社会保险业务档案管理的际遇分析

1、社会保险业务档案管理的际遇分析九月一日，人力资源和社会保障部和国家档案局共同颁布的社会保险业务档案管理规定（试行）（以下简称规定）正式实施。这为档案管理工作尤其是社会保险业务档案管理工作带来了前所未有的发展机遇，但也同时对我们的管理标准和制度提出了新的挑战，需要我们档案工作者认真学习，深入研究，尽快把每一项制度落到实处。机遇一：规定增强了社保档案管理的底气。多年以来，不断有专家学者呼吁把社会保险业务档案“集中统一管理”，但由于法律法规缺失，有关社会保险的档案一直处于分散管理、多头管理的无标准状态。有的归档案行政主管部门管理，有的由组织人事部门管理，有的在劳动和社会保险障部门管理，有的一直在用人

2、单位，有的甚至放到个的口袋里，成了名副其实的“口袋档案”。管理没有统一标准，一地一策，画地为牢，很难规范，有的基层单位连专职的档案人员和基本的档案设施都不全，丢失、涂改、损坏档案的恶劣案件时有发生。规定第一次明确了“人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存”，给我们集中统一管理社会保险档案送来了章法和遵循，提供了强有力的法律和方法支撑。机遇二：规定提升了社会保险业务档案工作的社会地位。“社会保险业务档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是

3、确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生目标的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。”依法加强和规范社会保险业务档案管理，不断提高管理水平，既是加快推进社会保险经办工作标准化和规范化的重要内容，也是全面提升经办能力和管理水平,真正维护职工权益，促进公平保障，和谐保障的有效途径。由此可见，我们广大档案工作者的任务不仅仅是管护，而是担当着落实和保障每个参保对象的合法权益的重任，已经从一个“看门守摊”的人，变成了备受关注的护法人，维权人。机遇三：规定巧接“金保工程”。早在2004年原劳动和社会保障部就在社会保险领域推广了以“

4、统一规划，统一标准，城市建网，网络互联，分级使用，分步实施”为特征的金保工程，到目前已经基本完成，无论网络建设，还是数据管理和安全利用都已经取得了成功的经验。规定的实施正好可以借鉴和利用这些现成的网络，顺利实现电子化、网络化的目标，电子化管理正是档案事业发展的必然追求，这在原管理渠道想实现而无法实现的。为了追求便捷、准确、高效的检索和利用，档案领域多年以来就倡导实现电子化、信息化，但由于受财力物力和人力的限制，只是在有的地方做了某些方面的探索，有的搞过试点，却无力推广。规定实现集中统一管理，可以使社保档案的收集、管理、查阅和利用顺利实现由手工到数字新的跨越，达到规范化、信息化、专业化的要求。挑

5、战一：人事档案集中难。规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。这些档案不仅仅是面向单位或集体的，而是能够和每一个参保对象一一对应的，他们才是这些档案的主人。这“具有保存和利用价值的专业性文字材料”的重要内容主要是参保对象的“人事档案”和“参保缴费档案”，其中“人事档案”的“个人履历”、“从业情况”、“招工登记”、“参保登记”等，正是社会保险经办机构核算和确定社会保险待遇的重要依据，是集中统一的重点和难点，因为目前这些档案正分布在各级各层各单位，组织人事部门、劳动社保部门、用人

6、单位和个人等，在保管方式、档案格式、质量标准和保管目的等都有不同取向和目的。要实现“社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存”，必定存在收集难、鉴定难、转接难和安全完整难等一系列难题。挑战二：执行力量不足。把全部社会保险业务档案集中到一个单位统一管理，是一个费时、费力、费事的大工程。据统计，截至2009年6月底,我国城镇基本养老保险参保人数达到2.24亿人,基本医疗保险参保人数达到3.37亿人；失业保险参保人数达到1.23亿人,工伤保险参保人数达到1.40亿人,生育保险参保人数达到0.98亿人,成为世界上参保人数最多的保险计划。农村最低生活保障享受人数达到4291万;新型农村合作医疗

7、保险参合农民达到8.14亿人；城镇居民医疗保险参保人数08 年就达到10012万人；还有机关事业单位也都先后开展了各种社会保险。要想在短期内完成这些人员的档案的甄别、鉴定、交接、归档，单凭社会保险机构是完不成的，必须由各级档案管理机构牵头，各单位、各企业、各代管机构的档案管理者密切配合，全力支持才行。而现在的社会保险机构除了已经管理的保险数据外，基本没有占有其它的档案，尤其是人事档案，不但缺少专门的档案人才，而且连基本的档案库房和设备也严重不足，可谓杯水车薪，很难保证“真实、完整、安全”接过来，管理好。挑战三：宣传发动不充分。从月日，人力资源和社会保障部长尹尉民和国家档案局局长杨冬权签署命令，

8、到规定正式实施，中间只有38天，这期间只有业务报刊发了一条新闻，很少有详细的报道和分析，有的单位无动于衷，还不知道有规定之事。这和“记录一生，跟踪一生，服务一生，保障一生”事关每个参保对象切身利益的社会保险业务档案相比，显然极不相称。不宣传，不学习，业务人员就无法领会规定的精神，不能正确运用规定；不分析，不讲解，广大参保对象就很难知情，不会理解，在自己不知情，不理解的情况下，自己的档案就被搬了家，这我们对档案主人的不尽职，无论工作干了多少，是好是坏，都不可能给档案事业发展带来最大的利益。尽管困难不少，但我们毕竟迎来了千载难逢的机遇，因此，我们要积极应对，用好机遇采取灵活措施，克服困难，化危为机

9、，“真实、完整、安全”地实现社会保险业务档案集中统一的伟大目标。一、深入宣传，营造声势要贯彻好规定，必须有社保人、档案人、所有用人单位和每一个参保对象的理解、支持和参与，要调动方方面面的积极因素，使之同心同向，形成合力。因此，我们要“抓住规定颁布实施的有利时机，加大对社会保险档案工作意义作用的宣传力度,充分利用各种有效宣传手段和宣传方式,广泛宣传做好社会保险档案管理工作的重要性和必要性,提高系统工作人员社会保险档案管理意识，增强加强档案管理的自觉性和主动性。”要从保证社保档案完整安全的角度，从杜绝违犯档案法行为，维护参保对象权益，维护社会公平的高度，充分认识社会保险业务档案集中统一管理的重要性

10、和紧迫性。要以强烈的事业心、责任心和高超的技能解释规定，运用规定，要克服为档案而档案，为保险而保险的思想。要从提高档案利用价值，更好发挥社会保险业务档案保和谐，促稳定的作用，为推动社会保险和档案事业持续发展去宣传，去工作。不但自己能够熟记规定于心，熟练运用，而且要让全社会，让每一个参保对象都了解规定的内容和意义，自觉支持社会保险经办机构的“集中统一”行动。二、科学规划，规范操作规定是我们开展工作的总纲，只有十六条，主要针对集中之后的管理工作，对“集中统一管理”规定不多，也不细致，这就需要我们以规定为指导，认真分析形势，分清任务，早计划，早安排，制定出切实可行的操作规程和实施细则。从每一件档案的

11、收集、鉴定、接收，到每一个数据的核对、分析，都要定出科学的章法，都要统一标准，统一时间，不能各自为政，各行其事。要把这次集中统一当成一次提高档案管理水平和检验管理能力的机会和契机，而不贪多图快，为了一蹴而就而不辨良莠，兼收并蓄、泥沙俱下。要通过这次集中，建立健全档案收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定、销毁等各项基础管理制度，要制定出新的分类、立卷、归档、利用标准，努力实现社会保险业务档案管理标准化、规范化。各地要积极争取相关部门的支持，着力解决档案库房、基础设备、人员编制、经费保障等基础建设问题，逐步改善工作环境和工作条件。积极探索社会保险业务档案数字化和网络化建设。重视和加强对档案管理

12、人员的业务培训，探索建立分级负责、制度化的档案管理人员业务培训的体制和工作机制。积极争取同级档案行政管理部门的支持，由档案行政部门直接指导和培训社保档案人员，做到全部持证上岗。要聘请监督机关全程监督档案收集和交接的全过程，严格按规定和“档案管理条例”进行，不能增加或简化步骤，不能以各种理由降低标准和要求。努力做到该集中的全部集中，该管理的全部管理，不多、不少、不漏、不错。三、顺风借势，全力起跑人保部社保中心要求：力争用3年左右的时间，使全系统社会保险业务档案管理基本实现制度化、规范化、标准化的管理目标。时间紧、任务重，无论对社会保险业务部门还是档案管理部门都是一个巨大的考验。9月1日，规定已经实施，号令已经吹响，这就要求我们各级业务部门有紧迫感，不等不靠，不推