护企业人事档案的真实性、严肃性、有效性,更好的促进人才合理流动、配置和使用,为企业人力资源建设提供更好的服务。关键词：中小企业；人事档案管理；现状分析随着越来越多的中小企业建立，中小企业内部出现了管理意识薄弱、资源利用效率低、档案管理监督制度不健全的现状。特别是随着企业规模的不断扩大，人员的有效档案管理制约了企业持续健康成长，从而对企业的经济效益的持续增长产生了较大的影响。于

3、是，企业内部人事档案管理的迫切现状被提上了日程。一当前企业档案管理存在的问题（一）企业人事档案管理制度不完善,社会档案意识薄弱人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、人事管理、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献，但随着改革开放的进程加快和社会主要市场经济的纵深推进，传统的人事档案制度的身份和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人档脱节”、等现象也日益增多，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、“身份阻隔”等负面功能愈加显现，在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”食之无味却弃之可惜，其制度性

4、生存愈发尴尬。具体表现在： 1、缺乏对人事档案管理制度的重视。有些企业领导人对人事档案的重视停留在口头上,甚至片面的认为企业与员工是一种雇佣关系,没必要把太多精力用在人事档案管理上,“说起来重要,忙起来忘掉”,人事档案的管理工作没有得到有力的支持。长此以往,这种现象不断自我强化,导致了企业人事档案管理制度不健全,缺乏科学性和先进性。2、缺少有效的检查、监督机制。许多单位的人事档案长期处于凌乱无人问津的状态,发挥不了应有的作用。由于没有定期检查,使人事档案管理有空可钻,新增加材料的连续性出现断裂现象;部分人员档案材料遗失;一些单位趁人员调动、单位合并之机把未整理的人事档案材料顺水推舟移交出去,推

5、卸责任,这给职工本人及新单位日后的工作平添了许多麻烦。3、档案转递制度不健全。一是有的企业档案转递不及时,操作程序不规范。二是有的企业违反规定,把人事档案当作普通邮件寄送,不做机要转递,不填写转递单,不经密封钤印,就随意将档案交给本人自带,致使篡改、丢失档案的现象时有发生。4、存在死角。在企业转制的过程中，来自各方面的对企业的考核认证几乎都是以企业经济效益的好坏来判断企业管理的优劣，一定程度上造成了企业既不瞻前又不顾后的短期行为，在生产经营过程中放弃了人事档案管理，以致出现人档分家、档案自存、档案散乱、流失、涂改，退休、下岗党员的组织关系无人管、无处转等违背档案法规的行为。更有甚的是个别企业依

6、仗为经济发展贡献大，不重视档案工作，给档案部门的正常工作制造种种障碍，使档案人员处于尴尬的境地。（二）人事档案管理方式和手段相对落后,造成企业人事档案价值不高,利用率低1、人事档案收集缺乏力度,材料质量差的问题普遍存在。首先是档案材料收集工作重数量轻质量,内容不具体,归档工作被动、不及时。其次是收集的材料不全面、不准确。目前,仍有不少企业的人事档案材料仅记录了员工的姓名、年龄、性别等基本信息,缺少反映员工实际情况的档案材料,特别是学历材料。这种人事档案不能为选人、用人提供参考,进而影响到员工的正常晋升与轮换,挫伤了员工的创新热情,失去了真正意义的参考价值。2、有的企业在档案管理手段上,因为没有

7、单独的计算机和档案管理软件,管理人员还一直采取手工编辑、检索,致使员工的工资级别、职务任免等材料根本无法形成或不能及时归档,产生了很多不利的影响。一是有人利用档案管理的漏洞,制造虚假材料。例如,将工作时间提前,把学历变高,把年龄变小等等。二是有的企业出于某种考虑或避开某种风险,刻意更换材料或隐瞒事实,使人事档案信息虚假或不全。这些情况的出现,使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。而人事档案材料的失真,使得人力资源计划中的配备计划、退休解聘计划、补充计划、使用计划不能正确制定和执行,这必然使用人单位出于被动状态,特别是现在录用人员都是采用先进人后调档的方式,一旦用人单位发现问题,为时已晚。3、

8、人事档案案卷宗的内容不规范、翔实和准确，造成企业人事档案信息量低，个别存在虚假现象。（1）内容上，立卷不够规范，案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”(年龄、工龄、党龄、学历记载多样，个别员工存在“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公纸，但现行的公文材料大部分都是A4纸，纸张大小不同，致使有些表格制作超过了装订线，给装订归档工作带来了不便。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而应该在归档范围内的零散材料去没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分的材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖

9、人事部门公章。另外，随着时代的发展，员工人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到档案质量。（2）使用上，技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的企业没有启用员工人事档案电子信息化管理技术。大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与企业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。二解决对策，从政策上提高人事管理制度（一）增强对人事档案管理目的和意义的认识,完善人事档案管理制度。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用、保证人才队伍素质的重要措

10、施,是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。所以,在人事档案管理中,对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度必须要进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案管理更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须严格审查,遵循“去伪存真”,把好档案材料质量关;档案的整理要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析,注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整,尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集;档案转递过程中一定要认真履行职责,坚持原则,按程序办理。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性,才能更好的促进人才合理流动、合理配置

11、和合理使用,为企业人力资源建设提供更好的服务。（二）借助现代信息技术,加快企业人事档案管理的现代化进程。计算机和信息技术的快速发展,已经对人事档案管理工作产生了划时代的巨大影响,我们要借助现代信息技术,引进先进的管理理念,对档案管理中不适应的一些方法和手段进行改革。随着企业规模的不断扩大和经济实体增加,人事制度改革和人员模式改变,给企业带来了人事众多,管理多元化的特点,也给人事档案的管理模式提出了新的要求。因此人事档案管理制度也耍与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础,转化企业的经济效益。通过对档案深层次开

12、发,提高档案的使用价值,对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统，如人才信息软件的开发,人事信息的共享都能为企业的经济发展提供必要的服务。（三）强化培训,提高档案专业人员的整体素质。在日益发展的新形势下,要想做好人事档案管理工作,必须建立一只有专业知识,有文化素质,政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍,定期培训则是建立高素质档案工作人员队伍的重要途径。通过培训使档案专业人员更加适应信息技术和档案事业的发展,采取积极措施抓好知识更新、引进、消化,适应信息技术的成果,拥有更广博的知识,能用

13、信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。只有这些相应人才素质的拥有,才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力,从而更为有效的实施档案管理现代化工作,为企业服务。（四）科学管理，保持人事档案工作的高质量。传统的管理办法在一定时期有它的科学性，但形势的发展对人事档案管理工作要求的不断发生变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟人事工作的需求，实现管理的规范化和信息化。1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高，重要的一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表达是否准确

14、、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属于归档范围的材料。及时推给相关单位、做到不散失、不积压。2、改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。对于干部人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是。笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但用起来比较繁琐。工作效率低。为提高效率，可以采取英文字母的顺序进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。3、分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属的人事机构建立并统一管理。4、人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制度硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。、总 结综上所述,我们要不断创新企业人事档案管理工作的新思路,积极解决管理现状中存在的问题,用各种先进的技术手段更好的利用档案资源,发挥人事档案的实际效能,提升企业人事档案的使用价值和文献。只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、