深圳保利物业管理公司质量手册

1、深圳保利物业管理公司质量手册目录序号题目早节号页码01封面002目录103修改页204发布令305发放控制506引用标准、缩写和定义607说明708公司简介809质量方针910质量目标1011公司组织机构图1112质量管理体系1213管理职责1414资源管理1715产品实现1916测量、分析和改进2317附件一：质量管理体系流程图18附件二：质量管理体系文件编制计划（详见POLY-WI-423质量文件编制规定）修改页序号修改内容修改 后版次提出部门批准人生效日期发布令根据IS09001: 2000标准的要求，结合公司（深圳市保利物业管理有限公司、保利 城花园管理处）的实际情况，制定了质量手册。

2、本质量手册对内作为质量管理 活动（物业管理及相关服务）的纲领性和法规性文件，对外阐明公司的质量管理体系， 现予以批准并发布，要求公司（深圳市保利物业管理有限公司、保利城花园管理处）全体 员工认真学习，严格遵守和贯彻执行本质量手册的各项规定和要求。本质量手册自2004年4月1日起生效。此令！总经理：日期：2004年3月31日任命书为了贯彻执行 GB/T19001-2000idtlS09001:2000质量管理体系要求及依 此建立的本公司质量管理体系，加强对质量管理体系运作的领导，特任命为本公 司的管理者代表，任命 法三章为本公司的管理者代表代理人。1 管理者代表其职责、权限为：1.1确保本公司按

3、照IS09001: 2000标准的要求，建立、实施、保持和改进质量 管理体系，领导和组织本公司IS09000体系的工作；1. 2及时向总经理报告本公司质量体系的运行情况，以供管理评审和作为质量体系改进的基础；1. 3负责在公司内形成“满足客户要求”的意识和质量意识；1. 4负责与本公司质量管理体系有关的外部各方的联络工作。2管理者代表代理人职责、权限为：1. 1协助管理者代表按照IS09001: 2000标准的要求，维持质量管理体系；1. 2及时向管理者代表报告本公司质量体系的运行情况；1. 3管理者代表不在岗时，根据管理者代表的授权，负责与本公司质量管理体系 有关的外部各方的联络工作。此令！

4、董事长：日期：2004年3月31日发放控制序号类别分发号发放对象备注01受控副本01总经理02受控副本02管理者代表03受控副本03人事行政部04受控原件品质部原件（复制用）05受控副本05品质部供借阅用06受控副本06财务部07受控副本07认证机构08受控副本10保利城花园管理处091011121314151617180 5引用标准、缩写和定义0. 5.1引用标准序号标准名称标准编号版本01质量管理体系一一-基本原则和术语ISO9OO0200002质量管理体系一一-要求IS09001:200003质量管理体系一一-业绩改进指南IS09004:200004质量体系审核指南第1部分：审核IS01

5、0011-1: 199005深圳经济特区住宅区物业管理条例06物业管理创优标准0. 5. 2缩写A. QW质量方针目标手册/质量手册B. QP程序文件C. W作业规范D. QR质量记录053 定义A. 本公司质量体系文件采用ISO9OO0 2000中的术语和定义。B. 本公司质量体系文件中所描述的 “公司”即指：深圳市保利物业管理有限公司。C为避免误解和考虑行业的习惯，对以下术语做出更具体的解释： 客户指本公司所提供的物业管理服务、 及相关服务的接受者。 在质量体系文 件的不同场合，分别代表或包括了业主、非业主使用人（用户）、其他服务接受者（如 暂时在小区内停泊车辆的车主等）的含义。 材料、物

6、品、服务、产品一一“材料”专指本公司所提供的物业管理服务、及相 关服务的接受者。 “物品”指所有的物品，包括“材料”； “服务”专指物业管理服务；“产品”特指“服务”和“材料”说明0. 6. 1 总则本质量手册依据 ISO9001： 2000标准，结合公司（深圳市保利物业管理有限公 司）实际， 对公司物业管理服务、 及相关服务的接受者。 服务的质量管理体系的要求做 出规定，以达到以下目的：A. 证实公司有能力稳定地提供满足客户和适用法律法规要求的物业管理服务、及 相关服务。B通过质量管理体系的有效实施，包括持续改进质量管理体系的过程以及保证符 合客户与适用的法规要求，从而增强客户满意。0. 6

7、. 2 标准要求的删减及理由不适用的条款：“设计和开发”，删减理由： 本公司目前提供的物业管理服务、 及相关服务的接受者其特性和要求由物业管理合 同及相关法律法规规定， 暂时不存在设计和开发活动。 接管新物业或开发新服务项目时， 根据物业管理、及相关服务的接受者特点、客户服务要求制订质量计划，具体见本 手册节。0. 6. 3质量手册的编制、审核、批准 本质量手册由品质部组织编制，管理者代表审核、总经理批准后颁布实施。0. 6. 4质量手册的管理A. 本质量手册分为受控原件、受控副本和非受控副本。 受控原件由文件控制中心存档，作为复印用的标准文件。 受控副本为受控原件的复印件， 发放时每页加盖

8、“受控” 印章，作为有效文件使 用。 非受控副本为受控原件的复印件， 发放时每页加盖 “非受控” 印章，提供给客户 或公司以外的其他人员。非受控副本不受文件修改的控制，不可在公司范围内使用。B. 质量手册受控副本根据本手册节“发放控制”的规定，由文控员发放，并 按照文件控制程序的要求予以登记。C本手册节“发放控制”同时也规定了一般情况下所需发放的非受控副本。根据 认证机构或其他方面的要求， 所规定的受控类别可能会发生改变 （变为受控副本） 。当 发生该情况时， 由管理者代表与其共同确定该份手册的受控方式并通知文件管理员 （因 这种受控方式可能与公司相关程序中的规定不同）。065 质量手册的修改

9、各种原因均可导致质量手册的修改。修改应按照 文件控制程序 进行，报管 理者代表审核、总经理批准后，更改质量手册的版次，在本手册节“修改页”中登 记后，由文件管理员更换受控原件和所有已发放的旧版受控副本。066 引用程序文件文件控制程序 POLY-QP-423公司简介深圳市保利物业管理有限公司是国家管理的 61 家资产百亿元以上的大型企业之一 中国保利集团公司旗下专门从事高档物业管理业务、 具有独立法人资格的企业。 保 利物业管理有限公司作为中国保利集团在成功地经营自身物业基础上创立的专业物业 管理公司，她代表中国保利集团致力于提供先进的物业管理， 服务于中国的现代化事业。公司自成立以来 ，大胆

10、借鉴香港地区和国外一些发达国家的物业管理经验， 探索符 合国际惯例并适合中国国情的物业管理模式， 建设专业化、 标准化、规范化、国际化的 物业管理新路。保利物业管理有限公司作为国内较早涉足酒店、 商业物业管理的专业管理公司， 精 心于向中国各大城市的涉外写字楼、高级公寓、别墅、学校、医院、新建住宅小区等物 业提供专业的物业管理服务。 今天，保利物业管理有限公司业务遍及北京、 上海、广州、 深圳、武汉、哈尔滨、成都等国内大中城市。并塑造了如北京新保利大厦、北京世纪财 富中心、上海证券大厦、上海华宝花园、上海保利星苑、广州中信广场、广州保利北京 大厦、广州保利花园、 广州保利红棉花园、 广州保利白

11、云山庄、 深圳罗湖商务中心大厦、 深圳保利城花园、 深圳南山文化广场、 武汉白玫瑰大酒店、 保利哈尔滨科技大厦等一批 精品项目。从横向来讲，保利物业管理服务已涉及商业物业、 工业物业、 市政工程物业等多种 物业的服务；从纵向来讲，保利物业不断锐意进取，先后推出“一体化服务”、 “酒店 式服务”、“商业物业全程服务”、 “管家式服务”、 “个性化贴心服务”、 “零缺陷、 零时差、零干扰”等服务模式。在长期的物业管理实践中， 保利物业的品牌效应和物超所值的优良服务提高 了所接管物业的附加值，确保了物业投资者的未来收益。保利物业管理有限公司将始终围绕客户需求， 以持续推动城市的文明化进程、 持续 改

12、善人们的工作及居住环境为己任， 把握市场经济规律， 以雄厚的企业实力、 丰富的管 理经验、 先进的管理模式、 全新的管理理念、 创新的服务意识， 致力于树立优良的物业 管理服务新形象，向客户提供高质量、全方位、多层面的物业管理服务。20 质量方针201 公司的质量方针是：科学严谨管理；优质高效服务；持续改进创新；追求顾客满意。202质量方针的解释：A. 科学严谨管理：管理规范化、制度化、标准化，改变工作中的随意性，以法治化与人性化相结合。B. 优质高效服务：客户的要求是我们的标准， 优质高效的服务是满足客户需求的根本保证。 客户的要 求必须引起全体员工的高度关注， 从公司领导至公司各岗位员工都

13、必须充分认识到自己 在满足客户需求中所起到的重要作用， 并以优质高效作为服务效果的评价标准， 确保服 务质量得以实现。C. 持续改进创新：信守“与时俱进”的信念，大胆创新、持续改进，以先进的经营理念、科学严谨的 管理、优质高效的服务为客户营造满意的工作、 生活环境， 实现与行业发展及客户要求 俱进。D. 追求顾客满意：客户的满意是我们的目标。 客户满意最终是通过其获得产品、 服务的使用价值得以 体现，达到客户满意和争取超越客户的期望是公司全体员工努力追求的工作目标。公司质量方针是公司质量管理体系的总纲领。 公司总经理要求公司全体员工必须充 分理解并依据其相关要求在工作中全方面、全过程、全方位的

14、执行贯彻，不得违反。21 质量目标 质量目标包括公司质量目标和各部门质量目标。 211 质量目标为：A. 杜绝重大责任性安全事故、质量事故。B. 设备完好率98%以上。C房屋完好率98%以上。D. 客户综合满意率95%以上。E. 投诉处理率100%F. 年有效投诉率低于2%o。G. 管理处的综合管理水平达到全国物业管理示范大厦（住宅小区、工业区）标 准。212 公司和各部门的质量目标分解详见数据分析控制规范。213 质量目标的管理A. 质量目标经测算如未能达到规定要求，总经理应组织相关部门、人员，采取相 应措施，具体按照纠正措施控制程序和预防措施控制程序执行；质量目标达到 规定要求后由总经理决

15、定是否提高质量目标要求， 如决定更改则重新修订质量目标并下 发执行。B. 在管理评审时总经理须根据质量目标的完成情况，对是否修改质量目标做出具体决定2 1 5 引用文件A.纠正措施控制程序POLY-QP-852B. 预防措施控制程序POLY-QP-853B.数据分析控制规范POLY-WI-8403. 0 公司组织架构图4. 0 质量管理体系4. 1 总要求4. 1. 1公司（深圳市保利物业管理有限公司），根据 ISO9001:2000 的要求建立质量 管理体系，形成文件、实施和保持，并持续改进。（注：以下所描述的“公司”即包含了深圳市保利物业管理有限公司一个单位）4. 1. 2 公司通过以下方

16、面建立质量管理体系：A. 识别质量管理体系所需要的过程及其应用；标准要求对应的过程除条款 “设计和开发”外（删减及其合理性见本质量手册节 “说 明”），对公司都是适用的。B. 确定这些过程的顺序和相互作用； 确定为确保这些过程有效运作和控制所需的准则和方法； 确保可以获得必要的资源和信息， 以支持这些过程的有效运作和监视； 测量、监 视和分析这些过程； 实现必要的措施，以实现对这些过程所策划的结果和对这些过程的持续改进。 针对公司所外包的任何影响到产品符合性的过程， 应确保对其实施控制。 对此类 外包过程的控制在本手册节“采购”中加以明确。 公司按 ISO9001:2000 标准要求管理这些过

17、程。4. 2 文件要求4. 2. 1 总则A. 为确保质量管理体系所需过程的有效运作和控制， 公司按£09001:2000标准要 求形成以下文件： 质量手册（包括质量方针和质量目标）1份：向公司内部和外部提供关于质 量管理体系的一致信息。 管理方案若干份（与质量管理体系所覆盖的物业管理服务相对应）。表述质 量管理体系如何应用于特定的物业管理服务 程序文件若干份 （其中须包括标准要求的文件控制、 记录控制、内部审核、 不合 格品控制、纠正措施和预防措施）：描述如何完成活动的一致信息。 支持文件若干份（含规范、规定）：描述具体的要求或建议，作为过程有效策划 、运作和控制的依据，构成质量手

18、册、管理方案、程序文件的一部份或被其引 用。 记录若干份： 对完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件， 至少包括标准所 要求的记录（删减部门除外）。B. 质量管理体系在本公司所体现的公共部份由深圳市保利物业管理有限公司品质 部代表统一编制公共部份的质量管理体系文件，由深圳市保利物业管理有限公司执行。C附表质量管理体系文件编制计划描述了公司所形成质量体系文件与标准要 求的对应关系。422质量手册公司按照 ISO9001： 2000 质量管理体系要求编制质量手册。A. 质量手册对质量管理体系的范围进行描述，包括任何删减剪裁及其合理性 （见“说明”）。B. 对标准要求的程序文件，全部采取引用的形式

19、。其余的相关工作程序，根据具 体情况，或直接描述或引用。直接描述的工作程序，需明确规定每项质量活动的职责。C. 质量手册对质量体系所包括过程的顺序和相互作用进行表述。当描述过程 的文件以被质量手册 引用的方式编制时， 过程的顺序和相互作用的表述见具体的文 件。D. 质量手册作为公司全部质量体系文件的一部份，采取与其它质量体系文件 相同的方法对其进行控制，具体见文件控制程序及本手册节“说明”。423 文件控制A. 编制文件控制程序，对质量管理体系所要求的文件进行控制。记录是一种 特殊类型的文件，按 4.2.4 节“记录的控制”要求进行控制。B. 在文件控制程序中，除明确各项控制活动的职责外，需制

20、定具体的控制方 法，达到以下要求： 文件发布前需经过批准，以确保其充分和适当； 必要时对文件进行评审、修改并再次经过批准； 能识别文件的更改和现行修订状态； 在使用处可获得有关版本的适用文件； 文件保持清晰、易于识别； 识别外来文件，并控制其分发； 防止作废文件的非预期使用， 若因任何原因而保留作废文件时， 对这些文件进行 适当的标识。424 记录的控制编制质量记录控制程序，对质量管理体系所要求的记录加以控制，具体包括： 制定并保持记录，提供质量管理体系符合要求和有效运行的证据； 记录应保持清晰、易于识别和检索； 对记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置，规定对相应的职责和要求。43 引

21、用文件A. 文件控制程序POLY-QP-423B. 质量记录控制程序POLY-QP-4245. 0 管理职责5. 1 管理承诺5. 1. 1 深圳市保利物业管理有限公司最高管理者通过以下活动，证实建立和实施质量管理体系及持续改进其有效性的承诺：A. 向全公司传达满足客户和法律法规要求的重要性；B. 制定质量方针和质量目标（见本手册之“质量方针”、“质量目标”）；C. 进行管理评审（见本章节“管理评审”）；D. 确保获得必要的资源（见第章“资源管理”）。5. 2 以客户为关注焦点5. 2. 1公司最高管理者以增强客户满意为目的，确保客户的要求得到确定、转化 为具体要求并给以满足。5. 2. 2

22、公司通过以下过程识别客户要求并予以满足：A. 根据法规、合同和公司的其它要求确定服务要求并进行评审（见721节“与 服务有关要求的确定”“与服务有关要求的评审”）；B. 根据评审结果规定服务要求和服务标准并实施；C在服务过程中与客户沟通，进一步了解客户要求并修订相应服务要求和标准；D.对客户满意度进行测量（见821节“客户满意”），分析客户不满意的原因， 改进过程，制定或修改相应的服务要求和标准并予以实施，直至客户完全满意。 53 质量方针公司最高管理者必须确保质量方针符合以下要求：531 与公司的宗旨相适应；532 包括满足要求和持续改进质量管理体系有效性的承诺；533 提供制定和评审质量目

23、标的框架；534 在公司内得到沟通和理解；535 评审其持续的适宜性。54 策划541 质量目标A. 公司整体的质量目标已在本手册节“质量目标”中有详细叙述。B. 各部门在公司质量目标的基础上，根据具体实际情况制定出部门质量目标。C公司整体质量目标和部门目标均是可测量的，包括满足服务要求所需的内容， 并与质量方针保持一至。542 质量管理体系策划A. 公司最高管理者在建立或更改质量目标后，对质量管理体系进行策划，形成质 量体系文件并予以实施，以满足质量目标以及本质量手册第节“总要求”中的要求。B. 在质量管理体系的更改进行策划和实施时，需考虑更改内容对相关过程的影响并使之协调一致，以保持质量管

24、理体系的完整性。具体内容见附件1质量管理体系流程图。55 职责、权限和沟通551 职责和权限 公司最高管理者根据从事质量管理活动的相对独立性设置部门 （见节“公司组织架 构图”），根据职责的类别设置岗位（见岗位职责汇编中的“公司岗位架构图”）。A. 采用组织机构图和岗位设置图的形式规定各部门、岗位之间的关系；B. 本手册或其他体系文件中规定每项质量活动的职责；C. 编制岗位职责汇编，对岗位职责及各岗位之间的相互关系进行具体描述。D. 公司各部门和岗位根据组织机构设置、部门职能、岗位设置、岗位职责履行相 应的职能、职责并建立工作联系552 管理者代表公司最高管理者在管理层中任命一名管理者代表，

25、颁发管理者代表任命书 ，其 中规定的职责权限必须包括以下方面：A. 确保质量管理体系所需的过程得到建立、实施和保持；B. 向最高管理者报告质量管理体系的业绩和改进的需求；C. 通过各种手段，提高全体员工“识别客户要求、提供合格的服务以满足客户的 要求、改进服务以增强客户满意”的意识。D. 负责与本公司质量管理体系有关的外部各方的联络工作。553 内部沟通A. 公司最高管理者确保在公司内形成沟通渠道，规定沟通的方法。B. 公司内各管理层次与职能部门之间通过： 组织召开会议； 根据计划的执行情况汇报工作； 进行横向和纵向联络； 传递/ 分发相关文件和记录（在相关文件中规定）等方式使质量管理体系的有

26、效 性得到沟通。56 管理评审561 总则A. 总经理每半年主持一次管理评审会议，对公司的质量管理体系进行评审，确保 其持续的适宜性、 充分性和有效性。 评审应包括评价质量管理体系改进的机会和变更的 需要、质量方针和质量目标实现情况及变更的需要。B. 管理者代表负责于每次管理评审之前，编制管理评审计划。 管理评审计划包括：管理评审的时间；参加人员；地点；评审输入资料的内 容及准备的职责、时间要求；评审 / 评审会议安排。 管理评审计划经管理者代表审核，总经理批准后发至相关部门。C各部门按管理评审计划安排参加管理评审 /评审会议。以会议方式进行的， 与会者需填写会议记录。562评审的输入 各部门

27、根据管理评审计划要求准备输入资料，其中应包括以下内容： A.审核结果；B.客户反馈；C过程的业绩和产品的符合性；D. 预防和纠正措施的状况；E. 以往管理评审的跟进措施；F. 可能影响质量管理体系的策划的变更；G. 改进的建议。5 6 3 评审的输出 管理评审的输出应包括与以下方面有关的任何决定和措施：A. 质量管理体系及其过程有效性的改进；B. 与客户要求有关的产品的改进；C. 资源需求。 管理者代表对管理评审的结果记录进行整理，形成管理评审决议。 管理评审决议由管理者代表审核、总经理批准后发放致相关部门。564 管理评审的相关记录按质量记录控制程序进行管理。5 7 引用文件：57 1 支持

28、文件A岗位职责汇编 POLY-WI-551B质量记录控制程序POLY-QP-42357 2 记录A会议记录B管理评审计划C管理评审决议60资源管理6 1 资源的提供为实施、保持质量管理体系、 改进质量管理体系的有效性和达到客户满意， 公司必 须及时确定和提供所需的资源。611 新接管物业的资源提供A. 公司正式接管物业时，应充分考虑资源的配置，包括人力资源、基础设施、工作环境等，形成资源配置方案，作为相关管理方案的一部分。B. 资源配置方案经管理者代表审核，总经理批准后实施。C. 筹建管理处时，根据资源配置方案提出资源的需求。612 现有资源的维持和变更A. 通过制定人力资源管理程序及相关工作

29、环境控制要求并实施，以实现对现 有资源的维持。B. 各个职能部门根据实际情况，在管理评审前向总经理提交资源配置情况报告。C总经理通过管理评审确定资源的变更需求。D. 相关职能部门根据确定的变更需求完成资源的变更。62人力资源 公司制定人力资源管理程序对人力资源进行管理。621总则 对于承担质量管理体系规定职责的岗位， 公司安排具有与该岗位所承担职责的相应 能力的人员担任。622 能力、意识和培训A. 对从事影响服务质量活动的岗位人员， 根据岗位所从事的工作确定其能力要求， 包括教育、培训、技能、经历及该岗位相应的其它要求，并形成岗位职责汇编；对 新增岗位或变换职责的情况， 根据其承担的职责，

30、确定其能力需求， 并修改岗位职责 汇编。B. 对照岗位职责汇编，对到岗人员及其能力进行调查。采取招聘、岗位调剂、 对现有人员进行培训等措施使人力资源配置充分，能力符合要求。C. 通过工作考核、考试、对实际操作进行验证等方式对所采取措施的有效性进行 评价。D. 通过质量体系实施和培训，使员工确认自己所承担的岗位及与其他岗位的关系， 并理解和掌握履行岗位职责的要求和方法， 以确保其意识到所从事工作的相关性和重要 性并为实现质量目标做出贡献。E. 保持员工教育、培训、技能和经历的适当记录，并按质量记录控制程序进 行管理。6. 3 基础设施公司在策划如何满足物业管理服务提供过程时， 需确定所需的基础设

31、施。 基础设施 包括：A. 建筑物、工作场所和相应的设施；B. 服务设备，包括硬件和软件；C支持性服务，如运输或通讯。编制管理处服务管理程序、安保管理手册、 消防管理手册及工程管 理手册，规定如何提供和维护已确定的基础设施。 当服务要求、 采用的过程发生变化 时，应重新考虑基础设施的需求。64 工作环境公司在策划如何满足物业管理服务提供过程时， 需确定所需控制的工作环境方面的 因素，并对其实施控制。如：保持办公场所布局和清洁卫生、夏季采取防暑降温措施、 制定应急管理控制程序等。65 引用文件651人力资源管理程序 POLY-QP-622652岗位职责汇编 POLY-WI-551653管理处服务

32、管理程序 POLY-QP-750654质量记录控制程序 POLY-QP-424655安保管理手册 POLY-WI-750-01656消防管理手册 POLY-WI-750-02657工程管理手册 POLY-WI-750-0370 产品实现71 产品实现的策划711本公司的产品实现是指实现物业管理服务所要求的一组有序的服务提供过 程和管理过程。712 公司承接新的项目（某小区的物业管理服务）后，根据管理目标，项目组 组织相关部门对其实现过程进行策划， 策划的结果以方案形式形成文件， 且与公司已建 立的质量管理体系的其他要求保持一致。713 在对物业管理服务过程进行策划时，以下内容如果适用，必须予以

33、确定：A. 服务的质量目标和要求；B. 针对相应服务所需建立的过程和文件，以及所需提供的资源（见本手册第章“资 源管理”）；C服务所要求的验证、确认、监视、检验和试验活动，以及服务的验收准则；D. 为实现过程及其结果的符合性提供证据所需的记录。714当服务的质量目标、服务要求、服务项目或其他要求发生变化时，需对如 何满足这些变化的要求重新进行策划， 并根据策划结果及时修改方案、 相关管理方案 及相关程序。715 对现有项目（某小区的物业管理服务），如需按标准要求实施管理时，仍 需按以上要求实施策划并形成方案、相关管理处管理方案及相关程序。72 与客户有关的过程721 与服务有关要求的确定 公司

34、须确定服务要求，包括：A. 客户规定的要求，包括服务提供和提供后活动的要求。这些要求主要来自物业管理合同、相应政府部门招生规定、相关管理要求等；B. 客户虽然没有规定，但规定服务需求或已知预期服务需求所必需的服务要求；C. 与服务有关的法律法规要求；D. 公司确定的任何附加要求。722 与服务有关的要求的评审A. 公司须对已确定的与服务有关的要求实施评审。B. 评审在向客户做出提供服务的承诺之前进行（如：在提交标书、接受合同的更 改之前），并应确保：规定了服务要求； 与以前表述不一致的合同要求（如投标或报价单等）已予以解决； 公司有能力满足规定的要求； 评审的结果及后续的跟进措施必须予以记录。

35、C在客户没有以文件的形式提出要求的情况下，公司在接收客户要求前应对其进 行确认；D.服务要求发生变更时，公司应修改相关文件，并通知相关人员已变更的要求， 确保各职能部门理解其变更的内容。公司制定相关管理处服务实施手册以实施并控制以上过程（ 7.2.1 “与服务有 关要求的确定”与服务有关的要求的评审”）。7. 2. 3 客户沟通 公司将针对以下方面确定并实施与客户进行有效沟通的安排：A. 服务信息；B. 问询、合同的处理，包括对其的修改；C客户反馈，包括客户投诉这些安排包括： 使用各种通讯工具与客户联络； 拜访客户； 邀请客户参见会议； 接 收、记录、传递客户对各项服务及管理措施的意见、建议、

36、要求和投诉等，具体见管 理处服务管理程序。公司通过张贴、 出示和其他宣传手段， 向客户传递法律法规、 公共义务、 需客户配 合的公司管理规定等有关信息。7. 3 设计和开发该标准条款对应的要求已删减，具体见“说明”。7. 4 采购7. 4. 1 采购控制A. 公司对供方及采购的产品进行控制，以确保分包的服务和用于提供物业管理服 务的外购物品符合规定要求。控制的方式和程度取决于所采购的产品对随后的实现过 程、过程的结果及最终提供给客户的物业管理服务的的影响。B. 公司规定选择、评价和重新评价供方的准则，并根据供方按公司的要求提供服 务或物品的能力评价和选择供方，记录评价的结果和跟进的措施。7.

37、4. 2 采购信息采购信息应能说明拟采购的产品 （分包的服务或采购的物品） 的要求， 适当时可包 括以下方面：A. 需要获得批准的要求，包括：产品；程序；过程；设备；B. 从业人员的资格的要求；C质量管理体系的要求。公司通过规定的岗位编制、 复核、审批采购文件等方式， 确保在与供方沟通前， 其 规定的采购要求是充分且适宜的。7. 4. 3 采购物品的验证A. 公司对所采购物品的实施检验或验证，确保采购的物品满足规定的要求。B. 当公司或客户拟在供方的现场实施验证时，公司应在采购信息中对要开展验证 的安排和物品放行的方法做出规定。C公司制定采购及分包控制程序，实施上述过程及其要求。7. 5 服务

38、提供751服务提供的控制 公司通过以下方面控制服务的提供的过程及相关运作过程：A. 规定渠道或编制文件，以获得规定服务特性的信息；B. 编制相关工作规范，将服务运作中必要的要求（包括适用的作业方法）形 成文件；C使用和维护服务设备；D. 识别、获取和使用测量与监视装置；E. 实施监控活动；F. 规定物品放行、物品交付或服务提供及交付或提供后的活动并实施。752 服务提供过程的确认服务提供过程输出 （结果）不能由后续或伴随的监视或测量加以验证的过程， 包括仅在服务已提供之后缺陷才变得明显的过程，如隐蔽工程的施工等，须对其实施确认。A. 确认须证实过程实现所策划的结果的能力。B. 确认可能包括以下

39、方面的所有或部分：C为过程的评审和批准所规定的准则；D. 设备的认可和人员资格的鉴定；E. 使用特定的方法和程序；F. 记录的要求；G. 再确认。公司编制的管理方案 和部门管理手册中，根据管理处的具体情况， 识别这类过 程，并对如何确认做出规定。7. 5. 3 标识和可追溯性A. 公司通过间接的方式： 对用于服务提供的相关物品如材料、设备、设施进行适当标识； 对服务有关的活动进行记录等，达到对服务进行标识的目的。B. 对于有测量和监视要求的产品，需进行适当标识，以便识别其状态，包括： 服务活动作用的对象如机电设备的维修状态（基于安全等因素考虑需进行监视 时）。 用于服务提供的相关物品如材料等的

40、检验状态等。c有追溯要求的场合，应进行唯一性标识并保持相关记录（如清单等），以便实 现追溯。D.公司编制标识式样，对以上标识进行规范并依此实施。754 客户财产客户的财产包括：A. 公司接管的物业；B. 维修时客户提供的材料；C. 其他在公司控制下或由公司使用的属于客户所有的物品。 公司应爱护客户财产，包括采取有效保管的措施（法规或合同有专门规定的除 外）。 公司对使用或纳入服务的客户财产须进行验证、保护和维护。其中：物业的标识、验证具体见招投标与物业接管验收控制程序； 物业的保护和维护作为物业管理服务的内容在具体的运作程序中规定； 其它客户财产的验证、 保护和维护在 管理方案 中相应的管理或

41、服务项目中规定。 当客户财物发生丢失、损坏或发现不适用的情况时应予以记录，并向客户报告。 注：本公司接收的客户财产暂不涉及知识产权。7. 5. 5 产品防护A. 为达到与规定的服务要求，对用于提供服务的物品及服务提供的结果，在材料 使用或交付前、 服务最终完成或客户认可前， 须提供防护。防护措施须包括标识、 搬运、 包装、贮存和保护等。B. 在采购及分包控制程序中规定对材料进行防护的要求。在编制管理方案 时，根据具体的服务项目规定对服务结果及相关物品进行防护的要求。7. 6 监视和测量装置的控制7. 6. 1公司应服务项目确定所需的监视和测量和以及为确保产品符合规定要求所 需的监视和测量设备或

42、装置。 选择监视和测量装置须是便于使用的， 且其监视和测量的 结果能显示拟监视和测量的产品的特性。7. 6. 2 对有必要确保有效结果的测量设备，应：A. 建立监视和测量设备清单B. 按规定的周期或在使用前，对照能溯源到国际或国家基准的测量基准，进行校 准或验证并保存相关记录。当不存在上述基准时，应记录校准或验证的依据；C. 校准或验证后，在设备上进行标识，以便于识别其校准状态；D. 监视和测量设备的使用人员应按照正确的方法操作和使用。必要时进行调整， 但应防止可能使测量结果失效的调整；E. 在搬运、维护和贮存期间防止损坏或失效；F. 在监视和测量设备的搬运过程中，应采取必要的安全防护措施，避

43、免碰撞和跌 落，以防止监视和测量设备受到损坏或降低精度；G监视和测量设备的使用人员应按照相关规定（如使用说明书中的规定）对其进行维护和保养。H. 对暂时不使用的和备用的监视和测量设备应贮存在指定场所。贮存场所应保持适宜的 温度、湿度，采取防尘、防锈等措施。763当发现监视和测量设备偏离校准状态或损坏时，须对以往测量结果的有效 性进行评价并记录，并对该设备和受其失准影响的产品采取适当的措施。764 按质量记录控制程序的要求管理校准或验证结果的记录； 765用于测量和监控规定要求的计算机软件，在初次使用前应对其满足预期用 途的能力进行确认，必要时进行重新确认。7 7 支持文件7 7 1管理处服务管

44、理程序 POLY-QP-750772质量记录控制程序 POLY-QP-424773安保管理手册 POLY-WI-750-01774消防管理手册 POLY-WI-750-027 7 5工程管理手册 POLY-WI-750-03776 POLY-QP-7407 77招投标与物业接管验收控制程序 POLY-QP-720-2 778标识式样7 8 记录监视和测量设备清单80 测量、分析和改进8 1 策划公司应策划并实施为实现以下目的所需进行的监视、 测量、分析和改进过程， 具体 见节“监视和测量” 节“改进”：A. 证实服务的符合性；B. 确保质量管理体系的符合性；C. 持续改进质量管理体系的有效性。

45、这些过程应确定适用方法及其应用程度； 当需要使用统计技术时， 由品质部确定使 用何种统计技术并控制其应用。82 测量和监控821 客户满意A. 公司品质部组织各管理处每半年进行一次客户意见征询，向客户发放客户意 见调查表，具体方法可采用： 持客户意见调查表直接拜访客户； 通过信箱投递； 传真或 E-MAIL； 电话访问等。B. 客户意见调查表回收率至少达到 85%收回后一周内，管理处将客户的满 意度和提出的意见进行归纳汇总，填写客户意见调查统计表报公司品质部。C管理处组织对客户反馈的信息意见逐一分析，对存在的不合格服务、潜在的不 合格因素或不良趋势， 分别制订纠正措施和预防措施， 具体按纠正和

46、预防措施控制程 序执行。D. 对客户提出的问题或建议，由管理处在客户意见调表收回后两周内，根据 分析处理结果或进度（未处理完成时）回复客户。822内部审核 公司制定内部审核控制程序 ，规定开展定期的内部审核活动， 以确定质量管理 体系是否：A. 符合策划的安排（见节“产品实现的策划”）、IS09001: 2000标准的要求以及公司所建立的质量管理体系的要求；B. 得到有效地实施和保持。c内部审核控制程序中须规定对内部审核方案进行策划的要求。策划基于所 审核的活动和区域的状况、重要程度以及以往审核的结果；须确定审核的准则、范围、 频次和方法；审核必须由非从事受审活动的人员进行，以确保审核的公正性

47、。D. 程序文件须包括实施审核、记录审核结果并向管理者报告的职责和要求。E. 应全面、真实地记录审核发现的问题，必要时从多方面加以验证，确保审核的 客观性。受审核区域的管理者须对审核发现的问题及时采取措施， 以消除不合格及其产 生的原因。F. 须采取跟进措施，对所采取措施的进行验证并报告验证结果。823 过程的监视和测量 公司通过各级部门负责人对部门的工作进行监督和检查， 对阶段记录进行统计分析 等方法实现对质量管理体系过程的监视 . 监视须对每一个过程实现预期结果的能力进行 确认。能力主要考虑质量目标或过程的其他业绩指标。当发现过程未能所策划地结果时， 须根据需要采取纠正或纠正措施。 纠正措施具体 见纠正措施控制程序。824 产品的监视和测量A. 公司通过对用于服务提供的外购材料进行验证、对外包