仓储物流部的组织架构及岗位设置

1、仓储物流部组织架构及岗位设置仓储物流部经理一、岗位设置采购员仓库主管仓管员二、职能仓储物流部物资采购提货发货仓库管理1、采购管理根据各部门报批的物资采购申请单，认真审核采购物品的各项指标；负责采购计划的制定，并按照采购计划进行实施与管理，保证采购产品的质量、交货日期，不影响销售；负责订货合同（或协议）的签订，并对合同的执行情况负责，合同中应明确产品的：规格、数量、交货期、价格、质量要求、技术参数、货款支付方式、运输方式、退货处理、异议处理、验收标准等；负责建立供应商档案和采购合同的管理；货款支付管理，主要包括支付计划、台帐等；采购物资进货进度跟踪管理；组织采购过程中不合格物资及入库后各环节出现

2、的质量问题的处理；负责向供方反馈所购物资的质量状况，并促使其进行质量改进；采购物资的信息收集、汇总、分析工作；严格按仓库管理制度办理所采购物资的入库检验手续。采购物资包括：除计划供应部承担的OEM采购工作之外的所有其他物资，包括：办公设备、网络设备和设施的采购；低置易耗品、办公用品、生活用品、卫生清扫用品、劳保用品、耗材、工(服)装、福利、促销纪念品、礼品等用品的采购；设备工具类：设备、工夹具、备品备件的采购；新产品研发用材、以及其他生产用材（展架生产等）、辅助材料的采购；其他类：广告、印刷品、画册、证件、名片、安保用品、消防、绿化物品、标识牌、卡片、帐本、标牌的采购。所有采购物资的入库办理和

3、管理。2、物流运输2.1提货/接货负责OEM供应商发货产品的提取或接货； 负责与物流公司结算发货费用。2.2发货负责联系物流公司进行产品、配件、返回产品的发货运输工作；确保货物在运输或搬运过程中的安全。3、仓库管理3.1制度完善与台帐管理推行和完善公司的仓库管理制度；完备各种收、发、存凭证，完备仓库物资台帐和台帐管理工作，保障帐物卡相符合。3.2入库管理对各类物资实行不同的入库方式，对于办公用品、办公物资等直接交行政人事部，由其建立办公用品和物资台帐，领用人签字；其他零星物资使用签收，代表已经入库。所有此类物资，由采购员建立采购台帐，做好记录。办理入库手续，贮存、建卡、登帐；及时办理材料退库手

4、续（数量、规格、型号的核对及质量验收），做好登记，保证帐、物、卡相符；维修用材料和工具进行材料核销。3.3出库管理按仓库管理制度，根据发货清单办理发货事宜，发货、减卡、登帐；设备、工夹具及其他物资的出库办理。3.4库房管理负责库位规划与整理、安全维护；负责仓库的安全防范工作，保持库房通风、防潮、干净、整齐，根据仓库现有条件，合理安排好物资的摆放，避免物资损坏、锈蚀等情况的发生。3.5库存盘点负责库存盘点工作，并与财务部核对；仓库物资的定期盘查和安全防护，做到“日清月结”，做好每月一次的库存盘点。3.6动态信息负责仓库物资库存警戒线的上报工作，做到及时、准确反映；负责仓库物资库存半月报表，并随时

5、能够提供库存动态数量。3.7其它工作参与产品装卸货工作。负责产品包装箱的标签打印、换标工作；负责产品发货前的外包装防护的定制工作，如钉木架等防护手段。负责做好与售服部、计划供应部的对接工作；负责提出报废物资的处理建议和申请；其他临时性工作。三、职责1、经理职责1.1采购监控负责组织供方选择和评定工作，并对供方进行及时评估；负责对采购员编制的采购实施计划进行审批，并对采购员进行必要的业务辅导；负责对采购员的采购执行情况进行监督；负责对物资采购的价格及入库手续进行监督；负责对发票管理、货款支付、物资质量情况进行监督和控制；负责在紧急或特殊情况下，直接或协助采购员完成大宗主要原材物料的采购实施工作；

6、需要时与主要物资供应商进行定期沟通或进行现场考察和评估；解决与供方的重大质量纠纷；货款发票的审核和入账签字。1.2市场调查与比价采购掌握市场行情，熟悉货源渠道，不断关注和掌握各项材料的价格、质量动态及行业动态，并负责采购价格控制，通过核算控制采购费用；负责对公司常用物资进行广泛的市场调查，尤其对主要材料的地区资源、销售价格、运价等进行全面地了解；负责对行业新技术、新设备、新材料应用信息的搜集与可行性分析。1.3成本控制负责产品采购过程中的成本控制工作，对员工进行培训和指导，提高全员成本意识；及时发现采购过程中的成本因素，提出监控措施，并督导实施1.4物流运输安排负责OEM供应商发货产品的提取或

7、接货； 负责与物流公司结算发货费用。负责联系物流公司进行产品、配件、返回产品的发货运输工作；确保货物在运输或搬运过程中的安全。1.5仓库管理监督对仓库管理员的仓库管理制度执行情况进行监督；对仓库物资库存盘点情况进行监督；对原材物料、产成品的库存情况进行实时跟踪（查阅报表、现场了解）。1.6兼物资采购员职责。1.7其他临时性工作2、采购员2.1资源开发通过各种渠道，预选质量可靠的供应厂商；按照原材物料技术要求调样或对生产厂商实地考察、业绩评定；组织合格供方评定；签订供货合同；质量跟踪、反馈；负责对供应商的评估和分级，建立完善的供应商档案系统，包括非文字性档案（如样品等）的管理。2.2市场调查与询

8、价掌握市场行情，熟悉货源渠道，不断关注和掌握各项材料的价格、质量动态及行业动态，并负责采购价格控制，通过核算控制采购费用。对公司常用物资进行广泛的市场调查，尤其对主要材料的地区资源、销售价格、运价等进行全面地了解；对供货方的信誉、产品品质进行调查；向合格的供货方发出询价单，及时收集、整理供货方传回的询价单，并将询价情况按照公司审批权限逐级汇报，由此选定供货方；行业新技术、新设备、新材料应用信息的搜集与可行性分析；采购物资的信息收集、汇总、分析工作。2.3采购实施根据各部门报批的物资采购申请单，认真审核采购物品的各项指标；负责采购计划的制定，并按照采购计划进行实施与管理，保证采购产品的质量、交货

9、日期，不影响销售；负责订货合同（或协议）的签订，并对合同的执行情况负责，合同中应明确产品的：规格、数量、交货期、价格、质量要求、技术参数、货款支付方式、运输方式、退货处理、异议处理、验收标准等；负责建立供应商档案和采购合同的管理；货款支付管理，主要包括支付计划、台帐等；采购物资进货进度跟踪管理；组织采购过程中不合格物资及入库后各环节出现的质量问题的处理；负责向供方反馈所购物资的质量状况，并促使其进行质量改进；采购物资的信息收集、汇总、分析工作；严格按仓库管理制度办理所采购物资的入库检验手续。采购物资包括：办公设备、网络设备和设施的采购；低置易耗品、办公用品、生活用品、卫生清扫用品、耗材、工(服

10、)装、福利、促销纪念品、礼品等用品的采购；设备工具类：设备、工夹具、备品备件的采购；新产品研发用材、以及其他生产用材（展架生产等）的采购；其他类：广告、印刷品、画册、证件、印刷品、名片、安保用品、消防、绿化物品、标识牌、卡片、帐本、标牌、劳保用品、卫生清扫用品的采购。所有采购物资的入库办理和管理。2.4供方的控制及质量跟踪负责及时向供方反馈质量状况和质量信息，并促使其进行质量改进；负责不合格物资的处理；解决与供方的质量纠纷。2.5其他工作做好发票管理、货款支付管理；协同财务部门核实往来账款兑付；负责上月实际采购物资的月度报表的编制.3、仓库主管职责3.1全面管理负责安排监督仓管员的日常工作，督

11、促仓管员做好各类台帐，对产品进仓、验货等整理登记入帐工作（做到准确无误），以便统计和核查；及时与仓管员核对原材物料、产品出入库记录，对出入库要及时验收、登记帐簿，做到账物相符，发现问题及时处理或向上级反馈；督促和配合仓管员定期对仓库产品盘点清查，发现帐、物不符时，找出原因予以调帐或上报公司领导处理；监督好所有物品的保管工作，所有进出仓库得物品均须有相关责任人签字；督导仓库保管员认真填写帐卡、录入电脑信息，确保材料核算工作的完整、准确；负责库房、收货的日常工作，分配员工工作，检查员工的考勤和工作态度，检查员工执行工作程序与标准的情况。每周做好工作总结报告，如实反映工作情况和工作中遇到得问题，积极

12、提出合理化建议；负责对仓库进行分区管理，各类物品要分区放置，摆放整齐，做好标识，井然有序；加强管理，搞好仓库安全（防火、防盗、防破坏）工作，防盗报警器的设防工作；督导并参与库房每月盘点，做到帐物相符，出现在差错及时处理；签发仓库各级文件和单据。3.2仓库保管员职责兼仓库保管员的日常工作。3.3废品处理负责提出长期弃用的原材物料、废品的处理申请；对贬值、不完整和不合格产品提出初步处理意见。4、仓库保管员职责4.1入库前的检验和验收采购物资到达后，采购员将货物信息、清单交由仓库管理员，由其根据物资到货情况，做好来料登记，核对产品供应商、规格型号、数量等，并根据检验标准对货物进行检验和验收。4.2入

13、库管理根据检验结果，严格执行入库手续，对原材物料进行入库管理，并进行存放、标识、登帐等，按仓库规定收料。每笔入库物资的电脑账的录入、明细账目的登记。4.3出库管理严格执行原材物料出库手续，根据领料单(或发货清单)做好原材物料的发放工作，确保数量、规格型号正确；做好与领料人员的交接，按仓库规定发料；每笔出库物资的电脑账的处理、明细账目的登记。4.4退库管理由于计划调整，已领用的物资由领用部门（人）办理退库手续；领用物资出现剩余，由领用部门（人）办理退库手续，仓库管理员按照仓库管理制度办理退库手续；已领用的物资由于质量问题不能使用时，由领用部门（人）办理退库手续，仓库管理员按照仓库管理制度通知供应

14、处办理退货手续；及时办理材料退库手续，做好登记，保证帐、物、卡相符。4.5仓储管理负责公司原材物料的入库、贮存、出库、退库的管理工作，严格出入库手续。根据验收单和图纸查验成品的品种、数量、规格及外观质量，确认无误后，办理成品入库手续，做到帐、物、卡相符，标识清晰，定置摆放，并对成品采取适当的防护措施，保证成品在库存期间完好无损，无锈蚀。原材物料入库归位，仓位的筹划与正确的摆放。负责原材物料库存的实时管理和控制工作，及时了解库存量动态。做好仓库贮存物资的定期检查工作。仓库物资的定期盘查和安全防护，做到“日清月结”，做好每月一次的库存盘点，对有保质期的原材料要经常检查，并将每个品种的到期日、尚可使

15、用期限每月报送相关部门。负责仓库的安全防范工作，保持库房通风、防潮、干净、整齐，根据仓库现有条件，合理安排好物资的摆放，避免物资损坏、变质、霉烂等情况的发生。负责仓库的防火工作，保证物资仓库的安全。做好仓库物料的贮存管理，保证帐、物、卡相符。保持库区卫生。负责作业单据的正确开制、确认与交接，以及产品库存月度的报表工作。4.6其他工作参与产品装卸货工作。负责产品包装箱的标签打印、换标工作；负责产品发货前的外包装防护的定制工作，如钉木架等防护手段。四、主要业务管理流程1、入库流程1.1入库凭证：到货清单（采购供应部冯艳提供）+货运单（供应商/物流公司提供，仅包括件数等，不是产品明细）1.2采购助理

16、与供应商协调好发货事宜后，与物流公司联系，确定货运事宜，及时将与厂家确定的到货清单传递给仓库保管员，仓库保管员做好接货准备；1.3货物到达后，仓库保管员根据到货清单、货运单以及实物进行核对，并对进货物资进行检验，进货检验规则或规定附后；1.3.1合格的，仓库保管员填写入库单，一式三联，第一联存根留底，第二联交采购助理，作为与厂家对接、核实以及财务报销的依据，第三联交财务记账；1.3.2不合格的物资，检验员（仓库保管员兼职，或设立专职检验员）填写检验报告单，盖质检部章、检验员签名后交采购助理，由其与供应商沟通质量处理事宜，需要时，检验员拍照一并传递；1.4入库后的产品要按照规定区域、类别归位，及

17、时更新物资台账（手工帐）及电脑帐。1.5因物流公司、货运单位、司机造成的质量问题、缺货、损坏等，检验员及时将情况上报采购助理，由其现场处理或与供应商协调；对于上述情况，检验员在货运单上注明，在采购助理处理结果未出前，拒绝支付运费。1.6正常运费支付：检验员-合格-货运单签字-仓储物流部经理审核-支付运费，有异议时，及时与采购助理联系。1.7搬运人员管理及费用支付：仓储物流部经理负责联系和确定搬运人员，确定搬运人员职责、损坏赔偿责任、搬运人工费支付等，如果在搬运过程中出现违反公司规定、造成产品损坏，给公司造成损失的，按上述约定执行（根据产品价值，按价值赔偿）。2、出库流程2.1出库凭证：发货通知

18、单、订货单或领料单2.2产品出库：销售内勤根据客户的订货单需求，按公司规定确定价格、回传，对方确认无误后汇款，并经财务确认汇款到帐后，填写发货通知单，营销公司经理签字，销售内勤签字后交仓库保管员，仓库保管员接到后，首先核对手续是否符合规定，确认后填写出库单，出库单，一式三联，第一联存根留底，第二联随货通行，第三联交财务记账；2.3仓库保管员根据发货时间要求备货，并做好发货准备，仓储物流部经理联系物流公司和货运方式、物流单位，并组织进行发货；2.4货物发出后，仓库保管员应第一时间通知销售内勤，由其及时与经销商（或收货人）联系，告知其货运单号，并通知其做好接货准备，仓库保管员及时更新物资台账及电脑

19、帐。2.5配件出库流程，按发货通知单执行。2.6物资出库：仓库保管员接到领料单后，同上述流程。2.7经销商售后维修配件发货出库：2.7.1经销商-业务经理-现场确认（业务经理或售后服务部人员）-确认为产品质量问题的-经办人填写质量信息反馈单注明详细情况，提出处理意见-提交计划供应部经理审核签字-售后内勤填写发货通知单-仓库发货。2.7.2不能确定产品质量问题的-经办人填写质量信息反馈单注明详细情况，提出处理意见-售后内勤-经销商先打预付款-发货流程。2.7.3产品返回后质量再确认（OEM供应商确认）-属于质量问题的-预付款退回；不属于质量问题，属于经销商问题的，按实结算，余款退回。2.8特殊情

20、况：由于事情紧急，审批人未在公司，来不及在发货通知单上签字时，由经办人电话联系审批人，审批人电话告知仓储物流部经理，由其安排作好记录，由经办人填写借条交仓库保管员，按照上述流程先行发货，事后由经办人补办手续。2.9配件出库审批权限：随着流程的执行，以后可考虑根据配件价值大小简化和优化签字审批流程，提高工作效率。3、签字权限发货通知单（产成品、配件等）：销售内勤-填写发货通知单-财务审核-交仓储物流部经理-仓库保管员-出库。领料单：经办人-部门经理-总经理-财务审核-仓库-出库。4、进货检验规定和流程4.1外包装检查（1）检查和观察产品外包装箱是否完好？有无破损？是否变形和异常？封箱胶带是否完好和完整？打包带是否完好和完整？如果发现异常，立即开箱验货，若产品有损坏，填写检验报告单、盖章、签字，传递给采购助理，由其按照质量问题处理流程执行。（2）采购助理现场处理，负责与物流公司协调处理方案，除理解过通知仓储物流部经理后，支付运费。4.2异常声音或碎片声检查（1）检查和观察产品是否有异常声音或破碎声？如果发现异常，立即开箱验货，若