公文管理规定

1、北京光禾嘉润物业管理有限公司公文管理规定第一章 目的第一条 为规范公司公文处理流程，使其程序化、标准化、制度化，明确各责任主体及管理权限，提高公文处理效率和公文质量，加强公文制发管理，特制定本规定。第二章 适用范围第二条 本规定适用于公司各部门。第三章 公文管理范围第三条 公文管理范围分为：l 公司级文件；l 各部门申请发出的文件；l 各部门报公司领导的请示、报告文件；l 公司所有对外行文的文稿；l 其他需要办理的公文。第四章 发文权限第四条 所有公文均应以公司或运营部、物业部、策划推广部、资产财务部、人力资源部、行政管理部部门名义行文、呈报及发文，上述业务及职能部门内部的各专业部门不得以公文

2、形式行文。第五章 公文的种类第五条 请示：适用于向上级单位请求指示、批准。第六条 通知：适用于发布规章制度、传达、批转上级、同级、不相隶属部门的公文；传达要求下级部门和需要有关部门协助或需要周知或共同执行的事项，发布规章、任免聘用事项。第七条 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；变更或撤销各部门不适当的决定事项。第八条 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。第九条 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。第十条 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。第十一条 批复：适用于答复下级部门的请示事项。第十二条 意见：适用于对

3、重要问题提出见解和处理办法。第十三条 函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。第十四条 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神、要求与会人员共同遵守执行。第六章 职责第十五条 总经理负责签发以公司名义发布的文件。第十六条 各部门负责本部门的公文起草、编号、报送、存档。第十七条 行政管理部负责收文的归类、登记、传达、催办、收档，按来文的内容分类编排等工作。第十八条 行政管理部负责对所有以公司名义发文的复审，并签署拟办意见呈送逐级审签。负责文件的编号、登记、打印、装订、用印、存档；负责发文原稿及正式文稿的移交，以及督促各部门按规范发文、报送、保存。第七章 公文格式

4、第十九条 完整的公文格式包括文头、行文、文尾三部分：l 文头：由秘密等级、缓急程度、文件名称、发文字号等项组成。l 行文：由公文标题、正文、附件标题、发文部门、成文时间、印章等项组成。l 文尾：由主送范围、抄送（抄报或发）范围、关键词印发份数等项组成（对需了解文件内容的上级部门用“抄报”，同级部门和无隶属关系部门用“抄送”，下级部门用“发”）。第二十条 公文用纸幅面规格一般采用国际标准A4型（297mm*210mm），左侧装订，公文式样参见附件。第二十一条 公文按保密程度分为绝密、机密、秘密、内部、普通五级，按办文时间要求分为特急、紧急和普通三类：文件类别泄密影响包括范围传阅范围绝密文件重大销

5、售政策、客户档案、分配政策、产品定价调价方案、综合产品成本资料、专有技术资料等文件公司总监级 及以上人员机密文件较大重大机构和人事调整报批文件、发展战略规划、经营分析综合报告、年度经营计划和财务预算方案、销售合同、财务报表等公司总监级 及以上人员秘密文件一般公司工作总结计划、新产品开发计划、投资计划、市场推广计划、销售报表、工资报表、质量报表、重要会议纪要、一般机构和人事调整报批文件公司部门经理级 及以上人员。内部文件公司各项规章制度公司员工普通文件可以对外公开的文件（如会议通知、一般事务性公文经验介绍、企业宣传资料等）公司员工、对外公开特急文件必须在收文或发文后一天内办理完毕紧急文件必须在收

6、文或发文后三天内办理完毕普通文件不要求在三天内办理完毕第二十二条 公文编号规则：(一) 公司级文件：由行政管理部统一编号，编号格式为“GHJR+（文件类别）+【年份】+第××号”。(二) 部门级文件：由各部门自行编号，编号格式为“光禾嘉润+部门简称+文件类别+字+【年份】+第××号”，其中部门简称规则为：l 运营部：YYl 物业部：WYl 策划推广部：CHl 资产财务部：CWl 人力资源部：RLl 行政管理部：XZ第二十三条 字型字体与间距规则：l 大标题：黑体小二号加粗l 小标题：黑体小三号加粗l 编 号：宋体四号l 正 文：宋体四号，小四号或五号l

7、附件标题：宋体四号l 关键词：宋体四号l 页 码：宋体五号l 行间距：固定值，23磅l 字体间：标准第二十四条 结构层次序数：第一层为“一”，第二次为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。第八章 公文处理关系与办理规则第二十五条 行文原则上由主管职能部门拟稿，报行政管理部门审核，需要会签的文件要有相关负责人会签，总经理签发，并由行政管理部门统一收发、登记、编号、上报。第二十六条 报总经理审批的公文必须先交至行政管理部门统一处理，拟稿部门经统一备案处理后予以上报，未经转呈的上行文视为无效公文。第二十七条 凡涉及其他部门的公文, 拟稿部门应主动与所涉及的相关部门负责人协商、会签。如果意见

8、不一致时，应在公文会签中如实反映各方意见。第二十八条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送部门，由主送部门负责答复，如需同时送其它部门，应用抄送形式。如有多件请示事项，一定要分头行文。“请示”一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的部门。第二十九条 涉及公司的各类规章制度及通知、通报等由行政管理部门草拟文稿；各部门一律不得越级行文，如需要以公司名义发文的，则由需要发文的部门草拟文稿，部门负责人签字审核后，送交公司行政管理部。第九章 公文处理程序第三十条 收文处理程序：(一) 外来文件处理程序：公司公文统一由行政管理部负责签收、拆封、登记、编号、存档，填写收文登记表（外部）。

9、根据公文内容及性质，由行政管理部负责人对文件进行评估，填写文件处理单，签署处理意见、确定传阅对象，报总经理阅批；由总经理提出传阅范围，一般性文件可以原件传阅，特殊或重要文件采用复印件传递。(二) 内部公文处理程序：各部门上报的请示、报告的处理：各部门上报的请示、报告，由行政管理部负责人审核签字；行政管理部收到后，在收文登记表（内部）上登记、编号，然后报总经理审批；行政管理部将批示的原件留存，复印件反馈申报部门，并负责催办或跟踪反馈办理情况及结果；行政管理部将相关材料整理归档。第三十一条 发文处理程序：(一) 拟稿：申请发文部门填写发文稿纸附录拟稿文件，经部门负责人签字后，必要时经会签后，报行政

10、管理部审核。(二) 审核：行政管理部门应做好公文的审核和把关工作，重点是：l 是否需要行文；l 行文是否准确、简洁、完整；l 行文中涉及其他部门的问题是否经过充分协商；l 行文的内容、处理程序是否符合本规定的要求。审核确认无误后报总经理签发。(三) 签发：文件签发后由行政管理部进行登记，在发文登记表上作好记录，登记编号，印制文件、用印、装订和分发；(四) 发文：行政管理部按文件的主送部门、报送部门、发放部门分发。(五) 存档：文件原件及发文稿纸由行政管理部留存、保管、立卷、归档。第三十二条 传阅处理程序：凡公司需要在公司内部流传的文件，传阅文件时传阅人须在文件传阅签收单上签字确认，传阅完毕后原

11、件返回行政管理部存档。第三十三条 存档处理程序：公文处理办理完毕后，行政管理部应根据文书立卷要求，整理公文原件及相关资料，分类存档，个人未经许可，不得私自保存应存档的公文。对于没有存档和存查价值的公文，经过鉴别并经总经理批准后销毁，并进行登记。第三十四条 不以公文形式行文的内部工作联系以内部工作联系单形式体现，须经本部门负责人签字批准后生效。第三十五条 不以公文形式行文的对外工作联系以外部工作联系单形式体现，须经本部门负责人（运营部、物业部、策划推广部、资产财务部、人力资源部、行政管理部）签字批准后生效。第十章 附则第三十六条 本规定由公司行政管理部负责解释、修订。第三十七条 本规定自2010

12、年01月27日起执行。相关表格：1. 公文范例2. 发文稿纸3. 文件处理单4.文件传阅签收单5.收文登记表6.发文登记表7.内部工作联系单8.外部工作联系单 共14页 第14页小四号宋体【秘密等级】【缓急程度】一号宋体北京光禾嘉润物业管理有限公司文件四号宋体GHJR（文件类别）【年份】 第××号小二号宋体加粗公文标题四号宋体（正文）××××××××××××××××××××&#

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15、#215;××××××××××××××××××××四号宋体附件：1、××××××××（附件标题） 2、×××××××× ××部四号宋体 （行文日期）××年××月×

16、5;日主 送：×××× ××××（主送范围） 小四号宋体抄 送：×××× ××××（抄送范围）关 键 词：××× ××× ××× 印发分数：共××份收文日期收文编号来文单位文件标题秘密等级缓急程度行政管理部 意见总经理 批示呈办情况文件处理单发文稿纸申请日期发文部门文件标题文件编号主送范围抄送范围秘密等级缓急程度关键词附件拟文部

17、门 意见负责人签字： 日期：会签部门意见负责人签字： 日期：行政管理部意见负责人签字： 日期：总经理 批示文件传阅签收单文件标题文件编号文件页数共 页发文部门发文日期签收部门负责人签字签收日期注：请签收部门负责人及时阅读文件，并签字确认。文件传阅签收单文件标题文件编号文件页数共 页发文部门发文日期签收部门负责人签字签收日期注：请签收部门负责人及时阅读文件，并签字确认。收文登记表序号收文日期文件名称文件类别文件编号存档登记编号发文部门处理日期备注发文登记表序号发文日期文件名称文件类别文件编号发文部门完成日期备注内部工作联系单 编号：需求部门联系人提出时间工作内容 /需求描述（可另附说明）落实情况需求部门 负责人签字落实部门 负责人签字配合部门 负责人签字