文件管理与文书书写规范

1、2018年4月院办公室院办公室 | 01医院文件管理医院文件管理文件文件是实现医院管理体系建设的基础，医院根据国家和行业有关法律法规标准，或针对医院运行中存在的重要缺陷制定的相关制度或规范，以统一全体员工的行为并做到一致性。医院管理文件医院管理文件是医院管理所有文件的总和，包括制度、流程、职责及其他操作性文件等。医院设文件编写领导小组医院设文件编写领导小组，对各科室制定拟下发的各种文件进行编码、确定系统框架、提出编写意见等。组长：许建辉成员：梁 萍 方贵龙张毅宏 赵宝莲 于 军王翠英u 文件编写领导小组办公室设在院办公室。（一）各科室指定专人或成立文件编写小组负责本科室文件的制定和管理。（二）

2、院级文件各职能科室根据国家卫生行政管理的法律法规、结合医院实际运作情况编写和修改编写和修改。在文件编写和修改过程中职能科室要征求相关科室意见征求相关科室意见。（一）文件确定初稿后交科主任初步审核初步审核。（二）审核要点如下:1.符合国家法律、法规与地方行政部门管理要求;2.与现行标准相符;3.具有可行性;4.简练、确切、易懂，没有两种以上的解释;5.同已生效的其他文件没有相悖的含义;6.文件的完整性、逻辑性、清晰程度等。（三）文件编写人根据审核反馈意见修改相关内容修改相关内容。（四）文件经初步审核，交文件编写办公室主任审核办公室主任审核签字后,逐级报副院长、院长副院长、院长批准；批准；批准人在

3、相应位置签名,并确定生效日期。 （一）管理文件生效后，根据具体情况决定发放范围。一般由文件制定科室选择公开范围，院办公室执行并保管文件原件和电子文件。（二）新的或修改后的管理性文件发布后，由职能科室组织学习和培训学习和培训。（三）管理文件发布后，职能科室要监督各科室执行监督各科室执行，在执行过程中遇到困难的，要及时报告分管领导，或反馈到文件编写办公室；对于确实需要重新调整或修改文件的，可根据实际情况充分调研后做出修改。 外来文件外来文件的处理方法：凡是医疗行业卫生行政主管部门或其他行政管理机构临时下达的涉及医院日常运作的政策性文件，由各职能科室根据文件内容组织实施，需要长期执行的宜纳入到医院统

4、一管理，贯彻执行。北辰区卫生计生系统北辰区卫生计生系统办公平台办公平台（一）医院管理文件定期（2年）由院办公室组织相关职能科室对本部门相关文件进行一次回顾和修改。修改要根据运作过程中发现的问题进行，修改后文件不但要满足实际工作需要还要符合质量管理标准及国家的法律、法规。（二）修订文件的审核和批准程序同前。（三）修订文件批准后,旧版本即行废止,文件编写办公室及时更新修改文件,填写文件审查修改控制页文件审查修改控制页,记录改动情况。文件审查修改控制页文件审查修改控制页序号序号修改日期修改日期修改文件修改文件名称名称/编号编号修改页码修改页码及内容说明及内容说明起草人起草人/修改人修改人审核人审核人

5、批准人批准人生效日期生效日期（一）对于不适应实际情况的文件，如果无法通过修改解决问题时应及时废除。（二）文件废除由各职能科室通过OA系统提交请示报告至院办公室，由院办公室递交医院文件编写领导小组核准。（三）对核准废除的文件由医院文件编写领导小组办公室在废除文件上做废除标记，院长签字后封存长期保留。（四）院办公室对废除的文件向全院公告。 （一）医院管理文件是医院的受控文件受控文件，任何员工不得将其泄漏。泄漏文件行为一经发现，医院将视其情节轻重追究责任，必要时将通过法律途径追究责任。信息科要监管好科室计算机的软驱、USB按口功能，防止医院管理文件以电子文件形式流失。 （二）医院管理文件的原件由院办

6、公室负责统一归档保存，并电子备份。02医院制度汇编医院制度汇编根 据 中 国 医 院 评 审 实 务中 国 医 院 评 审 实 务 （ISBN978-7-5091-6359-7）第3章第三节“医院管理方略策划”“文件控制”中的相关规定，我院文件管理编码规则如下： （一）文件编码规则：文件编码由英文字母与数字组成，分为4部分，均以“”连接，分别代表：文件归类文件分类文件序号版本号。（二）所有已通过审批的文件，由文件编写办公室按照文件编码规则进行编码登记。文件类别：行政管理文件制度编号：XZGLZD01303修改日期：2017.01生效日期：2017.01文件名称：医院管理文件 控制制度责任科室：

7、院办公室责任人：王翠英定期更新：两 年版 本：第三版文件文件归类归类文件文件分类分类文件文件序号序号版本号版本号例如XZGLZD01303，代表：行政管理文件行政管理文件制度制度第十三个文件第十三个文件第三版第三版。（一） 规章制度结构包括：标题、目的与适用范围、政标题、目的与适用范围、政策、定义、制度内容、附录策、定义、制度内容、附录等。（二）规章制度格式编排见右侧见右侧 标题标题：居中，：居中，3号黑体，号黑体，15字以内概括字以内概括03党政机关公文处理党政机关公文处理党政公文党政公文，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中所使用的具有法定权威和规范格式的应用文。分类如下：通报通报通知通

8、知批复批复法定性公文主要有法定性公文主要有13类：类：01020304请示请示0506070809101112命令（令）命令（令）决定决定公告公告通告通告议案议案报告报告函函意见意见12会议纪要会议纪要办法办法章程章程细则细则制度制度规程规程守则守则规则规则规章制度公文主要有规章制度公文主要有7类：类：事务性公文主要有事务性公文主要有14类：类：计划计划、规划规划、总结总结、简报、布告、大事大事记记、调查报告、工作汇报、工作要点、须知、声明、启事、介绍信介绍信、证明信证明信公务礼仪公文主要有公务礼仪公文主要有29类：类：政务信、公开信、感谢信感谢信、慰问信、表扬信、批评信、推荐信、自荐信、致敬

9、电（信）、贺信（电）、喜报、欢迎词欢迎词、欢送词、答谢词、祝（贺）词、祝酒词、保证书、意向书、建议书、号召书、倡议书、邀请书、申请书、聘书、解聘书、请柬、讣告、唁电（函）、悼词党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例第九条第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。北医院办字201568号 文号文号：3号，仿宋号，仿宋GB-2312，六角括号，六角括号 标题标题：2号，标题宋，倒梯形排列，美观即可号，标题宋，倒梯形排列，美观即可 关于

10、调整北辰医院质量与安全管理委员会的通知 正文正文：3号，仿宋号，仿宋-GB2312 附件名称附件名称：字体字号同正文，位于正文下一行左空：字体字号同正文，位于正文下一行左空2个全个全角空格；如有多个附件，使用阿拉伯数字标注顺序号；附角空格；如有多个附件，使用阿拉伯数字标注顺序号；附件名称后无标点；名称较长需回行时，应与上一行附件名件名称后无标点；名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐称的首字对齐各科室： 为进一步提高我院质量XXXXX。 一、组织成员 二、工作制度 （一）XXXXX 1.XXXXXXX （1）XXXX XXXXXXX 附件：1. 2. 2015年12月3日 一级标题一级

11、标题：序号为：序号为“ 一、一、” , 3号黑体号黑体,独占行独占行,末尾无末尾无标点标点 二级标题二级标题：序号为：序号为 “ (一一) ” ,与正文字体号码相同与正文字体号码相同,若若独占行独占行,末尾无标点末尾无标点 三级以下标题三级以下标题序号分别为序号分别为:“1.”“（1）”“ ”与正文字与正文字体字号相同体字号相同,若独占行若独占行,末尾无标点末尾无标点注：所有内容均不加粗日期日期：阿拉伯数字，：阿拉伯数字，右对齐，空右对齐，空4 4个全角空个全角空格，一般与正文最后格，一般与正文最后一行之间空一行之间空3 3行行 关于附件格式的说明：关于附件格式的说明：正文后面有附件的，要在附件页第一行顶格标正文后面有附件的，要在附件页第一行顶格标注注“附件附件1：”（