档案的保管与保护

1、档案专业实务第六局部档案的保管与保护一、档案库房的治理一编号与排架档案库房内的排架根本原那么就是：有利于档案的保管与利用,有利于空间利用,美观有序.柜架摆放要预防强光直射档案,注意不要阻碍通风,摆放不能紧靠墙壁,柜架与墙壁之间距离大于10cm,最大限度地利用库房的地面与空间,同时与要便于档案的搬运与取放.两行间净宽不得小于0、8米,主通道应正对库房门,净宽不小于1、5米.库房中的档案架、柜的排列,应符合以下要求：1、排列整洁,横竖成行.2、预防光线直射,注意通风.3、节约库房面积与空间,存取方便.为了便于对库房内的档案的治理与迅速取放,所有的档案架、柜都应进行统一编号.编号方法为：自门口起,从

2、左至右编架柜号,每个架柜子的栏也从左向右编号,每栏的格自上向下编号.如果没有栏,那么自上而下编格号.二档案的存放与排列档案存放方式,可以采用竖放与平放两种.竖放就是目前采用最多、最普遍的一种方式,其优点就是便于存放与提供利用.平放,取放档案不大方便,但对保护档案有利,特别适合保管珍贵档案与不宜竖放的档案.一般我国档案馆室保存的档案应该按全宗排列、整理与保管.全宗的排列,一般采用两种方法.一种就是按全宗号流水排列,一种就是按全宗分类分全宗群排列.前者简单易行,后者能把属于同一类型的全宗排在一起,能较好地保持全宗之间的群体联系.一个全宗的档案应排放在一起,同一全宗的档案,按案卷的顺序号,依柜、栏、

3、格编号,依次排列上架.有的全宗内可能还包括一局部声像档案、技术图纸及会计报表等档案,这些不同载体与类型的档案,可以分别保管,但应填写说明放置于原全宗内,指明该局部的存放地点,以保持其应有的联系.三档案存放位置索引就是一种记录、引导性治理工具.就就是以表册或卡片的形式将档案在库房及装具中存放秩序情况如实记录与反映出来,以此来指引档案工作人员对档案的调取、归还或其它日常治理.四档案代理卡与全宗卷档案代理卡又称代卷卡,就是一种行之有效的微观治理手段,即预设假设干空白的或印有确定栏目的卡片备用,每从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷,就随手填写一张代理卡插放在所调出的案卷的位置上,还卷时再将其取下.全

4、宗卷:就是档案馆室在治理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷.档案馆室应对其所管的全宗编制全宗卷,发反映全宗治理的历史面貌,从而便于档案的保管与利用.全宗卷的主要内容包括:1档案收集方面:档案交接文据、移交目录,接收、征集记录,档案来源与价值说明等.2档案整理方面:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等.(3)档案鉴定方面:鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请求与批复、销毁档案的清册等.(4)档案保管方面:档案平安检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况报告等.(5)档案统计方面:档案收进、移出

5、登记,案卷根本情况统计与重要的利用统计表等.(6)档案利用方面:全宗指南(全宗介绍),开放利用与限制使用范围说明,档案汇编与公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等.(7)档案治理新技术的应用方面:缩微复制与计算机辅助治理等情况的文字说明材料.全宗卷就是档案馆(室)治理全宗的一种工具,它记录与反映了全宗内档案的治理过程,对该全宗的后续治理具有珍贵的凭证作用与参考作用,也就是档案保管人员快速、全面掌握全宗情况不可缺少的重要依据.(五)档案的平安检查二、常见档案的保护要求(一)纸质档案的保护要求档案纸张的保护就是保持纸张耐久性与应对档案纸张老化的重要举措与手段,应紧紧围绕下述

6、三个方面开展工作:一就是立足于档案造纸原料的优选与造纸工艺的优化.二就是为档案纸张的保存创造良好的环境.三就是在系统工程思维与理论指导下,实施工程化治理,对档案纸张进行科学化抢救与修复.字迹的耐久性除了取决于色素成分与结合方式外,还受外界一些因素的影响.为了保护好档案字迹,延长其寿命,首先在文件形成时,就要注意选择耐久性好的书写材料与印刷材料,其次在档案保管过程中,必须注意防光、防热、防潮、防水、防尘、防有害气体、防酸碱物质接触.二胶片档案的保护要求:1、库房治理方面具体要求:限制温湿度;预防阳光照射;保持库内清洁;库内空气净化;注意预防火灾;增强检查.2、温湿度标准:档案局1987年?档案库

7、房技术治理暂行规定?,保存一般胶片适宜的温度为14-24,相对湿度为45%-60%;保存母片适宜温度13-15,相对湿度为35%-45%三磁性载体档案的保护要求:1、适宜的温湿度,录音录像档案库内温度保持在15-25,相对湿度保持在45%-60叫宜.2、远离磁场以及有害气体的场所.3、防抹举措4、保持清洁5、定期检查,长期保存的磁带应每隔612个月重绕一遍,定期转录,可以510年转录一次.四光盘档案的保护要求:1、减少使用;为延长光盘寿命,要采取有效举措,减少光盘的使用.2、 预防空气污染物.光盘保存环境要注意远离氟化氢HF、氯化氢HCL气体、海盐NaCL微粒等物质使用,必要时须采用空气过滤举

8、措.3、 调控库房空气温湿度.光盘保存比拟适宜的温度范围就是14-24,较适宜的相对湿度范围就是45%-60%.4、保持信息读取面的清洁.在每次拿取光盘时,只能接触光盘的内外沿,不能触摸光盘的数据区,以免油渍、汗渍与指纹落在读取面的数据读取区,使用完毕后,应将光盘立即放回盘盒中,预防灰尘、异物的污染.5、预防标记面的机械损伤.信息记录的坑点只能约30微米,即使稍微的划伤都有可能大面积地破坏信息记录的坑点,导致原记录信息的不可纠正性的损坏.因此绝对禁止在标记面上进行任何形式的书写、划伤,以免造成信息记录层不可预防的损坏.三、档案保护环境一档案库房防潮水卜防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防有害气体

9、、防盗、防火、防震的举措.二档案库房温湿度的调节与限制库房温湿度的调控就是档案库房治理的一项经常性工作.标准温度14度-24度,标准湿度为45%-60%.限制就是根底,调节就是重要的补充.库房的温湿度调节的方法很多,如密闭、通风等.采取增湿、降湿、增温、降温相结合就是调控温湿度的有效方法.指标名称一般档案库含胶片库、磁带库母片库限制范围每昼夜允许拨动范围温度C1424土21315相对湿度%4560土535451、密闭.库房密闭的重点就是门窗,考虑自然通风的需要,库房门窗、通风孔洞应尽量做到密闭时不透气,需要时又可以敞开通风.库房的密闭可以分成两种类型：一种叫永久密闭,即封闭局部窗户.另一种就是

10、暂时密闭.可分为三种：一就是库房密闭,即在库房门窗的缝隙处嵌以绒布条,毛毡条或在铁制门窗边缘嵌以橡皮条等.二就是箱柜密闭.局部利用率低或者珍贵档案,可以用柜箱密闭进行保存.箱柜的缝隙用纸条或胶布条严密封起.三就是塑料袋密封,即用透气度小的聚乙烯塑料薄膜制定口袋,装入档案后封口.2、通风.(1)通风调节库内的温度的原那么,如果通风就是为了增温,只有当库外温度高于库内时,才能进行通风,增加库内温度.如果就是为了库内降温只有当库外温度低于库内温度时才能进行.(2)通风调节库内湿度的原那么,当库外绝对湿度小于库内绝对温度时可以通风降低库内湿度,当库外绝对湿度大于库内绝对湿度时可以通风增加库内湿度.以通

11、风降温为例,可以将上述原那么进一步解释为四点:如果库外温度与湿度都低于库内,可以通风;反之,不能通风.库外温度低于库内温度,库内外的相对湿度相同时,可以通风；反之,不能通风.库外的相对湿度低于库内,库内外的温度相同时,可以通风；反之,不能通风.当实际情况与上述三种不符合时,那么需要根据库内外温度与相对湿度进行计算,根据计算所得到的绝对湿度决定能否通风.3、调节库房温湿度的其它方法:(1)降湿方法,目前普遍采用去湿机与对档案无不良影响的吸潮剂.常用的吸潮剂有氯化钙与硅胶两种.(2)降温方法,第一杜绝或减少库内热量的来源;第二消除或减少已有热量.使用空调设备就是比拟理想的做法.(3)增湿方法,包括

12、自然增湿与机械增湿两类方法.(4)增温方法,比拟理想的方法就是使用空调设备.注意不要使用炉火,碳火给库房局部增温.(三)档案库房灭菌与杀虫的方法:灭菌1、物理灭菌法(1)微波灭菌(2)冰冻真空枯燥灭菌2、化学熏蒸灭菌法.杀虫1、化学杀虫法(熏蒸剂、接触剂、胃毒剂)2、物理杀虫法:高温杀虫法、低温杀虫法、辐射杀虫法与气调杀虫法缺氧杀虫等.四、档案修复技术档案修复原那么为最大限度地延长档案寿命,进行档案修复前应充分了解档案文献修复的原那么,做好修复前的准备.档案文献修复原那么：一就是有利于延长档案寿命；二就是尽量保持档案原貌;三就是试验先行.一档案修复前的准备工作：1、接受登记2、检查检查字迹水溶

13、性、检查纸张材料3、除尘4、制订修复方案根据检查情况,确定修复时使用的材料、方法及修复程序,制订出修复方案二档案修复方法1、纸质档案的去污、去酸、加固、修裱、字迹恢复与显示去污:1机械去污法2溶剂去污法3氧化剂去污法.去酸：1液相去酸法,使用某些碱性溶液与氢离子反响而到达去酸目的2气相去酸法,将档案置于碱性气体或蒸气中进行去酸.加固:1涂料加固丝网加固塑料薄膜加固.修裱:优点1用纸张与粘合剂提升档案强度,使用的材料与档案本身材料根本一致,一般不会产生副作用2此种方法就是可逆的3设备、材料简单购置容易,有的可以自制技术容易掌握.缺点：目前修裱技术就是手工操作,工作效率低；在高温高湿条件下,胶粘剂

14、易生虫长霉.修裱原那么：一就是尽量保持档案原貌；二就是有利于档案制成材料耐久性;三就是具有可逆性；四就是最小干预.字迹恢复与显示:(1)物理法:摄影法显示字迹,数字图像处理技术(2)化学法:硫化铵、硫代乙酰胺法,黄血盐法,单宁法,LC显色固色剂恢复法,BS23、TH22、NHJ剂恢复法,BAH、DAH剂恢复法.2、胶片档案的去尘、去污、消除划伤与折痕、恢复退色黑白影像去尘:第一,用羊毫笔或其它软笔扫下胶片上的尘土;第二,用棉花球蘸酒精轻擦;第三,用流动清水将胶片冲洗干净后再晾干.去污:(1)去指纹及其它油脂斑,可用棉花球蘸上20%-25%汽油与75%-80%甲笨的混合液,轻轻擦除.如果污斑的程

15、度比拟严重或时间较长,可先在流动水中漂洗15分钟,然后用5%冰醋酸漂洗1分钟.漂洗时可用手轻擦油斑处.(2)去红、蓝墨水斑,将胶片放在清水内漂洗5-15分钟,再放入D-72配方显影液内浸泡5分钟(温度不高于20度).同时应不断翻动胶片,使它能均匀接触药液.然后将胶片放在清水中冲洗.为了更好地去除污斑.可有手轻轻抚摸胶片正反面,随后放在5%冰醋酸液内浸一下,再在流动水中清洗15分钟,最后取出晾干.(3)去霉斑,擦除法,将胶片放在垫有橡皮的台面上,用脱脂棉蘸上除霉液(将1%五氯酚钠溶解于85%乙醚与15%酒精的混合液)轻轻擦除霉斑.此方法可以去除一般霉斑,且对胶片的性能影响较小.冲洗法,冲洗药液配

16、方:五氯酚钠5g、硼砂0、5g,加水1000ml.该溶液PH值为9±0、2.冲洗时将胶片先放在清水中冲洗,然后放在药液中处理,冲洗温度为18-24度,冲洗时间为5-8分钟.最后再用清水冲洗8-12分钟.(4)去黑斑点,采用比例减薄的方法,可将胶片上的黑色斑点减到与周围影像密度一致,随后使黑色斑点消失.比例减薄液的配方:温水(50度)200ml,铁氯化钾(赤血盐)10g,加水至500ml.操作时先将胶片放入比例减薄液内(20度)约30秒至2分钟,然后放在清水中冲洗一下,再放入定影液内定影5分钟,最后在清水中冲洗15分钟后取出晾干.消除划伤、折痕的方法:(1) 消除划伤痕迹.将胶片放入清

17、水内浸透,再放入流动清水中水洗5分钟,然后晾干.乳剂膜经过水浸膨胀、枯燥收缩过程,划伤痕迹即可被消除将胶片放入清水中浸湿,再放入干酪素乳液中约一分钟,取出晾干后,胶片表面会增加一层无色透明的保护膜.干酪素乳液配方:蒸馏水200ml(25-30度),硼砂25g,甲醛7、5ml,加蒸馏水至250ml.(2) 消除折痕.先将胶片放在流动的清水中水洗5分钟,使乳剂膜松软.然后放入显影液内浸泡5分钟.浸泡时可用手轻摸胶片折痕处,除去灰尘.随后把胶片放在5%冰醋酸溶液中浸一下,中与从显影液中带来的碱性物质.再把胶片放入流动清水中漂洗15分钟,并可将底片按折痕反方向轻折几下.最后取出晾干.3、磁性载体档案的去污、剪接、消除复印效应4、灾后档案的抢救(1)水灾后档案的抢救:将被水浸湿的档案迅速迁至平安地段.冷冻水浸档案