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文档简介
1、采购部标准操作流程Last-update 修订日期:Purchasing DepartmentStandard Operation Procedures采购部“标准操作流程”目录编 号主题索引PUR001采购工作流程图PUR002物品申购程序PUR003采购部内部工作流程PUR004选择供货商程序PUR005采购部询价报价定价制度PUR006采购人员的职业道德标准操作流程Standard Operating ProceduresSubject名称:采购工作程序Issued By签发人:Ref. No 编号:PUR001Approved By核准人:Page 页码:1 of 1Effective
2、 Date生效期:Distribution 抄送: Procedures 流程:采购工作流程图申购单1计划采购1计划外采购采购部征询确认领导签批1采购任务i 各使用部门经理或主管采购部经理、采购员-总经理财务总监-采购部经理采购部经理,采购员采购部经理实施下次采购作为参考确定供货商I 总经理J评议小组:总经理、采购总监申购部经理实施采购n四 采购员、仓管员、供货商征询使用部门意见原见反馈I执行任务采购员传递报销单到财务1文员采购部文员结案:记录与存档标准操作流Standard Operating ProceduresSubject名称:物品申购程序Issued By签发人:Ref. No 编号
3、:PUR002Approved By核准人:Page 页码:1 of 1Effective Date生效期:Distribution 抄送:Procedures 流程:按照各种物资的分类和采购方式,各部门应该选择适当的申购方 式。1 .计划采购:使用部门根据下月工作计划和物资耗量,在本月底申 报下月所需物资的品名、数量、质量、规格、用途及到货时间,由财务 部汇总,根据仓库库存量对申购的数量进行审核,经采购部确认后,再 报总经理审批。采购部实施分批采购。2 .仓库申请采购:仓库存货降至最低储备点时,由仓库主管填报申 购单,报采购部经理和财务部经理审核后,经总经理批准,由采购供应 部采购补仓。3
4、.临时采购:部门因工作需要,需临时补充物资时,部门填写申购 单,须先经仓管员验证有无库存,经采购部确认后,总经理审批。由采 购供应部执行采购。4 .紧急采购:如遇水、电、气、设备发生故障,需抢修或其他临时急需物品,且仓库无配件无存货,需急购的,由部门经理批准直接采购, 事后需按程序补办手续。申购单审核批准的传递程序是:申购(填单)A部门经理(签字审核)仓库主管(签字审核)采购部经理(签字审核)财务总监(签字审核) 总经理(签字批准)A请购单返回采购部执行采购。标准操作流程Standard Operating ProceduresSubject名称:内部工作程序Issued By签发人:Ref.
5、 No 编号:PUR003Approved By核准人:Page 页码:1 of 1Effective Date生效期:Distribution 抄送:Procedures 流程:1 .确认需求:在申购单审批之前,应先经采购部确认,确认内容包括:品名、 数量、查明库存数量以及是否有代替品,申购量是否符合经济采购量, 规格要求是否明确,用量或损耗是否合理,需用日期是否合理,以及追 查临时采购或紧急采购的原因等。将申购单输入电脑备案,详细注明品名,上次采购价格、供货商、要求到货时间等。2 .需求说明:确认需求后,对申购单的细节如品质、参考价格、包装、售 后服务等,均加以明确说明,以便领导审批时能够
6、参考。3 .选择可能的供货来源:就需求说明,从原有供应厂商中,选择实绩良好 的供货商,通知其报价,或以询价、公开方式征求。采购员将尽可能的 资料信息汇报部门经理。4 .由经理安排可能的供货商,进行价格谈判。最终确定合适的供货商和价 格。5 .安排定单:价格谈妥后,应该办理定货以及签约手续。定单或合约,均 属于具有法律效力的书面的文件,对买卖双方的要求以及权利义务,需 以列明。6 .定单与稽核:签约定货之后,督促供货商如期如质如量按照规定交货。7 .交货验收:配合仓管员严格验收入库,验收合格之后,办理入库或直拨 手续,索取发票。8 .不符或退货处理:供货商所交货物与和约规定不符而验收不合格时,
7、应该按照和约规定退货,并重新购买。9 .结案:凡验收合格付款或验收不合格退货,均应办理结案手续。验收合格的项目,整理采购申请单、入库验收单、发票及相关的材 料,附在报销凭证后,按财务报销程序逐级审批。对验收不合格并造成影响酒店正常运营,应该按照与供货商的约定 或相关管理规章制度,追究供货商的责任,对其进行相应处罚。10 .记录与档案:凡结案之后,由文员将采购结果、部门使用意见等输入电 脑,列入档案,分类保管,以备参阅或下次购进时查考。标准操作流程Standard Operating ProceduresSubject名称:供货商选择Issued By签发人:Ref. No 编号:PUR004A
8、pproved By核准人:Page 页码:1 of 2Effective Date生效期:Distribution 抄送: Procedures 流程:采购工作中的询价工作,首先要寻找合格的供货商,才能保证采购物 资的品质、充分的数量、合理的价格及完善的售后服务,这是采购工作的重要任务。一、供货商的评选,按照市场经济规律来确定 ,一般来说,供应商的数量 越多,选择适当供货商的机会就越大。通常可以利用以下途径:1 .利用现有的资料:建立已发生过业务,并经实践证明合格供货商的名 册或档案,就现有的供货商,分析是否符合要求-适当的品质、准时交货、合理的价格以及必需的售后服务等。2 .公开征求的方式
9、:3 .通过同行业介绍:4 .通过阅读专业刊物或杂志、上网等方式,熟悉许多产品的供货商,获 得供货商的基本资料。5 .咨询专家或专业的咨询公司,建议提供供货商名录。 二、对供货商考察:采购部对其进行考察洽谈时需经理带队或三人同时在场。要求供货商四证(营业执照,税务登记证,委托代理证,卫生许可证,)齐全,实力雄厚,价位适中,售后服务好,且为本地区该产品厂 家一级代理。三、大宗货物采购确定供应商的评选程序:1. 成立评选小组:a.成立小组,对合格厂商的各项资格或条件进行分析以及审 议。小组成员包括总经理、采购部门、使用部门、财务部。标准操作流程 Standard Operating Procedu
10、res Subject名称:供货商选择Issued By签发人:Ref. No 编号:PUR004Approved By核准人:Page 页码:2 of 2Effective Date生效期:Distribution 抄送:Procedures 流程:b.决定评审项目:一般经营业绩、公司的历史,负责人的资历, 资本额、员工人数、主要客户、财务状况、营业证证照。产品 供应能力,生产设备,产品质量,地点是否邻近我方,以及品 质保证。2.对合格厂商的分类:按照厂商的专业程度予以归类,按照能力划分等 级。目的在于,避免厂商包办各种采购条件,预防外行人做内行事。配合采购需求,选择适当的供货商。分类标准:
11、1.地区(地点);2.供应类别;3.交易金额;4.依存度大小;5.信誉度大小;6.其他。 四、考察的结果合格后,经分管副总经理审核后,报总经理批准,财务部备案,采购供应部执行。标准操作流程 Standard Operating ProceduresSubject名称:询价报价定价Issued By签发人:Page 页码:1 of 2Effective Date生效期:Distribution 抄送: Procedures 流程:一.询价询价为确定供货商和定价,提供了直接的参考资料和依据。为此,询价人员的询价工作应该以严肃,认真、负责的态度, 在力所能及的范围内,详细了解市场行情和供货商的状况。
12、1 .询价人员:由领导安排,由采购员牵头与使用部门,成本控制 组组成询价小组。2 .询价时间、周期:蔬菜的询价时间在定价之前三天之内,必须 将价格询完。询价的周期是蔬菜每 15天询价一次,肉禽海鲜每 30天询价一次。3 .询价内容:包括同行价,市场零售价,批发价,供货商价格。4 .询价方式:口头询价,由采购员向供货商说明采购物品的品名、规格,交货期限、交货地点、付款以及报价等资料。询价的物品应当以双方经常交易,且规格简单,标准化为益。并且做好记录。书面询价:对于规格复杂且不具备标准化的产品,应该以书面询价为 准,。在询价的过程中,为使供货商不发生对规格要求的错误理解,通常 采购人员应附辅助说明
13、性的材料,提供给供货商参考。5 .对食品原料的询价,必要时询价人员可以亲自购买,以寻求真实价格。6 .询价报告:将采价结果按照规定整理汇总,填写详细的询价报 告和建议定价,作为定价的依据。由采价小组成员在汇总表上签 字。标准操作流程Standard Operating ProceduresSubject名称:询价报价定价Issued By签发人:Page 页码:2 of 2Effective Date生效期:Ref. No 编号:PUR005Approved By核准人:Distribution 抄送:Procedures 流程:二.报价对价格波动比较大的季节性时令蔬菜和水果、粮油、肉禽等,由
14、供货商报价,蔬菜、水果每7天报价一次。肉类、海鲜、鱼类等15天报价一 次。冻品、干货每月报价一次。采购员将报价资料整理汇报给经理。三、定价:1 .时间:询价结束第二天。2 .定价小组:副总经理,采购、财务、餐饮部经理及询价人员组成。3 .程序:1)综合前次定价和现询价、报价的情况,进行集体讨论,2)定出合理价格,既要降低酒店的采购成本,又要给供货商合理价格。3)报分管副总经理审核批准执行。4)采购部当天整理出定价,递财务部执行。4 .如果没有询到价格的品种,可以暂缓定价,待询价后再定价。1)本地再询价,2)通过武汉市场询价。四、调整价格:1 .条件:执行过程中若发现个别品种定价不合理的、市场短期内价格上下 变化较大、供货商反应较强烈等情况下,采购部可以对价格进行适当的 调整。2 .时间:定价后一个星期内调整完。3 .程序:1)采购部对有争议品种的价格必须进行市场调查, 提出初步调整方案,2)报分管采购副总经理审核批准,明确调整价格执行时间期限,3)财务部按审批的时间起执行调整价格,并进行调增。标准操作流程Standard Operating ProceduresSubject名称:采购人员的职业道德Issued By签发人:Ref.No 编号:PUR006Approved By核准人:Page 页码:1 of 1Effective Date生效期:D
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