策划书分组接待组四稿

1、外语外贸大学学生会外语外贸大学第十二次学生（接待组）策划书外语外贸大学学生会（南校区）办公室2018 年 4 月外语外贸大学学生会目录一、活动的组织机构2二、活动的时间、地点2三、安排2（一）总安排2（二）接待组安排3四、活动流程安排5（一）前期工作筹备5（二）预备会议前接待工作6（三）合照引导工作9（四） 转场退场引导工作12五、应急预案13六、. 151外语外贸大学学生会一、活动的组织机构外语外贸大学学生会（南校区）办公室接待筹备工作组二、活动的时间、地点1.活动时间：2018 年 5 月 26 日（六）8:00-17:002.活动地点：外语外贸大学（南校区）B8 学术报告厅三、安排（一）

2、总安排2时间内容5 月 18 日5 月 23 日前期工作筹备5 月 20 日第一次彩排5 月 24 日第二次彩排5 月 25 日第三次彩排5 月 26 日7:107:30接待组小组会议7:307:50代表团接待工作踩点7:508:00大会团会议引导代表团签到入场就座8:108:40预备会议8:409:00引导代表嘉宾合照9:0010:00开幕式10:0012:00第一次全体会议12:0012:50引导代表用餐12:5013:30分团会议外语外贸大学学生会（二）接待组安排1.接待组成员组长：胡洪蕾 、郑力中组员：傅锦仪、张嘉誉、王韶昆 、钟婉晴 、李耀良 、汤志彬 、冯慕娴、 陈怡晴外援：A B

3、 C D E F G H（外援 A-H 为接待组和场控组一同使用的外援 ） R S T U V W X Y Z1 Z22.团第一次会议后安排：3到场备注（省，正副校长，机关处）外援 R，外援 K，外援L三名外援在学术报告厅大门前适当位置站位， 外援 R 负责留在门口接待，并通知其他外援引导入场。待领导接近，外援 K 负责引导去休息室。L应急同时有另外到时间内容14:0015:50第二次全体会议15:5016:05第十二届第一任全体委员会第一次会议16:1016:40第三次全体会议17:1017:30第四次全体会议17:30 之后引导代表，团退场外语外贸大学学生会3.引导代表团入场安排4学院代表

4、团备注英文学院胡洪蕾考虑到南校代表团对南校区较为熟悉，北校区代表团则会相对陌生， 北校大部分的学院由南校的助理去对接，南校的学院由外援进行对 接；另外外联部的外援属于一一对口校外嘉宾经贸学院外援 B商英学院陈怡晴外援 C会计学院外援 D金融学院外援 E西语学院李耀良东语学院外援 F到场备注达团外援 I，外援 J催场组 （I，J）负责 团第一次会议后引导 团成员出来合照，合照后仍然由催场组成员引导归位学院（各副书记、团委书记）外援 R，外援 K，外援L院团委书记由对应学院引导到代表团相应位置后，再由引导往前排就坐合照前引导至会议室休息，合照后引导归位外语外贸大学学生会4.签到处安排5.全委会会议

5、前后引导工作5内容站位B8 大门外援 V，外援 W签到处 1钟婉晴，外援 X签到处 2张嘉誉，外援 Y1外援 Z12外援 Z2学院代表团备注中文学院外援 G的，不考虑到所需外援范畴中来法学院外援 H教育学院外援 R信息学院外援 S政管学院外援 T翻译学院王韶昆学院外援 A艺术学院外援 U公开学院汤志彬国际学院冯慕娴留学生院郑力中外校嘉宾外联外援（外联部负责），傅锦仪外语外贸大学学生会四、活动流程安排（一）前期工作筹备6时间工作内容安排5 月 18 日5 月 23 日1. 准备物资2. 对接引导外校嘉宾的外联3. 与吴怡，对接的接待4. 对接外援，收集方式5. 各代表团，相关事宜5 月 24 日

6、1. 彩排2. 检查物资3. 接待组小组会议4. 确定接待路线5 月 25 日1. 彩排2. 检查物资3. 接待组小会议4. 走一遍接待路线5. 分发汇编6. 分配工作证与午餐券引导全委会成员从右边门进出外援 R，外援 T外语外贸大学学生会（二）预备会议前接待工作1.小组会议（1）组长清点接待组人数，及时未到成员（2）全体成员确认2.代表团接待工作踩点工作内容（1）负责北校接待的成员与北校各代表团团长保持，在北校包车到清点人数，引导至 B8 签达后接待至馆门前空白区域，交由到处。（2）负责南校接待的成员安排南校各代表团在指集合，清点人数后接待至 B8 进行签到。置（参照站位图）注：南校接待站位

7、图7B8 报告厅阶梯学院中间通道供进场艺术学院国际学院馆阶梯靠近语心湖一侧政管学院信息学院教育学院经贸学院法学院时间工作内容安排7.踩点，在接待与集合位置用胶做标记外语外贸大学学生会3.签到（两个签到点对应学院根据后期座位表安排）（1）签到示意图8签到点 1签到点 2钟婉晴（1）外援 X（2）张嘉誉（1）外援 Y（2）学院代表团英文学院商英学院会计学院西语学院法学院 公开学院国际学院信息学院留学生院外校嘉宾经贸学院金融学院东语学院中文学院高翻学院学院艺术学院政管学院教育学院校内学院名称集合位置会计学院实验楼 E 栋门口金融学院实验楼 E 栋门口外语外贸大学学生会舞台门门小投影小投影侧门侧门14

8、排14排14排A1B1C1D148排48排48排812排812排812排A2C2D2B21216排1216排1216排12签到处 2签到处 1图一（2）签到流程及注意事项接待各学院的带至相应签到处，签到清点人数后将代表证与午餐券发给各团长，交由团长分发给各代表。9大门外语外贸大学学生会签到1 负责指引代表签到，签到2 检查并核对代表置就座。证；接待各学院的带领各代表团到指大门处，1,2负责礼仪引导，签到点 1 对应学院由1 入场，签到点 2 对应学院由2 入场。（三）合照引导工作1.合照图新闻外 学校 院嘉 团宾 委书记政管学院团委书记教育院党团委书记中文学院团委书记西语学院团委书记会计学院团

9、委书记商英学院团委书记英文学院团委书记经贸学院团委书记商学院池团委书记金融学院团委书记东语学院团委书记信息学院团委书记翻 艺译 术学 学院 院团 团委 委书 书记 记法学院团委书记机关部处领导外校嘉宾新闻学院党委副书记政管学院党委副书记教育学院党委副书记中文学院党委副书记西语学院党委副书记会计学院党委副书记商英学院党委副书记英文学院党委副书记经贸学院党委副书记商学院池党委副书记金融学院党委副书记东语学院党委副书记信息学院党委副书记翻译学院党委副书记艺术学院党委副书记法学院党委副书记机关部处领导外校嘉宾外校嘉宾省学联代表外校嘉宾赵乐明珠外校嘉宾宋思颖庄亮心林宗维卜润兰杜显邦副校长隋广军陈艳霞韩兆

10、云崔敏芬刘郎苏奕吴怡姜乔马克思主义学院代表政管学院黄梓豪教育学院黄慧洋中文学院何淑仪西语学院何诗琪会计学院潘星宇商英学院詹渝欣经贸学院陈家兴金融学院许泳仪东语学院翁锦彬信息学院谢勇生艺术学院黄芷芊留学生院代表公开学院代表新闻学院陶冉英文学院巩晗商学院池晓霓法学院谢子聪翻译学院李璇国际学院代表10外语外贸大学学生会备注：外校嘉宾的位置只是大家的站位，并不是显示人数的多少。2.合照进退场路线图（1）合照路线图说明：11会议室过道舞台过道门门小投小投侧门侧门14排14排14排A1B1C1D148排48排48排812排812排812排A2B2C2D21216排1216排1216排12合照处相机外语外贸

11、大学学生会实线表示前往合照路线、虚线表示合照后归位路线。红色代表引导主席团成员的进退路线，表示引导学院、通知吴怡接待的进退路线图。接待：提前到的时候，由 R，S，T，K，L 负责对接，沿蓝色路线进出。接待学院：合照前由 R，S，T，K，L 负责对接，沿路线进出（四）转场退场引导工作1.北校安排：(1).各北校负责接待的接待，在会议结束前三分钟（约 11:57）到达各自负责的北校代表团座位附近。(2).在会议结束后，举着对应牌子按照退场路线，指引北校代表团按照退场顺序退场，随后带领代表团按照 B8-馆-E 栋-F 栋-G 栋-A 栋-隧道-1 饭的顺序带领代表团到第一饭堂就餐，引导代表团到指定区

12、域就餐，同时接待引导也在食堂就餐。(3).在 13:15 时，后，检查代表证以及到达各代表团就餐区域，待代表团开完分团会议，带领代表团到达 B8 就座，如果有未到人员，通知团长，并且告知签到，代表证遗失，申请补发。(4).在 17:20 时，接待北校的次全体会议结束后引导北校代表到到达北校各学院座位处，17:30 第四馆门前空地等待包车。2.南校安排：(1).各南校负责接待的接待，在会议结束前三分钟（约 11:57）到达各自负责的南校代表团座位附近。12外语外贸大学学生会(2).在会议结束后，举着对应牌子按照退场路线，指引南校代表团按照退场顺序退场，随后带领代表团按照 B8-馆-E 栋-F 栋

13、-G 栋-A 栋-隧道-1 饭的顺序带领代表团到第一饭堂就餐，引导代表团到指定区域就餐，同时接待引导也在食堂就餐。(3).在 13:15 南校接待通过提醒各代表团前往 B8 报告厅，再次告知集合时间 13:35，并且提前告知集合位置，举着牌子等待代表团到达，到达之后接待检查代表证，则申请补发。(4).检查所有代表到齐及代表证未丢失之后，可以带领代表团到达B8 座位，领代表团入座。未到通知团长，以及告知签到。随后带3.下午代表团集合位置图（1）南校接待下午馆门口集合位置分布：（2）南校接待下午 B8 门口集合位置分布13B8 报告厅阶梯学院中间通道供进场艺术学院国际学院馆阶梯靠近语心湖一侧政管学

14、院信息学院教育学院经贸学院法学院外语外贸大学学生会（3）南校接待下午实验楼门口集合位置五、应急预案14序号突况解决方案1或校外嘉宾早到若早到，安排中的 K，L，R，S， T 引导到休息室休息，若校外嘉宾早 到，由外联部负责引导其参观校园。到达规定时间后，接待组成员引导和校外嘉宾到会场指置2或校外嘉宾若 ，负责接待 的接待组成员通知吴怡 ，由吴怡，接待校外嘉宾的接待 通知校外嘉宾，确定对方方位以及估计到场时间。如果 或过多校外嘉宾 ，则场控组负责安抚到场成员情绪，场内 音乐以及 缓解气氛，待及校外嘉宾到达后开始合照3接待外援或办公室工作或未到在工作开始前清点人数，发现未到组长立刻，若工作开始后仍

15、未到，则由接待代表团人数较少的接待顶替未到接待，该接待负责接待两个代表团学院名称集合位置会计学院实验楼 E 栋门口金融学院实验楼 E 栋门口外语外贸大学学生会六、15部门郑力中（组长）办公室胡洪蕾（组长）办公室汤志彬办公室冯慕娴办公室序号突况解决方案4与会到达过早， 报告厅未开门安排已到达在报告厅门口有秩序排队等待，如遇雨天，则安排已到达前往馆层或实验楼一楼避雨5若会议当天下雨，合照改为室内进行接待组按原定室内合照路线引导参与合照人员进行合照6午餐午休集合时间出现丢失情况有代表团员及时拨机，或者联络7若下雨转场退场取伞方案代表签到入场后，签到 整理雨伞，摆放整齐，上午与下午会议结束前 接待各学院的 到达学院对应区域，会议结束时带领代表团排队退场，到放