档案管理制度 范本

1、档案管理制度范本档案管理制度制度名称 档案管理制度 受控状态编号执行部门监督部门考证部门第一章总则第 1条目的为加强企业档案管理,提高档案利用效率,特制定本制定。 第 2条管理部门行政管理部是企业文书档案的管理部门,其主要职责如下。(1制定或参与制定档案工作的规章制度。(2对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。(3做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。(4做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。(5提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、 科学化。第二章企业档案管理体制第 3条归档范围(1法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的,或由企业 发行的各种标准、规章制度等。(

2、2企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。(3本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示 等。(4本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。(5证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发 资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获 得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。(6财务、会计及其管理方面的文件材料。(7劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。(8仪器、设备方面的文件材料。(9基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。 (10科研、技术引进、转让方面的材料。(11 声像制品资料。 包括企业及下属各部门在其经营活动或政 治、文件娱乐活动

3、中,以及在外学习、考察时或外部门提供的, 以声像形式记录下来的各种资料。(12本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。第 4条管理部门(1企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行 政管理部负责主体档案的管理, 并对其他部门的档案管理工作进 行督促和指导。(2企业设立四个档案管理点,分管各类文件、资料档案。工 程技术部负责工程建设过程所需各类文件、 资料及制度的建档与 管理; 人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理; 财务部负责所有财务文件、 资料及制度的建档与管理; 行政管理部负 责其他文件、 资料及制度的建档与管理, 同时负责其他部门移交 档案的管理。(3各档案点管理的文件

4、、资料及制度各部门不得随意处置, 由行政管理部定期归档统一处理。第三章平时归卷第 5条各部门都要建立健全平时归卷制度。 对处理完毕或批存的 文件材料,由专(兼职文书集中统一保管。第 6条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务, 编制平 时文件材料归卷使用的案卷类目。 案卷类目的条款必须 简明确切,并编上条款号。第 7条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文 件材料收集齐全, 并加以整理, 送交本部门专 (兼 职文书归卷。 第 8条专 (兼 职文书人员应及时将已归卷的文件材料, 按照 案 卷类目条款,放入平时保存文件卷夹内 “ 对号入座 ” ,并在收发 文登记簿上注明。第四章立卷第

5、 9条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点, 保持 文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。 第 10条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐 全完整。第 11条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印 件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一 文件,分别立在一起,不得分开,文件应合一立卷。绝密文电应 单独立卷, 少数普通文件如果与绝密文件有密切联系, 也可随同 绝密文件立卷。第 12条不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请 示与批复,应放在复文立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨 年度的规划放在针对的第一年立卷; 跨年度的总结放

6、在针对的最 后一年立卷; 跨年度的会议文件放在会议开幕年, 其他文件的立 卷按照有关规定执行。第 13条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文 件材料应依序排列在一起。第 14条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷 内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。 第 15条有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考 表内。若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时间 填上以示负责。第 16条案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工 整、清晰。第五章档案借阅、利用工作第 17条企业内档案利用的方式(1提供档案原件。(2提供档案复印件。(3提供文献索引资料。第

7、 18条借阅管理(1凡需使用档案者,均须填写文件调阅单,依据调阅权 限和档案密级,经各级领导签批后方能调阅。(2案卷一般仅供在档案室阅看,立卷的文件、资料可外借。 外借的须办理登记手续。(3借阅期限不得超过 _天,到期归还;如需再借,应办理 续借手续。(4借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂 改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面 查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。(5外单位借阅档案时,应持有单位介绍信,经总经理批准后 方可借阅, 且不得带离档案室。 其摘抄内容也须总经理同意且审 核后方能带出。第六章档案销毁管理第 19条对已失效的档案,由档案管理员登记造册,经相关领导 共同鉴定,报总经理批准后,按规定销毁。第 20条经批准销毁的档案,可单独