科研档案管理办法及归档范围

1、附件：7科研档案管理办法及归档范围一、科研档案管理办法根据国务院颁布的科学技术档案工作条例，以及国家教委印发的高等学校科学技术档案工作办法，结合我院的实际情况，特制定本管理办法。第一章 总则第一条 科研档案是国家的财富。我院科研档案由综合档案室与科研处统一管理，设专人负责。各部门负责人亦应负责科研档案的督促检查工作。第二条 科研档案要保持其准确性、系统性、可靠性、完整性。努力实现我院的科研档案工作从经验管理向科学管理转变，并逐步采用先进的现代科学技术管理手段，大力开发档案信息资源，为深入开展科研、教学活动服务。第三条 科研档案工作要纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理

2、、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。第二章 科研技术档案的整理、立卷和归档第四条 科研课题鉴定后两个月内，须将整理后的科研档案移交综合档案室。第五条 科研档案是审核评议科研成果的一项重要依据。从课题获准立项起，课题负责人应指定专人负责科研档案工作，按规定认真积累、收集、整理本课题形成的科研档案材料，如实反映研究的全过程。第六条 科研档案归档范围（见附件）第七条 由几个单位共

3、同协作完成的科研项目，由主持单位归档保存一套完整的技术档案；以外单位为主的项目，只保存我院所承担部分的科研技术档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，应将复印的副本或档案材料的目录送交主持单位立卷归档。与国外合作的研究课题，经协商在协议、合同中明确科研文件的归档办法。第八条 课题研究的记录，要求真实、准确、完整，原始记录及文件材料必须用兰黑墨水或碳素墨水书写，一定不要使用圆珠笔或铅笔，字迹要工整、清楚，图样清晰，以利长期保存。第九条 研究课题记录用纸，要符合档案保护和装订的要求，统一采用A4纸张。第十条 案卷要用线绳装订。装订前先要除去所有金属订。每卷材料要叠齐，以便翻阅立卷时，保

4、持科研技术材料的内在联系，组成一个或若干个案卷。每一案卷的厚度不能超过2厘米，若材料过多，可分订成数卷，但要分清段落，同一内容的材料不要分订两卷，每卷卷首须加上卷内目录，每个课题最后一卷的卷末要加上备考表。卷内目录、备考表和封皮由综合档案室提供。每张材料的右上角要编上顺序号。如原稿有两份，只须装订一份定稿。如原稿有原则性分歧，应将数份原稿同时装订在一起，并注明初稿、二稿、定稿字样，原稿不清的，要附上打印或誊清稿。第十一条 科研项目一旦结束或告一段落，应及时写出工作小结或总结，并组织研究课题有关人员对研究所形成的材料进行整理，经课题负责人审核后，交综合档案室科研档案管理人员审查并指导立卷，审查合

5、格的科研档案方可办理移交手续。第十二条 移交科研科研档案时，必须填写移交清单，一式两份，双方签字后各保存一份备查。第十三条 综合档案室在接受归档的科研材料时，应复查档案是否符合国家规定，如不符合要求，有权让立档人重新加工整理。第三章 科研技术档案的管理和利用第十四条 已归档的科研档案，要进行登记、分类、编目、制作卡片，按专业分别保管。第十五条 科研档案归档后，不得随意涂改。必须进行修改补充时，须先向科研处办理申请修改手续，修改补充以后应在备考表内写明修改人的姓名，修改原因和时间。对已装订的技术材料，一般不准拆开，有特殊情况需要拆开时，应事先取得档案专管人员同意。第十六条 保管科研档案的库房，房

6、间内要保持适当的温湿度，并应有通风、防尘、防火、防潮、防盗、防强光、防虫、防鼠等安全措施。第十七条 科研档案的保管期限：对反映我院的研究、试制、生产、使用等方面具有长远利用价值的科技档案，定为永久保存；对在较长时间内具有利用价值的，定为长期保存；对利用时间较短的，定为短期保存。介于以上两种保管期限之间的科研档案，确定保管期限一律从长。第十八条 已过保管期限的科研技术档案的继续保存或销毁，在征求有关课题负责人意见之后，由综合档案室提请主管院长审查批准。确定销毁的档案，必须编制清册，并指定监销人。第十九条 借阅档案时，要认真填写借阅登记，在规定时间内归还。需继续利用，要办理续借手续。第二十条 学院

7、教职工查阅公开发表或技术已转让的科研技术档案时，须凭本人工作证；查阅未公开发表的档案材料，须经综合档案室领导批准。本课题研究人员，可以直接查阅本课题档案。借阅人员在利用档案时注意保密，不得擅自拆卷，或转借他人。非本课题参加人员查阅机密档案须经课题组负责人同意，综合档案室负责人批准，引用发表时要注明出处。第二十一条 学院以外人员查阅档案，须持单位介绍信，经科研处、综合档案室负责人批准，复制永久和长期保存的档案，须经主管院长批准。二、科学研究档案归档范围1. 上级有关科研工作方面的文件2. 科研工作规划、年度计划和总结、统计报表3. 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录4. 数据处理材料5. 设计的文字说明和图纸6. 研究工作阶段小结、年度报告7. 配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等8. 样品、标本等实物的目录9. 研究报告、研制报告10. 论文专著11. 鉴定会材料1