QuickBooks操作手册

1、OuickBooks Premier-Accountant Edition 2021操作手册一、 File1一 New Company新建一个公司1(二) Open or Restore Company翻开备份、删除备份记录4三Open Previous Company翻开最近账套6四 Bacu Up Company备份数据7 (五Open Second Company 同时翻开多个账套界面 .8二、 Lists10(一) Item Lists产品的查看、编辑、增加、删除10(二)Fixed Asset Item List固定资产的查看、编辑、增加和删除16(三)Currency List汇率

2、的转换18三、Accountant20一Chart of Accounts会计科目的增加、修改、删除等20二Chart of Accounts录入凭证23三Working Trial Balance试算平衡表26四、Customers27(一)Customer Center客户的查看、添加、删除27二Create Invoices销售订单主营业务收入的录入30三Reveive Payments应收账款的录入32 四Credit Memo 销售订单退订冲销主营业务收入的录入.五、Vendors35(一)Vender Center供给商的查看、编辑、添加和删除35 二Pay Bill应付账款的录入

3、.六、Employees39(一)Empolyees Center员工信息的查看、编辑、添加和删除397、 Bank.41 (一Write Check填写考前须知、费用的录入.41 二Make Deposits填写考前须知、往来款的录入.42 三Transfer Funds填写考前须知、预付款的录入.42 四Credit Card 填写考前须知、信用卡的录入.42 (五Memorized复制凭证.43七、 Reoprts44(一) Customers & Receivables应收账款的查询46二Sales销售情况的查看51三Purchases采购情况的查看55四 Custom Reports

4、所有凭证的查询57五各类明细账59六查询库存明细账60七Balance Sheet 、Profit & Loss 资产负债表、利润表查询621、 File（1） New Company新建一个公司1、翻开左上角菜单File-New Company，或者点击Create a new company(二) Open or Restore Company翻开备份(未在本机OuickBooks中翻开过的备份,必须通过以下方式才能翻开)1、选择File-Open or Restore Company2、点击Next3、选Local backup，然后点击Next4、选择需要翻开的备份，然后点击“翻开5.

5、点击NEXT6、点击保存,可选择覆盖原备份或另存其它路径,注意有差异数据的管理;备注：有时局部数据打不开，可能是路径的问题，最好放在电脑桌面或者直接放入盘不另外建立文件夹7、如果想去除曾经翻开过的帐套，选中要去除的帐套，然后点击Edit List，进入另外一个界面，再选择帐套，点击OK。去除历史记录帮助自己能快速找到想要的帐套。三Open Previous Company翻开最近账套如以下图操作,可看到所有在系统中翻开过的账套,可任意选择所需要翻开的账套（4） Bacu Up Company备份数据将数据从系统备份至本地, 建议如有数据变化,及时备份,1.路径如以下图: 2.选择Local b

6、ackup,然后点击Next,进行本地保存(五).同时翻开多个账套界面,操作路径如下:1.点击Open Second Company2.对于以以下表中已经有的账套,选中需要翻开的账套,点击Open翻开,对于列表中没有的账套,那么点击open or restor an existing company, 按翻开备份的方法,翻开本地备份.2、 Lists(1) Item Lists产品的查看、编辑、增加、删除1、产品列表的查看：Lists-Item Lists，在这里，可以看到所有产品的名称、种类、用途等详细信息2、产品的增加、编辑、删除等(1).Lists-Item Lists，翻开存货后，点击

7、左下角Item的倒三角，就出现New,Edit Item等,可以新增、编辑，删除存货信息。备注：可以点击右键，也同样有产品增加、编辑、删除等(2).本公司产品分两类:1.Inventory Part(实体产品); 2.Service(运费,维修费等效劳类),在新增产品时,需特别注意必填工程,明细如以下图一(实体产品的标准设置), 图二(效劳类产品的标准设置)图一: 图二. (二)Fixed Asset Item List固定资产的查看、编辑、增加和删除,固定资产增加后,不能自动生成凭证,需要手动录入凭证.点击工具栏上的Lists-Fixed Asset Item List, 点击固定资产列表左

8、下角的Item ，点击倒三角，出现新增，编辑，增加、删除等操作。(三)Currency List汇率的转换翻开Lists-Currency List，看销售订单的日期查询当天兑换美元汇率，录入兑换汇率汇率查询可以参与以下 1、 :/ oanda / 2、 :/ xe /三、Accountant(科目)一Chart of Accounts会计科目的增加、修改、删除等1、翻开Accountant-Chart of Accounts或Lists-Chart of Accounts2、 会计科目界面的左下角Account有个倒三角，点击倒三角，可以出现以下界面，可以对科目进行增加(New)，编辑(Ed

9、it Account)，删除(Delete Account)等3.选择需要增加的科目类别,然后点击Continue4.在增加会计科目时，假设有期初余额，可以点击Enter Opening Balance录入期初余额5. 如果隐藏暂时不需要科目，点击Make Account Inactive;假设想恢复隐藏科目，请点击Include Inactive,取消科目左边交叉。二Chart of Accounts录入凭证1.1、Accountant - Chart of Accountants,可以进行凭证的录入，双击要运用到的科目，进行录入即可1.2、在录入费用凭证的界面中，我们要输入的内容有DATE

10、(日期)、PAYEE支付款项对应的公司名称、PAYMENT对方、DEPOST贷方、ACCOUNT会计科目、MEMO 摘要2.1如果涉及的会计科目过多，可以在以下界面进行录入借贷方备注：Accountant-Make genenral Journal Enteries一般录入是工资计提和其他科目不包括有银行科目，往来，销售和采购。三Working Trial Balance试算平衡表翻开Accountant-Working Trial Balance,即可出现试算平衡表，试算平衡表上方可以选择查询的日期等，该表有“账户名称栏、“期初余额、 “本期发生额、“期末余额三个金额栏。用以检查借贷方是否平

11、衡，检查账户记录有无错误的一种表式。通过总分类账户本期发生额和余额对照表，可一般地了解该期间经济活动和预算执行的概况；，也可作为编制会计报表的重要依据。四、Customers(一)Customer Center客户的查看、添加、删除1、客户的查看：工具栏的Customers-Customers Center 可以查看客户的信息2、客户的新增：在查看客户信息界面中，左上角的New Customer可以添加新客户,输入客户信息即可,在新建客户的时候，在新建客户时，要根据货币种类选择不同的Currency,必须录入的标准信息如下:图一图二图三:如果销售含税,需要在Sales Tax Settings

12、中进行设置,如果不含税,那么不需要设置;3、客户的删除：在查看客户信息界面，右键出现以下选择，选择Delete Customer :Job,即可删除客户信息二Create Invoices销售订单主营业务收入的录入翻开 Customer-Create Invoices, 在Create Invoices界面中选择客户名称，如果是新客户，那么新增客户资料，在Class选择产品类型，输入销售订单的日期DATE，发票号码INVOICE#、订单号码P.O.NUMBER等系列信息。三Reveive Payments应收账款的录入1、首先设置： EditPreferencesPaymentsAutomat

13、icallyOK如果不设置，那么在录入收款时，选择不了收款银行设置如以下图：2、录入收款信息：Customer-Reveive Payments, 在Reveive Payments界面中，在RECEIVEF FROM中选择客户名称，如果新客户，那么新增客户资料，在PAYMENT AMOUNT中录入收到款项金额，DATE中输入收到款项日期，DEPOSIT TO中选择收款的银行，在表格勾选所收款项对应的Invoice编号(4） Credit Memo销售订单退订冲销主营业务收入的录入 1.点击翻开Customers-Create Invoice,界面右上方点击Refund/Credit，出现Cr

14、edit Memo销售退单，录入内容根本跟Invoice一样。（5） Pay Bill应付账款的录入 点入菜单Vendors-Pay Bill,进入界面，所有的Bill都显示出来，选择应付款的Bill，最后点击Pay Selected Bills完成的pay bill五、Vendors(供给商)(一)Vender Center供给商的查看、编辑、添加和删除1、供给商的查看：Vender-Vender Center, 在这里，双击供给商，可以查看到每个供给商的详细资料，包括公司地址、 等。右边Vendor Information是供给商与我公司的业务往来，如以下图2、供给商的新增，在供给商的查看

15、界面中，点开左上角NEW Vender的倒三角,选择New Vendor, 输入供给商信息即可，如以下图3、 供给商的编辑、删除二Enter Bills采购订单的录入翻开VendorsEnter Bills,在Enter Bills界面中录入即可，主要录入:供给商信息VENDOR、订单日期DATE、发票号码REF NO.、产品名称ITEM数量(QTY)、单价(COST)、总价(AMOUNT)等信息.在录入此处也要填入，方便查阅。六、Employees(一)Empolyees Center员工信息的查看、编辑、添加和删除1、员工信息的查看：Empolyees -Empolyees Center可

16、以查看员工详细信息，包括员工借支、工资等2员工信息的增加 ：在查看员工信息的界面中，点击左上角的New Employees,填写相关资料即可,员工信息必须有姓名, ,邮箱及联系 3、员工信息的编辑、删除：在查看员工信息的界面中，选中要删除的员工，鼠标右键，那么出现Edit Empolyee(编辑) ，Delete Empolyee(删除),即可编辑、删除员工信息8、 Bank(银行和现金(1） 录入现金和银行流水账金额，通过Write Check界面录入凭证 （2） 录入银行和现金的往来款和总公司借款，通过Bank-Make Deposits（3） 录入Advance & Prepayment

17、s 这个预付账款科目，有银行或者现金进出，通过Bank-Transfer Funds(4） 录入信用卡金额，通过Bank-Enter Credit Card Charge（5） 录入完凭证，在界面上方点击Memorized, 相当于复制凭证，在下个月有类似发生科目可以通过Lists-Memorized Transaction找到类似科目，无需再录入。选择你需要的复制凭证，双击进去就可以复制成新凭证。八、Reoprts(1) Customers & Receivables应收账款的查询在Reports-Customers & Receivables-Customer Balance Summar

18、y可以查询到每个客户应收账款的汇总数据，在Reports-Customers & Receivables-Customer Balance Detail中可以查询到每个客户应收账款的明细账。二Sales销售情况的查看1、 在Reports-Sales中可以查询销售的汇总数据或者明细数据销售情况按客户汇总数据查询如下2、销售情况按客户明细情况查询如下销售情况按产品汇总情况销售情况按产品明细情况销售情况按销售人员销售的汇总数据查询销售情况按销售人员销售的明细数据查询2、在Lists菜单查询2.1翻开Lists-Item Lists界面，在Item Lists界面的左下角有Reports,翻开倒三角，可以按产品销售汇总Sales by Item Summary，也可以按照销售明细(Sales by Item Detail)查询，如以下图三Purchases采购情况的查看1、在Reopots菜单查询