档案管理办法

1、档案管理办法第一章 总 则第一条 为加强公司的档案管理工作，确保各类档案的齐全、完整、准确、安全，充分发挥各类档案在工作中的作用，从而更好地为公司的工程建设和各项工作服务，提高工作效率，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法等档案管理工作的法律法规，并结合公司档案管理工作的具体情况，特制定本管理办法。第二条 适用范围适用于*有限公司，*公司、*公司参照本办法制定适合本公司的档案管理办法。第二章 档案管理员职责第三条 公司人力行政部是档案工作的归口管理部门，设机要室档案管理员。各部门应设立专（兼）职档案管理人员，负责本部门档案资料的管理工作，并保持人员相对稳定。第四条 机要室档案

2、管理员职责1、负责管理整个公司档案，对档案收集、整理、立卷、编码、归档及统计工作。2、负责制定、修订公司档案管理制度，并对各单位进行业务指导与监督。3、负责组织各部门专（兼）职档案管理员进行交流和培训。4、负责公司级相关档案材料的扫描、电子档案的管理。5、负责公司档案的借阅管理。6、及时、准确地提供各类档案的有效利用，为公司的各项工作服务。第五条 专（兼）职档案管理员职责1、负责收集、规整本部门内的档案资料，保证档案材料的完整、准确规范，并做好与机要室档案管理员的衔接与配合。2、依照本办法的相关要求，对本部门所属范围内的文件进行归卷整理，移交机要室。第六条 财务部（兼）职管理员负责管理会计档案

3、，包括会计凭证、报表、帐册等财务资料。第七条 人力行政部的人事专员负责人事档案的整理、归档、管理。第三章 档案分类、归档范围、责任部门第八条 档案分类：公司常用档案分为文书档案、项目档案、合同档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案（含法人事务档案）、案件卷宗档案、客户档案、固定资产档案、供方档案、研发档案等大类，大类下再区分属类。第九条 各项档案分类、归档范围、责任部门见附件公司档案分类、归档范围表、文件来源部门表。第十条 编号标准依据公司档案分类、归档范围表、文件来源部门表的规定执行, 由公司统一归档的文件由机要室进行编号，各单位不得随意自行编号和更改编号。各单位归档的过程文件由各部门

4、专（兼）职档案员按照机要室文件进行编号，每月提供一次电子版目录（电子版目录采取不定期抽查，检查完成后出具检查通报记录），各单位自行存档的过程资料每年6月底、12月底移交机要室。第四章 档案保管年限和密级第十一条 档案保管年限：档案的保管期限可分为短期、长期、永久三类。短期保管的档案，15年期满；长期保管的档案，30年期满；永久保管的档案，50年期满。第十二条 档案的密级分为：普通、秘密、机密、绝密四种，普通件不需特别注明，其他密级需用红笔在文件明显处加以注明。第十三条 各项文件档案密级对照表见附件公司档案分类、检索号、归档范围表、文件来源部门表。由于资料的密级程度受特定因素影响，有可能发生变化

5、，对于需要调整密级程度的档案，所属部门负责人可向机要室提出变更申请，机要室也可根据实际情况自行提出变更申请，经公司领导批准后予以变更。第五章 档案归档、整理和保管第十四条 归档要求1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便保管和利用。2、归档的文件材料原则上要求是原件。类型份数（套数）原件（是/否）存档部门备注合同至少3是机要室、财务部机要室2份(正、副本)、财务部1份（副本），（财务部需要的合同由签订部门负责提交）原件存机要室，其余部门如有需要留复印件。精装本图纸2是机要室加盖联审章、设计院章平装图纸1是物业公司加盖联审章、设计院章，竣工后项管部负责提供3、各单位应向

6、机要室移交清洁、全面、完整的档案，份数或页数不齐全的，机要室一概不收。4、归档文件要求齐全、完整、准确、系统，字迹图样清晰，禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等书写，禁止使用传真纸进行存档。5、档案归档时间按照档案归档要求密级对照表执行。6、单位撤销、变动，以及项目分期结束时，应由专（兼）职档案管理员收集齐全，妥善保管，严格按类别、目录顺序对号入座排列整齐方可向机要室办理交接手续。第十五条 归档条件1、档案归档时需办理归档手续，各单位专（兼）职档案管理员须在取得档案资料后对档案形成的有效性进行核查（包括印鉴是否清晰、日期是否填写、附件是否齐全并加盖骑缝章、涂改处是否有签署各方的盖章确认等）。审查

7、合格后，填写文件移交清单。2、图纸类归档在验证审批流程所需印章齐全后才能归档、移交。3、荣誉实物、纪念品、模型类归档时，应及时对实物进行拍照保存电子版上传归档，同时保留一份复印件，注明编号并作说明。4、法人事务类文件（如：工商执业执照、股东会决议等）归档时，应明确说明保管方式、密级、保管期限以及借阅的权限和借阅的要求。5、照片、图片、声像档案类归档时应附上文字说明。6、电子文档归档时应按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件应采取加密措施，并用光盘、硬盘等做好备份。7、机要室对所有已归档的文件进行扫描，存档。如日后建立档案系统须及时上传至档案系统，方便查阅。第十六条 档案的保管1

8、、公司归档材料统一由机要室档案管理员管理。满足移交要求档案材料必须向机要室移交。2、机要室档案管理员必须按要求对归档材料进行分类和编号，并同步做好电子数据备份，妥善保管有关档案。3、凡领用档案原件交档案馆、国土局等部门留存者，经办人必须复印一份由收文单位盖“与原件相符”章后返回机要室存档。4、公司档案统一存放于机要室内，各单位资料必须移交机要室,明细详见公司档案分类、检索号、归档范围表、文件来源部门表。第十七条 电子版文档存档管理1、OA系统中的电子文档由人力行政部信息管理员统一管理，其他单位配合管理，定期做好备份。2、经扫描的电子档案每周备份；同时使用移动硬盘等对系统及文档数据进行备份。 3

9、、对无实体文件的电子文件由各部门自行保存。电子文件随实体文件的保管期限的终止而作废。第六章 档案的使用第十八条 使用方式：借阅、查阅、复印。第十九条 使用要求与手续1、档案根据分类设定相应的借用权限，见档案资源、权限设置方法及借阅审批表。各单位因工作需要借用档案需认真填写文件资料借阅/复印审批单，经相关人员审批同意，可到机要室办理借用，并在机要室档案管理员处填写文件和资料利用登记表。2、查阅档案的要求：查阅档案需在机要室管理员陪同下进行，不允许对查阅档案进行拍照，不允许在查阅档案上做标注等。3、复印档案的要求：对于机要室统一管理的档案资料的复印件，必须由机要室管理员加盖“复印无效”章，不得自己

10、留存或转借他人。档案材料使用完毕后必须交还该部门档案管理员进行保管或销毁。4、电子、声像档案因工作需要复制须根据密级要求得到各级领导批准。5、凡借阅档案的人员，必须爱护档案，要保持档案的整洁、完好无损。不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注、任意拍照，更不能翻印公布、倒卖，必须保证档案的保密性，按时归还。所借阅档案不得转借他人，必须专人专用。6、公司档案资料一般不得向公司以外人员提供借阅，如确有需要,必须由公司内对接部门办理相关借阅手续，签批至董事长，并承担担保责任。7、 档案借阅必须一周内归还，对借阅的档案，档案管理员应定期催还，如需延长借阅时间，须办理续借手续，续借手续的办理与借阅手续相同

11、。逢节假日，应及时归还所借档案。如有需要，可于节假日后办理续借。8、所有人员因工作变动或因故离职时应将所借档案及时归还机要室，并办理相关手续。9、档案原件使用完毕归还时，档案管理员要逐件、逐页当面点交清楚，核对无误后方可在文件和资料利用登记表上注销，注明归还日期并签字。如发现有污损、抽换或泄密问题，档案管理人员要及时向分管领导汇报，采取补救措施，并追究当事者责任。第七章 档案的销毁第二十条 销毁程序1、机要室统一管理的档案保管期限已满时，应该由机要室档案管理员填写档案销毁申请表。凡密级属于“普通”类的档案，须由人力行政部批准后方可销毁；密级属于“秘密”须由人力行政部及分管领导批准；“机密”类的

12、档案，须由人力行政部、分管领导、总经理批准后方可销毁；密级属于“绝密”类的档案，须由董事长批准后方可销毁。密级审批流程D普通档案管理员-档案所属部门经理C秘密档案管理员-档案所属部门经理-部门总监-人力行政部经理-人力行政总监B机密档案管理员-档案所属部门经理-部门总监-人力行政部经理-人力行政总监-总经理A绝密档案管理员-档案所属部门经理-部门总监-人力行政部经理-人力行政总监-总经理-董事长2、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的档案销毁申请表和将要销毁的档案资料做好登记，填写档案销毁清单，确认销毁档案的电子版资料留存，并将电子版档案与档案销毁清单永久保存。3、在销毁公司档

13、案资料时，根据密级必须由总经理或分管领导或行政部经理指定专人监督销毁。必须有两人以上监销，监销人应在档案销毁清单履行签字手续，以示负责。4、各部门管理的档案保管期满时，必须告知机要室档案管理员并填写档案销毁申请表，在档案管理员的见证下统一完成档案销毁的工作。第二十一条 销毁方式1、纸质文档的销毁方式：化为碎纸或溶为纸浆、焚化、击碎至档案内容无法辨识、化为粉末等。2、电子声像文档的销毁方式：消磁、消除电子文件或重新格式化等。第八章 机要室的管理第二十二条 机要室日常管理1、机要室档案按照项目分类进行保管，按档案编号顺序规则存放，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保管和使用。2、切实做好档案“八防”（防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）工作，确保档案的完整和安全。3、