金蝶K3采购员操作指导手册

1、帮助客户成功 （金蝶）六盘水市钟山区泉辰科技州博宏水泥分公司采购员操作指导手册 版本1.0（金蝶软件）六盘水泉辰科技 版权所有文档信息作者：简士煜创建日期（yyyy-mm-dd）:2014-12-15审核者:审核日期（yyyy-mm-dd）:最后修订者：最后修订日期（yyyy-mm-dd）:文档类型：操作手册文档修订历史版本号修订日期修订者修订内容1.02014-12-15简士煜创建文档目 录目 录3采购员操作指导手册4第一节 登陆界面介绍4第二节 系统界面介绍5第三节 系统操作介绍7基础资料操作7单据操作8第四节 采购员操作指导10由需求计划单下推生成采购申请单1

2、0下推生成的采购申请单11由采购申请单下推生成采购订单11下推生成的采购订单12采购订单维护12采购订单打印13采购订单下推外购入库单15生成的外购入库单15外购入库维护15外购入库打印16采购员操作指导手册第一节 登陆界面介绍登陆界面登陆：登陆之前一定要选择正确的组织机构和正确的当前帐套，帐套和帐套之间是相互独立的，如果一旦选择错误帐套，一是会影响用户登陆错误帐套的数据，二是用户的正常工作的数据并没有进入系统，降低工作效率。另外，水泥公司金蝶K3系统的用户验证方式为“命名用户身份登陆”，选择其他登陆方式不能登陆成功。修改密码：如果用户初始没有密码，在用户名栏内输入用户名后（水泥公司金蝶K3的

3、用户名为员工的中文姓名），单击右上角“修改密码”，则可以设置用户密码；如果用户有密码，则需要把用户名和密码都填写正确后，单击右上角的修改密码，则进入修改密码的界面。注意：每次登陆前一定要仔细检查帐套是否正确，以免给工作带来不必要的麻烦。第二节 系统界面介绍K3主控台界面登陆成功后，会进入如上图所示界面，金蝶K3主界面主要分“菜单栏”，“主控台”，“帐套信息栏”等三个主要部分。菜单栏功能介绍：我的K3：可以保存用户常用的功能按钮更换操作员：可以返回到登陆界面K3流程图：K3流程图和K3主界面切换信息中心：会提示其他人发来的信息和启动审批流后系统发来的提示信息添加到我的K3：用户可以选中常用的明细

4、功能后，选择“添加到我的K3”，也可以在重用的明细功能上右击鼠标，选择“添加到我的K3”。注意：1.只有用户手动选择“添加到我的K3”，才可以在“我的K3”里看到主控台功能介绍：主控台从左到右依次分为四级，第一级主要包括“我的K3”，“财务会计”，“供应链”，“计划管理”，“生产管理”和“系统设置”等模块。其中财务部门的大部分功能都在“财务模块”中，“供应链”模块包括“采购管理”、“销售管理”、“仓库管理”等和公司业务相关的子模块。第二级和第三级是为了方便定位。第四级为明细功能。第三节 系统操作介绍基础资料操作用户登录K/3 主界面后，点击【系统设置】【基础资料】【公共资料】，依此路径进入，可

5、以在明细功能下看到基础资料列表，双击进入对应的基础资料。基础资料包括:科目、币别、汇率体系、凭证字、计量单位、结算方式、仓位、核算项目管理、客户、部门、职员、物料、仓库、供应商、成本对象等内容。基础资料操作包括：打印、预览、过滤、刷新、引入、引出、管理、新增、属性、禁用、反禁用、删除、批改、审核、反审核、检测等操作。注：以上操作需要系统管理员授权，下面操作类推不再加注。单据操作水泥公司采购常用的单据包括：需求计划单、采购申请单、采购订单、询价单、报价单、外购入库单等单据。单据操作包括：查看、新增、维护、打印、审核、反审核、下推、使用、反使用、投放、关闭、作废、反作废、变更、过滤、查找、驳回、删

6、除、修改、上查、下查等操作，不同单据可能会有不同，但主要功能是一致的。查看：在序时簿界面选中某张单据，单击查看便可以进入该单据。新增：单击新增会进入单据新增界面。维护：单击维护会进入单据修改界面。打印：打印需要从序时簿界面进入到单据界面，单击打印会进入套打单据。通常水泥公司需要套打的单据有采购订单、外购入库单、外购入库单、生产投料单和生产领料单。审核：水泥公司所有单据都是在审核状态下才生效。反审核：如果在审核状态下的单据需要修改，必须先反审核该单据才允许修改，原则上水泥公司不允许修改已审核状态下的单据。下推：根据水泥公司业务流程，把已审核状态下的单据下推到下一业务流程。使用、投放：某些单据在审

7、核后，需要使用、投放才生效。具体单据在下文中详细介绍。删除：把未审核的单据进行删除。上查、下查：根据水泥公司业务流程，查询该单据上或下一业务流程的单据。过滤：在进入所有的单据序时簿前都会弹出过滤条件，用户根据自己的需求填写相应的内容，便可得到相应的单据。过滤界面第四节 采购员操作指导由需求计划单下推生成采购申请单用户登录K/3 主界面后，点击【供应链】【采购管理】【采购申请】【需求计划单-维护】，依此路径进入需求计划单界面。进入需求计划单序时簿:在需求计划单序时簿可以查询到需求计划单。选中（可多选）需要下推的单据，点下推-生成采购申请单。注意：1.水泥公司需求计划单由部门领导审核。2.只有审核

8、状态下的需求计划单才能下推生成采购申请单。3.多选时，相同的物料在下推后将进行合并。（下推后数量=多条相同物料计划需求数量之和）下推生成的采购申请单下推后的采购申请，根据库存数量与管理要求填入要采购的数量到“数量”、建议采购日期、到货日期，选择采购方式“采购”、“询价”、“不采购”等信息。由采购申请单下推生成采购订单用户登录K/3 主界面后，点击【供应链】【采购管理】【采购申请】【采购申请单-维护】，依此路径进入采购申请单界面。采购申请序时簿在采购申请序时簿可以查询到需求计划单下推的采购申请单。选中需要下推的单据，点下推-生成采购订单。注意：1.水泥公司采购申请由采购员、分管领导审核。2.只用

9、审核状态下的采购申请单才能下推生成采购订单。3.只有需要采购，但不需要询价的采购申请单才能直接下推采购订单。下推生成的采购订单在采购订单-新增界面，填写必填项包括供应商、物料代码、数量、交货日期。填写好以上项目后，单击保存，待采购部经理审核以后，该采购订单便生效。注意：1. 一张采购订单所包涵的采购物品必须来自同一家供应商。2. 鼠标选中某一物料代码，在单据最下面便会显示该物料的即时库存。采购订单维护用户登录K/3 主界面后，点击【供应链】【采购管理】【采购订单】【采购订单-维护】，依此路径进入采购订单维护界面。采购订单序时簿在采购订单序时簿界面，可以看到之前保存的所有采购订单，并可以对采购订

10、单做相关的操作，如修改、删除、审核、反审核、关闭等等。如果需要查看某张订单的详细信息，只需要选中该订单，双击进入即可。注意：1.关闭标志为“Y”，可以是该采购订单已外购入库并已经生产采购发票，也可以是手动关闭，但是水泥公司不允许手动关闭未完成的采购订单。2.行业务关闭标志为“Y”，表示某订单中的一条记录已外购入库并已经生成采购发票采购订单打印在采购订单序时簿双击需要打印的单据，进入采购订单界面，即可打印采购订单。如需要PDF格式采购订单，需要在文件-套打设置中，把“打印到PDF选中”，并设置相应的路径，则打印后，系统会自动生成PDF格式的采购订单，方便采购员给厂家以邮件的形式下采购订单。水泥公

11、司采购订单是横向A4纸，若打印格式出现错误，则需在文件-打印设置中，把纸张和方向做相应的调整。打印到PDF水泥公司采购订单是横向A4纸，若打印格式出现错误，则需在文件-打印设置中，把纸张和方向做相应的调整。打印设置采购订单下推外购入库单在采购订单序时簿界面，选中已审核并已到货的记录，选择下推-外购入库单。生成的外购入库单外购入库维护用户登录K/3 主界面后，点击【供应链】【采购管理】【外购入库】【外购入库-维护】，依此路径进入外购入库维护界面。外购入库单序时簿审核后，该物料确认入库。注意：1.水泥公司采购订单目前是由采购员自己审核，审核完以后再打印。2.下推外购入库单必须等到物料到了以后再下推

12、，严禁采购订单审核完直接下推。 3在外购入库序时簿界面，可以看到所有已保存的外购入库，并可以对外购入库进行修改、删除、审核、打印等操作。外购入库打印在外购入库序时簿界面内双击需要套打的单据，进入外购入库单界面内。单击打印便可套打外购入库单。如不需按照单据打印外购入库，可以把若干张外购入库合并打印。选中需要打印的单据，再选择文件-合并套打所选单据，即可打印所选单据。采购申请下推询价单用户登录K/3 主界面后，点击【供应链】【采购管理】【采购申请】【采购申请单-维护】，依此路径进入采购申请单界面。在采购申请序时簿可以查询到需求计划单下推的采购申请单。选中需要下推的单据，点下推-生成询价单。注意：1

13、.水泥公司采购申请由采购员、分管领导审核。2.只用审核状态下的采购申请单才能下推生成询价单。3.只有需要询价的采购申请单才能下推采购订单。生成的询价单注：1. 询报价管理提供询价、报价、采购比价分析功能。采购方有采购意向后，向多个供应商发出询价单让其报价，然后在报价的基础上进行比较并确定最优供应商。 询价单以列表形式，详细说明求购的商品名称、规格、数量及其他备注事项，不公开供货方的名称与联系方式。供货方通过使用自己的用户名和密码登陆账套，直接在网上给求购方报价。采购方根据筛选确定最终的供货单位。单据信息及录入方法询价单的单据头包括的默认信息介绍如表10-1：数 据 项说 明必填项（是/否）编号

14、本张单据的号码，由系统根据【系统设置】【系统设置】【采购管理】【单据设置】中设置的询价单的编码自动生成。如果用户将【系统设置】【系统设置】【采购管理】【单据设置】中的“允许手工录入”选项选中，则用户可手工修改系统顺序编号，否则用户不能修改该编号。是询价日期新增单据时系统自动显示当前系统日期，用户可对日期进行修改。 是部门是指该笔业务所处理的部门。是采购员是指该笔业务所处理的业务员。是报价截止日期指本次询价的最后报价日期，超过该日期即不允许再生成报价单。是生效日期 指本次询价物料价格的生效日期。 是 失效日期 指本次询价物料价格的失效日期。 是 付款条件 支持直接手工输入付款条件代码；使用F7查

15、询并返回。 否 结算币别 支持直接手工输入币别代码；使用F7查询并返回。 是 制单人 即当前单据的录入操作员，该字段用户不能设置，在单据保存后，由系统根据当前操作员自动生成，并不再随修改而改变。 系统自动生成 审核人 即业务审核的操作员，用户不能设置，在业务审批人审核后，由系统根据当前操作员自动生成。 系统自动生成 审核日期 即业务审核的日期，用户不能设置，在业务审批人审核后，由系统根据当前系统日期自动生成。 系统自动生成 业务类型 关联生成时携带源单据业务类型，不允许修改，新增时默认外购入库，可以修改 是 启用价格保密 勾选项，由用户选择是否勾选。 否 表 111ü 询价单的单据体

16、包括物料明细、供应商两个页签。物料明细页签默认信息介绍如表10-2：数 据 项 说 明 必填项（是/否） 物料代码 指询价单上货物的物料代码。 是 物料名称、规格型号 是所选物料的名称、规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改。 系统自动生成 辅助属性 指物料或商品的附加属性。 否 单位 指物料的常用计量单位。新增时默认为采购计量单位，可修改。 是 需求数量 即当前物料按当前所选单位计量的数量。 是 交货日期 指物料的交货日期。 是 包装方式 指物料的包装方式。 否 运输方式 指物料采用何种方式进行运输。F7调用“辅助资料运输方式”。 否 交货地点 指物料在何处进行交货。F7调用

17、“辅助资料交货地点”。 否 表 112供应商页签默认信息介绍如表10-3：数 据 项 说 明 必填项（是/否） 供应商代码 F7调用供应商档案，可选择潜在供应商和交易供应商。 是 供应商名称 供应商代码对应的名称。 系统自动生成 已报价 1、关联的报价单审核时，反写该字段； 2、字段内容包括：Y空。 否 业务类型 关联生成时携带源单据业务类型，不允许修改，新增时默认外购入库，可以修改 是 表 113ü 录入方法在业务处理中，询价单可以实现新增、审核打印等多项功能。ü 手工新增询价单支持新增或复制、关联单据生成。各字段录入详见单据头信息、单据体信息。ü 关联生成通过采购申请单下推询价单或询价单选单采购申请单生成。选单条件：已审核未关闭的采购申请单。关联携带字段说明：询价单字段 说明 结算币别