某公司ORACLEERPAP模块培训手册

1、珠海理想科学工业有限公司ERP1理信息系统应付管理系统培训手册作者：王淑芳建立日期：25-Apr-2002修改日期：18-Apr-03控制编号：版本：02审批人：RISO项目经理拷贝编号文档控制修改记录日期作者版本修改参考号18-Apr-03王淑芳2.0审阅者姓名职位传阅者拷备号姓名部门资料管理员项目资料室文档保存人员注意：如果你接到本文档的电子备份件并要打印出来时，为了文档控制请将你的名字写在封面的相应位置。如果你接到本文档的硬拷贝件时，为了文档控制请将你的名字写在封面的相应位置。目录文档控制ii编写说明1使用对象1参考文档1第一部份供应商管理2操作说明2供应商2第二部份发票的处理12操作说

2、明12发票处理12第三部份预付款处理23操作说明23预付款23第四部份付款27操作说明27付款27第五部份过帐与关闭会计期30操作说明30月末关帐流程30编写说明本文档为最终用户使用手册，分供应商管理、发票处理、预付款处理和付款四部分的操作说明使用对象本最终用户培训手册中的供应商及发票部分适用于财务部门处理应付款发票的财务人员，付款部分适用于作供应商付款的财务管理人员。参考文档第一部份供应商管理操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中对供应商的增加、合并。供应商新增供应商录入菜单：供应商基准输入1、进入“供应商”窗口（供应商主界面）（凤沟工0：。：，；口：口：1；：；-：-；0。：。：0：。：；

3、-：-）；。-；：；-：；-。=-：0：0工M71K供应商名称怫山w书湾区新7小馁荔供应商瑞号供应商全称规范地录入供应商的全称。供应商编号输入供应商编号。供应商税务代码。失效日期，用来防止某日期之后此供应商的发票或采购订单的输入。父供应商名称。供应商是特许公司或子公司时的父公司名称。父公司在系统中也必须定义为供应商。编号父供应商编号O客户编号Classification:分类。类型：将供应商分为以下6类：国内，国外，Taxauthority,publicsectorcompanies,suppler供应商、Employee员工,。员工：选择有效员工的姓名以将员工作为供应商的形式进行有关费用报销

4、。除非将员工输入为供应商类型，否则您不能选择员工姓名。编号：您已将其作为供应商记录的员工编号一次性交易Onetime:启用此选项以指定该供应商作为一次性供应商。您可以通过使用供应商查找”窗口找出所有一次性的供应商。SIC:标准工业代码Minorityowned:少数股权。供应商是少数股权企业时Smallbusiness：小公司，可以使用此选项来跟踪与小公司进行的业务进展Womanowned:妇女拥有，可以使用此指定来跟踪与妇女拥有的公司进行的业务进展所有供应商接收值将默认到您为供应商输入的新采购订单。您可以在采购订单输入过程中改写任何接收默认值。EnforceShip-ToLocation强迫

5、发运目的地：您在此字段中输入的值，它可以确定接收地点是否必须与发运目的地相同。可选如下项：None无：接收地点可以不同于发运目的地。Reject拒绝：在接收地点不同于发运目的地时，采购管理系统将不允许接收。Warning警告：在接收地点不同于发运目的地时，采购管理系统将显示一则警告信息，但仍允许接收。ReceiptRouting接收途径：您对货物指定的默认接收途径：Directdelivery（直接交货）、Inspectionrequired（要求检验）或Standardreceipt（标准接收）。Matchapprovallevel发票匹配：如果将Oracle应付款管理系统与Oracle采购

6、管理系统或另一集成的采购产品一起使用，您可以启用发票与原始采购订单的联机匹配功能。匹配可以确保您仅支付已订购的货物或劳务，并确保供应商对项目或劳务不超额开单。如果项目的开单金额和数量超过您定义的金额和数量容限，则应付款管理系统将对发票应用挂起并阻止付款，直至您释放挂起。2-way双向：在您与采购订单匹配时，应付款管理系统将自动执行双向匹配：1 .已开单数量=已订货数量2 .发票价格=采购订单价格3-way三向：此外要求接收：3 .已开单数量=收到的数量4-way四向：此外要求检验：4 .已开单数量录入发票直壬珠科理当他司j国Urade庄JI1产品PRUD文件归掘罪也）现图文件夹U工具（D窗口帮

7、助（他供应商供应茴羯每一发经日期*票疆亨袤策币种-标暹理起上将国ZH003上海23MAR200101546160CNY19g出皿批控制忘额实际忌额1?9,S60.0Q19960.00批准是哲隹分配总额入帐哙|说明gl台淋I付款史i分雷发票Invoice:Type发票类型：系统默认的发票类型为“标准”。Standard标准：指由于采购货物或接受劳务而从供应商处取得的发票。CreditMemo贷项通知单：指对于已开发票的货物或劳务而从供应商处取得的红冲发票。DebitMemo借项通知单：指对于已开发票的货物或劳务因为供应商没有开红冲发票而由自已建立的红冲发票。Po默认：指为匹配采购订单而创建的发票

8、。发票日期：输入发票日期或接受应付款管理系统的默认值(当天日期)。如果您输入了将来期间内的日期，应付款管理系统将在“审批”过程中使“将来期间”中的发票处于挂起状态。根据应付款管理系统选项和默认值的设置方式，应付款管理系统也许将使用您输入的发票日期作为发票条件日期”和“GL日期”默认值。发票编号：输入供应商传发送给您的发票的“发票编号”，应付款管理系统不允许您为相同供应商输入重复的发票编号。发票币种：在您输入以非本位币的币种表示的发票时，选择发票使用的外币，使用用户汇率类型输入汇率将发票和发票分配兑换成本位币以创建日记帐分录。以本位币表示的发票金额与发票付款金额之间的任何差额均将记录为已实现损益

9、。发票额：输入发票的总金额，对于类型为“Standard、“PO的发票，输入一个正值。而对于CreditMemo、DebitMemo”类型的发票，则输入一个负值。对ExpenseReport”和“Mixed”类型的发票，则既可输入正值，亦可输入负值。付款条件：系统根据供应商默认的付款条件自动计算。描述：输入发票的摘要说明。完成以上工作后按“Ctrl+L”保存，并点击“分配”键以定位至“分配”窗口进行发票分配。发票分配菜单：发票录入发票宏口帮助编号类型项项项双分配氤颠199,060.00170,000.0026APR2D01D1.2121(12.-,-.40081324.7926APR2D010

10、1512102m斑。01.5495.7326JPR2D0101.512102J01010D1.-.29,039.48VAT1726APRDOI01.21410201帐户金额税码GL日期查看EO(P)查看技收()分配珠海理想公司10154方伯。,理想上围国际黄翳中心类型：为您订购的货物或服务诜择“项目”或“税”金额：输入分配行的金额。税码：选17%GLDate分配GL日期的默认值是您输入的发票GL日期。您可以改写此默认值并将分配GL日期更改为打开或将来期间内的任何日期。应付款管理系统将使用“GL日期”来确定创建分配日记帐分录的时间。帐户:按“Ctrl+L”键选择发票分配到的总帐会计帐户。如果发票

11、要分配到多个会计帐户，以相同方式完成输入分配。注意，项为不含税金额，税要选择税码，计算后输入，如果分配总额不等于发票总额，应付款管理系统会在发票“审批”过程中将发票标记为“分配差异”挂起。按“Ctrl+S键保存您所做的工作在工具栏“查看会计方法”出现以下标准发票产生的会计科目如下：借：应彳帐款-暂估应付212102应交税金-进项税21410201贷：应付帐款-理想总部212104（分公司购总部产品，统一为此科目）第8节输入采购订单匹配发票操作说明本操作说明输入采购订单匹配发票的方法。操作路径N发票输入发票操作过程要匹配特定的采购订单装运或分配，步骤:路径：应付一发票一录入一发票发票信息输入与上

12、面讲的标准发票输入操同。输入完以上信息，点匹配出现以下窗口jg查找费他配的璘JHtT华俸更昆明与金喇y丫二J二,丫JJJrJJ，JJJJprrJprj,r二rJJJJJJJ司X罪号发放行收货方项m方法有以下两种:1 .输入采购订单编号，然后按查找2 .输入项目，切删除项目说明，然后按查找出现以下窗口1 .匹配打勾2 .出现已开票数量、单价、匹配金额注意：匹配金额应和发票一致，如果有误，请更改3 .注意：已开单为0、已接收有数量才可以匹配4 .按匹配完成发票与采购订单的匹配要进一步进行匹配，可以与采购订单继续匹配。选择分配”按钮。对于要匹配的每个采购订单分配，选择采购订单分配，然后输入巴开票数量

13、”或匹配金额”。系统将根据单价”自动计算并输入剩余字段。（已开票数量近价=匹配金额）。6.5.要复核新建发票分配，在发票”窗口中选择分配”按钮。7.然后手工分配税类型为税金额输入进项税额税码选17%科目自动带出要匹配所有采购订单装运（快速匹配），步骤：1 .在发票”窗口中输入快速匹配”发票类型。注意：输入了PO默认类型，系统将提示输入PO编号，然后会自动默认供应商、供应商编号、地点和币种。2 .输入所有基本发票信息，但不可以人工输入分配。3 .选择匹配”按钮以使系统定位至与PO匹配”窗口并自动进行匹配。系统会将发票与匹配的装运分配进行完全匹配并自动创建发票分配。可以通过改写默认值来调整任何匹配

14、。4 .（可选）复核由采购订单默认的付款条件”，可在发票”窗口中更改发票付款条件”。5 .在与PO匹配”窗口中选择匹配”按钮以保存匹配。6 .要复核系统创建的发票分配，请在发票”窗口中选择分配”按钮。发票审批在支付或过帐发票（包括预付款）之前，您必须使用以下二种方法之一来提交用于发票的批”：1、联机提交发票的审批菜单：菜单：发票录入发票查询要审批的发票，然后点击“1”键，进入“1”窗口，点击“审批”选点“确定”。发票的挂起和释放菜单：发票录入发票查询要挂起的发票，点击“挂起”键，进入“发票挂起”窗口。uru一哲挂名智挂原因释放名称释放原因IL1秒发票价格超过采购仃单价格挂起己快差存放挂起己串批

15、折第强:票价格超过采购iT单龄珞陛起已快逐春旅桂起已甯批检格夜黑附棉就过蝌!单KMS挂起已快速再融挂起已南批价络发藐价格超过来购订单龄格挂起已快速建尊持起已审枇.麻发烹价格超过来购订单价揩拄起已快速器筮挂起已审批价格发烹的格超过来购订单价格桂起已快逢拜旅桂起已审批LJ位三百技理把昆明出公司）.021J6298,睐航一空费长同当前记录31-MAR-2003系梦做I付裁:回31.MARJ0Q3智挂日期音控依据建放日期“审批”将验证有关输入发票的匹配、税、期间状态、汇率和分配等信息，并自动将挂起应用于例外发票。如果发票具有挂起，您可以通过更新发票或采购订单更正导致“审批”应用挂起的例外信息并重新提交

16、“审批”，应付款管理系统将在例外信息不再是问题时自动释放挂起。你可以手工挂起发票，但应付款管理系统并不自动释放您手工挂起，必须进行手工释放应用于发票的挂起。在发票“活动”界面，点释放。密发票活动: I审批的)型审批福关发票(R) I取消发票(I)型核错/不核销顼付款&) I完全支付(E)副迨会计科目虫 标放科挂()暂挂名释放电航释放原因到打印通知)打印机发送公司名称发件公司标题取消(诲宁选出释放名称和释放原因然后确定，重新审批。发票的取消菜单：发票录入发票ORACLE审批后)争声哉相三之与但).取消发茸u也把情间种!由忖款也)1科支付.田，也馆舍外*目释股替挂(舒Oracle良用岁品二口口文件

17、正)倒用自视国的a-F先与工具3窗口帮助出)理坦上海国理据上海国I标准标准标淮标泡类量供应商际渣镭山市珠江珠海理趣上球港中卓族赢东方航已旬偏nm13,180,31什切什金、哲挂名把能名称13,190047,打印通知但:询定取消H查询要取消的发票，然后点击“1”键，进入“1”窗口,i+JSElfc余颜电.汨除（G新叫的名秣地点POifir?苴找mJf但应商名萍地点PCI编号箱证雨极啊忖人已未糠付冲着已人秋引群号发票批币种壮有名称镰因果号期间块也清除3曾新建岫直IJpc法恒姻号明杭人标谭发票状态已付：发票是否付款点击“取消发票”选项后再点击“确定”发票的查询菜单：发票录入发票隹亘找箕之供商茴供应商

18、名称：模糊查询供应商名称PO编号：可按采购订单来查询发票编号：可按供应商发票来查询类型：预付和标准金额：发票金哦日期：可按一定的日期范围来查询入帐：是否入帐状态：是否已核销凭证编号按“查找“出现以下窗口批雄噫额实底总苞_1a匚关垩惬酮璃JfejS度常日期发某疆号发常币小发票酸即隹据海市天堂ZH012珠海Z5JUIM-2DO1O4BOO365CNY4,426,981标章床海市天宏ZH012珠海07JUL200104824551ONYB14.49B.li标淮珠海市天宏ZHD12珠海17JUL200104024553CHY990,672.1标推珠海市天文ZHO12珠海lUJUILJUJIU4BDIH

19、JCHY973,744.1标漉秣海市K定ZHD12珠苒17JUIJM1040?455?CNY92,33g.l尿隹床海市人宅ZH012球海18JUL2B0104825089ONY670,400.1厂|Qi也可查询可户欠款余额输入客户名称点“计算欠款余额”，点击“计算”未付额：尚欠供应商货款数发票数：未付款涉及到的发票数量按“发票”即出现明细发票清单。如下图:第三部份预付款处理操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中对供应商预付款、发票核销预付款与撤消预付款核销。预付款预付款申请菜单：发票录入发票在“发票”窗口中选择“预付款”作为发票类型并输入所有基本发票信息。请参阅：发票录入。“临时”类型是指可以

20、用来核销发票预付款，“永久”类型一般指不作核销的预付款,如押金。系统默认值为“临时”。点击“分配”键来查系统分配。使用审批其它发票的方式审批预付款。按“Ctrl+ST键保存您所做的工作。支付预付款菜单：发票录入发票InvoicesEntryInvoices您可以按照支付其它发票的方式来支付预付款。您不能部分支付预付款。并且必须在全额支付预付款之后才能对发票核销预付款。参阅发票工作台付款。核销预付款菜单：发票录入发票1 .在“发票”窗口中，查询要被核销的采购发票。2.选择“1”按钮并选定“核销/不核销预付款”复选框。选择“OK”。应付款管理系统将显示您可以用来核销发票的所有可用预付款。选择您要核

21、销的所有预付款。AmountToApply输入发票的核销额。GLDate您也可以更改GL日期，此日期也即您在核销预付款时应付款管理系统创建的冲销预付款分配的会计日期。InvoiceOverview：要查看有关预付款的详情,请选择预付款，然后选择InvoiceOverview。Apply/Unapply:对发票核销预付款金额，并保存您所做的工作。撤消核销预付款如果预付款未支付或未对发票核销，您可以取消这些预付款。要取消已核销的预付款，您必须首先撤消核销预付款并撤消支付此预付款的付款单据。取消未支付或未对发票核销的预付款：1,在“付款”窗口查询并选择预付款，取消预付款。2 .在“发票”窗口查询并选

22、择预付款。3 .选择“活动”按钮并选择“取消发票”。4 .选择确定以保存您所做的工作。应付款管理系统将自动为预付款创建冲销分配并将预付款金额减少至零。要取消已核销的预付款：1 .查询已被预付款核销的发票。2 .选择“活动”按钮并选择“撤消预付款”。同时可以取消被核销的应付款发票。3 .取消预付款的付款。在付款窗口中查询已付的预付款。4 .取消预付款发票。查询预付款的发票，选择“活动”并选择“取消发票”。5 .保存所做的工作。第6节记录预付款的退款操作说明本操作说明记录预付款的退款的方法。操作路径N发票输入新建操作过程说明输入类型为标准的新发票，以退款额借记现金帐户，贷记应付款，再与预付发票核销

23、以贷记预付款帐户。2 .在发票”窗口中，以供应商退回的金额输入发票。3 .输入标准”类型。4 .输入发票说明以表明是退回预付款。5 .创建退款额的发票分配，并借记现金帐户或应收帐款帐户。并照常贷记应付帐款负债帐户。注意清空“税率”字段。保存。6 .选择“活动”以审批发票。7.选择活动”按钮以定位至发票措施”窗口。选定核销/撤消核销预付款”复选框并选择确定”。o选择要核销退款的预付款。在核销额”字段中输入退款金额。可以更改GL日期。o要查看有关预付款的详情，请选择预付款，然后选择发票概览”按钮。o如果要审批预付款分配，选择审批，或者从提交请求”窗口提交审批。如果要为供应商打印预付款汇款通知书，选

24、择打印”。8 .选择核销/撤消核销”按钮以将预付款金额核销至为退款输入的发票。9 .保存所做的工作。第四部份付款操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中对发票的付款。付款手工付款菜单：付款录入付款类型：选择“手工”类型。输入用于付款的银行帐户。选择付款单据名。系统自动生成付款单据号。输入付款日期。输入付款金额。选择付款币种。选择要付款的供应商。选择要付款供应商的地点。如果要创建付款的地址不同于供应商地点，则您需要更改地址。选择“输入/调整发票”以定位至“发票选择”窗口，选择您要支付的发票。发票的总额必须等于您输入的付款额。您也可以选择发票概览以查看有关发票的详情。按“Ctrl+S”保存您所做的工作。应付款管理系统将记录付款并将发票的状态更新为“已付”3、在7款Payments”窗口中选择付款类型“手工Manual”，然后输入您要进行付款的银行帐户，以及要使用的付款单据