金蝶K3系统岗位操作说明

1、K3岗位操作说明根据公司管理需要，结合购买K3系统模块能够实现的功能及公司高级蓝图流程，现对本公司K3系统操作人员的岗位职责作出以下说明。一、采购业务操作岗位（“供应链-采购管理”及“应付款管理”模块）职责：采购业务岗位操作人员在系统上主要是对供应商资料的维护及负责“供应链”模块的“采购管理”模块、”应付款管理”模块的操作。具体操作：采购业务单据操作流程采购订单IJ收料通知J外购入库IJ采购发票'JLJLJIJ1、对于供应商资料的维护，系统操作人员可以通过登录系统，打开“系统设置”-“基础资料”-“公共资料”-“供应商”来对供应商资料做新增、禁用及修改等处理操作；2、采购业务谈成，公司

2、和供应商签订合同后，采购业务录入人员可以登录系统，打开“供应链”-“采购管理”-“采购订单”模块做新增采购订单（注：根据公司业务流程，把采购订单替换采购合同，所以不需做采购合同）处理，如需修改、审核及删除采购订单，可进入“供应链”-“采购管理”-“采购订单”-“采购订单-维护”界面，选中需修改、审核及删除采购订单做相应的处理；3、采购业务员采购订单录完，并审核后，可进入“供应链”-“采购管理”-“采购订单”-“采购订单-维护”界面，选中审核后的采购订单，点击“下推”按钮生成收料通知单，并点击“保存”按钮，对收料通知单进行保存，做收料通知单的好处是启到采购部门及仓库部门的沟通作用，让仓库人员做好

3、收货的准备，等到货物实际到达仓库后，仓库人员就可以根据收料通知单下推生成外购入库单（注意：由于公司目前仓库人员还没有启用系统，所以收料通知单可以不需要做，等公司仓库人员启用系统后，再使用收料通知单），如需修改、审核及删除收料通知单，可进入“供应链”-“采购管理”-“收料通知”-“收料通知单-维护”界面，选中需修改、审核及删除收料通知单做相应的处理；4、当货物实际入仓库后，仓库操作人员可进入“供应链”-“采购管理”-“采购订单”-“采购订单-维护”界面，选中审核后的采购订单，点击“下推”按钮生成外购入库单，如果做了收料通知单的话也可以进入“供应链”-“采购管理”-“收料通知”-“收料通知单-维护

4、”界面，选中审核后的收料通知单，点击“下推”按钮生成外购入库单，并点击“保存”按钮（注意：正常的操作流程是仓库操作人员收到货物后生成外购入库单，但是由于公司目前仓库人员还没有启用系统，所以外购入库单由业助通过采购订单下推生成，等公司仓库人员启用系统后，再由仓库人员根据收料通知单下推生成外购入库单），如需修改、审核及删除外购入库单，可进入“供应链”-“采购管理”-“外购入库”-“外购入库单-维护”界面，选中需修改、审核及删除外购入库单做相应的处理；5、业助生成外购入库单后，采购人员就可以进入“供应链”-“采购管理”-“外购入库”-“外购入库单-维护”界面，选中审核后的外购入库单，点击“下推”按钮

5、生成采购发票，并点击“保存”按钮，“采购管理”模块生成发票后，系统就会自动传到“应付款管理”模块，所以“应付款管理”模块不需在生成采购发票（注意：由于分公司的货物都是向同阳集团公司购入，而财务对于分公司向集团公司购货账务处理是挂往来，而不是挂应付账款，所以，分公司生成外购入库单后，不需要在生成采购发票，但是分公司、集团公司向自己的供应商购货，需生成采购发票），如需修改、审核及删除采购发票，可进入“供应链”一“采购管理”一“采购发票”一“采购发票-维护”界面，选中需修改、审核及删除采购发票做相应的处理；6、业助生成采购发票后，业助就可以进入“供应链”-“采购管理”一“采购发票”-“采购发票-维护

6、”界面，选中审核后的采购发票，点击“勾稽”按钮进行外购入库单和采购发票的勾稽，此勾稽动作一定要做，如果不进行勾稽，那么采购发票就不能生成凭证（注意：此勾稽动作只限于需要做采购发票的公司，如：同阳集团），勾稽操作做完后，整个采购系统也就走完了；7、如果业助想要查看库存报表，可打开“供应链”-“采购管理”一“库存查询”或“报表分析”界面来选择报表查询。二、销售业务操作岗位（“供应链-销售管理”及“应收款管理”模块）销售业务单据操作流程职责：销售业务岗位操作人员在系统上主要是对客户资料的维护及负责“供应链”模块的“销售管理”模块、“应收款管理”模块的操作。具体操作：1、对于客户资料的维护，销售业务录

7、单人员可以通过登录系统，打开“系统设置”-“基础资料”-“公共资料”-“客户”来对客户资料做新增、禁用及修改等处理操作;2、销售业务谈成，公司和客户签订合同后，销售业务录入人员可以登录系统，打开“供应链”-“销售管理”-“销售订单”模块做新增销售订单（注：根据公司业务流程，把销售订单替换销售合同，所以不需做销售合同）处理，如需修改、审核及删除销售订单，可进入“供应链”-“销售管理”-“销售订单”-“销售订单-维护”界面，选中需修改、审核及删除销售订单做相应的处理；3、销售业务员销售订单录完，并审核后，可进入“供应链”-“销售管理”-“销售订单”-“销售订单-维护”界面，选中审核后的销售订单，点

8、击“下推”按钮生发货通知单，并点击“保存”按钮，对发货通知单进行保存，做发货通知单的好处是启到销售部门及仓库部门的沟通作用，让仓库人员做好发货的准备，等到货物实际发出仓库后，仓库人员就可以根据发货通知单下推生成销售出库单（注意：由于公司目前仓库人员还没有启用系统，所以发货通知单可以不需要做，等公司仓库人员启用系统后，再使用发货通知单），如需修改、审核及删除发货通知单，可进入“供应链”-“销售管理”一“发货通知”一“发货通知单-维护”界面，选中需修改、审核及删除发货通知单做相应的处理；4、当货物实际发出仓库后，仓库操作人员可进入“供应链”-“销售管理”-“销售订单”-“销售订单-维护”界面，选中

9、审核后的销售订单，点击“下推”按钮生成销售出库单，如果做了发货通知单的话也可以进入“供应链”-“销售管理”-“发货通知”-“发货通知单-维护”界面，选中审核后的发货通知单，点击“下推”按钮生成销售出库单，并点击“保存”按钮（注意：正常的操作流程是仓库操作人员发出货物后生成销售出库单，但是由于公司目前仓库人员还没有启用系统，所以销售出库单由业助通过销售订单下推生成，等公司仓库人员启用系统后，再由仓库人员根据发货通知单下推生成销售出库单），如需修改、审核及删除销售出库单，可进入“供应链”-“销售管理”-“销售出库”-“销售出库单-维护”界面，选中需修改、审核及删除销售出库单做相应的处理；5、业助生

10、成销售出库单后，销售人员就可以进入“供应链”-“销售管理”-“销售出库”-“销售出库单-维护”界面，选中审核后的销售出库单，点击“下推”按钮生成销售发票，并点击“保存”按钮，“销售管理”模块生成销售发票后，系统就会自动传到“应收款管理”模块，所以“应收款管理”模块不需在生成销售发票，如需修改、审核及删除销售发票，可进入“供应链”-“销售管理”-“销售发票”-“销售发票-维护”界面，选中需修改、审核及删除销售发票做相应的处理；6、对于公司在销售过程中发生的拆包费、运费及卷尾费等费用，业助可进入“供应链”一“销售管理”一“费用发票”一“费用发票-新增”做新增费用发票处理，“销售管理”模块生成费用发

11、票后，系统就会自动传到“应收款管理”模块，所以“应收款管理”模块不需在生成费用发票，如需修改、审核及删除费用发票，可进入“供应链”-“销售管理”-“费用发票”一“费用发票-维护”界面，选中需修改、审核及删除费用发票做相应的处理；7、业助生成销售发票及费用发票后，业助就可以进入“供应链”一“销售管理”-“销售发票”-“销售发票-维护”界面，选中审核后的销售发票，点击“编辑”菜单栏里的“勾稽”按钮进行销售出库单和销售发票的勾稽，勾稽完成后，再点击“编辑”菜单栏里的“补充勾稽”按钮进行销售发票和费用发票的勾稽，两个勾稽动作操作完成后，整个销售管理系统也就走完了；8、如果业助想要查看库存报表，可打开“

12、供应链”-“销售管理”一“库存查询”或“报表分析”界面来选择报表查询。三、仓库业务系统操作人员（“供应链-仓存管理”模块）职责：仓库业务操作人员在系统上主要是对物料、仓库、计量单位的维护及负责“仓存管理”模块的操作（注意：由于公司目前仓库人员还没有启用系统，所以“仓存管理”模块由业助操作，等公司仓库人员启用系统后，再由仓库人员操作）。具体操作：1、对于物料、仓库及计量单位资料的维护，仓库业务系统操作人员可以通过登录系统，打开“系统设置”-“基础资料”-“公共资料”-“物料”、“仓库”及“计量单位”来对物料、仓库及计量单位资料做新增、禁用及修改等处理操作；2、对于除了正常的采购业务取得的货物以外

13、的入库，如：调整库存，或者接收赠送等业务，业助可以通过进入“供应链”-“仓存管理”-“验收入库”-“其他入库-新增”做新增其他入库单处理，如需修改、审核及删除其他入库单，可进入“供应链”-“仓存管理”-“验收入库”-“其他入库-维护”界面，选中需修改、审核及删除其他入库单做相应的处理；3、对于除了正常的销售业务发出货物以外的出库，如：调整库存，或者赠送给客户等业务，业助可以通过进入“供应链”-“仓存管理”-“领料发货”-“其他出库-新增”做新增其他出库单处理，如需修改、审核及删除其他出库单，可进入“供应链”-“仓存管理”-“领料发货”-“其他出库-维护”界面，选中需修改、审核及删除其他出库单做

14、相应的处理；4、同一个账套仓库之间物料的调拨，业助可进入“供应链”-“仓存管理”-“仓库调拨”-“调拨单-新增”做新增调拨单处理，如需修改、审核及删除调拨单，可进入“供应链”一“仓存管理”一“仓库调拨”一“调拨单-维护”界面，选中需修改、审核及删除调拨单做相应的处理；5、每月末仓库业务系统操作人员可以登录系统，打开“供应链”-“仓存管理”-“盘点作业”一“盘点方案-新增”新建盘点方案，并根据盘点方案生成盘点表，然后仓库业务系统操作人员就可以进入“供应链”-“仓存管理”-“盘点作业”-“盘点表打印”界面打印出盘点表来对实物进行盘点，盘点数据出来后，仓库业务系统操作人员就可进入“供应链”一“仓存管

15、理”-“盘点作业”-“盘点数据录入”界面，录入盘点出来的数据并保存，系统就会自动把传送到盘点报告里，这事仓库业务系统操作人员就可进入“供应链”-“仓存管理”-“盘点作业”-“编制盘点报告”界面，然后按“盘盈单”和“盘亏单”按钮，系统就会自动核对账上库存数量与实际的盘点数量，然后根据两者的差额来自动生成一张盘盈单或者盘亏单，如需修改、审核及删除盘盈单或盘亏单，可进入“供应链”一“仓存管理”-“盘点作业”-“盘盈入库-维护”或“盘亏毁损-维护”界面，选中需修改、审核及删除盘盈入库单或盘亏毁损单做相应的处理；6、每月终了，仓库业务系统操作人员都可以通过登录系统，打开“供应链”“仓存管理”“库存查询”

16、（此些表只能查看数量的即时库存）及“报表分析”（此些表可以查看的数量金额式的进项存账）模块来查看物料的进销存情况，另外，系统也提供“查询分析”模块，仓库业务系统操作人员可根据自身的需要或公司管理层的需要来自定义一些统计报表。四、出纳人员岗位（“现金管理”模块）职责：出纳人员在系统上主要是对币别及银行账号的维护及负责“现金管理”模块日常业务的操作。具体操作：1、对于币别或银行账号资料的维护，出纳人员可以通过登录系统，打开“系统设置”-“基础资料”-“公共资料”-“币别”或“银行账号”来对币别或银行账号资料做新增、禁用及修改等处理操作；2、当出纳人员接到公司员工的费用报销或差旅费借支等费用，需要登

17、录金蝶系统，进入“财务管理”-“现金管理”-“现金”或“银行存款”一“现金日记账”或“银行存款日记账”界面新增日账（具体是进入“现金日记账”还是“银行存款日记账”根据出纳人员实际支出或收到的是现金还是银行存款来确定），保存即可；3、出纳人员收款或付款后（这里是指收客户款或支付供应商款，即跟应收账款或应付账款科目有关），需登录系统，打开“财务会计”-“现金管理”-“往来结算”模块做新增收款单及付款单处理，如发现新增的收款单或付款有误，需要修改，需进入“财务会计”-“现金管理”-“往来结算”-“收款单序时簿”或“付款单序时簿”界面，选中需修改的单据进行修改，需要注意的是如果销售业务系统操作人员做了

18、收款通知单及采购人员做了付款申请单，出纳人员就不需要新增收款单及付款单了，而是直接根据销售业务系统操作人员录入的收款通知单生成收款单，根据采购业务系统操作人员录入的付款申请单下推生成付款单，具体的操作是销售业务员或采购业务员登录系统，打开“财务会计”一“现金管理”一“收款通知单录入”或“付款申请单录入”模块新增收款通知单或新增付款申请，然后出纳人员进入“财务会计”-“现金管理”-“收款通知单序时簿”或“付款申请单序时簿”界面，选中收款通知单或付款申请单下推生成收款单或付款单，出纳人员检查生成收款单及付款单无误后，就可以进入“财务会计”-“现金管理”-“往来结算”-“收款单序时簿”或“付款单序时

19、簿”界面审核收款单或付款单，并选中所有的收款单或付款单按“登帐”按钮及“发送”按钮，“登帐”按钮是把收款单或付款单登记到现金日记账里或银行日记账里，“发送”按钮是将收款单或付款单发送到“应收应付”模块；4、出纳人员在录入收款单及付款单时，要特别的注意单据上的“结算日期”及“日期”两项必须要一致，只有两项都一致了“现金管理”模块的收款单及付款单才能传递到“应收款管理”及“应付款管理”模块；5、对于出纳人员收的当期支票（单月可收到钱），只需要做收款单即可，具体操作可按上述第二点操作，收到的跨期支票（需跨期收款），需登录系统，打开“财务会计”一“应收款管理”一“票据处理”一“应收票据-新增”做新增票

20、据处理，如需修改、审核、背书及贴现票据等，需进入“财务会计”一“应收款管理”一“票据处理”一“应收票据-维护”界面，选中需修改、审核、背书或贴现的票据做相应的处理；6、月末出纳人员如果需对现金进行盘点，金蝶软件提供现金盘点表打印功能，所以出纳人员在对实物现金进行盘点之前，可以先登录系统，打开金盘点表，盘点结果出来后，打开“财务会计”-“现金管理”-“现金”-“现金盘点表”点击“新增”按钮来录入盘点金额，系统就自动核对实物现金与账上现金是否相符，避免现金的短款或长款的发生，同时每月账上银行存款余额要与银行对账单（或存折上）的余额核对，金蝶软件提供此核对功能，所以出纳人员在核对账上银行存款余额是否

21、和银行对账单余额相符时，可以通过登录系统，打开“财务会计”一“现金管理”一“银行存款”-“银行存款对账”功能模块来相核对，如果核对后账面存在差异的话，系统会自动生成一张银行存款余额调节表；7、费用报销单及费用借支单等单据登记日记账后，就可以进入“财务管理”-“现金管理”-“现金”或“银行存款”-“现金日记账”或“银行存款日记账”界面，选中需要生成凭证的记录，点击“按单”（指一条记录生成一张凭证）或“汇总”（指将选中的所有记录生成一张凭证）按钮来生成凭证，特别需要注意的是收款单和付款单是在“应收管管理”和“应付款管理”模块生成凭证，而不是在“现金管理”模块生成凭证，生成凭证后，如需修改或删除凭证

22、，可进入“财务管理”-“现金管理”-“凭证管理”一“会计分录序时簿”界面，选中需修改或删除的凭证，点击“修改”或“删除"按钮即可；8、每月终了，出纳人员需登录系统，打开“财务会计”-“现金管理”一“现金”及“银行存款”-“现金对账”及“银行存款与总账对账”界面进行与“总账”模块对账，对账无差额后，就需要进入“财务会计”-“现金管理”一“期末处理”一“期末结账”进行结账处理，结转到下一个月。五、会计人员岗位职责：会计人员在系统上主要是负责各模块业务单据的复核及生成凭证、会计报表，供管理层决策使用。具体操作：1、“供应链一存货核算”模块当“采购管理”、“销售管理”及“仓存管理”模块的出入

23、库单据录完，并核对无误审核后，财务操作人员就可以对“供应链”系统进行存货核算。（1）、首先是对入库核算，财务操作人员可进入“供应链”-“存货核算”-“入库核算”-“外购入库核算”、“存货估计入账”、“自制入库核算”及“其他入库核算”来进行入库核算，具体是要做“外购入库核算”（针对做了采购发票）、“存货估计入账”（针对未采购发票）、“自制入库核算”（针对盘盈入库）还是“其他入库核算工需要根据公司入库单据种型来确定，例如：公司做了外购入库单，同时又做了相应的采购发票，那么就需要做“外购入库核算”，如果做了外购入库单，但是没有做相应的发票，那么就需做“存货估计入账”核算，而不需要做“外购入库核算”；

24、公司做了其他入库单，那么财务操作人员就需要做“其他入库核算工如果没做其他入库单，那么就不需要做“其他入库核算”；“自制入库核算”（针对盘盈入库）与上述的操作相类似。（注意：如果业助在做外购入单及其他入库单的时候，已把入库单价录入，而财务又确定无误，那么外购入单及其他入库单核算就不需要做，如果所录入的单价有误或没录入，那么就需要做入库核算）（2）、其次，入库核算操作完以后，财务操作人员就可以做出库核算了，财务操作人员可进入“供应链”-“存货核算”-“出库核算”-“红字出库核算”(针对销售退货)、“材料出库核算”来进行出库核算，如果公司没有销售退货的话，就不需要做“红字出库核算”，而只需做“材料出

25、库核算”即可，当做完“材料出库核算”后，系统提示“核算成功”，那么说明核算已通过，整个核算过程就已结束。(3)、存货核算通过后，财务操作人员可进入“供应链”-“存货核算”一“凭证管理”-“凭证模板”界面，选择单据类型进行单据凭证模板设置(注意：凭证模板只要第一次设置好后，以后就不需要在设置了)，凭证模板设置完后，就可进入“供应链”-“存货核算”-“凭证管理”-“生成凭证”界面，选择单据类型进行单据生成凭证，如生成凭证后发现错误修改或删除，可进入“供应链”-“存货核算”-“凭证管理”-“凭证查询”界面，选中需修改或删除的凭证，做相应的操作处理。(4)、每月终了，财务操作人员需登录系统，打开“供应

26、链”-“存货核算”-“期末处理”-“期末关账”界面，点击“关账”按钮来进行与“总账”模块对账，对账无差额后，就需要进入“供应链”-“存货核算”-“期末处理”-“期末结账”界面进行结账处理，结转到下一个月。2、“应收款管理”模块(1)、“供应链-销售管理”模块生成销售发票及销售费用发票(指的是拆包费、运费及卷尾费等生成的销售费用发票)后，销售发票及销售费用发票就会自动传递到“应收款管理”模块，“供应链-销售管理”模块生成销售发票传递到“应收款管理”模块，对应的是“应收款管理”模块的销售发票，而“供应链-销售管理”模块生成销售费用发票传递到“应收款管理”模块，对应的是“应收款管理”模块的其他应收单

27、，此销售发票及销售费用发票生调整或其他业务需冲减应收账款余额的话，可进入“财务会计”-“应收款管理”-“其他应收单”-“其他应收单-新增”来新增其他应收单，如需修改、审核及删除，可进入“财务会计”-“应收款管理”-“其他应收单”-“其他应收单-维护”界面，选中需修改、审核及删除的其他应收单来做相应处理，此处的其他应收单需在“应收款管理”模块生成凭证；(2)、“现金管理”模块与货款有关的收款单录入完成，并且发送状态显示为已发送，那么“现金管理”模块的收款单就会自动传递到“应收款管理”模块，此时财务操作人员需进入“财务会计”一“应收款管理”一“收款”-“收款单-维护”界面，按菜单栏的“确认”按钮，

28、选择所属期间日期进入“收款确认”界面，然后选择所属期间的所有收款单，并选择确认类型为收款单，按“确认”按钮，此时所有的收款单就确认到“应收款管理”模块，财务操作人员就可以查看到“收款单-维护”界面增加了确认过来的收款单，特别注意的是这些收款单生成凭证是在“应收款管理”模块，而不是在“现金管理”模块；(3)、公司收到的跨期支票(需跨期收款)，出纳人员需登录系统，打开“财务会计”-“应收款管理”一“票据处理”-“应收票据-新增”做新增票据处理，如需修改、审核、背书及贴现票据等，需进入“财务会计”一“应收款管理”一“票据处理”一“应收票据-维护”界面，选中需修改、审核、背书或贴现的票据做相应的处理，

29、对于这些票据生成凭证，财务操作人员需在“应收款管理”模块生成；(4)、当销售发票及收款单传递到“应收款管理”模块，财务操作人员到期结算”双击进入单据核销界面，选择需要核销的所属期间，点击“确定”按钮进入核销界面，财务操作人员选择需要核销的销售发票和收款单(注意:销售发票和收款单的核销金额必须一致，如不一致，需选择两者金额小的核销)，并点击“核销”按钮即可，如果财务操作人员不能把销售发票和收款单一一对应，且需要快速核销，那么财务操作人员需按菜单栏上的“全选”按钮，并点击按菜单栏上的“自动”按钮即可，做核销工作的好处是系统可以生成准确的账龄分析表，且可进行信用期限的管理；(5)、当公司财务操作人员

30、在核对应收客户款余额时发现其中一个客户的金额错计入另外一个客户的余额，需要调整两个客户的余额，那么财务操作人员可进入“财务会计”-“应收款管理”一“结算”-“应收款核销-应收款转销”界面处理(应收款转销需要生成凭证)；(6)、财务操作人员核对应收客户余额无误后，财务操作人员可进入“系统设置”-“基础资料”-“应收款管理”-“凭证模板”界面，选择单据类型进行单据凭证模板设置(注意：凭证模板只要第一次设置好后，以后就不需要在设置了)，凭证模板设置完后，就可进入“财务会计”-“应收款管理”一“凭证处理”一“凭证-生成”界面，选择单据类型进行单据生成凭证，如生成凭证后发现错误修改或删除，可进入“财务会计”-“应收款管理”-“凭证处理”-“凭证-维护”界面，选中需修改或删除的凭证，做相应的操作处理。(7)、如果财务操作人员要查看应收款相关报表，可进入“财务会计”一“应收款管理”-“分析”或“账表”界面，选择需要查看的报表类型进行双击打开查看;(8)、每月终了，财务操作人员需登录系统，打开“财务会计”-“应收款管理”-“期末处理”-“期末总额对账”界面选择对账期间及应收账款科目来进行与“总账”模块对账，对账无差额后，就需要进入“财务会计”-“应收款管理”-“期末处理”-“结账”界面进行结账处理，结转到下一个月。3、“应付款管理”模块“应付款管理”模块的操作与“应收款管理”模块相