项目行政日常管理业务的操作规范要求

1、项目行政日常管理业务的操作规范要求为统一规范和加强项目行政日常管理业务，现就相关业务操作规范要求说明如下：一、印鉴使用要求（一）印鉴使用及外借需严格遵守如下要求：1、凡需要盖章的合同及重要文件（如项目销售房源、售价报告、与合作单位涉及业务及经济往来的函件等），印鉴管理人必须见到项目/总公司总经理审批签字的文件/合同审批单后，由印鉴使用人登记签字后方可盖章（合同类审批单总经理签字后须经公司财务总监签字后方可盖章）；2、一般性文件（如办理日常业务所需的审批表、公司证照类复印件等）的盖章，须由使用人登记签字后，经使用部门负责人签字后方可盖章；3、印鉴如要携带外出使用，须由使用人登记签字、经项目总经理

2、审批通过后方可外借；若项目总经理外出不在，印鉴携带外出需经过印鉴使用部门负责人签字后方可领取，待项目总经理归来后补签相关审批手续；4、印鉴外出携带使用原则上不得过夜：（1）印鉴外借人员需在下班前将印鉴归还印鉴管理人员，若当日业务未办理完毕，则需第二日重新填写印鉴外出使用审批登记表，经项目总经理审批同意后方可继续外借，不得将印鉴私自留存过夜；（2）特殊情形时（如必须携带印鉴出差），则由印鉴使用人员拟定申请报告，详细说明需携带印鉴办理的事项、借用时间及归还时间，经借用人签字、部门主管领导签字，项目总经理审批同意后，方可外带印鉴过夜使用，待业务办理完毕后需及时将印鉴归还管理人；（3）外带印鉴的经办人

3、员需做好印鉴的使用及保管工作，不得未经同意私自在非经办业务的文件、合同上盖章，不得委托他人返还或代为保管印鉴；5、严禁在空白纸张及空白合同上盖章，如因工作需要或其它特殊情况下确需使用时，由印鉴使用人员拟定申请报告，详细说明办理的事项，经使用人签字、部门主管领导签字，项目总经理审批同意后，方可办理；印鉴管理人员需详细登记盖章的空白纸张份数，待业务办理完毕后，明确已使用的份数，并将未使用的盖章后的空白纸张收回并销毁；6、印鉴使用人需认真履行印章使用审批程序，并详细填写印章使用审批登记表或印章外出使用审批登记表；印鉴管理人需严格按照规定履行印鉴管理流程，对盖章文件及合同严格审核并及时督收。二、公司档

4、案管理及文件、合同的流转要求麟峰公司的档案管理由行政部负责统一管理，麟峰公司内外部文件、合同及函件均由行政部负责统一发送、登记；（一）文件、合同流转的要求1、各部门经办的文件、合同及前期类审批手续在执行完毕审批流程后，需及时将原件转发行政部存档，财务付款类的原件由财务部存档，行政部留存复印件；2、各部门需建立好文件发文登记本及档案借阅本，在向其他部门发文时需做好发文登记，详细记录文件名称、主要内容、收文部门、文件为原件或复印件等，并由文件接收人员签字；在档案借阅时需详细登记借阅文件名称、办理业务，并由借阅人登记签字；3、项目业务部门如需行政部代为转发相关文件、合同的，则需在项目文件/合同审批单

5、中的备注栏内详细标注需要转发的部门及份数；4、行政部需将发文登记本按照内部发文登记和外部发文登记两类分别进行发送登记，以便分门别类、快捷查找；5、员工借阅的证件原件，如因业务原因上交相关职能部门、不能返还档案管理部门的，档案借阅人需在借阅登记本上登记证件原件上交的职能部门及办理的具体业务，并本人签字说明文件不予归还，档案管理人需在借阅登记本上将不归还部分的内容用红笔予以标注，以备后期查阅；三、考勤管理的相关要求（一）昌吉项目作息时间 1、周一至周五：乌市员工上午9：50发车，中午13:30分15:00分午休，下午18:00分发车；昌吉员工上午10:30分上班，中午13:30分15:00分午休，

6、下午19：00分下班；2、周六：乌市员工上午10:00发车，中午13:30分发车；昌吉员工上午10:40上班，中午13:30分下班（二）考勤要求1、如因请假或外出办理业务时，需提前一天告知行政部进行备案(当天告知视同无效), 由行政部负责登记原因；未上班且未进行备案者，视同缺勤处理；（三）请假要求1、员工请（病）事假须依据公司的规定履行请假审批程序，获得批准并安排好工作后，方可离开岗位；2、员工请（病）事假，应事前向所在部门负责人书面申请，填写请假申请单，员工请（病）事假2小时以内（含2两小时），由部门负责人签批；请假超过2小时者由项目总经理签批；项目经理会成员请假需经项目总经理审批。范例如下

7、：请假申请单部门：行政部 2015 年10月10日申请人*请假事由回家探望老人请假时间2015年10月11日10月12日，共计2天部门负责人（签字）对工作无重大影响，建议准假 *主管领导（签字）同意请假 冯总3、如遇特殊情况，无法及时填写请假申请单的，须经部门负责人/项目总经理同意，告知行政部后方可视为请假，并在上班时补填假条交至行政部；四、车辆管理的相关要求（一）车辆使用要求1、项目车辆的使用实行统一派车管理，由行政部负责统一调度，并对车辆使用和管理进行监督；2、项目车辆管理采用驾驶人和管理人责任划分的原则，由驾驶员负责车辆的驾驶、维修、保养及年审等工作，管理人负责车辆的调度及监督、落实车辆

8、使用、维修、保养及费用核销情况；3、车辆管理责任落实到人，车辆的派车登记、公里数记录及费用核算由驾驶员自行负责，部门经理负责审核检查；4、各部门如因工作有商务用车需要，需提前向部门负责人提出用车申请，并填写派车单（填写用车人员、办理工作内容、出行路线、往返时间等），经部门负责人审核同意后，到行政部申请派车；短途和非紧急业务公司不予派车； 5、驾驶员见派车单方可出车，如出现无派车单私自出车的现象，出车期间费用将由用车人员及驾驶员自行承担，且将在驾驶员的绩效考核中予以记录；范例如下：派车单 部门：工程部 2015年8月31日使用人王*用车事由工地出车时间10:30返回时间12:30行车路线公司项目

9、工地公司主管领导（签字）朱柏宇停车费9驾驶员田江利行政部（签字）侯玉茜公里数28使用人签字王振国6、在车辆使用过程中，驾驶员应负责车辆的安全，如造成车辆的损失或发生事故所产生的费用，将根据责任的划分，承担相应的责任；7、公务车辆下班后必须停放在公司，车辆如遇特殊情况不能按时返回的，应及时通知部门经理，并说明原因；逢节假日，车辆钥匙需交回部门经理处保管，部门经理每月不定期监督检查车辆是否停放到位。（二）车辆驾驶要求1、驾驶员需严格遵守交通法规，认真执行车辆安全操作规程，文明行车，不违章驾驶、不危险驾车、不酒后开车，确保行车安全；2、驾驶员出车前需例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，如发现

10、问题及时请示和处理；3、驾驶员出车回来后需及时检查车辆存油量，发现存油不足一格时立即加油，保证出车时油量充足；不在出车前紧急加油，以免影响用车部门业务办理；4、驾驶员在出车时需科学安排行车时间、行车路线，做好行车记录，并做到节油节能；5、若驾驶员因违反交通法规造成罚款或交通事故的损失，均由驾驶人员自行承担全额承担。（三）车辆保养、维修及日常维护要求1、驾驶员应随时保持车辆内外卫生整洁，不在车内吸烟；2、驾驶员应根据车辆行驶里程结合车辆实际情况，按期进行车辆保养，保持车辆的良好运行状态；3、驾驶员应定期检查车辆情况，如发现车辆隐患及时告知部门负责人，申请维修处理；4、车辆的维修、保养采用专项管理

11、，即驾驶员负责维修、保养自己驾驶的专项车辆； 5、车辆保养需严格遵守公司制度及流程。车辆如需保养及维修，需由驾驶员提出申请，经公司批准后方可进行维修；未经批准，驾驶员不得私自将车辆进行修理，否则费用自付。6、车辆保养时需进行多方对比，本着节约的原则在公司指定厂家进行保养。（四）车辆费用管理要求1、公司车辆油费申请及费用的使用、核销由行政部负责统一管理，驾驶员加油时需登记后方可领取油卡，并交回加油记录小票；2、驾驶员不得无票加油，否则费用自理；3、各部门办理公务产生的费用（油费、停车费、洗车费），由行政部按实际使用情况进行统计，经用车部门签字确认后，计入部门交通费用中。范例如下：用车部门用车次数

12、费用总计287元（油费300元、洗车费15元、停车10元）部门经理签字备注公里数油费均摊洗车费停车费合计工程部4131112.66 52119.66朱柏宇行政部3129110.94 54119.94伍文志财务部44538.7 5447.7黄敏（五）其他要求1、公司严禁公车私用，一旦发现，公车私用过程中所发生的交通事故、违章责任及一切费用均由用车人自行承担，公司不承担任何责任，且对驾驶员提出除名警告。2、如因公业务需要，特殊情况下使用员工个人车辆办理公务的，须经项目总经理同意后，行政部予以核销。五、商务接待管理（含烟酒购买）要求（一）商务接待管理要求1、项目各部门接待费用开支必须本着合理支出的原

13、则，充分考虑接待的方法，有效使用经费开支；反对铺张浪费，严禁公款私用；接待费支出项目必须与接待用途相一致；2、项目各部门在需要商务接待时，需详细填写商务接待审批单，部门负责人签字后，经项目总经理签字批准后，将商务接待审批单报送行政部备案并记录实际执行情况；3、若因特殊情况未能按规定填写商务接待审批单的，由经办部门负责人向项目总经理电话请示，获得同意后须在次工作日补填商务接待审批单；4、商务接待审批单的填写要求如下：（1）接待申请人需详细填写接待事由、接待项目（说明接待的具体方式）、商务接待的人数（我方与被接待方人数合计）、接待地点、接待标准（含烟酒费用）、接待烟酒明细与数量及接待参加的人员（我

14、方与被接待方人员姓名）；（2）接待结束后，行政部需在执行情况栏中填写实际领用的烟酒明细、数量及金额，如若出现实际接待金额超出原计划金额的，接待部门需出具情况说明，经项目总经理审批后，交至行政部，由行政部将商务接待审批单及情况说明统一转至财务；范例如下：商务接待审批单申请部门： 工程部 2015 年8月31日商务接待事由接待中外建赵院长及设计师杨工商务接待项目餐饮商务接待人数7人商务接待地点迪泰酒店商务接待标准2500元接待烟、酒申请数量伊犁小老窖2瓶*50=100元；苏烟2包*22=44元。接待参加人员项目参加人员：冯总、朱总工、姜总、中外建：赵院长、杨工部门负责人意见项目总经理审批项目行政部

15、执行情况工程部用餐消费1860元，领用伊犁小老窖2瓶*50=100元，苏烟2包*22=44元；共计消费2004元。（二）商务接待烟酒的申购要求1、项目各部门商务接待时如需领用酒水，需详细填写商务接待审批单（填写要求详见上述要求），由行政部做好领用情况的登记；商务接待烟酒原则上每次领用不得超额，烟2盒，酒2瓶，特殊情况超出使用的需详细说明领用数量，经项目总经理审批通过后方可办理领用；2、行政部负责商务接待管理的人员，必须凭项目领导审批签字的商务接待审批单安排商务烟酒的领用或购买；3、行政部需建立商务接待烟酒领用登记本，凡商务接待烟酒购买后须第一时间进行入库登记，统计烟酒的数量及余额，并附合作单位

16、提供的送货单；接待部门经办人凭商务接待审批单进行领用登记，登记时需详细标注商务接待烟酒的领用时间、领用明细及数量、消费金额、领用烟酒的，并由领用登记人签字确认。4、项目各部门不得不经过行政部私自通知烟酒供货单位送烟酒并签单，如有发现类似事件，则烟酒费用由员工个人承担，不予报销。六、办公用品、耗材管理要求（一）办公用品的申购程序及要求1、公司各部门的办公用品申购程序为：部门填写办公用品申购单 部门负责人审核 行政部统计汇总办公用品需求 申购办公用品 发放办公用品，并领用登记；范例如下：物 品 申 购 单申购部门：行政部 申购时间：2015年9月1日序号物品申购名称数量单价金额库存金额在外购买金额

17、领用人签字1A4纸1包23 元23元023元 侯玉茜2笔芯2支0.5元1元01元3笔记本1本5元5元5元0元4文件夹1个15元15元0元15元5经办人签字： 部门负责人签字： 行政部签字：2、办公用品申购要求（1）为提高办公效率，办公用品原则上每季度集中申购一次，中途不单另申购；特殊情形下，根据需求紧急程度予以申购办理；（2）员工入职时已发放工作日志本及中性笔各一份，本着节约成本的原则，各部门工作日志本采用“交旧领新”的方式；同时，不再单另为员工申购及发放笔，各部门根据办公需求量每月领取笔芯，原则上每人领取笔芯不超过两支。（3）为节约纸张、减少浪费，建议各部门在打印文件、合同时采取双面打印的方

18、式，各部门在申购打印纸时原则上每部门每月仅限一包，特殊情形（如销售现场签约、财务报送报表、公司董事会召开准备文件等）根据实际情况，由部门经理陈述原因、部门负责人审核同意后，行政部统一购买。（二）办公耗材的申购程序及要求1、各部门的办公耗材申购程序为：部门拟定办公耗材申购报告 部门负责人审核签字 行政部核实办公耗材使用及需求情况，并对耗材进行询价，选择最优供货方 申购办公耗材，并登记入库 发放办公耗材，并领用登记；2、办公耗材申购要求（1）办公耗材主要指复印机、打印机加粉、更换墨盒等；（2）办公耗材的申购由项目行政部负责统一申购，各部门如有申购需求，需拟定申购报告，经部门负责人审核同意后，行政部负责通知电脑维护人员送货，如出现未按流程申购，直接通知电脑维护人员送货的，公司不予报销相关费用。（三）办公资产维修的程序及要求1、项目各部门的办公资产维修程序为：部门拟定办公资产维修报告 部门负责人审核签字 行政部核实办公资产使用情况，形成对资产处置意见（报废重新申购或维修） 拟定相应报告，项目总经理审批同意后进行维修或资