财务运作和信息沟通

1、财务运作和信息沟通本章内容简介7. 1财务运作管理7. 2信息沟通和保存7. 1财务运作管理办事处在体制上是隶属于相应平台的经营性分支机构，其财务运 作管理由总部财务部统一负责，执行总部的财务制度。各办事处使用总部财务部统一的 MIS系统，对财务进行管理。7. 1. 1财务运模式财务人员办事处的财务管理工作由集团财务部指定的平台财务人员负责； 各办事处设置行政专员岗位，担负出纳职责，在财务方面的业务上对 集团财务部负责。核算方式办事处的核算在相应平台进行，办事处发生的费用均在相应平台 报销，行政专员按照集团的规定定期将收入打入相应平台。具体财务运作见xx总部财务管理、办事处财务管理规定 办事处

2、内部财务管理规定。7. 1. 2财务报表向当地财税部门报关这的损益表、资产负债表由办事处行 政专员填制，并同时报关平台财务人员。办事处行政专员每周填制 收入周报表，每月与其他财务表一同 报送平台财务人员。总站将费用明细简表和收入周报表及填制的办事处模 拟损益表一并发至办事处。为帮助经理更清晰地了解经理的经营状况，在这里我们重点介绍 费用明细简表、收入周报表、办事处模拟损益表的内容。7. 1. 2. 1费用明细简表费用明细简表是记录办事处各项费用的简易汇总表。它通过“本 月实际”、“本年累计”、“累计比年预算”的数字对比，使经理清楚地 了解到各项费用情况，及时对照预算，控制开支。成功地参与和控制

3、成本和费用，意味着准确地预估经理的正确控 制和良好的商业意识。切记：控制成本和费用，绝不意味着不能降低 服务水准，损害xx服务形象。办事处年月费用明细简表硬件维修量：维修总量：当月人数：序号项目本月实际本年累计累计比年预 算异常项目说 明*营运费用1办公用品及消耗2报刊杂志费3低值易耗品4市内电话费5长途电话费6移动通讯费7网络通讯费8邮寄费9境内差旅费10市内交通费11租车费12汽车费13会议费14招待费15礼品费16内部业务费17开办及登记费18设备维修费19税金20人力资源费用二工资福利1工资福(1)职工薪金员工食堂费2员工福利/活动费3员工培训费4员工招聘费用5加班餐费6劳保费7劳务费

4、三办公位费1折旧2房屋租、金3水电费4物业管理费5房屋维修及改艮支 出支出费用合计费用从用途分，可分为营运费用、人力费用、办公费用。从整个 办事处内费用是否可以由经理控制上分， 我们将费用可分为可控制费 用和不可控制费用两部分。可控制费用可控制费用是通过经理在营运中通过管理手段，可进行控制的费用，这些费用都可以通过他们在日常管理中得到有效地控制。经理在进行日常财务控制时，应更多地注重这部分费用。可近控费用包括：1.办公用品及消耗2.市内电话费3.长途电话费4.网络通讯费5.邮寄费6.境内差旅费7.市内交通费8.汽车费9.运杂费10.会议费11.招待费12.礼品费13.内部业务费17.水电费14

5、.设备维修费15.加班餐费16.劳务费不可控制费用不可控制费用是指通过经理的努力，比较难以控制的开支 不可控费用包括：1.报刊杂志费2 .低值易耗品3.移动通讯费4.租车费5.开办及登记费6.税金7.工资福利8 .员工福利/活动费9.员工招聘费用10 .员工培训费11 .劳保费12 .折旧13.房屋租金用15 .房屋维修及改良14 .物业管理费支出7. 1. 2. 2收周报表为了使经理了解办事处的收情况，行政专员应每周填写办事处 收入周报表，每月将报送总公司财监部。办事处 年 收周报表（单位：元）周数时间软件收 入备件升级 收入务件销售 收入其他收 入小计第一周月日日至月第二 周月日日至月第三

6、月日至月周日第四 周月日至月日本月合计7. 1. 2. 3模拟损益表模拟损益表由总公司财监部真制，发至办事处，使经理更清 晰地了解经理的模拟损益情况。经理模拟损益表单位：元序号项目本月金额全年累计金额维修收入软件服务收入备件销售收入其他收入一、营业收入总额1销售备件成本一、营业成本营运费用人力费用办公位费三、营业费用四、税金五、税后模拟净利润营业收入总额1. 维修收入：指经理从事保内硬件维修，技服本部按照考评办法， 为办事处核算的模拟收入。2. 软件服务收入：指办事处为客户提供软件服务而获和的收入。3. 备件销售收入：指办事处为客户提供保外硬件维修和升级服务的 收入。4. 其他收入：营业外收入

7、营业成本5. 销售备件成本：指备件销售和升级时，支付备件办事处的备件成 本。段时期内的销售的备件产品成本应按如下公式进行计算： 本时期销售的某类备件量x单价 二某类备件产品成本营业费用6. 营运费用：指保证办事处日常营运而支付的费用，如电话费、运杂费等。7. 人力费用：指为办事处人员支付的费用，如员工工资、福利等。8. 办公费用：主要指固定资产折旧、租金、装修费、水电费等。 税金这个数字是每月根据营业额所应上缴的税款。当然，由公司结算 的保内维修收入是模瓞的，因而这项收入不属应纳税的范畴。 税后模拟利润税后模拟利润二营业收入总额-营业成本-营业费用-税金7. 1. 3办事处内收费 办事处应严格

8、遵守下列收费原则： 所有有偿服务收费必须执行反服本部统一确定、发布的价格； 办事处必须将各项收费价格明码标价，张贴在办事处内明显位置； 在向客户收费前，应向客户出示报价单。在收费时应物别注意下面几点：无论何种情况，只要向客户收费，都应该向客户提供发票； 发票上填写的金额必须与向客户收取的金额相一致； 所有收到的款项必须在两个工作日内交到行政专员； 一定要建立监督机制，对涉及收费的项目要逐一进行电话回访。 7. 2信息沟通和保存办事处的信息沟通可分为办事处与客户的沟通和办事处与技服本 部的沟通。对不同内容信息的，由行政专员、业务主管、培训技术支 持工程师分别保存。7. 2. 1办事处与客户的沟通

9、客户信息是xx宝贵资源，办事处应将这些信息及时更新并妥善保 存。客户信息和维修状态主要通过办事处内 MIS系统反映。办事处要妥善保存客房的信息，不得向技服本部和办事处任何未 经授权的人员泄露。7. 2. 2办事处与技服本部的沟通办事处和技服本部之间的信息传递渠道主要有以下几种： In ternet 网页本部发布有关xx仪器的技术信息；本部发布有关对xx服务人员的培训信息；本部发布本部业务处制定的管理规定。例如备件管理、服务忌语、 意见调查等。办事处可以通过访问网址查询相关信息。 E-mail电子信箱对上述技术资料、培训资料或其他公告、通知，为了保密或者确认传递到达，本部也可能通过 E-mail方式传递给办事处。邮寄或电话有时候也会通过邮寄或电话方式传达上述部分信息。7. 2. 3办事处文件、信息的保存行政专员负责以下文件、信息的整理和保存人事资料培训资料财务账务和报表公司、本部文件办事处日常行政